加強會計電算化檔案管理

楊奕

由于信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展和信息基礎(chǔ)設(shè)施的不斷完善，我國電子政務(wù)商務(wù)、網(wǎng)絡(luò)文化教育等發(fā)展進入快車道，開始突破部門和地域限制，向交互性和互聯(lián)網(wǎng)方向發(fā)展，這些快速發(fā)展帶來相關(guān)憑單與票據(jù)的電子化，無紙化電子原始憑證也將成為一個不可回避的問題。盡管網(wǎng)絡(luò)會計的發(fā)展前景讓人矚目，但是，加強會計電算化檔案管理是一個勢在必行的工作。

1.會計電算化檔案的特點

一是，會計電算化檔案比傳統(tǒng)會計檔案具有更廣泛的內(nèi)涵。它除了包括打印輸出的記賬憑證、會計賬簿、會計報表外，主要是指電算化會計系統(tǒng)中的所有系統(tǒng)軟件、會計軟件程序及其全套文檔資料。

二是，會計電算化檔案較傳統(tǒng)會計檔案有更多的存儲形式且對存放條件要求更高。它一方面以打印輸出的紙質(zhì)賬簿、報表、憑證的形式存在；另一方面主要以硬盤或光盤的形式存在，包括存儲在計算機硬盤上系統(tǒng)正在使用的檔案資料和存儲在光盤等存儲介質(zhì)上作為備份使用的檔案資料。

三是，會計電算化檔案必須借助于一定的環(huán)境才能展現(xiàn)在使用者的面前，且使用時方便、快捷、直觀，容易產(chǎn)生一些分析結(jié)果，可以對管理和決策提供較好的支持。

四是，會計電算化檔案較傳統(tǒng)會計檔案易于修改，且不留痕跡。

2.會計電算化檔案的保管

會計電算化檔案管理作為企業(yè)一項基礎(chǔ)工作，應(yīng)由會計電算化檔案管理員專人具體負責(zé)，且不能由出納人員兼管。其崗位職責(zé)有：①按規(guī)定期限，向會計電算化系統(tǒng)各類有關(guān)人員催收會計數(shù)據(jù)備份及存檔資料，并填寫存檔清單；②負責(zé)保管存檔的機制會計檔案、機讀會計檔案和計算機系統(tǒng)檔案；③負責(zé)會計檔案的安全保密，不能擅自借出。

3.會計電算化檔案的管理

一是，適應(yīng)會計電算化系統(tǒng)向網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展的要求。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的大規(guī)模應(yīng)用和發(fā)展，以及會計核算業(yè)務(wù)量的增大、業(yè)務(wù)種類的繁多、對會計信息資料的分析與研究的深入，計算機單機處理的方式難以完成現(xiàn)有會計核算工作。同時，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展及應(yīng)用領(lǐng)域的不斷拓寬，也使會計電算化系統(tǒng)出現(xiàn)許多新的特征。為此就提出了一個挑戰(zhàn)性的課題，即會計電算化系統(tǒng)必然向網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展。

二是，做好管理的基礎(chǔ)工作，尤其是會計基礎(chǔ)管理工作。會計基礎(chǔ)工作主要指會計制度是否健全、核算程序是否規(guī)范、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是否準確、完整等，同時這也是搞好會計電算化工作的重要保證。因為計算機處理會計業(yè)務(wù)，必須是事先設(shè)置好的處理方法，因而會計數(shù)據(jù)輸入、業(yè)務(wù)處理及有關(guān)制度都必須規(guī)范化、標準化，才能使電算化會計信息系統(tǒng)順利進行。沒有良好的基礎(chǔ)工作，電算化工作的開展將遇到重重困難。

三是，提高會計人員計算機操作業(yè)務(wù)素質(zhì)。會計電算化促進了會計工作職能的轉(zhuǎn)變，對會計人員的知識結(jié)構(gòu)和素質(zhì)要求較高。同時會計電算化使會計工作的效率提高和會計人員勞動強度降低，會計人員有更多的時間參與企業(yè)的經(jīng)營管理，將促進會計工作職能發(fā)生轉(zhuǎn)變。企業(yè)應(yīng)立足于國際水準，培養(yǎng)或聘用一批高級技術(shù)人才，使他們用掌握的國際先進技術(shù)和精通的信息技術(shù)，推動會計電算化由“核算型”向“管理型”、“智能型”轉(zhuǎn)變。各基層單位應(yīng)積極支持及組織會計人員學(xué)習(xí)和提高會計電算化知識，維護軟件正常運行，掌握計算機先進技術(shù)，培養(yǎng)復(fù)合型人才，為本單位盡快建立高效的會計信息系統(tǒng)創(chuàng)造條件。

四是，在企業(yè)中，財務(wù)部門的信息化屬于起步較早的部門，積累的數(shù)據(jù)比較多。特別是一些中小企業(yè)，這些數(shù)據(jù)都分散在服務(wù)器和個人電腦中，由于用戶過于分散及管理工作過于瑣碎，疏忽了對這些機器上的數(shù)據(jù)管理，給數(shù)據(jù)的長久保存帶來很大困難。制定會計人員培訓(xùn)計劃。加強并制定實事求是的會計電算化人員培訓(xùn)計劃，并要注重實效。

4.會計電算化檔案的管理應(yīng)注意的問題

一是，要注意對電算化會計檔案中軟件文檔的管理。

這些軟件文檔是進行會計信息系統(tǒng)維護必不可少的資料，它可以幫助理解別人的設(shè)計思路和編制的源程序代碼，同時一個軟件系統(tǒng)由于主客觀的原因不可避免地會產(chǎn)生一些問題，如果沒有保存完整的軟件文檔，系統(tǒng)的維護將非常困難，甚至不可能。

二是，要注意對電算化會計檔案存儲介質(zhì)和保管的管理。

電算化會計檔案受質(zhì)量、溫度濕度、磁場等因素的影響較大，易受破壞。在管理時應(yīng)注意如下問題：（1）在選用保存會計檔案的存儲介質(zhì)時，應(yīng)特別注意選用質(zhì)量較好、可靠性較高的介質(zhì)，存儲介質(zhì)的質(zhì)量關(guān)系到會計檔案能否被使用，而紙張的質(zhì)量只會影響到使用效果；（2）對存放在存儲介質(zhì)上的會計檔案應(yīng)寫好“保護”字樣，存放在防潮、防熱、防塵、防磁的場所；（3）對存放往年會計檔案的介質(zhì)應(yīng)定期復(fù)制，如每半年復(fù)制一次且最好復(fù)制雙份存放在不同的地點，各種備份軟盤均要標明類型、備份期間、備份時間和備份人員等有關(guān)標識，以便查找；（4）對使用時間較長的存儲介質(zhì)應(yīng)定期進行替換；（5）對硬盤上的會計檔案應(yīng)定期備份到軟盤或光盤上。系統(tǒng)管理員以及會計電算化操作員應(yīng)及時制作數(shù)據(jù)備份；（6）需要對備份磁盤進行操作而又可能危及該磁盤的完整性時，應(yīng)制作復(fù)制件，使用復(fù)制件進行操作。

三是，要是注意對電算化會計檔案數(shù)據(jù)防范的管理。

進入網(wǎng)絡(luò)以后，會計信息的安全性又受到了更大的挑戰(zhàn)，主要表現(xiàn)在電腦黑客、病毒、一些網(wǎng)絡(luò)管理不善和硬件自身的損毀等問題上。在會計領(lǐng)域中電腦黑客主要是指競爭對手和專門竊取商業(yè)秘密的機構(gòu)。它們通過捕獲、查卡、信息轟炸、電子郵件轟炸、違反義務(wù)條款等方式非法侵入網(wǎng)絡(luò)，竊取數(shù)據(jù)或破壞數(shù)據(jù)。

因此，電算化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)必須要有相應(yīng)的防范措施。電腦病毒除了通過軟盤、光盤、磁帶等途徑進行傳播外，還大量通過網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進行傳播。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，電腦病毒隱蔽性更強、破壞性更大、傳播速度更快，不僅能對會計數(shù)據(jù)進行毀滅性地破壞，甚至破壞電腦硬件。

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，財務(wù)人員可通過互聯(lián)網(wǎng)隨時獲得最新的信息，網(wǎng)絡(luò)會計未來也是一種發(fā)展趨勢。它能夠幫助企業(yè)實現(xiàn)財務(wù)與業(yè)務(wù)的協(xié)同遠程報表、報賬、查賬、審計等遠程處理，實現(xiàn)動態(tài)會計核算與在線財務(wù)管理，支持電子單據(jù)與電子貨幣，改變財務(wù)信息的獲取與利用方式，使企業(yè)會計核算工作走上無紙化的階段。我們完全有理由相信，在江澤民同志“三個代表”的精神指引下，我國的電算化會計檔案管理一定可以不斷地取得成功，加快我國邁向現(xiàn)代化的步伐。