探討非政府部門檔案工作邊緣化的現(xiàn)狀及對策

文/海南省人民醫(yī)院院辦文書檔案室 李倩

檔案工作被忽視、被冷落是國內(nèi)普遍存在的現(xiàn)象，尤其在非政府部門，如筆者所在單位里，檔案工作普遍被單位領(lǐng)導(dǎo)不重視、被單位內(nèi)其他部門忽視、被檔案人自己輕視，邊緣化現(xiàn)象至今未緩解。

一、醫(yī)院檔案工作被邊緣化的現(xiàn)狀

作為檔案工作者，你有否遇到檔案管理設(shè)備難充實(shí)、科班檔案專業(yè)人手難配備、文件資料難收集、現(xiàn)有檔案人員接受繼續(xù)教育機(jī)會稀缺等問題？這是當(dāng)前國內(nèi)眾多非政府單位的檔案部門面臨的共同困境。邊緣化描述的是一種不入主流，沒有號召力、影響力和權(quán)威力,容易被忽視被冷落的處境。就本人所在醫(yī)院而言，檔案工作被邊緣化也很明顯，沒有檔案崗位的固有編制，引進(jìn)檔案專業(yè)科班人員難，到目前單位未配備一名檔案專業(yè)科班出身人員；多年來單位沒有成立綜合檔案部門，辦公室、人事部門、財(cái)務(wù)部門、設(shè)備部門、基建部門都散落著應(yīng)歸檔的重要資料；5年前，醫(yī)院成立綜合檔案室，按要求，每年年初，各部門都應(yīng)該將應(yīng)歸檔的檔案資料移交給綜合檔案室，但大家檔案意識不強(qiáng)，各部門為一己之利，不配合檔案資料移交工作，另一方面各部門應(yīng)歸檔的文件資料又沒有得到專業(yè)化的收集、保管，致使殘缺不全；在問題的多次發(fā)生后，單位領(lǐng)導(dǎo)也未能及時督促制止，檔案工作的質(zhì)量未能得到大的提升，被邊緣化現(xiàn)象凸顯。

二、檔案工作邊緣化的原因

究其原因，邊緣化是檔案自身利用價值沒有得到充分體現(xiàn)所致。事務(wù)的價值體現(xiàn)在其自身的滿足和外界的認(rèn)同，但也只有完善自身并創(chuàng)造了所說的被利用價值才能被認(rèn)同。對于檔案工作的自身，檔案收集不夠完整、保管不夠妥當(dāng)、提供服務(wù)的方式單一，導(dǎo)致檔案的自身價值有限，不被認(rèn)同勢必造成被邊緣化的結(jié)局。

（一）檔案部門不完善自身

檔案工作的本質(zhì)，就是做好檔案的收集、保管、提供利用，以達(dá)到維護(hù)歷史記憶的原始性、真實(shí)性、連續(xù)性，這是檔案部門不可推卸的社會責(zé)任。圍觀檔案工作的三環(huán)節(jié)，有以下之難：

1.收集難。收集工作是檔案工作起點(diǎn)與基礎(chǔ)，沒有收集，檔案工作無從談起，但日常工作中收集難處處可見。譬如，部門負(fù)責(zé)人外出開會帶回的重要資料不愿意移交檔案部門，職能部門牽頭制定的合同協(xié)議正本要自己保存，大型活動會務(wù)無檔案產(chǎn)生，基建項(xiàng)目、大型設(shè)備在驗(yàn)收環(huán)節(jié)沒有檔案工作人員參，致使資料收集整理殘缺不全，檔案的原始憑證價值和歷史查考作用被人為降低，無法有效提供利用，給單位和社會都帶來無法用數(shù)據(jù)說明地?fù)p失。檔案部門成為既往資料的一個存放點(diǎn)，不能主動為外界提供被利用的價值，檔案工作當(dāng)然會被忽略，被邊緣化。

2.保管條件差。大部分單位無專門檔案裝具、庫房小，配套設(shè)施不達(dá)標(biāo)，致使檔案存在丟失、易損毀的風(fēng)險(xiǎn)，且難以應(yīng)付突發(fā)事故，基本的檔案管理物質(zhì)設(shè)備和技術(shù)手段難以得到有效保障。就筆者本人所在單位而言，雖有120多年的歷史，但受限于醫(yī)院歷史資料難收集，至今未能編就一部成冊的院志，這不僅是醫(yī)院的損失，更是社會記憶的損失，是對歷史的不負(fù)責(zé)。但從另外一個角度而言，檔案部門未能提供相對完整的歷史資料，這也讓檔案部門失去了一次讓單位領(lǐng)導(dǎo)層重視的機(jī)會。

3.提供利用渠道有限，服務(wù)缺乏創(chuàng)新，檔案價值難以得到體現(xiàn)。檔案提供利用是檔案工作價值的集中體現(xiàn)。目前，就筆者所在醫(yī)院的檔案利用情況看，所提供利用水平低，產(chǎn)品單一，檔案僅能作為一個物件，不能成為檔案人主觀勞動的優(yōu)化產(chǎn)品，編研成果接近于零，與醫(yī)院經(jīng)營管理主流業(yè)務(wù)有所偏離，直接導(dǎo)致檔案工作價值難以得到有效體現(xiàn)。

4.檔案工作人員專業(yè)化水平低。尤其是隨科技的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，部分檔案工作人員由于自身的知識水平跟不上社會的需要，觀念落伍、方法老化，許多工作感覺力不從心，對自身所從事的檔案管理工作失去興趣，導(dǎo)致檔案工作人員積極性和主動性不高，責(zé)任心和進(jìn)取心不強(qiáng)，機(jī)械的應(yīng)付著表面的工作，對檔案管理工作中出現(xiàn)的問題不聞不問、不注意思考，自己被自己所邊緣化。

（二）檔案工作不受外界青睞

1.在社會界，特別是在新技術(shù)、新項(xiàng)目受到青睞的技術(shù)型單位（如醫(yī)院），對現(xiàn)代信息技術(shù)重視越來越強(qiáng)烈，注重對隱性知識的挖掘，忽視對顯性知識（檔案）的開發(fā)利用。而借閱性質(zhì)突出的檔案部門，在信息化水平越來越高的當(dāng)今社會，未能受到應(yīng)有的重視，工作人員受到冷落，接受繼續(xù)教育的機(jī)會少，內(nèi)心不平衡，加之在傳統(tǒng)觀念下認(rèn)為檔案工作只是看好庫房而已、毫無技術(shù)含量，從而輕視檔案工作，使得檔案館工作人員的工作熱情受到打擊。

2.在醫(yī)院內(nèi)，雖然醫(yī)院屬于公益性質(zhì)，但受自負(fù)盈虧的壓力，不得不考慮經(jīng)濟(jì)效益。檔案在現(xiàn)有的傳統(tǒng)管理模式下，價值創(chuàng)新不強(qiáng)，很難直接體現(xiàn)為有利于醫(yī)院創(chuàng)造社會效益和經(jīng)濟(jì)效益的因素而不受青睞。種種原因交集，致使檔案工作地位不高，被外界邊緣化現(xiàn)象突出。

三、如何扭轉(zhuǎn)檔案工作邊緣化的局面

任何處于邊緣的事物，它的結(jié)局要么是從邊緣重新返回中心，要么是從邊緣走向消亡。檔案是醫(yī)院經(jīng)營痕跡及成果的固化，是以文字、圖表、聲像等形式記錄整理的顯性知識，是醫(yī)院重要的基礎(chǔ)性工作，有必要爭取積極因素，讓檔案工作回歸醫(yī)院中心工作。

（一）把好入門關(guān)

檔案管理工作本是一項(xiàng)被動、單調(diào)、繁雜、機(jī)械化而又默默無聞的管理活動，工作的程序化明顯，它需要工作人員對本工作充滿愛、擁有良好的業(yè)務(wù)知識，有甘于寂寞的心理素質(zhì)。因此，在確定檔案部門工作人選時，衡量人選的心理素質(zhì)是首選，因?yàn)椋?在一個群體中，一人的情緒容易通過感染和模仿等途徑蔓延開，或?qū)⒊蔀槿后w行為，工作人員邊緣化的心態(tài)對日后的檔案管理工作埋下了隱患，因此這一現(xiàn)象必須得到關(guān)注。

（二）配備專業(yè)人員

醫(yī)院如何創(chuàng)新檔案價值，凸顯檔案工作價值，提升檔案工作地位，配備專業(yè)化的檔案工作人員是關(guān)鍵。檔案人未接受系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識培訓(xùn)，沒有相應(yīng)的理論知識框架，即使擁有十足的責(zé)任心，雖能做好現(xiàn)有檔案資料的收集、保管，也難以提高檔案的利用質(zhì)量，因?yàn)槿狈碚撝R，就難于鑒定材料的歸檔標(biāo)準(zhǔn)、難于開展編研，而恰恰正是后面的這兩項(xiàng)工作，更能生產(chǎn)出有利檔案轉(zhuǎn)化成能參與醫(yī)院日常工作的產(chǎn)品，如按類別編輯檔案資料，以復(fù)印件裝訂成冊提供利用，在各部門因相關(guān)工作需要查閱檔案時，可以在短時間內(nèi)了解到該項(xiàng)工作的前因后果及歷史沿革。知識的系統(tǒng)性、全面性及查閱時間的高效性能使檔案工作的社會地位逐步提高。

（三）開展廣泛深入的檔案宣傳

大力宣傳以增強(qiáng)社會檔案意識。產(chǎn)品再好也需要一定的營銷手段，宣傳檔案的利他性，擴(kuò)大檔案工作在醫(yī)院內(nèi)的影響力非常關(guān)鍵。宣傳的方式有很多，可以直接向分管院領(lǐng)導(dǎo)介紹、可以通過紙質(zhì)通知告知全院，也可以通過網(wǎng)絡(luò)在院內(nèi)宣傳，還可以申請組建醫(yī)院檔案專業(yè)委員會，讓多產(chǎn)檔案的部門負(fù)責(zé)人成為委員，共同參與到醫(yī)院檔案管理工作的決策中來，以達(dá)到爭取院領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人的信賴與支持，讓職工了解檔案、認(rèn)識檔案、利用檔案，促使檔案工作融入到醫(yī)院的主流工作中，扭轉(zhuǎn)檔案總被束之高閣的態(tài)勢。同時打造檔案工作人員良好的服務(wù)形象，注重宣傳檔案工作的先進(jìn)人物、先進(jìn)業(yè)績，進(jìn)一步增強(qiáng)作為檔案工作者的光榮感和自豪感。擴(kuò)大檔案工作的服務(wù)外延，讓檔案人不再深居館內(nèi)，改變傳統(tǒng)的封閉性視野，轉(zhuǎn)變觀念，為單位大眾服務(wù)，滿足醫(yī)院各方面的檔案需求，并通過檔案人，把檔案服務(wù)功能延伸入臨床一線、入機(jī)關(guān)、入決策者的臺面。人被利用是光榮的，檔案人的工作成果能有利于他人的工作，將增強(qiáng)檔案工作人員的榮譽(yù)感、自豪感，強(qiáng)化工作的自覺性與積極性，推動檔案事業(yè)的創(chuàng)新與進(jìn)步。

（四）定期開展具有針對性的培訓(xùn)

有計(jì)劃安排檔案工作人員接受繼續(xù)教育，不斷提高檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，尤其是讓非檔案專業(yè)科班出身的檔案工作人員綜合素質(zhì)得以提升，讓檔案工作業(yè)務(wù)骨干積極參加各項(xiàng)現(xiàn)代化管理業(yè)務(wù)技能知識培訓(xùn)，使之掌握檔案管理的現(xiàn)代化技術(shù)，逐步從繁瑣的手工勞動中解脫出來，擁有更多的時間和精力開展檔案資料的編研和利用等工作，以適應(yīng)實(shí)際工作的需要。

（五）建立健全考核激勵機(jī)制

考核激勵機(jī)制是一種具有競爭精神科學(xué)的獎勵制度，它的運(yùn)行能夠創(chuàng)造出一種良性的競爭環(huán)境，同時它也是一種人性化的管理機(jī)制。建立健全檔案工作的考核獎勵機(jī)制，它的目的也在于最大限度的調(diào)動檔案工作人員的自覺性、積極性和創(chuàng)造能力，不斷開發(fā)和利用檔案信息資源，為醫(yī)院提供服務(wù)。如從物質(zhì)和精神上進(jìn)行鼓勵，鼓勵檔案館工作人員為實(shí)現(xiàn)自己的價值努力奮斗，也在醫(yī)院內(nèi)部促成一種尊重知識、尊重人才、尊重創(chuàng)新的良好文化氛圍，在全院內(nèi)營造良好的檔案文化氛圍，以促進(jìn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，

檔案工作不可或缺的地位決定了檔案邊緣化的窘態(tài)應(yīng)為階段性的，改善該項(xiàng)工作的方式也是多緯度的。作為檔案工作人員我們力所能及的努力就是從自己的緯度出發(fā)，要用心探索，積極爭取，竭自己主觀能動性，創(chuàng)檔案服務(wù)新局面，盡檔案工作的社會責(zé)任，必將有利于推動檔案工作向單位中心工作靠攏而改變被邊緣化的窘態(tài)。

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