基于數(shù)據(jù)化管理云平臺(tái)的儀器設(shè)備管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

陳婧、劉德成、張曉媛、施東魁 /錢學(xué)森空間技術(shù)實(shí)驗(yàn)室

錢學(xué)森空間技術(shù)實(shí)驗(yàn)室隸屬于中國(guó)空間技術(shù)研究院，是研究院立足國(guó)際空間技術(shù)領(lǐng)域發(fā)展前沿和制高點(diǎn)，著眼全面開啟航天強(qiáng)國(guó)建設(shè)和世界一流宇航公司建設(shè)新征程，實(shí)現(xiàn)引領(lǐng)者、領(lǐng)導(dǎo)者定位而打造的院級(jí)“創(chuàng)新中心”和體系頂層研究論證技術(shù)實(shí)體，也是前沿顛覆性技術(shù)開發(fā)的牽頭單位。

儀器設(shè)備是技術(shù)創(chuàng)新和科學(xué)研究的基本工具，也是保障技術(shù)創(chuàng)新發(fā)展的基礎(chǔ)條件。實(shí)驗(yàn)室擁有大量?jī)x器設(shè)備，其中精密儀器、貴重儀器、先進(jìn)設(shè)備較多，專業(yè)性較強(qiáng)，亟需開發(fā)一套適用于本單位業(yè)務(wù)開展的管理工具。基于“釘釘+簡(jiǎn)道云”的數(shù)據(jù)化管理云平臺(tái)，開發(fā)適用于本單位的儀器設(shè)備管理系統(tǒng)，可以規(guī)范儀器設(shè)備管理流程，提高儀器設(shè)備管理效率，進(jìn)一步提高儀器設(shè)備管理水平，適應(yīng)信息化和辦公自動(dòng)化的管理要求。

一、系統(tǒng)需求分析

1.業(yè)務(wù)需求

基于“釘釘+簡(jiǎn)道云”平臺(tái)，開發(fā)儀器設(shè)備管理系統(tǒng)，可實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備全生命周期管理（包括儀器設(shè)備需求、采購(gòu)、驗(yàn)收、建賬、領(lǐng)用、歸還、變更、維修、借用、報(bào)廢、計(jì)量），也可實(shí)現(xiàn)新入賬設(shè)備自動(dòng)編碼、設(shè)備臺(tái)賬實(shí)時(shí)更新維護(hù)、設(shè)備分析統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)展示、設(shè)備合格供方管理以及生成與管理制度格式要求一致的電子表單等功能。

儀器設(shè)備管理系統(tǒng)分為儀器設(shè)備采購(gòu)管理、儀器設(shè)備日常管理、儀器設(shè)備臺(tái)賬管理、儀器設(shè)備表單管理、風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、統(tǒng)計(jì)分析、業(yè)務(wù)提醒7 個(gè)功能模塊。系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)如圖1 所示。

圖1 系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)圖

2.系統(tǒng)角色

儀器設(shè)備管理系統(tǒng)包括以下幾類角色：

設(shè)備管理員。具有流程搭建、配置系統(tǒng)角色的權(quán)限，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行初始化、參數(shù)化，設(shè)置業(yè)務(wù)提醒，查看全部設(shè)備信息。根據(jù)工作實(shí)際情況審核設(shè)備需求、領(lǐng)用、歸還、變更、維修、驗(yàn)收及進(jìn)行設(shè)備建賬等操作。

設(shè)備使用人。具有流程發(fā)起及使用權(quán)限，根據(jù)工作實(shí)際情況提出設(shè)備申請(qǐng)，進(jìn)行設(shè)備領(lǐng)用、歸還、借用、變更、驗(yàn)收、申請(qǐng)維修、確認(rèn)臺(tái)賬等操作。

設(shè)備庫(kù)房管理員。具有查看全部設(shè)備信息的權(quán)限，審核設(shè)備領(lǐng)用、退庫(kù)、維修流程，確保賬實(shí)相符，并對(duì)設(shè)備臺(tái)賬信息進(jìn)行確認(rèn)。

部門設(shè)備管理員。具有查看本部門設(shè)備信息的權(quán)限，審核本部門借出設(shè)備流程、確認(rèn)核查本部門設(shè)備臺(tái)賬。

部門領(lǐng)導(dǎo)。具有查看本部門設(shè)備信息的權(quán)限，審核本部門設(shè)備供方、需求、領(lǐng)用、維修、借出流程。

單位設(shè)備主管領(lǐng)導(dǎo)。具有查看全部設(shè)備信息及統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果的權(quán)限，審批本單位設(shè)備需求、設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)流程。

二、系統(tǒng)功能

1.儀器設(shè)備采購(gòu)管理

儀器設(shè)備供方。實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備采購(gòu)合格供方新增申請(qǐng)、設(shè)備合格供方名錄管理、合格供方名錄查詢功能。將設(shè)備合格供方名錄導(dǎo)入系統(tǒng)基礎(chǔ)表單，儀器設(shè)備采購(gòu)需求申請(qǐng)所選擇供方必須在合格供方名錄內(nèi)，名錄外供方無(wú)法提交采購(gòu)申請(qǐng)，符合本單位供方“前置認(rèn)定”管理要求。

儀器設(shè)備需求。實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備需求申請(qǐng)及審批功能。此流程審批通過(guò)后才可實(shí)施采購(gòu)，并進(jìn)行后續(xù)的驗(yàn)收及建賬手續(xù)，如未履行需求申請(qǐng)手續(xù)，后續(xù)驗(yàn)收建賬流程無(wú)法發(fā)起，從而保障采購(gòu)流程的合規(guī)性。

儀器設(shè)備編碼。根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)在設(shè)備驗(yàn)收環(huán)節(jié)中由驗(yàn)收人選擇設(shè)備分類后，生成8 位分類代碼及5 位同類設(shè)備的流水號(hào)，最終合并形成13 位唯一設(shè)備編碼。

儀器設(shè)備驗(yàn)收。實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備到貨驗(yàn)收及審批功能。根據(jù)設(shè)備金額分別發(fā)起設(shè)備驗(yàn)收單流程或設(shè)備驗(yàn)收流程，同時(shí)上傳設(shè)備實(shí)物照片。設(shè)備驗(yàn)收流程需引用審批通過(guò)的設(shè)備需求流程單號(hào)，否則無(wú)法提交驗(yàn)收流程。

儀器設(shè)備建賬。實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備建賬及審批功能。設(shè)備建賬流程需引用審批通過(guò)的設(shè)備驗(yàn)收單號(hào)，否則無(wú)法進(jìn)行設(shè)備建賬；實(shí)現(xiàn)設(shè)備采購(gòu)“需求—驗(yàn)收—建賬”全過(guò)程信息聯(lián)動(dòng)，規(guī)范采購(gòu)行為。設(shè)備建賬流程審批后在設(shè)備臺(tái)賬新增此建賬設(shè)備全部信息。

2.儀器設(shè)備日常管理

儀器設(shè)備領(lǐng)用。實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備領(lǐng)用及審批功能，包括已建賬的庫(kù)存設(shè)備從庫(kù)房領(lǐng)用（需由設(shè)備庫(kù)房管理員確認(rèn)是否領(lǐng)用）和新入賬設(shè)備當(dāng)即領(lǐng)用兩種模式，領(lǐng)用流程審批后在設(shè)備臺(tái)賬的設(shè)備狀態(tài)更改為在用。

儀器設(shè)備歸還。實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備歸還及審批功能，同時(shí)由設(shè)備管理員確認(rèn)歸還設(shè)備處置方式、設(shè)備庫(kù)房管理員確認(rèn)是否歸庫(kù)，歸還流程審批后將設(shè)備臺(tái)賬的設(shè)備狀態(tài)更改為庫(kù)存，同時(shí)更新相關(guān)設(shè)備信息。

儀器設(shè)備變更。實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備變更及審批功能，由設(shè)備轉(zhuǎn)出人、設(shè)備接收人及設(shè)備管理員審批完成實(shí)現(xiàn)設(shè)備變更，變更流程審批后對(duì)設(shè)備臺(tái)賬的責(zé)任人信息進(jìn)行變更。

儀器設(shè)備維修。實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備報(bào)修及審批功能，報(bào)修人描述設(shè)備故障原因，選擇處理方式，經(jīng)相關(guān)人員審批后流程送達(dá)設(shè)備維修人員，維修人員完成維修并在流程中填報(bào)維修時(shí)間等信息，同時(shí)在設(shè)備臺(tái)賬更新相關(guān)設(shè)備信息。

儀器設(shè)備借用。實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備內(nèi)部借用及審批功能，確認(rèn)設(shè)備借出及歸還時(shí)的狀態(tài)功能，同時(shí)督促借用人在限定期限內(nèi)歸還，借用流程審批后在設(shè)備臺(tái)賬的狀態(tài)更改為借用，同時(shí)更新相關(guān)設(shè)備信息。

儀器設(shè)備報(bào)廢。實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備報(bào)廢及審批功能，此流程可關(guān)聯(lián)報(bào)廢設(shè)備基礎(chǔ)表單，避免在流程中錄入大量報(bào)廢設(shè)備信息，報(bào)廢流程審批后可開展設(shè)備報(bào)廢相關(guān)業(yè)務(wù)辦理手續(xù)。

儀器設(shè)備計(jì)量。實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備計(jì)量送檢及審批功能，計(jì)量送檢完成后，送檢人在流程中填報(bào)計(jì)量信息，經(jīng)設(shè)備管理員確認(rèn)后，在設(shè)備計(jì)量臺(tái)賬新增此設(shè)備計(jì)量信息。

3.儀器設(shè)備臺(tái)賬管理

臺(tái)賬信息要素。建立設(shè)備臺(tái)賬基礎(chǔ)表單、設(shè)備計(jì)量臺(tái)賬基礎(chǔ)表單、擬報(bào)廢設(shè)備臺(tái)賬基礎(chǔ)表單、設(shè)備合格供方名錄等基礎(chǔ)表單，各臺(tái)賬包括本單位設(shè)備管理所需要的全部信息要素。

新增臺(tái)賬。利用“簡(jiǎn)道云”智能助手，設(shè)置觸發(fā)動(dòng)作即設(shè)備建賬流程流轉(zhuǎn)完成，選擇觸發(fā)表單即設(shè)備臺(tái)賬，設(shè)置執(zhí)行動(dòng)作即在設(shè)備臺(tái)賬表單新增建賬設(shè)備全部信息，實(shí)現(xiàn)臺(tái)賬自動(dòng)新增。

修改臺(tái)賬。利用“簡(jiǎn)道云”智能助手，設(shè)置觸發(fā)動(dòng)作即設(shè)備領(lǐng)用、變更、歸還、借用、報(bào)廢等流程流轉(zhuǎn)完成，選擇觸發(fā)表單即設(shè)備臺(tái)賬，設(shè)置執(zhí)行動(dòng)作即在設(shè)備臺(tái)賬表單修改相關(guān)設(shè)備全部信息，實(shí)現(xiàn)臺(tái)賬自動(dòng)更新維護(hù)。

查詢臺(tái)賬。利用簡(jiǎn)道云儀表盤，選擇數(shù)據(jù)組件即明細(xì)表，選擇儀表盤數(shù)據(jù)源即設(shè)備臺(tái)賬，選擇要展示的臺(tái)賬字段，設(shè)置儀表盤樣式，面向相關(guān)人員發(fā)布儀表盤，同時(shí)設(shè)置“設(shè)備編碼、名稱、型號(hào)、責(zé)任人、狀態(tài)”等關(guān)鍵詞篩選組件，實(shí)現(xiàn)臺(tái)賬展示及查詢功能。

4.儀器設(shè)備表單管理

根據(jù)儀器設(shè)備管理制度中所規(guī)定的表單樣式設(shè)置多個(gè)自定義打印模板，通過(guò)儀器設(shè)備管理系統(tǒng)流程填報(bào)相關(guān)信息要素，通過(guò)流程添加審批人電子簽名，流程審批結(jié)束后自動(dòng)生成包含審批信息的電子表單，實(shí)現(xiàn)“一流程一表單”。設(shè)置電子表單使用范圍及字段顯隱規(guī)則設(shè)置，同時(shí)可實(shí)現(xiàn)電子表單批量打印等功能。

5.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別

為確保采購(gòu)需求審批前置，實(shí)現(xiàn)了設(shè)備采購(gòu)從“需求—驗(yàn)收—建賬領(lǐng)用”的全過(guò)程信息聯(lián)動(dòng)。采用合格供方“前置認(rèn)定”管理模式，確保所采購(gòu)設(shè)備供方只能從合格供方名錄內(nèi)選取。實(shí)現(xiàn)采購(gòu)需求審批金額及實(shí)際采購(gòu)金額判斷比較，若設(shè)備實(shí)際采購(gòu)金額超出需求審批金額10%，需重新進(jìn)行需求申請(qǐng)審批。設(shè)置設(shè)備編碼重復(fù)判斷，確保所有設(shè)備編碼的唯一性；設(shè)置采購(gòu)不相容崗位校驗(yàn)，即設(shè)備領(lǐng)用人、設(shè)備采購(gòu)實(shí)施人、設(shè)備驗(yàn)收人不得為同一個(gè)人，否則無(wú)法提交流程。

6.統(tǒng)計(jì)分析

實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備部門資產(chǎn)占比分析，為統(tǒng)計(jì)各部門投入產(chǎn)出比提供數(shù)據(jù)支撐；還可統(tǒng)計(jì)分析設(shè)備狀態(tài)情況，包括設(shè)備總資產(chǎn)價(jià)值、在用、庫(kù)存、借用設(shè)備數(shù)量，了解實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備整體管理狀態(tài)。

7.業(yè)務(wù)提醒

在流程中添加描述信息，明確填報(bào)指南及注意事項(xiàng)，通過(guò)編制發(fā)布相關(guān)說(shuō)明，流程發(fā)起人可明確知悉具體模塊的填報(bào)要求；設(shè)置流程提醒，當(dāng)流程到達(dá)節(jié)點(diǎn)時(shí)，給流程負(fù)責(zé)人、抄送人等發(fā)送消息提醒。

三、系統(tǒng)搭建

1.“簡(jiǎn)道云”工作臺(tái)的登錄

平臺(tái)管理員使用計(jì)算機(jī)登錄釘釘管理后臺(tái)，通過(guò)釘釘APP 掃碼登錄管理后臺(tái)，在第三方應(yīng)用中找到“簡(jiǎn)道云”點(diǎn)擊進(jìn)入。

2.基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的導(dǎo)入

儀器設(shè)備管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)包括設(shè)備臺(tái)賬基礎(chǔ)表單、設(shè)備計(jì)量臺(tái)賬基礎(chǔ)表單、擬報(bào)廢設(shè)備臺(tái)賬基礎(chǔ)表單、設(shè)備合格供方名錄等基礎(chǔ)表單。將原始臺(tái)賬數(shù)據(jù)錄入Excel 模板文件再進(jìn)行數(shù)據(jù)導(dǎo)入，形成系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

3.流程表單的設(shè)計(jì)

儀器設(shè)備管理系統(tǒng)中包含的各功能模塊是在“簡(jiǎn)道云”工作臺(tái)中以流程表單的形式創(chuàng)建和使用。以儀器設(shè)備驗(yàn)收流程表單部分字段設(shè)計(jì)為例，見表1。

表1 儀器設(shè)備驗(yàn)收表單設(shè)計(jì)方法

4.儀表盤的設(shè)計(jì)

儀器設(shè)備總臺(tái)賬是在“簡(jiǎn)道云”工作臺(tái)中以儀表盤的形式創(chuàng)建和使用的。儀表盤由各式各樣的圖表、具備特殊功能的組件組成，可對(duì)表單數(shù)據(jù)進(jìn)行查看、分析和處理。

根據(jù)儀器設(shè)備總臺(tái)賬表單建立儀表盤明細(xì)表，選擇需要展示的設(shè)備信息字段，同時(shí)設(shè)置篩選組件，可篩選使用部門、使用人、設(shè)備狀態(tài)、設(shè)備編碼、設(shè)備名稱、型號(hào)等關(guān)鍵詞，方便查詢搜索相關(guān)設(shè)備；根據(jù)設(shè)備統(tǒng)計(jì)信息建立儀表盤統(tǒng)計(jì)表，實(shí)時(shí)展示設(shè)備資產(chǎn)總值、在用庫(kù)存借用設(shè)備數(shù)量、各部門資產(chǎn)占比統(tǒng)計(jì)圖等，便于了解掌握本單位設(shè)備資產(chǎn)情況。

5.智能助手的應(yīng)用

“簡(jiǎn)道云”高級(jí)功能中的智能助手可以在滿足指定的觸發(fā)條件后，自動(dòng)在目標(biāo)表單中新增、修改、刪除數(shù)據(jù)或執(zhí)行插件。利用智能助手的功能，可以實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備管理系統(tǒng)的臺(tái)賬實(shí)時(shí)更新維護(hù)功能。

在儀器管理系統(tǒng)中設(shè)置了多個(gè)智能助手，分別應(yīng)用于儀器設(shè)備驗(yàn)收、領(lǐng)用、歸還、變更、臺(tái)賬修改、維修、借用、計(jì)量送檢等場(chǎng)景，當(dāng)以上管理流程流轉(zhuǎn)完成后，自動(dòng)在儀器設(shè)備總臺(tái)賬表單修改相應(yīng)數(shù)據(jù)。以設(shè)備建賬流程為例：設(shè)置觸發(fā)動(dòng)作為修改數(shù)據(jù)，觸發(fā)表單為儀器設(shè)備建賬流程，當(dāng)修改后的數(shù)據(jù)滿足流程狀態(tài)等于流轉(zhuǎn)完成時(shí)，觸發(fā)目標(biāo)表單儀器設(shè)備總臺(tái)賬執(zhí)行完成數(shù)據(jù)新增，將目標(biāo)表單的所有設(shè)備信息字段設(shè)置為設(shè)備建賬流程中的新入賬設(shè)備信息字段，從而實(shí)現(xiàn)設(shè)備臺(tái)賬的自動(dòng)新增功能。

6.表單的發(fā)布

表單發(fā)布是指將做好的表單發(fā)布給成員，成員才可通過(guò)發(fā)布的表單進(jìn)行數(shù)據(jù)填寫。實(shí)驗(yàn)室所有表單均設(shè)置發(fā)布給企業(yè)通訊錄內(nèi)的成員，設(shè)備管理員可以查看并管理全部流程。

四、結(jié)束語(yǔ)

本文從儀器設(shè)備管理系統(tǒng)開發(fā)背景出發(fā)，分析了系統(tǒng)建設(shè)需求，對(duì)整個(gè)系統(tǒng)功能進(jìn)行了描述，對(duì)系統(tǒng)搭建方法進(jìn)行了示例介紹，旨在為儀器設(shè)備管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)提供一種新方法新思路。基于“釘釘+簡(jiǎn)道云”平臺(tái)搭建的儀器設(shè)備管理系統(tǒng)具有成本低、靈活性強(qiáng)、易擴(kuò)展等特點(diǎn)，通過(guò)開發(fā)及應(yīng)用該平臺(tái)有助于規(guī)范儀器設(shè)備管理流程，提高儀器設(shè)備管理效率，推進(jìn)本單位管理能力進(jìn)一步提升。