淺談電子檔案的管理

一、紙質(zhì)檔案到電子檔案衍生的新問題

隨著信息化的快速發(fā)展，檔案的載體經(jīng)歷了從紙質(zhì)檔案到電子檔案的演變過程，電子檔案逐漸成為了檔案管理重要形式。與此同時，電子檔案就紙質(zhì)檔案而言，在原始性、真實性、完整性、安全性等方面發(fā)生了新的變化。

1.原始性問題

電子檔案的原始性不易判斷和確認(rèn)。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的原始性不僅通過其內(nèi)容而且還通過載體、形式表現(xiàn)出來，人們可以通過字體、印跡甚至字跡、紙張制成材料對其原始性加以分析判斷，而電子檔案已完全沒有了這種“原始狀態(tài)”，其生成時的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)完全一致，可以說既是原始的，又是復(fù)制的。

2.真實性問題

電子檔案極易失真。如將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會導(dǎo)致檔案信息失實。電子檔案的真實性問題伴隨其生命的始終，維護(hù)其真實性是一個不間斷的過程，信息內(nèi)容“出錯”的概率和機(jī)會遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，最重要的是電子檔案可被復(fù)制，并且極易被篡改，被篡改后還可以不留下任何痕跡。

3.完整性問題

電子文件編輯時，如果保存不及時，經(jīng)常會因為斷電等原因?qū)е滦畔G失；電子文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損；電子文件的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲分散，極易丟失，往往致使電子文件來龍去脈不清。

4.安全性問題

電子數(shù)據(jù)的易修改性為非法操作提供了便利，“黑客”對服務(wù)器的攻擊以及部分用戶根據(jù)利益需求而任意取舍都有可能非法篡改信息，直接損害電子檔案的安全。

5.存儲性問題

電子檔案的存儲載體材料是磁性物質(zhì)和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體，具有易產(chǎn)生靜電而吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復(fù)、易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點，直接影響信息再現(xiàn)。光盤是利用激光進(jìn)行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質(zhì)和保護(hù)層等部分組成。目前光盤常用的介質(zhì)主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應(yīng)作用下生成。這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)。電子檔案載體材料的這些特點，決定了電子檔案容易受外部環(huán)境的影響。因此在高溫，高濕，光照射，空氣污染，灰塵有害生物，磁場和電場，機(jī)械應(yīng)力等條件下極易損壞。

6.長期可讀性問題

電子檔案的內(nèi)容是以數(shù)碼形式存儲于各種載體上的，在以后的利用中，必須依賴于計算機(jī)軟硬件平臺將電子檔案的內(nèi)容還原成人們能夠直接閱讀的格式進(jìn)行顯示。但隨著技術(shù)的進(jìn)步，計算機(jī)軟硬件不斷更新?lián)Q代，電子檔案在現(xiàn)在形成時所依賴的技術(shù)，在未來往往是已經(jīng)過時的技術(shù)。

二、加強(qiáng)電子檔案科學(xué)管理的有效措施

1.建立電子檔案統(tǒng)一接收的數(shù)據(jù)格式，推廣相關(guān)的電子檔案整理著錄軟件，由檔案管理部門建立統(tǒng)一的電子檔案模板，并發(fā)放到各檔案形成科室。定期舉辦培訓(xùn)班，對兼職檔案員進(jìn)行培訓(xùn)，使他們能夠熟練運(yùn)用模板和著錄軟件。定期派專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行指導(dǎo)，形成統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式，以方便電子檔案的接收和管理。

2.采用有針對性的技術(shù)措施，保證電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性

（1）采集背景信息和元數(shù)據(jù)。在形成電子檔案的同時，采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集電子文件背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個管理過程的元數(shù)據(jù)，作為檢驗電子檔案原始性、真實性、完整性和有效性的依據(jù)保存。

（2）簽署技術(shù)。在電子文件上進(jìn)行簽署技術(shù)主要是利用光筆簽名，光筆簽名是簽名者使用一種專用的光筆直接在輸入板上簽名，屏幕上顯示出來“筆跡”，通過這一方法可以減少在電子檔案形成過程中產(chǎn)生信息失真等問題。

（3）密碼認(rèn)證。電子文件的使用者最關(guān)心的是所使用的檔案在存儲或傳輸過程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替換過，信息認(rèn)證技術(shù)可以消除使用者這個疑慮。比較常用的方法是利用密碼進(jìn)行認(rèn)證，如果不知道密碼就無法對檔案進(jìn)行訪問，這一方法可以保證電子檔案的安全性。

（4）防火墻。這是一種訪問控制技術(shù)。在某個機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)和其它系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)之間設(shè)置障礙，防止其它系統(tǒng)的網(wǎng)上用戶對該機(jī)構(gòu)信息資源的非法訪問，也可以阻止該機(jī)構(gòu)的機(jī)要信息、專利信息從機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)上非法輸出，保護(hù)網(wǎng)絡(luò)的信息、結(jié)構(gòu)不受侵犯，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)安全。

（5）防寫措施。目前在許多軟件中可將電子文件設(shè)置為“只讀”狀態(tài)。在這種狀態(tài)下，用戶只能從計算機(jī)上讀取信息，而不能對其做任何修改。在計算機(jī)外存儲器中，只讀式光盤（CD-ROM）只能供使用者讀取信息而不能追加或擦除信息；一次寫入式光盤（WORM）可供使用者一次寫入多次讀取，可以追加信息但不能擦除原來的信息。這些不可逆式的存儲載體可以有效地防止用戶更改電子文件，保持電子文件的原始性、真實性。

3.建立適合磁光介質(zhì)保存環(huán)境，保證電子檔案載體的安全

（1）調(diào)節(jié)庫內(nèi)溫濕度。采用去濕機(jī)、空調(diào)調(diào)節(jié)系統(tǒng)等措施調(diào)節(jié)庫內(nèi)溫濕度。使溫度保持在17℃～20℃；相對濕度保持在35%～45%。

（2）防光。改善檔案庫房建筑，設(shè)法阻止光線尤其是紫外線直接射入庫內(nèi)，庫房盡量使用無紫外線燈光照明；將電子檔案避光保存，在利用時，最大限度地減少曝光時間和曝光強(qiáng)度；定期凈化空氣。

（3）防灰塵。電子檔案要密封保存，以防灰塵落在載體上，如果發(fā)現(xiàn)載體灰塵，可用干凈的絨布或絲質(zhì)布輕輕擦拭。

（4）防治有害生物。①通過控制溫濕度、搞好庫內(nèi)衛(wèi)生、杜絕霉菌進(jìn)入庫房的渠道、防氧封存等措施進(jìn)行環(huán)境控制；②采用防霉劑進(jìn)行化學(xué)預(yù)防；③采用物理或化學(xué)方法定期對電子檔案進(jìn)行消毒；化學(xué)方法有：熏蒸或擦拭，常用化學(xué)藥劑有甲、鄰-苯酚、環(huán)氧乙烷；物理方法有：真空消毒、遠(yuǎn)紅外消毒、微波消毒、鈷60-γ射線輻射消毒。

（5）避開磁場和電場。①電子檔案在整理、保管、利用時應(yīng)避開電動機(jī)、發(fā)電機(jī)、變壓器、電視機(jī)、揚(yáng)聲器、耳機(jī)、話筒、放大器、消磁器、無線電裝置等具有退磁或消磁的設(shè)備；②可設(shè)置專用庫房，或選用專門的防磁金屬柜作為裝具，但不能使用鐵盒。

（6）防機(jī)械應(yīng)力。電子檔案載體存放時應(yīng)設(shè)法保持電子文件保存載體的平直度，防止電子檔案保存載體受壓力、扭力、沖擊力等機(jī)械力的影響，以保證信息再現(xiàn)的準(zhǔn)確性。

（7）定期檢測和拷貝。對所保存的電子檔案載體，必須進(jìn)行定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。定期檢測應(yīng)每年一次，磁盤每2年應(yīng)拷貝一次，光盤每5年應(yīng)拷貝一次，定期檢測和拷貝是當(dāng)前延長電子檔案載體壽命的有效措施。

（8）電子檔案至少要一式三套，一套供查閱利用，一套封存保管作為備用，第三套異地保存，用以防止突發(fā)性事件如火災(zāi)、地震、洪水、盜竊，甚至戰(zhàn)爭人為或自然因素的破壞。

4.在保存電子檔案時，應(yīng)將電子檔案格式保存為通用、統(tǒng)一的格式，為的是使現(xiàn)在的電子檔案能夠更好地被未來的計算機(jī)操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件所兼容，并且應(yīng)把電子檔案的格式保存為與計算機(jī)操作系統(tǒng)同一公司的應(yīng)用軟件能讀取的格式，防止因不兼容而造成的電子檔案無法閱讀和正常使用。

5.及時更新電子檔案的文件結(jié)構(gòu)，確保電子檔案的長期可讀性。當(dāng)操作系統(tǒng)更新時，及時更新檔案支持軟件，并在不改變電子檔案完整性、真實性、有效性的前提下，更新電子檔案的文件結(jié)構(gòu)，以適用新的“生存環(huán)境”，保證電子檔案長期可讀。

（作者單位：河北省食品藥品檢驗院）