淺談航道工程檔案的管理

文/泰州市航道管理處 李愛榮

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，越來越多的航道工程建設(shè)有條不紊地施工，相應(yīng)地產(chǎn)生了大批量的航道工程檔案。為加強(qiáng)檔案管理，提高檔案管理水平，更好地為交通事業(yè)服務(wù)，交通部，江蘇省交通廳相應(yīng)地制定了《交通檔案管理辦法》、《航道建設(shè)管理規(guī)定》、《航道工程竣工驗(yàn)收辦法》《水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法》等一系列規(guī)定，如何不執(zhí)不扣地按照規(guī)范整理工程資料，就這點(diǎn)本人想談?wù)劵鶎訂挝缓降拦こ虣n案管理的一些看法。

一、航道工程檔案的特點(diǎn)

航道工程建設(shè)項(xiàng)目投資大，周期長，參建單位多，環(huán)節(jié)多，內(nèi)部協(xié)作復(fù)雜，所形成的檔案有如下特點(diǎn)：

（一）種類多，數(shù)量大

航道工程是一個(gè)系統(tǒng)工程，從項(xiàng)目立項(xiàng)到設(shè)計(jì)審批，工程準(zhǔn)備到施工，竣工驗(yàn)收長達(dá)半年甚至于幾年。長時(shí)間產(chǎn)生的文件包括項(xiàng)目建議書，審批文件，設(shè)計(jì)，勘測(cè)，招投標(biāo)文件，配套工程，施工文件，竣工圖紙，技術(shù)鑒定等資料，并經(jīng)文字，圖表，聲像，照片等記載，形成的數(shù)量大，種類多的航道工程檔案。

（二）價(jià)值高

工程檔案可以直觀的反映出工程的質(zhì)量。工程建設(shè)程中，我們的施工記錄，工程建設(shè)進(jìn)度，及一些建設(shè)節(jié)中的隱性內(nèi)容等都是組成我們工程檔案的內(nèi)容。工程在竣工后，我們無法用肉眼看到工程建設(shè)的過程，也無法檢測(cè)建設(shè)過程的效果。但我們可以利用已有的圖紙，現(xiàn)場(chǎng)的施工記錄來還原整個(gè)施工過程，找出施工過程中的質(zhì)量問題。工程質(zhì)量問題主要有施工組織，及施工過程中的質(zhì)量控制來保證。保存好工程檔案，可以更好的發(fā)揮施工組織，及施工計(jì)量控制的效率。如果涉及到質(zhì)量評(píng)定，事故原因分析，隱蔽工程施工，竣工驗(yàn)收，檔案都是日常管理中不可替代的重要依據(jù)，也是工程建成后進(jìn)行工程維護(hù)，運(yùn)行管理不可缺少的參考資料。

（三）專業(yè)性強(qiáng)

航道工程建設(shè)涉及面廣，牽涉到供電、通訊、消防、、環(huán)保、建設(shè)等各方面，形成的檔案專業(yè)性強(qiáng)、綜合性強(qiáng)。

二、航道工程檔案管理存在的問題

（一）重工程建設(shè)，輕檔案管理

由于經(jīng)濟(jì)利益或趕工期等原因，往往重建設(shè)、輕管理，重竣工、輕保存的問題，致使工程檔案管理的機(jī)構(gòu)、人員、經(jīng)費(fèi)、庫房等得不到有效落實(shí)。

（二）管理制度不健全，且管理執(zhí)行不到位

工程周期長、流程長、階段多、涉及部門多等特點(diǎn)，檔案具有多樣性、復(fù)雜性、成套性等特點(diǎn)，工程檔案種類多，不易科學(xué)分類；檔案內(nèi)容多，有前期準(zhǔn)備類、中期監(jiān)理類、施工類、后期竣工圖類、竣工驗(yàn)收類等，難以準(zhǔn)確編排；檔案載體形式多，有紙質(zhì)文件材料、表格圖紙資料、照片及光盤檔案等，難以正確歸檔難；檔案形成單位多，有建設(shè)、環(huán)境、設(shè)計(jì)、勘察、監(jiān)管、施工、安裝、消防、審計(jì)等，工程檔案收集齊全完整難；檔案整理環(huán)節(jié)多，規(guī)范整理難度大；檔案數(shù)量多，頁數(shù)、件數(shù)、卷數(shù)及套數(shù)等都較多，正確統(tǒng)計(jì)難度大。

（三）檔案管理人員配備不足，工程建設(shè)檔案管理體制不完善

由于工程建設(shè)單位人員和經(jīng)費(fèi)的原因，許多單位沒有建立工程檔案管理部門，檔案管理不健全。參建單位配備的專職檔案人員少，多為兼職人員，檔案管理人員工作穩(wěn)定性差，而且對(duì)航道工程檔案的收集、整理、規(guī)檔不熟悉，使得案卷質(zhì)量差，無法達(dá)到檔案管理要求。

（四）檔案管理現(xiàn)代化水平不高，未能實(shí)現(xiàn)資源共享

檔案管理現(xiàn)代化程度不能適應(yīng)單位和工程建設(shè)快速發(fā)展的需要，沒有應(yīng)用專業(yè)的檔案管理軟件。許多參建單位沒有應(yīng)用專業(yè)的檔案管理軟件，計(jì)算機(jī)應(yīng)用僅是打字的水平，影響了檔案管理的工作效率和經(jīng)濟(jì)效益。在實(shí)際工作中，參建單位重視紙質(zhì)文件的歸檔，輕視電子文件的歸檔，紙質(zhì)文件與電子文件未能同步歸檔，航道工程檔案信息不能實(shí)現(xiàn)共享。

三、加強(qiáng)工程檔案管理的措施和對(duì)策

（一）領(lǐng)導(dǎo)要高度重視工程檔案工作

通過檔案法律、法規(guī)普及及宣傳等方式方法，讓領(lǐng)導(dǎo)從檔案實(shí)際應(yīng)用中認(rèn)識(shí)到檔案工作在整個(gè)工程建設(shè)中的重要作用和地位，從而在各方面給予支持，促進(jìn)檔案工作健康協(xié)調(diào)發(fā)展。

（二）依法規(guī)檔，樹立依法管理的意識(shí)

江蘇省交通廳航道局二00九年編印的，《航道建設(shè)項(xiàng)目檔案管理文件匯編》，下發(fā)到各工程建設(shè)指揮部和各基層單位，通過工作會(huì)議、座談交流、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、檔案法制知識(shí)競(jìng)賽等多種形式，大力宣傳工程檔案法制化、規(guī)范化管理的重要意義和作用。認(rèn)真學(xué)習(xí)，貫徹落實(shí)各項(xiàng)文件規(guī)定，提高思想素質(zhì)和理論水平，實(shí)行依法治檔。

（三）增強(qiáng)檔案意識(shí),嚴(yán)格履行職責(zé)

建設(shè)行政主管部門在建設(shè)單位辦理工程規(guī)劃許可或者工程施工許可時(shí),與建設(shè)單位簽訂工程建設(shè)檔案責(zé)任書,明確建設(shè)單位以及施工、監(jiān)理等參建各單位在工程建設(shè)檔案管理方面的責(zé)任和義務(wù),并監(jiān)督執(zhí)行。建設(shè)單位在工程開工前,應(yīng)將本單位各部門和參建單位有關(guān)工程檔案的形成、積累、整理、歸檔等工作標(biāo)準(zhǔn)和要求,以正式文件的形式印發(fā),以便于各單位(部門)檔案人員收集相關(guān)資料,使應(yīng)當(dāng)歸檔的各類文件材料“顆粒歸倉”。

（四）制定明確的崗位責(zé)任，進(jìn)行考核并與獎(jiǎng)懲掛鉤

工程建設(shè)是百年大計(jì)，有了工程沒有檔案將后患無窮。成立工程建設(shè)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，建立檔案工作人員網(wǎng)絡(luò)體系，明確每人的工作職責(zé)，加強(qiáng)考核，建立健全項(xiàng)目檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度，建立切合實(shí)際的項(xiàng)目檔案工作管理體制和工作程序。定期召開工程建設(shè)檔案工作會(huì)議，及時(shí)布置相關(guān)的檔案整理工作。

（五）加強(qiáng)專業(yè)化指導(dǎo)和培訓(xùn)，提高基層檔案工作人員檔案管理水平

講解工程檔案的收集標(biāo)準(zhǔn)、分類編號(hào)、整理步驟和申報(bào)資料、驗(yàn)收程序等，并將現(xiàn)場(chǎng)操作示范和組織參觀有機(jī)結(jié)合起來，現(xiàn)場(chǎng)講解有關(guān)注意事項(xiàng)，講解案卷、案卷目錄的填寫，圖紙折疊是否規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。

（六）培養(yǎng)一批專業(yè)化工程檔案整理人員到指導(dǎo)工作崗位上去

對(duì)于政策理論性強(qiáng)，具有豐富管理知識(shí)和管理經(jīng)驗(yàn)，善于協(xié)調(diào)溝通，并對(duì)整個(gè)工程前期直至驗(yàn)收竣工整個(gè)工程形成的文件、圖紙、照片、視頻等資料十分了解的專業(yè)人才進(jìn)行重點(diǎn)培養(yǎng)，工程檔案整理需要這種新型復(fù)合式專業(yè)技術(shù)人才。

（七）通過網(wǎng)絡(luò)開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)

航道工程多數(shù)在荒田野地施工，人員地點(diǎn)變動(dòng)頻繁，容易造成檔案資料中存在問題和欠缺，為了提高收集質(zhì)量和減少遺漏，主管單位應(yīng)主動(dòng)提前介入，進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。將一些常識(shí)規(guī)范性文件放在航道網(wǎng)站上，建立航道檔案工作群，可以隨時(shí)隨地通過QQ聯(lián)系。這樣新老基層檔案人員只要瀏覽網(wǎng)站就可以了解學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)，歸檔原則。既可以對(duì)航道工程檔案整理中的新要求及時(shí)查閱，又保證在檔案整理過程中不出現(xiàn)原則性的錯(cuò)誤，提高了自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技術(shù)水平。在集中的業(yè)務(wù)指導(dǎo)培訓(xùn)時(shí)，減少基礎(chǔ)性知識(shí)的培訓(xùn)，增加具體問題的交流和探討時(shí)間，提高檔案人員的實(shí)戰(zhàn)能力。緩解了業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員少，而基層工程檔案工作需求量大，工程建設(shè)點(diǎn)分散，戰(zhàn)線長的矛盾。節(jié)省了時(shí)間和費(fèi)用，讓出時(shí)間來解決工作中的突出問題，獲得指導(dǎo)信息也非常方便，提高業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作效率和質(zhì)量。

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