我國企業(yè)檔案信息化建設(shè)探究

隨著現(xiàn)代企業(yè)管理制度的引進(jìn)，市場經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，我國企業(yè)在激烈的競爭中逐步轉(zhuǎn)型，走現(xiàn)代化發(fā)展之路。信息資源成為企業(yè)在競爭中的主要資源，企業(yè)信息化的重要組成部分是檔案信息化。對企業(yè)而言，檔案資源是重要的信息，是一筆無形的資產(chǎn)。因此，應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識到企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要性，積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，使其為提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益提供更高效的服務(wù)。

一、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的必要性

企業(yè)檔案信息化建設(shè)就是將企業(yè)的檔案管理從傳統(tǒng)的實(shí)體方式轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化數(shù)字方式，將現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案管理相結(jié)合。檔案信息化建設(shè)是以科學(xué)的管理方法為前提，以現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)為手段，對檔案工作和信息資源優(yōu)化管理，形成信息網(wǎng)絡(luò)體系，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)資源共享，使之更好的為提高企業(yè)的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益提供服務(wù)。

企業(yè)檔案信息化建設(shè)是企業(yè)從傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)變的基礎(chǔ)，傳統(tǒng)的實(shí)體檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)企業(yè)信息化的要求。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展壯大，檔案資源越來越多，紙質(zhì)檔案不利于查閱者查找材料，且易于磨損，不易保存。企業(yè)管理以檔案管理為基礎(chǔ)，只有改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對檔案信息進(jìn)行數(shù)字化儲存、自動化處理以及網(wǎng)絡(luò)化的服務(wù)，最大限度地發(fā)揮檔案資料的價值，才能適應(yīng)企業(yè)信息化建設(shè)的需求。

我國企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理只是將文件材料進(jìn)行收集、整理、記錄、保存，供人們查閱，企業(yè)對檔案管理的重視程度不夠，其信息意識、法制意識、服務(wù)意識以及效益意識相對單薄，只是將檔案資源管理看成是簡單的保存工作。受傳統(tǒng)思想影響，對檔案的管理觀念相對保守，缺乏資源共享意識，結(jié)果造成信息資源不能流通，不能更好地為企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提高提供服務(wù)。

二、我國企業(yè)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

我國企業(yè)檔案信息化建設(shè)在企業(yè)現(xiàn)代化管理中發(fā)揮了重要價值，具有重要意義，但是也存在一些問題。首先，我國企業(yè)檔案信息化建設(shè)發(fā)展不平衡。一些大型企業(yè)對檔案信息化建設(shè)的投入力度較大，已經(jīng)初步具備檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)性設(shè)施，重金引進(jìn)技術(shù)人才開發(fā)檔案信息數(shù)據(jù)庫，逐步進(jìn)行紙質(zhì)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化管理，并以企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為依托，實(shí)行資源共享，使檔案信息的服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，從而優(yōu)化企業(yè)信息管理，為企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和社會效益的提高創(chuàng)造了有利條件。例如寶山鋼鐵集團(tuán)，它配備了齊全的硬件、軟件設(shè)施來進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，引進(jìn)并培養(yǎng)專業(yè)人才進(jìn)行企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，開設(shè)了專門的網(wǎng)頁來管理企業(yè)信息資源，為企業(yè)的建設(shè)發(fā)展提供便利的服務(wù)和全面的信息，適應(yīng)了市場競爭的需求。一些效益差、規(guī)模小的企業(yè)在企業(yè)檔案信息化建設(shè)中相對落后。其次，我國企業(yè)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的資金技術(shù)不足，缺乏專業(yè)人才?？傮w而言，我國企業(yè)對檔案信息化建設(shè)的重要作用認(rèn)識不足，企業(yè)面臨著向現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)型，卻不夠重視檔案信息化建設(shè)。缺乏資金和技術(shù)的支撐，企業(yè)對檔案信息資源的開發(fā)和利用的力度不夠。再次，企業(yè)檔案信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃。我國企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在盲目跟風(fēng)的現(xiàn)象，沒有進(jìn)行合理科學(xué)的統(tǒng)籌規(guī)劃，導(dǎo)致企業(yè)檔案信息化建設(shè)的程度和質(zhì)量參差不齊，無法實(shí)現(xiàn)檔案信息管理與其他信息管理的有機(jī)結(jié)合，無法實(shí)現(xiàn)企業(yè)文檔管理的一體化。

三、我國企業(yè)檔案信息化建設(shè)的措施

企業(yè)檔案對企業(yè)生產(chǎn)、企業(yè)管理等信息資源進(jìn)行整理保存，對企業(yè)的發(fā)展和建設(shè)有著不可替代的重要作用，但是，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化企業(yè)管理的需求，因此，必須加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)。

1.充分認(rèn)識企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要作用

企業(yè)檔案信息化建設(shè)是企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)的重要組成部分，是企業(yè)在激烈的市場競爭中立于不敗之地的軟實(shí)力。因此，必須重視企業(yè)檔案信息化建設(shè)，加大資金、技術(shù)的投入，推進(jìn)和完善企業(yè)檔案資源的信息化建設(shè)，樹立服務(wù)意識、信息意識以及效益意識，使網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的檔案信息在企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)中最大限度地發(fā)揮其價值和作用。作為一名企業(yè)檔案管理人員，必須充分認(rèn)識到電子文件檔案管理的重要性，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的思維模式，樹立起新型電子文件檔案管理的思維模式，強(qiáng)化相關(guān)電子文件管理專業(yè)知識與技能的學(xué)習(xí)，在電子文件檔案管理工作中自覺做好各項(xiàng)工作，使電子文件檔案管理工作更好地促進(jìn)企業(yè)或者高校各項(xiàng)工作的順利進(jìn)展。

2.建立健全電子文件檔案管理的規(guī)章制度

電子文件檔案管理的規(guī)章制度可以使企業(yè)在進(jìn)行檔案管理工作時有章有據(jù)，使檔案管理工作有條不紊地進(jìn)行，避免在管理工作中出現(xiàn)檔案混亂的現(xiàn)象，如果出現(xiàn)問題，也能根據(jù)相關(guān)的規(guī)章制度及時進(jìn)行處理。新時期背景下，電子信息技術(shù)不斷進(jìn)步，以電子信息技術(shù)為載體的電子檔案被擺到了前所未有的高度，但在企業(yè)中，電子檔案的管理依然缺乏必要的規(guī)章制度，致使電子檔案管理工作中出現(xiàn)混亂的現(xiàn)象。對此，企業(yè)應(yīng)該依據(jù)實(shí)際情況，制定電子檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度，比如制定電子檔案的收集制度、集中管理制度以及歸檔制度等等。電子檔案管理的規(guī)章制度還應(yīng)該包括檔案管理人員的考核制度，加強(qiáng)對檔案管理人員的監(jiān)督。在電子檔案管理工作中，建立責(zé)任追究制，明確檔案管理人員的職責(zé)，使檔案管理人員自覺地將各項(xiàng)工作做好。

3.企業(yè)檔案信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)與檔案信息資源的開發(fā)利用有機(jī)結(jié)合

企業(yè)檔案信息化建設(shè)在給查閱保存以及利用檔案資源帶來便利的同時，也給檔案工作帶來了挑戰(zhàn)。因此，檔案信息管理的建設(shè)應(yīng)當(dāng)和信息資源的開發(fā)利用結(jié)合起來，使檔案信息化建設(shè)與企業(yè)的經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)和企業(yè)的信息需求以及企業(yè)的技術(shù)發(fā)展相協(xié)調(diào)，使信息資源能夠產(chǎn)生更為廣泛的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。在對檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)利用的同時，應(yīng)當(dāng)重視檔案數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)陌踩珕栴}，使企業(yè)檔案信息資源具有長期的真實(shí)有效性，從而確保企業(yè)檔案信息化建設(shè)的健康發(fā)展。

4.加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)性工作

檔案信息化建設(shè)的前提是基礎(chǔ)設(shè)施的配備，企業(yè)檔案部門應(yīng)當(dāng)建立企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用與服務(wù)平臺，將紙質(zhì)檔案資源數(shù)字化，將檔案資源的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)與政府網(wǎng)、辦公自動化等系統(tǒng)相連，使檔案信息有效發(fā)揮其作用。

5.規(guī)范檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)

檔案信息化建設(shè)的法律保障是標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，是不可替代的重要條件。就目前而言，我國相關(guān)檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)還不是很明確，檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)健全完善檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和檔案工作制度。應(yīng)當(dāng)規(guī)范電子檔案的格式、標(biāo)準(zhǔn)等，使數(shù)字化檔案的保管有法可依，能夠按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)歸檔電子文件，從而推進(jìn)企業(yè)檔案的信息化建設(shè)。

6.培養(yǎng)管理型信息化人才

專業(yè)人才是檔案信息化的關(guān)鍵。因此，企業(yè)的檔案管理人員為了適應(yīng)信息化建設(shè)的需要，應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變觀念，主動學(xué)習(xí)，提高自身的綜合素質(zhì)。企業(yè)也應(yīng)當(dāng)加大資金的投入，建立一支以復(fù)合型人才為核心，管理型人才為基礎(chǔ)的隊(duì)伍來滿足企業(yè)檔案信息化建設(shè)的需求。

企業(yè)檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期而系統(tǒng)的任務(wù)，對我國企業(yè)的發(fā)展壯大有著至關(guān)重要的作用。在推進(jìn)企業(yè)檔案信息建設(shè)的過程中，應(yīng)當(dāng)將管理技能與信息技術(shù)有機(jī)結(jié)合，以現(xiàn)代先進(jìn)的科技為手段，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理模式，使企業(yè)的檔案資源能夠更好的為企業(yè)發(fā)展提供服務(wù)。

（作者單位：中鐵大橋局集團(tuán)第五工程有限公司）