構(gòu)建信息管理平臺 提升企業(yè)管理水平

榮長海

【摘 要】目前通行的辦公自動(dòng)化比較權(quán)威性的定義是將計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)、特別是行為科學(xué)應(yīng)用在傳統(tǒng)的數(shù)字處理技術(shù)難以處理、數(shù)量龐大且結(jié)構(gòu)不明確、還包括非數(shù)字信息的辦公事務(wù)處理工作中的一項(xiàng)綜合技術(shù)關(guān)鍵。

【關(guān)鍵詞】信息平臺；管理；提升

企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)作為企業(yè)信息化建設(shè)的重點(diǎn)之一進(jìn)行開發(fā)和實(shí)施，以期待對日常辦公流程和信息進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，信息共享，更有效地提高工作效率。在事務(wù)處理、綜合業(yè)務(wù)管理和決策中上發(fā)揮越來越大的作用，辦公自動(dòng)化已成為現(xiàn)代化管理的必然趨勢，其應(yīng)用程度已成為衡量企業(yè)管理現(xiàn)代化的重要標(biāo)準(zhǔn)，滲透到管理的各個(gè)方面和層面。

1.明確目標(biāo)，做好規(guī)劃

目前辦公自動(dòng)化系統(tǒng)軟件很多，提供辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)服務(wù)的公司更是不計(jì)其數(shù)。要根據(jù)本單位業(yè)務(wù)情況，選擇適合服務(wù)商提供適合軟件版本尤為重要。

2.領(lǐng)導(dǎo)重視，做好溝通

自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)作為企業(yè)信息化建設(shè)的重要一環(huán)，需要一把手親自過問，并從始至終地全程關(guān)注。辦公自動(dòng)化的管理思想是領(lǐng)導(dǎo)管理思想的現(xiàn)實(shí)體現(xiàn)，典型模塊設(shè)計(jì)體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)對管理的設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)。同時(shí)作為新的系統(tǒng)必然引發(fā)新的管理模式和手段與原有工作習(xí)慣和流程的沖突和矛盾，需要領(lǐng)導(dǎo)排出異議強(qiáng)力推進(jìn)。

同時(shí)具體項(xiàng)目實(shí)施人員要做好匯報(bào)和溝通，要使領(lǐng)導(dǎo)對于項(xiàng)目進(jìn)展情況有清晰地把握，了解項(xiàng)目計(jì)劃完成情況以及遇到的困難（技術(shù)瓶頸和流程分析等）；通過召開項(xiàng)目會議，將建設(shè)雙方的想法充分表達(dá)清楚，避免互相誤解影響項(xiàng)目實(shí)施。同時(shí)要做好業(yè)務(wù)部門與軟件服務(wù)商人員的銜接工作，將有關(guān)業(yè)務(wù)流程和管理方式細(xì)化為利于理解和表述的框圖或表格形式；對于技術(shù)人員提出的技術(shù)實(shí)現(xiàn)問題，要從功能性出發(fā)，調(diào)整軟件結(jié)構(gòu)保證實(shí)現(xiàn)。

3.進(jìn)行階段總結(jié)，調(diào)整實(shí)施重點(diǎn)

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)實(shí)施周期較長，需要軟件技術(shù)人員與企業(yè)管理層和業(yè)務(wù)部門形成良好互動(dòng)，才能保證最后完成的系統(tǒng)符合公司管理實(shí)際達(dá)到設(shè)計(jì)效果。因此除了按照計(jì)劃進(jìn)行推進(jìn)，還要進(jìn)行階段項(xiàng)目會議，對工作進(jìn)展和新問題進(jìn)行總結(jié)，動(dòng)態(tài)調(diào)整階段工作重點(diǎn)。

3.1前期的調(diào)研和設(shè)計(jì)要注意詳細(xì)分析管理模式和流程

對于開發(fā)進(jìn)程的兩種理解：一是開發(fā)公司的需求分析，二是應(yīng)用方的理想設(shè)計(jì)：兩種方式目的相同，但由于出發(fā)點(diǎn)不同導(dǎo)致進(jìn)程控制有很大區(qū)別。對于企業(yè)辦公系統(tǒng)的特殊性問題，一是流程與機(jī)關(guān)公文的區(qū)別，二是側(cè)重點(diǎn)的不同。

實(shí)際工作中不同部門的工作分析內(nèi)容無法整齊劃一，如果軟件人員對于細(xì)節(jié)的記錄和估計(jì)不足，會導(dǎo)致后續(xù)工作受到影響。

3.2中期項(xiàng)目會議要抓住核心流程，明確工作重點(diǎn)

項(xiàng)目進(jìn)行過程中要以工作流為中心，圍繞主要功能模塊完成實(shí)際功能，防止出現(xiàn)雙方自彈自唱的局面。軟件服務(wù)商通常習(xí)慣了利用已有的軟件版本，利用其通用性解決用戶問題，對于尚未成熟的產(chǎn)品來講就容易與使用方發(fā)生矛盾，同時(shí)軟件服務(wù)商推崇的解決方式可能與使用者的管理初衷背道而馳。

在項(xiàng)目階段會議討論中，要引導(dǎo)軟件服務(wù)商從客戶立場設(shè)身處地提出解決方案，而不是僵化地用軟件進(jìn)行套用，所舉例子不應(yīng)是其他單位的應(yīng)用（包括實(shí)際用語，中心人物，框圖的選擇），而要采用實(shí)際管理應(yīng)用進(jìn)行測試。應(yīng)盡早將軟件試用版投入測試，不要拘泥于軟件的保密性，遲遲不愿意安裝到企業(yè)服務(wù)器進(jìn)行試用；實(shí)踐證明對于軟件性能的整體把握雙方缺乏統(tǒng)一、無的放矢，是影響工程進(jìn)度的重要因素。另一方面必須向雙方明確管理流程分析的重要性，即軟件開發(fā)人員進(jìn)行通行的事前調(diào)研要認(rèn)真記錄整理不要受軟件已有版本的限制；對于軟件沒有的功能部分也要做詳細(xì)記錄，此處可能是企業(yè)重點(diǎn)關(guān)心部分；同時(shí)使用方也要做到知無不言，言無不盡，盡量將管理要點(diǎn)提供準(zhǔn)確和完備。否則走過場的方式導(dǎo)致軟件使用方期望值提高，開發(fā)方完成難度也提高。同時(shí)避免如下情況：開發(fā)方咨詢?nèi)藛T為軟件技術(shù)人員，對于調(diào)查需求有先入為主的缺點(diǎn)，同時(shí)用戶未看到相應(yīng)產(chǎn)品或類似產(chǎn)品功能的情況下，提出的方案自然以我為主，不考慮通行做法。同時(shí)對于軟件功能要做到實(shí)事求是，尤其是進(jìn)行階助能做什么不能做什么、不能做的部分通過何種方式給予解決，或是修改，或是干脆說不能，否則影響進(jìn)度。

3.3注重項(xiàng)目細(xì)節(jié)，做好建立項(xiàng)目文檔工作

要做好項(xiàng)目文檔的整理工作，包括開發(fā)技術(shù)文檔和備忘錄等。要詳細(xì)記載項(xiàng)目進(jìn)度，對項(xiàng)目變更和費(fèi)用改變要明確時(shí)間和責(zé)任人；同時(shí)對關(guān)鍵技術(shù)環(huán)節(jié)，要做好軟件備忘錄，便于使用.維護(hù)和版本控制。

對于項(xiàng)目文檔細(xì)節(jié)應(yīng)認(rèn)真審核，如框圖問題未令有關(guān)責(zé)任人修改，影。向流程設(shè)計(jì)而使問題放大；同時(shí)注意計(jì)算機(jī)流程與管理流程描述的框圖應(yīng)有所區(qū)別（保證功能一致性）。

3.4注重軟件的測試和培訓(xùn)

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)測試要采用本公司實(shí)際應(yīng)用的例子和文件進(jìn)行測試，關(guān)心數(shù)據(jù)結(jié)果、中間問題是否是軟件設(shè)計(jì)漏洞所致，對于操作的方便性和軟件統(tǒng)一性要做細(xì)致分析。關(guān)注細(xì)節(jié)，測試過程中不按固定流程進(jìn)行操作，非常利于檢驗(yàn)軟件，應(yīng)注意軟件人員和業(yè)外人士的使用心理和習(xí)慣不同。充分考慮上線風(fēng)險(xiǎn)，對業(yè)務(wù)部門有關(guān)人員測試功能期望值不能過高，要以不同身份進(jìn)行提前測試系統(tǒng)。只有真正上線使用才會凸現(xiàn)諸多問題，沒到真正使用系統(tǒng)，會因?yàn)楣ぷ鞯亩栊院筒徽J(rèn)真導(dǎo)致測試流于形式，而開發(fā)人員與業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員對軟件功能定位和實(shí)際工作暈的；中突也不會表現(xiàn)出來。

注重對新增模塊功能的測試，實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)表明此處會出現(xiàn)很多煩撫，由 于技術(shù)人員有時(shí)開發(fā)隨意性較大（版本控制能力不足）；同時(shí)營銷人員也 會出現(xiàn)未將所有信息轉(zhuǎn)達(dá)到技術(shù)人員的情況，導(dǎo)致新增模塊功能不能與預(yù)期設(shè)計(jì)統(tǒng)一，若沒有文件記載設(shè)計(jì)內(nèi)容變更會影響進(jìn)度，同時(shí)導(dǎo)致雙方信任度下降。要針對有關(guān)問題進(jìn)行記錄整理，修改，推進(jìn)到應(yīng)用，進(jìn)一步發(fā)現(xiàn)問題。

同時(shí)要注重軟件培訓(xùn)工作，對不同人員設(shè)計(jì)不同的培訓(xùn)方式：將集中培訓(xùn)和專項(xiàng)培訓(xùn)結(jié)合起來，培訓(xùn)可采用學(xué)習(xí)使用規(guī)程和網(wǎng)絡(luò)實(shí)際應(yīng)用交叉進(jìn)行。培訓(xùn)人員早期選用軟件公司技術(shù)人員，從功能性角度進(jìn)行講解和介紹；中期培訓(xùn)選擇雙方項(xiàng)目實(shí)施人員，從流程設(shè)計(jì)和部門使用入手講解；后期選擇具體業(yè)務(wù)部室人員進(jìn)行講解，主要從實(shí)際應(yīng)用的問題和失誤入手，具體指導(dǎo)實(shí)際操作步驟。通過軟件培訓(xùn)與應(yīng)用，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的各項(xiàng)功能會得到逐步的發(fā)揮，同時(shí)發(fā)現(xiàn)的問題有助于進(jìn)一步修改和二次開發(fā)。

實(shí)踐證明：辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的引入，提高了工作效率，無紙化辦公的方式降低了日常消耗同時(shí)引入了電子信息管理；以辦公自動(dòng)化系統(tǒng)為平臺，企業(yè)可以方便地引入考勤管理、檔案管理、日常個(gè)人辦公計(jì)劃和辦公總結(jié)管理等多種管理手段；而其提供的網(wǎng)上交流模塊、電子郵箱模塊和公共服務(wù)模塊等輔助功能模塊，豐富了員工與管理層交流渠道，對于倡導(dǎo)企業(yè)文化提供了更廣闊的平臺。相信隨著辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)用層次的不斷提高，其在企業(yè)現(xiàn)代化管理中的作用會更加體現(xiàn)出來。 [科]