采用PDT的圖書館圖書清點(diǎn)工作實(shí)踐

畢蓉

【摘 要】圖書清點(diǎn)是圖書館的重要基礎(chǔ)工作之一。結(jié)合我院圖書館2013年暑假采用PDT進(jìn)行圖書清點(diǎn)工作，從清點(diǎn)目的、清點(diǎn)方法過程、清點(diǎn)成效等方面進(jìn)行闡述，并就圖書清點(diǎn)工作中出現(xiàn)的一些問題提出了相應(yīng)的解決辦法。

【關(guān)鍵詞】圖書館；圖書清點(diǎn)；數(shù)據(jù)采集

圖書清點(diǎn)是圖書館流通管理中一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作。通過清點(diǎn)可摸清圖書館的“家底”， 掌握館藏的實(shí)際情況，有助于提高圖書館的服務(wù)水平和管理工作質(zhì)量，并從中發(fā)現(xiàn)圖書編目、流通和館藏中的一些問題， 如書目信息與圖書不符、館藏地點(diǎn)錯(cuò)誤、條碼破損或丟失等。為準(zhǔn)確掌握現(xiàn)有館藏圖書數(shù)量，維護(hù)書目數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性， 2013年暑假圖書館對(duì)館藏圖書進(jìn)行了全面清點(diǎn)。本次清點(diǎn)工作采用匯文4.0典藏系統(tǒng)中圖書清點(diǎn)模塊，并通過便攜式數(shù)據(jù)采集器（ Portable Data Terminal， PDT）對(duì)圖書進(jìn)行清點(diǎn)，這是我院圖書館首次采用新大陸 NLS—PT—850 數(shù)據(jù)采集器。

1.館藏清點(diǎn)的目的

自2006年整體搬入新校區(qū)圖書館以來，我們還沒有對(duì)現(xiàn)有圖書進(jìn)行徹底清點(diǎn)。通過館藏清點(diǎn)，有助于了解現(xiàn)有的館藏情沉，達(dá)到架上圖書、館藏地點(diǎn)、館藏?cái)?shù)據(jù)與圖書財(cái)產(chǎn)帳一致；掌握全館藏書量及各類圖書的數(shù)量，進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，找出造成文獻(xiàn)丟失的原因，以便改進(jìn)文獻(xiàn)流通和保管工作，提高公共查詢的質(zhì)量，保證讀者成功找到想要的圖書，減少亂架率，降低拒借率；查出不適合使用需要報(bào)廢的圖書及時(shí)淘汰，以免占據(jù)空間影響?zhàn)^藏發(fā)展，保障圖書館機(jī)能正常。

2.清點(diǎn)工作的步驟

2.1圖書順架

圖書順架是為圖書清點(diǎn)工作所做的最基礎(chǔ)的準(zhǔn)備， 順架就是讓圖書按索書號(hào)一一排列起來， 目的是讓同一種書排列一起， 同時(shí)也是為了清點(diǎn)過程中能夠不間斷地找到目標(biāo)圖書。順架工作做得好能夠極大地提高清點(diǎn)圖書的效率， 降低書賬不符的幾率， 少走重復(fù)清點(diǎn)的彎路。為此，我們館在開始圖書清點(diǎn)前一個(gè)月，組織圖書館勤工儉學(xué)學(xué)生對(duì)各大書庫進(jìn)行了順架。

2.2清點(diǎn)方案的選擇

清點(diǎn)過程，匯文4.0提供按館藏地及類別兩種進(jìn)行清點(diǎn)，清點(diǎn)可以是針對(duì)某一館藏地進(jìn)行的， 某一館藏地藏書量少， 可以此館藏地建立一個(gè)批次；若藏書量大， 該館藏地可以按類別建立幾個(gè)批次分批清點(diǎn)。對(duì)于我們館采用了按館藏地新增批次進(jìn)行清點(diǎn)。要建立清點(diǎn)批次。需要注意的是，匯文系統(tǒng)只針對(duì)某一館藏地進(jìn)行清點(diǎn)， 不能對(duì)全館同時(shí)或幾個(gè)館藏地同時(shí)以同一批次進(jìn)行處理清點(diǎn)； 而且每一館藏地每天只能建立一個(gè)清點(diǎn)批次， 不能再建第二個(gè)， 對(duì)于沒有清點(diǎn)完的批次， 第二天還可以接著打開這個(gè)批次繼續(xù)清點(diǎn)。

具體步驟： 典藏→館藏清點(diǎn)→選擇清點(diǎn)批次→新增批次 →確定。

所有采集和數(shù)據(jù)處理工作完成之后，將某館藏地條碼號(hào)分別導(dǎo)入?yún)R文的清點(diǎn)模塊，進(jìn)行第一次清點(diǎn)，將未清點(diǎn)到的圖書到書架復(fù)查，將找到的圖書的條形碼再次輸入到匯文系統(tǒng)的清點(diǎn)模塊中。其他館藏地的方法，只需將對(duì)應(yīng)的條碼號(hào)以文本文件形式導(dǎo)入到匯文系統(tǒng)的清點(diǎn)模塊中即可。最后將未清點(diǎn)到的圖書狀態(tài)改為“聲明丟失”。至此，我們就完成了一個(gè)館藏地圖書的清點(diǎn)。

2.3設(shè)備與人員組分工

每個(gè)書庫各準(zhǔn)備兩臺(tái)電腦，成立數(shù)據(jù)組，主要由技術(shù)部人員擔(dān)任。負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)的接入，數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出，數(shù)據(jù)處理，保證清點(diǎn)設(shè)備的正常工作。成立數(shù)據(jù)采集組，主要由流通部人員組成。負(fù)責(zé)采集條形碼以及后期對(duì)丟失藏書的再次查找。成立 10 個(gè)小組，每組 3 人。學(xué)生兩名加老師一名，兩人翻書，一人采集，流水作業(yè)；小組間，根據(jù)事先劃分好的區(qū)域，齊頭并進(jìn)，同時(shí)進(jìn)行清點(diǎn)。我館清點(diǎn)實(shí)際速度平均每組每小時(shí)采集 600 至800冊(cè)，包括下架、采集、上架。成立編目組，主要由編目人員組成。負(fù)責(zé)問題圖書的處理。包括補(bǔ)貼條碼、修改數(shù)據(jù)、修補(bǔ)圖書等。

上面幾個(gè)小組要相互配合，保證清點(diǎn)工作全面進(jìn)行。數(shù)據(jù)采集小組每天采集完數(shù)據(jù)后，將采集器送往數(shù)據(jù)組，由數(shù)據(jù)組人員將采集的數(shù)據(jù)統(tǒng)一導(dǎo)出，數(shù)據(jù)組人員同時(shí)還需將采集器的電池充電，以供第二天采集使用。所有數(shù)據(jù)采集完畢后，還需采集編目組處理的問題圖書。

2.4具體清點(diǎn)過程

2.4.1便攜式數(shù)據(jù)采集器采集

我館采用新大陸圖書盤點(diǎn)采集器，這是一種便攜式數(shù)據(jù)采集器，又稱手持終端機(jī)、盤點(diǎn)機(jī)， 是一種條碼閱讀器與掌上電腦的組合體， 是集激光掃描、漢字顯示、數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)通信等功能于一體的高科技產(chǎn)品。

等掃描到一定的數(shù)量，我館是3000冊(cè)左右時(shí)可以通過USB接口連接電腦，進(jìn)行如下一系列操作。選中【數(shù)據(jù)交換】點(diǎn)擊【OK】鍵，進(jìn)入數(shù)據(jù)交換頁面。注意的是，進(jìn)入此頁面前，請(qǐng)確認(rèn)PT-850已經(jīng)和電腦（COM1口）連接好。

2.4.2新大陸圖書信息管理軟件書庫數(shù)據(jù)管理

在電腦上進(jìn)行如下操作，點(diǎn)擊【開始】菜單→【程序】 →【新大陸圖書信息管理軟件】后，→【盤點(diǎn)數(shù)據(jù)管理】→【導(dǎo)入盤點(diǎn)數(shù)據(jù)】→【從采集器導(dǎo)入盤點(diǎn)數(shù)據(jù)】

【盤點(diǎn)數(shù)據(jù)管理→【導(dǎo)出盤點(diǎn)數(shù)據(jù)】→【導(dǎo)出盤點(diǎn)信息到EXCEL】

另外，每次導(dǎo)入數(shù)據(jù)前， 要在新大陸圖書管理程序里進(jìn)行“盤點(diǎn)數(shù)據(jù)清空”， 否則導(dǎo)入的數(shù)據(jù)就會(huì)累加。接下來可以把EXCEL刪除所有別的內(nèi)容，只留下財(cái)產(chǎn)號(hào)，另存為文本文件，通過匯文4.0的館藏清點(diǎn)中的【文本文件數(shù)據(jù)導(dǎo)入】→回車換行→選定文件就可完成本批次館藏清點(diǎn)。

2.5清點(diǎn)完成階段的核對(duì)

清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)顯示有四類數(shù)據(jù)，分別是：“未清點(diǎn)到書刊”、“在館異常書刊”、“非本館（本類）書刊”、“館藏情況”?？梢赃x擇“未清點(diǎn)到書刊”，以索書號(hào)排序，導(dǎo)出條碼號(hào)、書名。工作人員需根據(jù)已知數(shù)據(jù)到各書庫中查找此書， 并依據(jù)查找結(jié)果在表格中圖書信息后面下做出有“√”或“×”的標(biāo)記。對(duì)漏掃圖書要用采集器進(jìn)行補(bǔ)掃以得到新的采集數(shù)據(jù)， 對(duì)放錯(cuò)館藏地的圖書“在館異常書刊”要及時(shí)更正并補(bǔ)掃。經(jīng)過反復(fù)核對(duì)仍未能找到的圖書則視為丟失。

3.數(shù)據(jù)清點(diǎn)分析

開架式的管理方式對(duì)讀者素質(zhì)提出了更高要求。借閱過程中，許多讀者經(jīng)常將圖書從書架上取下閱覽之后沒有及時(shí)的歸架。而工作人員沒有及時(shí)進(jìn)行巡架和歸架整理，從而會(huì)出現(xiàn)在匯文中有顯示，而又在庫里沒能找到這種事。另外，在平時(shí)的觀察也發(fā)現(xiàn)有少數(shù)讀者確有竊書行為。在今后的工作中一方面有必要加強(qiáng)對(duì)讀者的教育和引導(dǎo)，提醒讀者及時(shí)將取閱的圖書歸架，要愛惜圖書減少圖書的損毀，以便其他讀者使用；另一方面應(yīng)加強(qiáng)圖書的管理，加強(qiáng)安全保衛(wèi)工作，盡量減少丟書現(xiàn)象的發(fā)生。

4.結(jié)束語

圖書清點(diǎn)是一項(xiàng)十分復(fù)雜而細(xì)致的基礎(chǔ)性工作，需要全館上下齊心協(xié)力的共同努力。通過清點(diǎn)，既可以準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)圖書館藏情況，又可以堵塞保管和流通重的各種漏洞，改進(jìn)工作，維護(hù)藏書安全與完善。另外可以通過圖書清點(diǎn)，進(jìn)一步來加強(qiáng)圖書館的各項(xiàng)基礎(chǔ)工作，能夠有效地全面提高圖書館的管理水平和藏書建設(shè)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]王惠芳.館藏圖書清點(diǎn)的方法與步驟[J].農(nóng)業(yè)圖書情報(bào)學(xué)刊，2005，（10）：68-69.

[2]許培云，吉久明.館藏圖書動(dòng)態(tài)清點(diǎn)的設(shè)計(jì)與技術(shù)實(shí)現(xiàn)[J].圖書館學(xué)研究，2004，（4）：96-98.

[3]包瑞.便攜式數(shù)據(jù)采集器在圖書館的應(yīng)用[J].圖書館建設(shè)，2006，（2）：42-43.

[4]趙曉東.便攜式數(shù)據(jù)采集器在圖書館的應(yīng)用[J].圖書館學(xué)刊，2007，（4）：103-104.

[5]羅瑩瓊.淺談高校圖書館的藏書清點(diǎn)[J].圖書館工作研究，2009，（6）：39-40.