社區(qū)服務(wù)中心檔案管理規(guī)范化探討

文/吉林省洮南市社區(qū)服務(wù)中心 高東輝；吉林省洮南市社會救助事業(yè)中心 王思南

社區(qū)屬于人們在日常生活中不可或缺的綜合性集體機構(gòu)，其承載著人們在日常生活中各個方面的需要，并且還承載著落實國家制定相關(guān)政策法規(guī)的重要任務(wù)，社區(qū)檔案的管理工作則是社區(qū)非常重要的基礎(chǔ)性工作之一，其不但真實的反映著社區(qū)不斷發(fā)展的歷史，同時還記錄著社區(qū)在各個方面取得的建設(shè)成績，無論對于社會又或者是社區(qū)建設(shè)，其都具備著不可或缺的作用。

一、社區(qū)檔案管理工作的特點

（一）社區(qū)檔案管理工作的服務(wù)型

在社區(qū)的建設(shè)工作中，檔案管理承擔(dān)了許多的服務(wù)興致的工作，其主要表現(xiàn)在檔案管理所針對的內(nèi)容及對象，而其工作方向從社區(qū)行政管理工作逐漸覆蓋到關(guān)于人民群眾日常生活的各個方面。社區(qū)檔案管理工作的宗旨是服務(wù)與廣大人民群眾，其需要通過人民群眾的相關(guān)信息來組織活動，從而其到推動人民群眾之間相互溝通的橋梁作用。

（二）社區(qū)檔案管理工作的自主性

社區(qū)檔案管理工作中的自主性是由國家當(dāng)前行政體制改革來決定的，行政管理機構(gòu)將責(zé)任明確到各個部門，以此來提升部門的工作自主性與積極性。而社區(qū)檔案管理工作的責(zé)任屬于社區(qū)居民委員會所有，在責(zé)任權(quán)利等到明確以后，工作可以更加順利的進行。

（三）社區(qū)檔案管理工作的超前性

傳統(tǒng)的社區(qū)檔案管理工作通常是在活動結(jié)束以后，針對該次活動相關(guān)的記錄行材料進行整理，這屬于一種事后的整理。而新時期社區(qū)開展各種活動是以社區(qū)檔案管理工作為基礎(chǔ)的，所以新的社區(qū)檔案管理工作則要求具備超前性。

二、目前社區(qū)檔案管理工作的基本情況

進入到二十一世紀以來，各地社區(qū)檔案部門根據(jù)國家檔案局關(guān)于社區(qū)檔案管理工作的總體要求與部署，根據(jù)實際情況采取措施，并通過整合社區(qū)檔案資料及對社區(qū)建檔等各種方式，主動積極的進行社區(qū)檔案管理工作，取得了較大的成績。但是因為受到許多相關(guān)體制、實際條件以及傳統(tǒng)觀念的約束，社區(qū)檔案管理工作或多或少的存在著一些問題及相對薄弱的地方。首先是思想上認知不夠，對社區(qū)檔案管理的重視程度不足。許多社區(qū)根本沒有將社區(qū)檔案管理工作納入日常議事日程，在實際工作的安排上，過于偏重處理繁雜事情及完成上級布置的任務(wù)，往往忽略了收集整理檔案資料的相關(guān)實物及圖像以及積累檔案管理的資源；其次基礎(chǔ)設(shè)施落后，檔案散失嚴重。由于社區(qū)辦公經(jīng)費緊張，基礎(chǔ)條件不到位，缺乏專人統(tǒng)一管理，檔案資料分散保存問題突出，造成檔案材料散失甚至損壞；最后是檔案業(yè)務(wù)不熟，管理缺失。由于社區(qū)整體工作起步遲，工作人員由街鄉(xiāng)基層單位選派，多為新手，業(yè)務(wù)能力參差不齊，特別是對檔案基礎(chǔ)知識和基本要求了解不夠，對檔案資料的收集、整理、分類、歸檔不甚規(guī)范，許多有價值的文件材料不能及時歸檔，檔案收交、查閱、利用等管理制度不健全，缺乏約束力。

三、社區(qū)檔案管理規(guī)范化措施

（一）強化宣傳，加強檔案意識

社區(qū)檔案管理工作關(guān)系到社區(qū)居民委員會的種種工作的開展，僅僅依靠檔案部門來工作是不夠的，必須應(yīng)用多種多樣的方式，積極組織社區(qū)居民委員會工作人員學(xué)習(xí)與宣傳《中華人民共和國檔案法》，加強社區(qū)居民委員會工作人員的檔案觀念，將社區(qū)檔案管理工作與領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任掛鉤，以此來保證社區(qū)檔案的完整。

（二）健全檔案管理，建設(shè)合理的社區(qū)檔案管理制度

根據(jù)社區(qū)檔案管理工作的需求，制定并健全社區(qū)檔案管理的相關(guān)制度，促進社區(qū)檔案管理工作納入法制軌道。加強對檔案管理辦公用品的投資，完善社區(qū)檔案管理條例，要將制約社區(qū)檔案管理工作發(fā)展的因素一一解決。

（三）加大對檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)與指導(dǎo)工作

積極組織各個社區(qū)檔案部門的工作人員參與關(guān)于檔案的培訓(xùn)，讓其了解檔案整理與立卷等規(guī)范的工作形式，同時還需要對社區(qū)工作相關(guān)知識有一定的了解。社區(qū)檔案管理工作人員只有熟練掌握社區(qū)檔案工作的詳細步驟以及了解社區(qū)工作的相關(guān)職能與性質(zhì)，才可以在日常工作中做好社區(qū)檔案管理工作。

（四）加大檔案管理的信息化建設(shè)

社區(qū)檔案管理工作要提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，就必須加大檔案管理信息化建設(shè)的步伐。當(dāng)今世界計算機和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，國內(nèi)計算機檔案管理的網(wǎng)絡(luò)程度也在持續(xù)強化。而檔案人員必須要通過現(xiàn)代化的先進技術(shù)以及先進的管理觀念來強化社區(qū)檔案管理工作，并改善檔案管理中存在的那些不合理的手段和方式。要落實好電子企業(yè)檔案的網(wǎng)絡(luò)安全工作，針對一些十分重要的檔案文件，需要應(yīng)用非常嚴格的保密方式，實施重點保護。另外，要盡量保障一些關(guān)系到商業(yè)機密及知識產(chǎn)權(quán)的檔案文件的完整。與此同時，社區(qū)檔案部門的工作人員要積極學(xué)習(xí)，拓寬知識面，掌握工作所相關(guān)的知識以及行業(yè)的現(xiàn)狀與未來，提升自己的綜合素質(zhì)，應(yīng)用現(xiàn)代化的科學(xué)裝備與技術(shù)，應(yīng)用先進的管理方法進行指導(dǎo)及改善檔案工作，這樣才能做好社區(qū)檔案的管理工作。

（五）明確社區(qū)檔案管理工作的職責(zé)，加大監(jiān)督力度

將要將社區(qū)檔案管理工作納入到社區(qū)日常工作的會議中去，在會議中明確社區(qū)檔案管理工作的職責(zé)。因為社區(qū)檔案管理工作涉及的內(nèi)容非常廣泛，內(nèi)容相對也比較繁雜，所以必須要將相關(guān)的責(zé)任落實到社區(qū)檔案管理部門中去，要將社區(qū)檔案工作規(guī)范化管理，并且通過應(yīng)用社區(qū)檔案部門自查、人民群眾監(jiān)督與相關(guān)職能部門監(jiān)管相結(jié)合的管理方針，同時應(yīng)用經(jīng)濟、法律及行政的手段，將社區(qū)檔案管理工作規(guī)范化。社區(qū)檔案部門及其工作人員在日常社區(qū)檔案管理工作中也要發(fā)揮其職能效應(yīng)，做好自己的本職工作，促進社區(qū)檔案管理工作的規(guī)范化運作。

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