淺談高速公路工程監(jiān)理檔案管理

隨著中國高速公路等級越來越高，對工程質(zhì)量要求也越來越高，作為公路工程施工管理、竣工驗收、檢驗工程質(zhì)量的重要憑證——高速公路工程檔案管理也越來越受到重視，它所具有的重要作用是能為高速公路的項目使用、養(yǎng)護、改建、擴建提供準確、可靠、真實的依據(jù)，從而節(jié)約大量的人力、物力、財力。

一、檔案管理在高速公路建設養(yǎng)護中的作用

檔案管理在高速公路建設養(yǎng)護中起重要的基礎保證作用。大家知道，高速公路技術復雜、涉及學科繁多，反映在檔案管理方面，表現(xiàn)為工作量大、技術要求高。高速公路在建設過程中形成了大量的工程管理類、設備類、施工類、監(jiān)督類、決算類等技術文件。按科學的方法對這些文件資料收集、整理、編制和規(guī)范，一方面為日后的養(yǎng)護和擴建、改建提供及時準確的基礎性資料；另一方面，綜合各方面對高速公路運營后的評價，經(jīng)研究整理后及時反饋給有關部門，幫助他們優(yōu)化設計和施工方案，節(jié)約投資，促進高速公路的發(fā)展。

二、高速公路工程監(jiān)理檔案管理現(xiàn)狀

高速公路工程監(jiān)理有著自身明顯的特點，完全不同于工程勘察、設計和建筑施工，它不以實物形式體現(xiàn)，它是與業(yè)主簽訂監(jiān)理委托合同、接受業(yè)主委托的前提下，在履約過程中，為保證建設項目達到預期的目標而提供具有高技術含量的技術服務，是一種軟服務。它的工程效果不能單獨割裂出來，工作效益隱含在建設產(chǎn)品之中。因此，如何能夠比較真實地反映監(jiān)理工作、評價工作，是業(yè)主和監(jiān)理單位都非常關心的問題。監(jiān)理檔案能夠如實反映監(jiān)理工程師在建設項目管理中的作用，監(jiān)理工作是否到位、監(jiān)理工程師處理問題的方法是否公平合理等，從而作為衡量監(jiān)理服務質(zhì)量高低的標準之一，并在確定監(jiān)理活動效果的同時，體現(xiàn)監(jiān)理工作的價值。在高速公路工程監(jiān)理項目管理評估中工程監(jiān)理檔案也是最重要的基礎資料。

監(jiān)理單位加強檔案資料工作的管理是工程監(jiān)理的最客觀最直接的需求，要求監(jiān)理單位對檔案管理工作予以充分重視，尤其是在監(jiān)理業(yè)務檔案的管理方面，要明確管理原則和各監(jiān)理人員的管理職責，樹立檔案意識，真正實現(xiàn)檔案收集、管理與工程建設同步。

顯然，監(jiān)理檔案管理意義重大，但是在公路工程實際監(jiān)理中，檔案管理往往存在以下相關問題：沒有將公路工程資料的收集工作列入議事日程，工程施工過程中沒有歸檔要求和相應的控制措施以及貫穿始終的檔案管理服務工作，認識上的誤區(qū)造成工程檔案資料難以及時完整歸檔；檔案的真實可靠性問題；檔案的及時有效性問題等。

三、優(yōu)化高速公路工程監(jiān)理檔案措施

1.設置專家資料監(jiān)理員

按照《建設工程檔案工作常用文件》的規(guī)定，總監(jiān)理工程師應指定專人負責本項目監(jiān)理部全部檔案資料的管理，其具體工作是：（1）負責收集工程準備階段建設單位形成的應向監(jiān)理單位提供的相關文件、資料，如工程建設審批文件、建設工程施工合同等；（2）收集、整理本項目監(jiān)理部形成的應當歸檔保存的監(jiān)理文件，如監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報以及監(jiān)理工作會議形成的會議紀要、文件、指令等；按月匯總、整理各專業(yè)監(jiān)理工程師在工程的進度、質(zhì)量、造價控制中形成的各種簽證見證記錄、報驗審批資料等；（3）對各專業(yè)監(jiān)理文件、資料的形成、積累、組卷和歸檔進行指導、監(jiān)督和檢查，負責本項目監(jiān)理部檔案資料的保管、借閱工作；（4）督促施工單位做好工程檔案的形成、收集、積累、整理和移交工作，按照國家有關規(guī)定和要求編制工程檔案；（5）在項目總監(jiān)指導下，按照《檔案法》、《基本建設項目檔案管理辦法》、《公路工程竣（交）工驗收辦法》、GB/T11822-2000《科學技術檔案案卷構成的一般要求》等有關法律、法規(guī)、規(guī)章和規(guī)定，編制監(jiān)理檔案，并負責向建設單位和本單位檔案部門移交。

2.統(tǒng)一歸檔管理監(jiān)理檔案信息

結合個人在工程實踐中的資料整理經(jīng)驗，建議監(jiān)理資料統(tǒng)一劃分為五類，即：（1）合同文件；包括監(jiān)理合同文件、監(jiān)理部執(zhí)行文件（監(jiān)理規(guī)劃、細則）、施工合同文件（施工招投標文件、圖紙）、施工方案、勘察及設計文件、變更與索賠文件等。（2）質(zhì)量控制：包括測量（交樁、測量記錄等）、設備（進、退場報驗）、材料及構配件、抽檢資料、項目劃分、簽證文件、質(zhì)量缺陷與事故處理等。（3）進度控制：工程開工和停工文件、工程進度文件。（4）投資控制：資金流計劃、工程計量證書、工程付款證書。（5）綜合管理：日常記錄（監(jiān)理日記、收發(fā)文登記）、會議紀要、往來文函、施工單位報告單、監(jiān)理通知、質(zhì)量運行體系記錄（人員考核、證件等）、工程月報（施工、監(jiān)理）、監(jiān)理報告、圖片影音資料等。施工單位上報的資料，監(jiān)理機構采取按標段劃分管理的原則，每個標段采取單獨的文號，監(jiān)理機構的資料，應與施工單位資料文號相對應。施工過程中，施工單位和監(jiān)理單位在日常整理資料的同時能及時核對資料是否完整、文號是否一致，有利于資料的完善統(tǒng)一。善于應用計算機管理系統(tǒng)，建立建設監(jiān)理信息管理系統(tǒng)，提高工作質(zhì)量。

高速公路工程監(jiān)理檔案的管理是一項綜合性、業(yè)務性、技術性都較強的工作，運營管理單位在機構建設、人員配備和制度建設上加大管理力度，在履行各自監(jiān)理職責的同時，樹立檔案意識，規(guī)范檔案管理，從而提高建設項目工程監(jiān)理檔案管理水平。

（作者單位：河北省高速公路石安管理處）