高校實驗室檔案建設(shè)與管理探討

陳建銳，何增穎

（湛江師范學(xué)院信息與教育技術(shù)中心，廣東湛江 524048）

高校實驗室是學(xué)校開展教學(xué)、科研和學(xué)科建設(shè)等工作的一個重要組成部分，是培養(yǎng)學(xué)生綜合技能、教師開展科學(xué)研究的主要場所。實驗室在正常的工作運行過程中會產(chǎn)生大量的原始信息、數(shù)據(jù)與資料，能有效、真實地反映和記載實驗室質(zhì)量體系管理、運行的具體情況，是教師、實驗技術(shù)人員、管理人員、學(xué)生進行實驗教學(xué)與科研所留下來的工作記錄與經(jīng)驗總結(jié)，能很好地反映一所學(xué)校實驗教學(xué)的工作成績與管理水平［1］，是評價實驗室建設(shè)和實驗教學(xué)質(zhì)量的重要依據(jù)。因此，建立一套健全的高校實驗室檔案管理體系，建設(shè)科學(xué)規(guī)范的文檔資料，可以為各種評估提供準確、全面、及時和實用的實踐教學(xué)檔案信息，對推動教學(xué)改革，提高教學(xué)質(zhì)量，實施科學(xué)決策、開展科學(xué)研究，都發(fā)揮著重大的作用，是實驗室建設(shè)的一個不可或缺的工作重點［2］。

1 高校實驗室檔案建設(shè)的必要性

高校實驗室檔案建設(shè)和管理是一項基礎(chǔ)性、長期性的工作，直接影響實驗室各項工作的正常開展以及長遠的發(fā)展規(guī)劃，是實驗室建設(shè)和管理標(biāo)準化、科學(xué)化、規(guī)范化、程序化的重要標(biāo)志之一。

1.1 為實驗室實施科學(xué)管理與決策提供依據(jù)

信息是決策的基礎(chǔ)，決策是管理的核心。完善的實驗室檔案所提供的可靠而充分的信息，能真實有效、準確客觀、全面及時地反映實驗室在基礎(chǔ)建設(shè)、教學(xué)科研、儀器設(shè)備管理等相關(guān)方面的詳細情況［3］。結(jié)合檔案信息與社會發(fā)展需要及學(xué)校實際情況，在實驗室硬件建設(shè)、課程設(shè)置、教材選用、內(nèi)容制定、師資配備、人才培養(yǎng)等方面均要參照檔案信息所描述的客觀情況，及今后學(xué)校發(fā)展的預(yù)期目標(biāo)來具體確定。實驗室檔案對實驗室開展各項工作、考查實驗教學(xué)成果、總結(jié)教學(xué)經(jīng)驗、深入科研工作有著重要的參考價值。

1.2 促進實驗教學(xué)的改革和評估工作開展

高校實驗室是日常教學(xué)中的重要場所。實驗室檔案是實驗教學(xué)和科研成果的最好載體，為實驗教學(xué)改革和科研項目的進一步深入提供了寶貴經(jīng)驗與珍貴資料。如實驗項目、實驗方法、手段、實驗結(jié)果，實驗分析等通過各種檔案載體記錄下來，通過整理有助于探索更合理的教學(xué)方法，更有效的科研手段，對改進實驗教學(xué)條件，促進實驗教學(xué)改革，提高科研水平和質(zhì)量等有著巨大的作用［4］。

實驗室檔案是高校教學(xué)評估過程中需要提供的可靠依據(jù)和基本憑證當(dāng)中的重要內(nèi)容。各級組織的教學(xué)水平評估都對實驗室檔案有清晰、明確、具體的要求。如實驗室基本設(shè)施與實驗儀器情況，實驗人員專業(yè)技術(shù)能力情況，實驗課程與內(nèi)容設(shè)置情況，實驗考核與學(xué)生成績，實驗室開放情況等，均可通過實驗室檔案進行查閱了解。這些資料客觀、準確、全面地反映學(xué)校實驗教學(xué)的各階段情況，這些原始的、最真實的第一手材料是高校教學(xué)評估中審閱材料的重點。是教學(xué)水平評估、專業(yè)評估和實驗室評估的重要內(nèi)容，也是衡量高校教學(xué)和管理水平的重要標(biāo)志。

1.3 有利于實驗室儀器設(shè)備的合理配置

實驗儀器設(shè)備是實驗室正常開展各項工作的物質(zhì)基礎(chǔ)。實驗儀器設(shè)備檔案能詳細反映實驗儀器設(shè)備在購置、使用、維護等方面的信息。做好檔案信息的規(guī)范工作有助于全面、系統(tǒng)地了解實驗儀器設(shè)備的性價比、利用率、完好率和售后服務(wù)情況。在選購設(shè)備時可以參照儀器設(shè)備檔案科學(xué)確定設(shè)備經(jīng)費的流向，合理地選擇合適的設(shè)備與廠商，做到減少浪費，節(jié)省資金，提高教育資金的投入效益，更好為教學(xué)科研服務(wù)［5］。

1.4 加強和規(guī)范實驗室管理的需要

建立實驗室檔案可使實驗室日常管理工作走向科學(xué)和規(guī)范。將實驗室檔案建設(shè)與管理作為考核實驗技術(shù)人員的重要憑證，鼓勵實驗技術(shù)人員主動按規(guī)定完成有關(guān)工作，使實驗室管理有序可循，有章可依。

1.5 積累寶貴經(jīng)驗，方便制定培訓(xùn)計劃

青年教師或?qū)嶒炇倚逻M工作人員通過查看系統(tǒng)規(guī)范的實驗室檔案，能更加方便快捷地了解實驗室的基本情況和相關(guān)工作內(nèi)容，從而更快、更高效地開展實驗教學(xué)任務(wù)。此外通過實驗室檔案，可以針對實驗技術(shù)人員的業(yè)務(wù)水平和工作能力等不同情況制定相應(yīng)的培訓(xùn)和進修計劃。

2 高校實驗室檔案實驗室建檔材料的內(nèi)容

（1）實驗室基礎(chǔ)建設(shè)方面。實驗室批準建設(shè)的調(diào)研報告，使用范圍與功能等文件，實驗室物理位置、建構(gòu)結(jié)構(gòu)與面積等基本信息布局圖；實驗室各種水電路的布線圖。

（2）實驗室儀器設(shè)備管理方面。反映儀器設(shè)備狀況的賬、卡、表與達標(biāo)情況，儀器設(shè)備申購計劃、驗收報告、入庫單、固定資產(chǎn)明細冊、報廢銷賬單、外調(diào)及內(nèi)調(diào)等憑證；設(shè)備安裝驗收報告、使用說明書、技術(shù)資料、使用記錄、報修記錄，儀器設(shè)備配套情況表［6］。

（3）實驗教學(xué)管理方面。實驗教學(xué)大綱、教學(xué)計劃、教學(xué)課表、教學(xué)日志、教材及指導(dǎo)書、教學(xué)方法；所開展的各項實驗項目詳細統(tǒng)計列表、實驗報告、各實驗實際開出記錄、實驗開出成功率等考核情況相關(guān)記錄。

（4）實驗人員管理方面。實驗室各項規(guī)章制度，包括各項崗位責(zé)任制、分工細則及管理制度；實驗室技術(shù)人員工作日志、考核材料與晉升記錄、技術(shù)培訓(xùn)執(zhí)行情況記錄；實驗室會議日志。

（5）實驗室經(jīng)費管理方面。實驗室經(jīng)費來源申請記錄、經(jīng)費使用情況記錄與使用效益報告；實驗室年度儀器設(shè)備購置計劃；實驗材料使用明細、儀器設(shè)備維修等經(jīng)費支出情況統(tǒng)計；面向校外開放使用進行培訓(xùn)、考試及其他租用情況等收入統(tǒng)計。

（6）科研及考學(xué)成果管理方面。實驗室年度科研項目、教研項目和教改項目、科技開發(fā)項目的立項書或合同書、項目成果鑒定書；實驗技術(shù)研究、實驗研究論文、專利申請材料、科技開發(fā)、成果轉(zhuǎn)讓等。實驗室各類考核評估材料、實驗教學(xué)成果與實驗室建設(shè)先進評比等獲獎材料證書；

3 高校實驗室檔案管理存在的問題與對策

3.1 存在的問題

當(dāng)前，高校實驗室檔案管理中存在以下問題:

（1）實驗室工作人員對檔案管理方面的意識相對薄弱、對其重要性認識不足，并且專業(yè)知識不足。缺乏系統(tǒng)的檔案專業(yè)學(xué)習(xí)，沒有經(jīng)過專門培訓(xùn)，不能科學(xué)規(guī)范地對相應(yīng)的實驗檔案進行收集、整理，分類，歸檔等工作［7］。

（2）實驗室檔案管理的有關(guān)制度不夠完善，沒有制定詳盡、具體、規(guī)范的實驗室檔案管理制度，無章可循，不能對實驗室檔案管理工作進行有效的書面指導(dǎo)。

（3）責(zé)任與權(quán)利之間的關(guān)系沒有理清，實驗室工作人員對檔案管理工作責(zé)任感不強，沒有落實到位。

（4）檔案管理方法與手段相對落后，不能與檔案的現(xiàn)代化管理接軌。由于學(xué)校信息化、實驗室信息化進程的加快，相關(guān)實驗教學(xué)電子文件數(shù)量激增，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作也逐步展開，檔案信息化和電子文件管理成為了檔案工作重心。對實驗檔案進行數(shù)字化處理、構(gòu)建電子檔案中心、做好檔案信息化的安全工作、建設(shè)專業(yè)人才隊伍等是提高檔案工作實踐工作的重點。

（5）專項建設(shè)資金投入少，沒有物質(zhì)上的保障。實驗檔案信息化需要配置WEB 服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、備份管理文件服務(wù)器、高速掃描儀、縮微膠片掃描儀、音頻、視頻采集卡以及軟件系統(tǒng)等各種軟硬件來整合紙質(zhì)、聲像、膠片、電子文件等類型的檔案，進行科學(xué)的歸檔，開發(fā)檔案管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)集成系統(tǒng)等支持平臺，需要一定的資金支持［8］。

3.2 相應(yīng)對策

針對上述問題，采取切實措施改進工作:

（1）增強實驗室工作人員的檔案意識與責(zé)任感。切實將檔案工作融入實驗室常規(guī)工作上去，加強實驗工作人員的檔案專業(yè)知識學(xué)習(xí)及管理。制定有序的培訓(xùn)計劃，加大培訓(xùn)力度，有目的、有步驟、有針對性地對實驗工作人員進行多種形式的學(xué)習(xí)、培訓(xùn)與指導(dǎo)。不斷提高其業(yè)務(wù)水平和檔案專業(yè)技能，

（2）根據(jù)實驗情況制定切實可行的規(guī)章制度。突出、明確實驗室檔案工作在實驗室工作中的地位與重要性，學(xué)校應(yīng)加強領(lǐng)導(dǎo)，健全機構(gòu)，在各方面給予指導(dǎo)和支持，做好實驗室檔案管理工作必要的領(lǐng)導(dǎo)、組織、保障工作，使實驗室檔案工作順利向前推進。

（3）落實多級管理體制。建立有效的運行機制，將實驗技術(shù)檔案的收集與整理等各項相關(guān)工作列入實驗室工作人員的工作職責(zé)范圍，專人負責(zé)，明確具體內(nèi)容，統(tǒng)一管理、分工合作，周期性跟蹤實驗室檔案工作的落實情況［9］。

（4）加強檔案管理信息化、現(xiàn)代化建設(shè)。傳統(tǒng)管理方式已不能高效、準確、方便地滿足檔案管理的要求，隨著電子文件、多媒體技術(shù)、計算機與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，改革檔案管理已勢在必行，朝著科學(xué)管理方式的轉(zhuǎn)變已成為檔案管理發(fā)展的必然趨勢。因此，應(yīng)創(chuàng)造條件逐步將紙質(zhì)文件向電子文件過渡轉(zhuǎn)移，提高信息采集、傳輸和服務(wù)的效能，擴大信息量和服務(wù)范圍。

（5）提供實驗室檔案工作的必要環(huán)境和設(shè)施。在實驗經(jīng)費中應(yīng)劃撥一定數(shù)額的資金用于實驗室檔案工作，做到專款專用，完善實驗室檔案工作的軟硬件條件，用于購置實驗室檔案專用計算機等設(shè)備、檔案管理軟件及人員培訓(xùn)等，提供實驗室檔案工作的可靠物質(zhì)保證。

（6）開發(fā)高校實驗室檔案管理信息系統(tǒng)。為提高實驗室檔案的技術(shù)效用與管理效率，將高校實驗室開展實驗過程中形成的各類文檔資料進行數(shù)字化管理，可利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提供高效便捷的數(shù)字化檔案存儲、管理、查詢和應(yīng)用服務(wù)，建立科學(xué)適用的文件歸檔、保管和應(yīng)用的管理系統(tǒng)，提升檔案管理水平，促進和完善高校實驗室檔案的信息化管理。檔案工作也是實施實驗室信息化，整合實驗室資源、倡導(dǎo)實驗室文化、提高實驗效率的有效途徑［10－11］。

圖1 實驗室檔案管理系統(tǒng)框架

檔案管理系統(tǒng)在設(shè)計上要考慮實用性、靈活性與通用性，操作簡便，模塊化管理修改方便，具有可擴充性，易于維護。用戶登錄模塊提供用戶注冊、登錄、身份驗證等功能。通過判斷登錄人員的身份，根據(jù)設(shè)定程序賦予登錄人員相應(yīng)的管理權(quán)限。信息管理模塊是主要的功能模塊，提供基本手信息錄用功能，用戶可將收集處理過的實驗檔案文件按照分類輸入計算系統(tǒng)，檢索系統(tǒng)可根據(jù)包括文件題目、關(guān)鍵詞、文件編號、參考文獻、檔案代號等進行分類檢索。系統(tǒng)維護功能模塊模塊可對用戶的權(quán)限進行設(shè)置、登錄口令更改、數(shù)據(jù)的修改、刪除、備份等。

5 結(jié)束語

實驗室檔案建設(shè)與管理是實驗室工作的重要環(huán)節(jié)，實驗人員需明確檔案職責(zé)范圍，細致、系統(tǒng)地整合復(fù)雜的資料，科學(xué)分類管理。工作過程中要不斷總結(jié)完善、研究探索，以適應(yīng)實驗室檔案管理的發(fā)展要求。實驗室檔案管理是否科學(xué)規(guī)范，直接影響到實驗室各項工作的正常開展。因此，應(yīng)重視實驗室檔案工作，不斷提高檔案意識，加強實驗室檔案管理，發(fā)揮實驗室檔案在學(xué)校發(fā)展中應(yīng)有的作用，使實驗室各項工作更好地為學(xué)校教學(xué)改革與發(fā)展做出積極的貢獻，

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