基于HRP的醫(yī)療設(shè)備維修管理探索與實(shí)踐

【作 者】陳綿康，張進(jìn)，余世準(zhǔn)，鮑俊成，張文龍，沈正海

湖北醫(yī)藥學(xué)院附屬太和醫(yī)院，十堰市，422000

0 引言

醫(yī)療設(shè)備維修和維護(hù)，是醫(yī)工部門重要日常工作之一。及時(shí)高效的維修維護(hù)服務(wù)，是臨床醫(yī)療工作得以正常開(kāi)展的前提。隨著新醫(yī)改工作的不斷深入，國(guó)家對(duì)醫(yī)療設(shè)備維修維護(hù)管理提出了更高的要求。面對(duì)十分繁雜的醫(yī)療設(shè)備維修維護(hù)工作，如何做到既能滿足臨床需求，又能符合國(guó)家法規(guī)和醫(yī)院管理的要求，已是擺在醫(yī)學(xué)工程人員面前的問(wèn)題。

實(shí)踐表明，單靠傳統(tǒng)的人工管理模式，很難破解上述難題。依靠信息化管理手段，開(kāi)發(fā)專門的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，是提高醫(yī)療設(shè)備維修效率，促進(jìn)管理工作科學(xué)化、規(guī)范化的必然選擇[1]。雖然我們?cè)缫延辛诉@方面的意識(shí)，看到了這種趨勢(shì)，但因種種原因，一直未能付諸實(shí)踐。最近，我們以醫(yī)院正在建立的HRP系統(tǒng)為基礎(chǔ)，結(jié)合自身工作特點(diǎn)，建立了醫(yī)療設(shè)備維修維護(hù)信息化管理系統(tǒng)，解決了困擾我們多年的一些難題。

1 HRP簡(jiǎn)介

醫(yī)院資源計(jì)劃系統(tǒng)（Hospital Resource Planning HRP），亦稱醫(yī)院運(yùn)營(yíng)管理系統(tǒng)，是根據(jù)醫(yī)院管理的行業(yè)特征，參照ERP（Enterprise Resource Planning 企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)）管理思想和管理理念，創(chuàng)建的一套支持醫(yī)院整體運(yùn)營(yíng)管理的管理系統(tǒng)。它與醫(yī)院早已上線的傳統(tǒng)HIS(Hospital Information System)系統(tǒng)的區(qū)別在于，HIS系統(tǒng)是一種面向醫(yī)療業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，HRP則是一種基于財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化運(yùn)營(yíng)管理系統(tǒng)[2]。HIS沒(méi)有資產(chǎn)管理功能，不可能由其搭建醫(yī)療設(shè)備的維護(hù)管理系統(tǒng)，而HRP則是包括人財(cái)物于一體的管理系統(tǒng)。HRP系統(tǒng)結(jié)構(gòu)如圖1所示，其中設(shè)備管理模塊有維修、維護(hù)（PM）管理功能，為醫(yī)療設(shè)備維修維護(hù)管理信息化提供了基礎(chǔ)。

圖1 HRP系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖Fig.1 Structural diagram of HRP system

2 醫(yī)療設(shè)備維修、維護(hù)管理需求分析

2.1 維修管理需求分析

一般醫(yī)院的儀器設(shè)備數(shù)量多在數(shù)千臺(tái)以上，每天的維修工作量，少則十幾件，多則數(shù)十件。由于設(shè)備是分布在醫(yī)院數(shù)十個(gè)不同的科室，維修人員每天都是處于一種東奔西跑的流動(dòng)作業(yè)狀態(tài)。如此特點(diǎn)的維修、維護(hù)工作，使傳統(tǒng)的人工管理模式面臨諸多難題。

(1)如何確保維修記錄的及時(shí)生成問(wèn)題

無(wú)論是從自身工作需要，還是從國(guó)家相關(guān)法規(guī)以及各種醫(yī)院管理檢查標(biāo)準(zhǔn)來(lái)看，真實(shí)的維修記錄都是必須的。由于醫(yī)療設(shè)備維修、維護(hù)工作的特點(diǎn)，在傳統(tǒng)人工管理模式下很難找到一種有效的監(jiān)管辦法，確保所有維修人員在發(fā)生維修工作后都能及時(shí)、完整、準(zhǔn)確地進(jìn)行相關(guān)工作記錄。

(2)如何保全醫(yī)療設(shè)備報(bào)修信息記錄問(wèn)題

報(bào)修記錄，是維修管理活動(dòng)重要的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。報(bào)修記錄不全，不僅會(huì)導(dǎo)致后續(xù)許多相關(guān)工作不到位，同時(shí)也可能在醫(yī)工人員和臨床科室間產(chǎn)生一些不必要的誤解與糾紛。傳統(tǒng)的電話和口頭報(bào)修方式，很容易出現(xiàn)報(bào)修信息漏記和“遺失”。

(3)如何實(shí)時(shí)掌握維修工作動(dòng)態(tài)問(wèn)題

電話或口頭報(bào)修，加上維修工作的隨機(jī)、分散、流動(dòng)性等特點(diǎn)，勢(shì)必導(dǎo)致管理者很難實(shí)時(shí)掌握整個(gè)部門的維修工作信息。必要信息的缺失，極易造成維修監(jiān)管工作不力，給本部門及臨床醫(yī)療工作帶來(lái)諸多不利影響。

(4)如何獲取有關(guān)維修工作統(tǒng)計(jì)學(xué)信息問(wèn)題

維修工作統(tǒng)計(jì)學(xué)信息，既是部門工作總結(jié)、員工工作評(píng)價(jià)的重要資料，也是改進(jìn)提高維修服務(wù)及管理水平的參考依據(jù)。充足、完整、真實(shí)的信息，是實(shí)現(xiàn)信息統(tǒng)計(jì)的前提。在傳統(tǒng)管理模式下，既難產(chǎn)生真實(shí)、足夠的原始信息，同時(shí)也難實(shí)現(xiàn)信息的統(tǒng)計(jì)分析。

2.2 維護(hù)管理需求分析

定期的預(yù)防性維護(hù)（PM），是降低設(shè)備故障發(fā)生率、提高設(shè)備安全性和使用效率的重要措施。醫(yī)療設(shè)備管理法規(guī)和各種類型的醫(yī)院管理檢查標(biāo)準(zhǔn)，都有定期維護(hù)保養(yǎng)的規(guī)定。然而，PM并不像故障維修，做與沒(méi)做，一目了然，修沒(méi)修好，有明確的標(biāo)準(zhǔn)。雖然不一定每臺(tái)設(shè)備都需要進(jìn)行定期的維護(hù)，但即便對(duì)需要進(jìn)行PM的設(shè)備金額作一限定，如僅僅針對(duì)5萬(wàn)元以上的設(shè)備，其數(shù)量也在數(shù)百臺(tái)。如此多的設(shè)備，且不談對(duì)PM深度、內(nèi)容的監(jiān)管，就連是否如期進(jìn)行了PM，也是難以監(jiān)控的，除非對(duì)所有該進(jìn)行PM的設(shè)備制定一個(gè)統(tǒng)一的周期?？梢哉f(shuō)，在傳統(tǒng)人工管理模式下，要想讓每一位工程技術(shù)人員按計(jì)劃如期執(zhí)行PM工作，幾乎是不可能的。

2.3 解決思路分析

綜上所述，傳統(tǒng)人工管理模式已經(jīng)成為醫(yī)療設(shè)備維修、維護(hù)管理的一個(gè)瓶頸，必須尋找新的方法予以突破?？v觀現(xiàn)代各種管理手段，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)無(wú)疑是一種很好的途徑?？梢韵胂?，如果能夠建立一種網(wǎng)絡(luò)報(bào)修系統(tǒng)，就可完全避免因報(bào)修信息記錄“不全”而引起的互相指責(zé)抱怨問(wèn)題。如果再在該系統(tǒng)中，對(duì)報(bào)修后的工作流程作一些特殊設(shè)計(jì)，將需要進(jìn)行監(jiān)管的一些過(guò)程與環(huán)節(jié)納入系統(tǒng)管理，并進(jìn)行必要的信息公示，就可避免一些關(guān)鍵過(guò)程和環(huán)節(jié)的失控。

3 基于HRP的維修、維護(hù)管理實(shí)踐與探索

3.1 維修管理

HRP設(shè)備維修管理模塊功能結(jié)構(gòu)如圖2所示，可以看出它是ERP(Enterprise Resource Planning)設(shè)備維修管理思想的一種移植。醫(yī)療設(shè)備維修有別于工廠設(shè)備維修，所以部分功能對(duì)醫(yī)院并不適用。根據(jù)上述管理需求分析，目前只調(diào)用了其中的“維修申請(qǐng)”、“派工單”（實(shí)際就是維修申請(qǐng)受理）、“維修單”（亦即維修報(bào)告單）等功能。

圖2 HRP維修管理功能結(jié)構(gòu)圖Fig.2 Structural diagram of HRP maintenance management

3.1.1 網(wǎng)上報(bào)修

HRP是一種分布于醫(yī)院各科室的局域網(wǎng)系統(tǒng)，由于系統(tǒng)本身已有維修申請(qǐng)功能，單從技術(shù)層面看，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上報(bào)修，不成問(wèn)題。但從操作層面看，由于醫(yī)療設(shè)備種類、數(shù)量很多，醫(yī)生、護(hù)士很忙，讓各科室接受這種報(bào)修方式，會(huì)有一個(gè)過(guò)程，現(xiàn)階段我們是傳統(tǒng)電話報(bào)修與網(wǎng)上報(bào)修并存。對(duì)電話報(bào)修和送修設(shè)備，由專人模擬科室填寫(xiě)報(bào)修申請(qǐng)。為防止報(bào)修信息“遺漏”，推行了工作日志制度，要求員工將當(dāng)日所有工作如實(shí)記入工作日志，并在次日晨會(huì)進(jìn)行報(bào)告。為簡(jiǎn)化報(bào)修手續(xù)，要求將系統(tǒng)設(shè)計(jì)為：只需填寫(xiě)資產(chǎn)卡號(hào)或設(shè)備編號(hào)，對(duì)故障作簡(jiǎn)要描述，點(diǎn)擊“確認(rèn)”即可完成故障報(bào)修（設(shè)備其它信息由系統(tǒng)從已建好的數(shù)據(jù)庫(kù)中自動(dòng)帶出）。圖3為我們的報(bào)修單式樣。

圖3 HRP維修申請(qǐng)單Fig.3 Requisition sheet of HRP maintenance

3.1.2 報(bào)修信息的處理

報(bào)修信息傳至醫(yī)工部后，必須有及時(shí)的信息反饋。由于本HRP只能通過(guò)申請(qǐng)單查詢才能看到報(bào)修信息，不方便，也不科學(xué)。為確保員工能在第一時(shí)間看到科室報(bào)修信息，在醫(yī)工部安裝一臺(tái)大屏幕液晶電視作為副顯示器，通過(guò)一專門程序，提取報(bào)修時(shí)間、科室，設(shè)備名稱、故障描述等信息，直接顯示在大屏幕電視上（紅色顯示），如圖4所示。

圖4 報(bào)修及PM預(yù)警信息Fig.4 Information of repair application and PM warning

報(bào)修信息的受理，原則上由責(zé)任人受理，責(zé)任人不在現(xiàn)場(chǎng)時(shí)，受理人員需將報(bào)修信息及時(shí)電話轉(zhuǎn)告責(zé)任人。受理方法為：選擇報(bào)修信息.→點(diǎn)擊派工單→輸入相關(guān)信息→點(diǎn)擊確認(rèn)。受理后的報(bào)修信息自動(dòng)轉(zhuǎn)為綠色，同時(shí)報(bào)修科室可通過(guò)派工單查詢派工信息。為使反饋信息更加直接，要求為系統(tǒng)新增“報(bào)修信息已收到，××工程師將在××?xí)r間到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)”的短消息功能[4]，目前該功能正設(shè)計(jì)之中。派工單生成后，責(zé)任工程師自動(dòng)插入到大屏幕電視相應(yīng)位置。

3.1.3 維修進(jìn)程及維修記錄的監(jiān)管

為實(shí)現(xiàn)對(duì)維修工作進(jìn)程及維修記錄的監(jiān)管，我們對(duì)系統(tǒng)提出了如下的設(shè)計(jì)要求。

① 報(bào)修信息一旦形成，未經(jīng)授權(quán)，任何人不能隨意修改、刪除。

② 只有經(jīng)過(guò)受理的報(bào)修信息，才能生成維修報(bào)告單。

③ 維修報(bào)告單增添維修狀態(tài)欄，設(shè)定五個(gè)選項(xiàng)，分別是“已修復(fù)”、“自修中”、“外修中”、“等待配件”、“待報(bào)廢”。僅當(dāng)完成維修記錄，并在維修狀態(tài)欄選擇“已修復(fù)”或“待報(bào)廢”，相應(yīng)的報(bào)修信息才會(huì)消失（注：僅僅是在附加顯示器上消失，系統(tǒng)內(nèi)的信息依然存在），否則報(bào)修信息將與所選維修狀態(tài)一并持續(xù)顯示在大屏幕電視上。

④ 已受理但未完成的報(bào)修信息，能隨時(shí)間的推移自動(dòng)改變顏色，以方便了解相關(guān)信息。

⑤ 為確保維修記錄的完整，將相關(guān)欄目，如維修人員、維修狀態(tài)、維修過(guò)程、配件名稱及金額等，設(shè)定為必填項(xiàng)，填寫(xiě)不完整，系統(tǒng)不予保存，并有相應(yīng)提醒（設(shè)備基本信息由系統(tǒng)自動(dòng)帶出）。處于在修和等待配件狀態(tài)的維修報(bào)告單，可隨時(shí)增添維修記錄，一旦選擇已修復(fù)和待報(bào)廢，維修報(bào)告就不能再行修改。圖5為維修報(bào)告單式樣。⑥ 報(bào)修科室可隨時(shí)通過(guò)維修報(bào)告單，查詢維修進(jìn)度信息。

圖5 維修報(bào)告單Fig.5 Report sheet of maintenance

圖6 HRP PM管理功能結(jié)構(gòu)圖Fig.6 Structural diagram of HRP PM management

3.2 PM監(jiān)管

HRP的設(shè)備PM管理功能如圖6所示。

鑒于醫(yī)療設(shè)備PM的內(nèi)容與程序、技術(shù)與方法、時(shí)間間隔與頻率，目前尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)[5]，根據(jù)我院實(shí)際，現(xiàn)階段只希望在PM計(jì)劃及其執(zhí)行監(jiān)管方面有所突破，因此僅啟用了系統(tǒng)中的PM計(jì)劃及PM報(bào)告功能。為使監(jiān)管工作人性化，要求系統(tǒng)增加PM計(jì)劃預(yù)警功能，并通過(guò)專用程序，在附加大屏幕電視上分出一個(gè)專區(qū)，顯示PM預(yù)警信息，如圖4所示。只要在系統(tǒng)中做好了PM計(jì)劃，系統(tǒng)就會(huì)按時(shí)給予足夠時(shí)間（25天）的提醒；僅當(dāng)相關(guān)責(zé)任人提交的有設(shè)備使用人員簽字的PM報(bào)告單，通過(guò)管理人員的審核，由管理人員對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行某項(xiàng)操作后，相應(yīng)預(yù)警信息才會(huì)消失。否則，預(yù)警信息將持續(xù)顯示，并在超過(guò)預(yù)警時(shí)限后自動(dòng)轉(zhuǎn)為紅色，用以警示。如此一來(lái)，哪位員工，在什么時(shí)間，該做什么PM，做與沒(méi)做，一目了然，輕松實(shí)現(xiàn)了PM的監(jiān)管。

3.3 維修信息的統(tǒng)計(jì)與分析

由于系統(tǒng)記錄了全部的維修工作信息，為有關(guān)信息的統(tǒng)計(jì)分析提供了基礎(chǔ)。提出了多達(dá)10余種的統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目，并要求能夠根據(jù)需要以直方圖、曲線圖、餅狀圖、二維圖等展示有關(guān)統(tǒng)計(jì)信息[4]、[6]，遺憾的是，該HRP本身并不具有此功能，目前尚在建設(shè)當(dāng)中。

4 結(jié)語(yǔ)

HRP系統(tǒng)項(xiàng)目的上馬，為我院醫(yī)療設(shè)備維修、維護(hù)的信息化管理，提供了一個(gè)極好的機(jī)會(huì)，解決了困擾我們多難的一些難題。信息化建設(shè)不是一蹴而就的，需要一個(gè)逐步優(yōu)化的過(guò)程。本次實(shí)踐中的一些認(rèn)識(shí)和體會(huì)，必將為我們今后的系統(tǒng)改進(jìn)或重建，提供有益的嘗試。

[1]吳向陽(yáng),張超群,杭建金,等.醫(yī)療設(shè)備維修的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)研究與設(shè)計(jì)[J].醫(yī)療衛(wèi)生裝備,2009,30(7): 25-27.

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