基于project項(xiàng)目管理實(shí)訓(xùn)研究

郎宏文等

Microsoft Project 是項(xiàng)目管理工具軟件，使用Microsoft Project 軟件可以使項(xiàng)目的實(shí)施進(jìn)度與項(xiàng)目資源有效利用、和諧統(tǒng)一，提高了工作效率，能夠降低完成項(xiàng)目的成本，從而實(shí)現(xiàn)為企業(yè)提高經(jīng)濟(jì)效益的目標(biāo)。Microsoft Office Project將可用性、功能性和靈活性融合在一起，可以更加經(jīng)濟(jì)有效地管理項(xiàng)目。通過與熟悉的Microsoft Office system程序、強(qiáng)大的報(bào)表、引導(dǎo)的計(jì)劃以及靈活的工具進(jìn)行集成，可以對所有信息了如指掌，控制項(xiàng)目的工時(shí)、日程和財(cái)務(wù)，與項(xiàng)目工作組保持密切合作，同時(shí)提高工作效率。

1.Microsoft Office Project主要功能

1.1有效地管理和了解項(xiàng)目日程

使用Office Project Standard設(shè)置對項(xiàng)目工作組、管理和客戶的現(xiàn)實(shí)期望，以制定日程、分配資源和管理預(yù)算。

1.2快速提高工作效率

項(xiàng)目向?qū)且环N逐步交互式計(jì)劃輔助工具，可以快速掌握項(xiàng)目管理流程。該工具可以根據(jù)不同的用途進(jìn)行自定義，它能夠引導(dǎo)完成創(chuàng)建項(xiàng)目、分配任務(wù)和資源、跟蹤和分析數(shù)據(jù)以及報(bào)告結(jié)果等操作。直觀的工具欄、菜單和其他功能使用戶可以快速掌握項(xiàng)目管理的基本知識。

1.3利用現(xiàn)有數(shù)據(jù)，對項(xiàng)目進(jìn)行操作

Office Project Standard可以與其他Microsoft Office system程序順利集成。通過將Microsoft Office Excel和Microsoft Office Outlook中的現(xiàn)有任務(wù)列表轉(zhuǎn)換到項(xiàng)目計(jì)劃中，只需幾次鍵擊操作即可創(chuàng)建項(xiàng)目?？梢詫①Y源從Microsoft Active Directory或Microsoft Exchange Server通訊簿添加到項(xiàng)目中。

1.4構(gòu)建專業(yè)的圖表和圖示

“可視報(bào)表”引擎可以基于Project數(shù)據(jù)生成Visio圖表和Excel圖表的模板，可以使用該引擎通過專業(yè)的報(bào)表和圖表來分析和報(bào)告Project數(shù)據(jù)?？梢耘c其他用戶共享創(chuàng)建的模板，也可以從可自定義的現(xiàn)成報(bào)表模板列表中進(jìn)行選擇。

1.5有效地交流信息

根據(jù)負(fù)責(zé)人的需要，輕松地以各種格式顯示信息?？梢栽O(shè)置一頁日程或其他報(bào)表的格式并進(jìn)行打印。使用“將圖片復(fù)制到Office向?qū)В梢皂槙车貙roject數(shù)據(jù)導(dǎo)出到Microsoft Office Word中以用于正式文檔，導(dǎo)出到Office Excel中以用于自定義圖表或電子表格，或者導(dǎo)出到Microsoft Office PowerPoint中以用于清晰演示文稿。

1.6進(jìn)一步控制資源和財(cái)務(wù)

使用Office Project Standard，可以輕松地為任務(wù)分配資源，還可以調(diào)整資源的分配情況以解決分配沖突。通過為項(xiàng)目和計(jì)劃分配預(yù)算，可控制財(cái)務(wù)狀況。通過“成本資源”，可改進(jìn)成本估算。

1.7快速訪問所需信息

可以按任何預(yù)定義字段或自定義字段對Project數(shù)據(jù)進(jìn)行分組。這樣會(huì)合并數(shù)據(jù)，使您可以快速查找和分析特定信息，從而節(jié)約了時(shí)間?？梢暂p松標(biāo)識項(xiàng)目不同版本之間的更改，因此可以有效地跟蹤日程和范圍的更改。

1.8根據(jù)需要跟蹤項(xiàng)目

可以使用一組豐富的預(yù)定義或自定義衡量標(biāo)準(zhǔn)來幫助跟蹤所需的相關(guān)數(shù)據(jù)（完成百分比、預(yù)算與實(shí)際成本、盈余分析等）。可以通過在基準(zhǔn)（最多11個(gè)）中保存項(xiàng)目快照來跟蹤項(xiàng)目進(jìn)行期間的項(xiàng)目性能情況。

1.9根據(jù)需要自定義Project

可以專門針對項(xiàng)目調(diào)整Office Project Standard?？梢赃x擇與項(xiàng)目日程集成的自定義顯示字段。還可以修改工具欄、公式、圖形指示符和報(bào)表。XML、Microsoft Visual Basic for Applications （VBA）和組件對象模型（COM）加載項(xiàng)有助于數(shù)據(jù)共享和創(chuàng)建自定義解決方案。

2.應(yīng)用案例

項(xiàng)目簡介：項(xiàng)目管理覆蓋多個(gè)領(lǐng)域，甚至已經(jīng)覆蓋了日常生活領(lǐng)域。在日常生活中，最重要的事情莫過于購買一套屬于自己的房子，并利用全世界最好的裝修材料十分到位、十分十全十美地進(jìn)行裝修。在購房并裝修的過程中，為了確保房屋裝修質(zhì)量，也為了時(shí)刻掌握房屋裝修的動(dòng)態(tài)，用戶特意利用project2007進(jìn)行項(xiàng)目管理。在本項(xiàng)目中，主要包括業(yè)主方和裝修公司方。

業(yè)主方：在本案中，業(yè)主方擁有購買房屋的所有權(quán)利，并且擁有考察房產(chǎn)公司及裝修公司資質(zhì)、報(bào)價(jià)、流程等權(quán)利，同時(shí)，業(yè)主方擁有監(jiān)督、監(jiān)督、建議裝修質(zhì)量的權(quán)利。在裝修之前，業(yè)主方需要與裝修公司溝通裝修概念、裝修要求及裝修細(xì)節(jié)。在裝修之中，業(yè)主可以聘請機(jī)監(jiān)理進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)督。在裝修之后，業(yè)主方需要根據(jù)裝修合同嚴(yán)格驗(yàn)收房屋，并支付最終裝修款。

裝修公司：在本案例中，裝修公司主要負(fù)責(zé)制定裝修方案、材料預(yù)算并根據(jù)裝修方案實(shí)施裝修工程。在裝修之前，裝修公司需要與業(yè)主溝通房屋裝修要求。然后，根據(jù)業(yè)主要求與實(shí)際房屋情況，制定裝修方案及裝修圖。在與業(yè)主溝通初稿后，吸取業(yè)主建議制定裝修最終方案并設(shè)計(jì)最終裝修圖。如果業(yè)主需要包料或部分包料，還需要制定裝修材料預(yù)算，并與業(yè)主溝通。最后，簽訂裝修合同后，裝修公司便將裝修團(tuán)隊(duì)入住業(yè)主方，實(shí)施裝修工程。在裝修之后，裝修公司需要根據(jù)裝修合同進(jìn)行內(nèi)部驗(yàn)收，并通知業(yè)主方約定驗(yàn)收房屋的時(shí)間。最后，雙方驗(yàn)收完裝修工程后，按照合同要求履行接受裝修尾款的權(quán)利。

2.1創(chuàng)建項(xiàng)目計(jì)劃

在進(jìn)行管理項(xiàng)目之前，首先需要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃。包括裝修的前期準(zhǔn)備、項(xiàng)目信息、房屋材料成本預(yù)算、裝修工程計(jì)劃等的內(nèi)容。

2.2任務(wù)設(shè)置

創(chuàng)建完項(xiàng)目計(jì)劃之后，便可以管理項(xiàng)目了，對任務(wù)進(jìn)行分級管理。并且設(shè)置預(yù)計(jì)工期，同時(shí)對其他的任務(wù)進(jìn)行工期設(shè)計(jì)。對固定成本和原材料等成本進(jìn)行輸入，以備后期對項(xiàng)目的資金進(jìn)行計(jì)劃和控制。

2.3設(shè)置資源

輸入人員資源，同理完成其他人員及設(shè)備資源，材料資源等輸入，并且按照不同的標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置，包括人力資源的職位分配、工作性質(zhì)、員工工資、設(shè)備配備、原材料的供給等設(shè)置。

2.4分配資源

對于不同的員工進(jìn)行任務(wù)分配材料與成本資源，對資源進(jìn)行良好的分配并且根據(jù)要求進(jìn)行房屋裝修，做到資源合理分配，裝修工程能夠順利進(jìn)行。

2.5跟蹤進(jìn)度

對所實(shí)施的項(xiàng)目進(jìn)行項(xiàng)目的跟進(jìn)，根據(jù)甘特圖查看任務(wù)資源的詳細(xì)信息。

對項(xiàng)目的每個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤，確保項(xiàng)目能夠更好的完成。主要對房屋裝修的成本、裝修進(jìn)度、裝修質(zhì)量、工程項(xiàng)目管理等方面進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤。

2.6自定義項(xiàng)目

在完成項(xiàng)目規(guī)劃后，用戶可以根據(jù)工作習(xí)慣自定義項(xiàng)目的視圖樣式、保存位置、列標(biāo)題等內(nèi)容。并將自定義的視圖打印輸出，分發(fā)給團(tuán)隊(duì)其他成員，為交流與分析項(xiàng)目提供依據(jù)。

2.7結(jié)束項(xiàng)目

在結(jié)束項(xiàng)目之前，利用Project實(shí)現(xiàn)對項(xiàng)目進(jìn)度控制、資源控制、成本控制，并生成可視報(bào)表。還可根據(jù)工作需要，生成多個(gè)項(xiàng)目報(bào)表，根據(jù)項(xiàng)目報(bào)表進(jìn)行盈余分析，工程質(zhì)量檢驗(yàn)，房屋驗(yàn)收，結(jié)束項(xiàng)目。

【參考文獻(xiàn)】

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