新規(guī)定“下沉”須緩沖

來(lái)路不明的新規(guī)定：讓人歡喜讓人憂

“艾經(jīng)理，剛剛羅貝來(lái)找我們財(cái)務(wù)部結(jié)算工資和獎(jiǎng)金，你看我們還要不要按照上次新發(fā)布的規(guī)定給她算呢？”聽(tīng)到“新規(guī)定”一詞，艾經(jīng)理的神經(jīng)又緊繃了起來(lái)。對(duì)于物流行業(yè)的M公司的員工來(lái)說(shuō)，最近公司出現(xiàn)的很多新規(guī)定都給人一種“來(lái)路不明”的感覺(jué)，仿佛是經(jīng)理拍腦袋拍出來(lái)的，而這些規(guī)定又常常以犧牲員工的個(gè)人利益為代價(jià)，容易產(chǎn)生推行不順暢的現(xiàn)象，如果處理不當(dāng)，甚至?xí)l(fā)員工與企業(yè)之間的矛盾。

規(guī)定1：由于員工自身操作失誤給公司造成的損失，公司和員工本人各承擔(dān)一半，如果失誤率達(dá)到一定的程度，將取消該員工年底獎(jiǎng)金的領(lǐng)取資格。

員工心聲：準(zhǔn)備辭職的羅貝收到了在M公司的最后一封郵件?！笆裁?？現(xiàn)在才告訴我還要賠償上次失誤的損失？出現(xiàn)失誤要求公司和員工本人各承擔(dān)一半？那公司為什么不去雇傭機(jī)器人？為什么不加大培訓(xùn)的力度？讓員工都摸著石頭過(guò)河，不出事情才怪！”在操作部門，羅貝是最熱心的一個(gè)。雖然由于自身原因，羅貝在工作中出現(xiàn)了失誤，但經(jīng)過(guò)多次協(xié)商后已經(jīng)挽回了大半的損失，可是公司在她離職前的最后一分鐘還向其索要賠償。羅貝憤然離職后，很多業(yè)務(wù)由于沒(méi)有進(jìn)行工作交接而變得一片混亂，部門經(jīng)理需要親自整理幾天才能大概理出個(gè)頭緒。

規(guī)定2：?jiǎn)T工在職期間做出的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的一切勞動(dòng)成果所有權(quán)歸公司所有，未經(jīng)公司批準(zhǔn)不得以個(gè)人名義出售和發(fā)布。

員工心聲：身為分公司經(jīng)理助理的Ben，來(lái)自印度的一個(gè)貧窮的家庭，工作中一直兢兢業(yè)業(yè)。憑著優(yōu)秀的工作表現(xiàn)和對(duì)電腦的熟練掌握，他很快就成了艾經(jīng)理身邊最得力的助手。為了解決公司財(cái)務(wù)預(yù)算效率低的問(wèn)題，Ben多次與財(cái)務(wù)經(jīng)理溝通，花了三個(gè)多月時(shí)間開(kāi)發(fā)出一套實(shí)用性很強(qiáng)的小軟件，使公司的財(cái)務(wù)效率得到提高，他也獲得了艾經(jīng)理的嘉獎(jiǎng)。可是Ben漸漸發(fā)現(xiàn)自己的主要工作竟然集中在這個(gè)軟件的開(kāi)發(fā)和維護(hù)上，反而很難參與到公司的管理層面，他覺(jué)得自己更像IT部門的員工而不是經(jīng)理助理。Ben一方面對(duì)現(xiàn)在單一的工作內(nèi)容不滿意，另一方面一直對(duì)獨(dú)自在印度撫養(yǎng)孩子的妻子心存愧疚，他多次考慮讓妻子一起和他在中國(guó)工作，可是妻子的中文并不好，又很難適應(yīng)中國(guó)文化。最后Ben不得不為了家庭提出離職，可讓他沒(méi)有想到的是，在提出辭職的第二天，IT部門的同事就向他索要系統(tǒng)的控制密碼，據(jù)說(shuō)是得到艾經(jīng)理的批準(zhǔn)才來(lái)的。這讓Ben十分憤怒——系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)權(quán)是屬于自己的，艾經(jīng)理憑什么來(lái)要軟件的控制密碼？一氣之下，Ben將一封軟件版權(quán)的警告郵件發(fā)給了公司里所有的人……

如何減弱新規(guī)定的“沖擊”

近兩年以來(lái)，M公司的離職率始終居高不下，除了工作上的壓力以及外界市場(chǎng)對(duì)人才吸引這兩個(gè)表面的因素外，M公司內(nèi)部的人力資源管理體系也存在著嚴(yán)重的問(wèn)題。上述來(lái)路不明的新規(guī)定只是點(diǎn)燃了員工離職的導(dǎo)火索，企業(yè)不完善的人力資源管理才是導(dǎo)致員工失控的真正原因。鑒于此，筆者提出如下改進(jìn)建議：

建立員工離職管理制度。面對(duì)企業(yè)優(yōu)秀人員的離職，很多企業(yè)都是一籌莫展。員工離職后再去談管理為時(shí)已晚，重要的是離職前的預(yù)防工作，為企業(yè)留住需要的人才。招聘中，大部分企業(yè)都強(qiáng)調(diào)員工對(duì)企業(yè)的“忠誠(chéng)度”，但是一方面企業(yè)很難給員工保持忠誠(chéng)的條件，另一方面，員工對(duì)忠誠(chéng)度有著各自的認(rèn)識(shí)和解讀?，F(xiàn)在的員工更愿意忠誠(chéng)于職業(yè)而非企業(yè)，越是優(yōu)秀的員工，對(duì)職業(yè)的忠誠(chéng)度就愈高，越渴求一個(gè)利于自己職業(yè)生涯長(zhǎng)期發(fā)展的環(huán)境。因此，企業(yè)需要認(rèn)識(shí)到員工的離職并非意味他們對(duì)企業(yè)“不忠”，也可

能是因?yàn)樗麄冋业搅烁m合自身成長(zhǎng)的空間。

人才培訓(xùn)是降低員工離職的有效手段之一。由于各個(gè)公司的制度和文化存在很多差異，無(wú)論員工在原來(lái)公司的業(yè)績(jī)多么輝煌，同樣都需要接受本公司文化和工作流程的必要培訓(xùn)，正所謂“磨刀不誤砍柴工”。對(duì)員工進(jìn)行崗位培訓(xùn)不但避免了“摸著石頭過(guò)河”的問(wèn)題，而且會(huì)增加員工對(duì)公司的忠誠(chéng)度和依存感，減少日后實(shí)際工作中由于崗位培訓(xùn)缺失而帶來(lái)的種種弊病。案例中M公司的羅貝若受過(guò)系統(tǒng)完整的培訓(xùn)，想必也不會(huì)出現(xiàn)工作上的失誤。

人才儲(chǔ)備也是降低員工離職的另一有效手段。根據(jù)物流行業(yè)的特殊性，M公司應(yīng)該按照客戶的服務(wù)流程進(jìn)行分工合作，即客服人員和文件管理人員之間的分工合作，把與客人溝通解決實(shí)際問(wèn)題的職責(zé)劃給客服人員，而將與客人交接文件，收款等事項(xiàng)交由文件管理人員負(fù)責(zé)，并且形成兩人一組的鏈?zhǔn)浇M合，即一名客服人員和一名文件管理人員共同完成一項(xiàng)任務(wù)，其中的職責(zé)和工作內(nèi)容劃分清楚，溝通均以郵件的書面形式進(jìn)行。這種做法一方面能夠保證有據(jù)可查，避免問(wèn)題出現(xiàn)后雙方糾纏不清的情況，另一方面也可減少員工離職的交接步驟，一旦一名員工因特殊情況不能工作，由于在合作的情況下，工作的具體內(nèi)容能夠?yàn)榱硪幻麊T工所了解，因此可以立即進(jìn)行工作的交接。這無(wú)論是對(duì)員工病假還是離職，都是很好的緩沖方式。

建立有效的溝通機(jī)制。溝通方式的不完善也是造成員工離職的一個(gè)主要因素。分公司經(jīng)理與下屬的中層管理人員之間，中層與一般員工之間的溝通障礙，都可能使很多問(wèn)題無(wú)法得到及時(shí)妥善的處理，無(wú)形中加深了彼此的誤會(huì)，容易產(chǎn)生沖突。針對(duì)這些情況，建議做出如下調(diào)整：

溝通最基本的作用就是要消除員工之間的疑慮和猜忌，進(jìn)行換位思考，從公司和個(gè)人兩個(gè)角度出發(fā)尋求兩者的利益平衡點(diǎn)，營(yíng)造一種公司內(nèi)部雙贏的氛圍。保證公司內(nèi)部的雙向溝通，即形成當(dāng)一個(gè)指令下達(dá)之后，各個(gè)部門上下各級(jí)之間互相傳達(dá)的過(guò)程，這樣可以保證公司溝通的高效性和準(zhǔn)確性。不能只注重自上而下的溝通，而忽視了自下而上的溝通，如果只偏重于由上級(jí)下達(dá)命令，則很容易使公司內(nèi)部出現(xiàn)溝通障礙。

關(guān)于溝通不暢的問(wèn)題，公司可以通過(guò)成立工會(huì)的方式來(lái)解決，讓員工共同推舉自己心目中的代言人，讓代言人將員工的意見(jiàn)集中反饋給工會(huì)，再由工會(huì)通報(bào)給公司的相關(guān)負(fù)責(zé)人員，使代言人成為聯(lián)系上下級(jí)別之間的橋梁和紐帶。針對(duì)公司出臺(tái)的種種新的規(guī)定，也可以先和工會(huì)人員探討，由他們將公司的新規(guī)定加以推廣，從而避免員工的抵觸情緒。規(guī)定實(shí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，也可以由工會(huì)統(tǒng)一提出，公司再根據(jù)工會(huì)的意見(jiàn)做出相應(yīng)的改進(jìn)和調(diào)整，緩解員工對(duì)新規(guī)定的“水土不服”現(xiàn)象。

另外，不要局限于正式的溝通方式，不妨多嘗試非正式的溝通方式，譬如定期組織開(kāi)展公司內(nèi)部員工的文娛、聚餐、體育比賽等活動(dòng)。通過(guò)各種形式多樣、輕松愉快的文體活動(dòng)，增加管理者與員工之間相互接觸、相互合作的交流機(jī)會(huì)，促進(jìn)相互之間了解程度。有些在工作場(chǎng)合難以啟齒的話，在輕松的氛圍中反而易于溝通。

完善激勵(lì)機(jī)制。建立公司的內(nèi)部激勵(lì)機(jī)制，是保證其人力資源良性循環(huán)的重要基礎(chǔ)。根據(jù)馬斯洛的需求層次理論，人的生理、安全、友愛(ài)和歸屬、尊重、自我實(shí)現(xiàn)等五種需求層次并存，其中往往只能有一種需求占主導(dǎo)地位，這個(gè)主導(dǎo)需求是根據(jù)員工在職業(yè)生涯中所處的不同階段而不斷發(fā)生變化的。對(duì)于Ben來(lái)說(shuō)，公司沒(méi)有為其提供個(gè)人成長(zhǎng)空間和晉升通道，不能滿足其成長(zhǎng)需要。作為分公司經(jīng)理的助手，Ben雖然受到領(lǐng)導(dǎo)的器重和信任，但因公司對(duì)其工作范圍與職務(wù)的限制，宛如一層“玻璃天花板”隔住了他的前進(jìn)之路，打擊了他的工作積極性，使其對(duì)公司失望，因而選擇離職。因此，挖掘員工個(gè)人的深刻需求，并有條件地滿足這種需求，才是最好的激勵(lì)方式。

根據(jù)M公司的實(shí)際情況，可以適當(dāng)擴(kuò)大經(jīng)理助理Ben的工作范圍，使其有更多機(jī)會(huì)接觸不同的工作內(nèi)容，一方面可以滿足他個(gè)人能力的提升和成長(zhǎng)需要，提高其工作熱情和積極性，又可以使其逐漸積累經(jīng)驗(yàn)，為公司的人才儲(chǔ)備做出貢獻(xiàn)。同時(shí)，針對(duì)Ben家庭的特點(diǎn)，可采取一些積極的措施，例如在生活上對(duì)其進(jìn)行關(guān)心和照顧，對(duì)其妻子進(jìn)行中國(guó)文化和語(yǔ)言培訓(xùn)，以便讓她順利融入中國(guó)社會(huì)，這樣不僅可以幫助Ben一家盡快適應(yīng)中國(guó)的生活，免除他的后顧之憂，還可以增進(jìn)其與公司管理者之間的了解，消除彼此的心理隔閡，增強(qiáng)他對(duì)公司的歸屬感。