《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》對(duì)高校電子文件中心建設(shè)的啟示

文/陜西漢中陜西理工學(xué)院檔案館 王楊帆

一、《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》的發(fā)布

2010年6月，國(guó)家檔案局發(fā)布了《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》（以下稱(chēng)《指南》），明確了數(shù)字檔案館建設(shè)是實(shí)現(xiàn)“十二五”期間檔案事業(yè)發(fā)展的重要著力點(diǎn)和支撐點(diǎn)，數(shù)字檔案館建設(shè)順應(yīng)了時(shí)代潮流和檔案事業(yè)發(fā)展面臨的新形勢(shì)、新特點(diǎn)、新要求。信息化帶動(dòng)戰(zhàn)略是國(guó)家戰(zhàn)略，數(shù)字檔案的建設(shè)必將帶動(dòng)檔案事業(yè)各項(xiàng)工作全面健康的發(fā)展。

《指南》進(jìn)一步明確了數(shù)字檔案館的重點(diǎn)任務(wù)，數(shù)字檔案館建設(shè)是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，是長(zhǎng)期的建設(shè)任務(wù)，不可一蹴而就。當(dāng)前主要面臨三項(xiàng)任務(wù)，一為電子文件歸檔與管理，關(guān)系到檔案事業(yè)可持續(xù)推進(jìn)發(fā)展，是拓展檔案事業(yè)生存空間的問(wèn)題，是我們的職責(zé)擔(dān)當(dāng)，應(yīng)該為重中之重；二為檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，關(guān)系到檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展，能顯著提高檔案工作的水平；三為數(shù)字檔案館服務(wù)平臺(tái)建設(shè)，此為曝光度最高，社會(huì)效益最大的項(xiàng)目，能彰顯檔案信息化建設(shè)的成效。

二、高校電子文件中心建設(shè)

在高校大力推進(jìn)數(shù)字校園建設(shè)的背景下，在電子校務(wù)及各種業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)中形成的電子文件記錄了學(xué)校在教務(wù)管理、科研管理、學(xué)生管理、財(cái)務(wù)管理等工作中形成的大量有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等信息。而電子文件易于提供利用的特點(diǎn)更是迫切的需要將這些有價(jià)值的電子文件保存起來(lái)并以方便的形式提供利用。

目前高校各個(gè)部門(mén)都保存著大量的有價(jià)值的電子文件，或存放在相對(duì)獨(dú)立的信息系統(tǒng)中，沒(méi)有統(tǒng)一的機(jī)構(gòu)對(duì)這些電子文件的真實(shí)、完整、有效負(fù)責(zé)并考慮如何構(gòu)建電子文件收集、管理、利用體系。因此高校電子文件中心的建設(shè)就顯得非常的迫切。

三、《指南》對(duì)高校電子文件中心建設(shè)的啟示

高校的電子文件中心是一個(gè)介于文件形成單位和檔案館之間的一個(gè)過(guò)渡性文件檔案管理機(jī)構(gòu)。電子文件中心并不是數(shù)字檔案館，電子文件中心存儲(chǔ)的電子文件也不是館藏的數(shù)字檔案。電子文件中心儲(chǔ)存的電子文件的范圍也往往大于歸檔材料的范圍。各立檔單位最后還要將各類(lèi)電子文件整理好后提交給檔案館進(jìn)行歸檔。但是電子文件中心作為一個(gè)保存，管理，提供利用服務(wù)的系統(tǒng)，其在功能上與數(shù)字檔案館有很多的相似之處，因此《指南》的發(fā)布對(duì)高校電子文件中心的建設(shè)也是有非常重要的啟示作用。

（一）《指南》對(duì)高校電子文件中心總體建設(shè)目標(biāo)規(guī)劃的啟示

作為一個(gè)電子文件中心，其基本功能就是對(duì)電子文件的“收集、管理、存儲(chǔ)、利用”并實(shí)現(xiàn)各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化?！吨改稀分袑?duì)建設(shè)原則的要求，建設(shè)內(nèi)容的分解，建設(shè)步驟的劃分都給高校電子文件中心的建設(shè)提供了良好的借鑒。

（二）《指南》對(duì)高校電子文件中心系統(tǒng)管理功能設(shè)計(jì)的啟示

《指南》將數(shù)字檔案館的四項(xiàng)基本業(yè)務(wù)功能“收集、管理、保存、利用”具體化為系統(tǒng)中的用戶(hù)權(quán)限管理、系統(tǒng)日志管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、系統(tǒng)及其數(shù)據(jù)安全維護(hù)等功能。這些數(shù)字檔案館的主要功能也同樣適用于電子文件中心。電子文件中心之所以稱(chēng)為中心，首先應(yīng)該大量收集學(xué)校各個(gè)單位產(chǎn)生的有保存和利用價(jià)值的電子文件，并提供各種文件的接收方式，方便各單位將電子文件移交給電子文件中心。為保證電子文件的可用性和易用性，在接收電子文件的同時(shí)還應(yīng)該對(duì)電子文件進(jìn)行著錄、整理、分類(lèi)、鑒定等操作。

（三）《指南》對(duì)高校電子文件中心服務(wù)平臺(tái)建設(shè)的啟示

電子文件中心作為一個(gè)中心，具有其天然的公共性、平臺(tái)性，其內(nèi)容來(lái)源于廣大師生，并服務(wù)于廣大師生，因此其提供服務(wù)必然是依賴(lài)于校園網(wǎng)。其在軟硬件及網(wǎng)絡(luò)配置的選擇上也首先應(yīng)當(dāng)考慮校園網(wǎng)的實(shí)際情況，軟件選擇上應(yīng)盡可能的兼容校園網(wǎng)已有的其他各類(lèi)信息系統(tǒng)，而在硬件選擇上則應(yīng)該考慮電子文件中心未來(lái)的吞吐量，配置性能較高的服務(wù)器和容量較大的存儲(chǔ)單位。在網(wǎng)絡(luò)配置上考慮到未來(lái)可能有大容量的電子文件遠(yuǎn)程上傳到電子文件中心，因此應(yīng)該盡量使用光纖網(wǎng)絡(luò)及大型交換機(jī)來(lái)組網(wǎng)，保證未來(lái)在線(xiàn)接收電子文件的速度。

（四）《指南》對(duì)高校電子文件中心信息資源建設(shè)的啟示

高校電子文件中心的信息資源建設(shè)首先要摸清學(xué)校各教學(xué)單位和職能部門(mén)形成了哪些電子文件，明確學(xué)校已有的電子文件資源狀況，建立電子文件的目錄體系，最終目標(biāo)是匯集、整合校內(nèi)所有需要保管的數(shù)字資源，向?qū)W校師生提供數(shù)字資源檢索與利用服務(wù)。

在電子文件中心的軟硬件設(shè)施建設(shè)完成后，首先要做的事情就是搶救性收集已有的電子文件，對(duì)那些面臨“消亡”的電子文件進(jìn)行搶救性的收集、整理、保管是高校電子文件中心進(jìn)行信息資源建設(shè)的首要任務(wù)。目前，在各高校的電子文件收集中，除電子公文外，其他各類(lèi)電子文件的收集工作嚴(yán)重不足，尤其是大量存在于各院系的教學(xué)與科研相關(guān)的電子文件基本都沒(méi)有進(jìn)行集中的管理，因此在電子文件中心的信息資源建設(shè)工作中，應(yīng)該將針對(duì)教學(xué)單位的信息收集工作列為重點(diǎn)。雖然電子文件中心保存的電子文件類(lèi)型可能比較雜亂，但為了方便保管和提供利用，對(duì)保存在電子文件中心的電子文件進(jìn)行整理的時(shí)候，也應(yīng)當(dāng)參照《DA/T46-20文書(shū)類(lèi)電子文件元數(shù)據(jù)方案》進(jìn)行整理，便于信息用戶(hù)對(duì)電子文件進(jìn)行檢索。

基于電子文件中心保存的電子文件易于提供利用的特點(diǎn)，為進(jìn)一步提高電子文件中心的服務(wù)水平，也應(yīng)當(dāng)將部分館藏檔案數(shù)字化之后存儲(chǔ)在電子文件中心，為廣大師生提供方便的服務(wù)。

（五）《指南》對(duì)高校電子文件中心保障體系建設(shè)的啟示

《指南》中提到“安全保障體系建設(shè)是數(shù)字檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)工作，數(shù)字檔案館的安全包括數(shù)字檔案數(shù)據(jù)的安全和信息系統(tǒng)及其網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的安全?！薄Ｗ鳛橐粋€(gè)電子文件中心，其安全保障體系的建設(shè)也同樣包括這三個(gè)方面，應(yīng)當(dāng)建立定期備份制度，保證一旦出現(xiàn)系統(tǒng)受到災(zāi)害性毀滅，數(shù)據(jù)仍然能恢復(fù)。在系統(tǒng)軟硬件的安全防護(hù)方面要盡量杜絕數(shù)據(jù)竊聽(tīng)、電磁泄漏、載體損壞、電力中斷、非法訪問(wèn)、病毒攻擊、系統(tǒng)超負(fù)荷、假冒身份、權(quán)限擴(kuò)散、數(shù)據(jù)篡改，操作失誤等，同時(shí)要制定各類(lèi)應(yīng)急預(yù)案，完善災(zāi)難恢復(fù)機(jī)制，提高應(yīng)急處置能力。

最后，當(dāng)然要想建設(shè)好一個(gè)高校的電子文件中心。首先應(yīng)當(dāng)圍繞學(xué)校的中心工作和廣大師生的需要。只有為領(lǐng)導(dǎo)、各部門(mén)和師生服務(wù)，才能收到好的效果。其次應(yīng)積極融入數(shù)字化校園建設(shè)，并與之同步建設(shè)、同步發(fā)展。要依靠學(xué)校的數(shù)字化和信息化建設(shè)框架，合理布局建設(shè)速度。最后應(yīng)當(dāng)抓好項(xiàng)目的規(guī)劃、立項(xiàng)、論證、實(shí)施等環(huán)節(jié)，向計(jì)算機(jī)專(zhuān)家、向檔案管理學(xué)者請(qǐng)教，幫助把關(guān)，保證電子文件中心建設(shè)投入產(chǎn)出的科學(xué)性，既快速高效推進(jìn)，又科學(xué)規(guī)范有序。

[1]肖秋惠.我國(guó)數(shù)字檔案館與電子文件中心建設(shè)述評(píng)[J].檔案學(xué)通訊，2008（6）：11-15

[2]趙紅.論“檔案化”思想指導(dǎo)下的高校電子文件中心建設(shè)[J].漯河職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2012（6）：183-185