加強檔案管理的安全保密及信息化檔案管理的思考

文/河北省滄州開發(fā)區(qū)管委會 王桂萍

在歷史社會中，檔案是體現(xiàn)當(dāng)時時代背景和社會狀況最直接的文獻資料，在我國的封建社會，只有統(tǒng)治階級才能接觸到檔案，可以說檔案是為封建統(tǒng)治者服務(wù)的。時代賦予了檔案濃厚的政治色彩，國家的檔案的內(nèi)容一般包括國家的政治、軍事、經(jīng)濟方面的資料，有些涉及到國家機密，所以必須要做好檔案的保密工作。

一、加強檔案的安全保密管理

檔案的保密問題不是某一個國家面臨的特殊問題，而是整個國際社會都普遍存在的問題，所以檔案的保密工作必須要有一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，來滿足整個社會對檔案保密的要求。

檔案按照保密的要求一般有這樣兩種：一種是從建立開始就不對外界開放，另外一種則有年限的限制，必須要在一定的時期以后才對社會開放。在對檔案保密管理的問題上，應(yīng)該服從檔案的這一特殊屬性，這樣有助于確保檔案的安全、完整。對檔案資料進行管理，應(yīng)該依照統(tǒng)一并集中的原則，這要求在管理的過程中要按照不同的標(biāo)準(zhǔn)把檔案進行分級，然后進行集中統(tǒng)一管理。由于對檔案進行管理的過程是十分復(fù)雜的，而且其中將會涉及到很多文件，這一環(huán)節(jié)是檔案管理的重點環(huán)節(jié)，同時也是檔案保密安全比較薄弱的環(huán)節(jié)，稍有不慎或處理不到，就會造成檔案的泄漏、丟失或損壞。這要求我們必須要加強對文書工作的管理，定期對工作人員進行培訓(xùn)，保證文書工作人員的素質(zhì)，從而保障檔案資料的質(zhì)量和安全。

在加強工作管理的同時，還要有一定的規(guī)章制度作為保障，檔案管理部門應(yīng)該設(shè)置嚴格的保密安全制度，在檔案信息的收集、整理、儲存時都要做到檔案的安全。與此同時，應(yīng)該積極引入現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備，使檔案的保密工作更完善，提高檔案管理工作的效率。接受信息時代對檔案工作提出的新挑戰(zhàn)。

二、檔案信息化存在的問題

二十一世紀以來，新知識、新技術(shù)在社會中得到了廣泛的應(yīng)用，檔案的管理也走上了信息化的發(fā)展道路，但是和任何新事物的開始一樣，檔案管理的信息化也需要一個漫長的過程，而且其中存在著很多問題。

1.檔案管理者的能力不高，而且長期以來，檔案的管理工作在很多組織和單位都得不到重視，這種狀況的形成，是由于檔案發(fā)展的歷史，人們普遍對檔案認識較少。檔案的信息化管理絕對不是僅僅把資料輸入到計算機中那樣簡單，而是一個系統(tǒng)，完備的過程。

2.在我國境內(nèi)的很多政府部門和事業(yè)單位并未完全實現(xiàn)信息化，在日常的工作和管理中沒有科學(xué)完整的標(biāo)準(zhǔn)、制度，在為群眾服務(wù)和行政管理上，主要依靠的還是政府工作人員，而檔案信息化平臺卻沒有獲得充分的利用，對此，我們應(yīng)該積極主動的做出改變，這樣才更有利于行政管理的發(fā)展和機制的創(chuàng)新，也有利于我國建設(shè)高效率的服務(wù)型政府。

3.我國發(fā)展信息化的時間相對較短，這使得我國在信息化技術(shù)和專業(yè)信息化團隊的建設(shè)上都是落后的，在一些事業(yè)單位中，檔案管理信息化，管理軟件和政府工作和服務(wù)的需求、特點并不兼容，使檔案信息化的實用性大打折扣，也使信息化檔案沒有特點，使檔案信息化工作在許多行政事業(yè)單位中的推廣受限。

4.在我國，存在很多的信息化開發(fā)公司，這些公司在技術(shù)和標(biāo)準(zhǔn)上都存在差異。一般在行政事業(yè)單位的檔案信息化過程中，信息化系統(tǒng)和開發(fā)和研究，大多都是由不同的幾個公司完成的。這使得檔案信息化管理不能將所有的信息進行整合，這大大的影響了檔案信息管理的運行效率，在技術(shù)上來說，也不能在不同系統(tǒng)間轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)，影響了檔案信息的共享。使各個行政單位之間的信息傳遞受到限制，不利于提高單位的行政效率，也降低了行政單位對群眾的服務(wù)質(zhì)量。

三、加強檔案信息化管理安全的手段

當(dāng)今的社會，是信息化的社會，信息在社會中的地位不言而喻，并且能夠轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，由于信息地位的重要，維護信息的安全也成為了時代的重點，在檔案信息化管理工作用也是如此，作為單位檔案信息主要管理人員的文書必須負起責(zé)任，在日常工作中認真、細致的做好檔案的收集、保管和儲存，防范檔案信息化管理中的不安全因素，實現(xiàn)檔案信息化的安全和穩(wěn)定。

（一）管理手段

1.做好機密檔案的保管工作。我國行政事業(yè)單位中的很多檔案，都是涉及到我國經(jīng)濟、政治、甚至國家安全的信息，這樣就要求檔案的管理人員必須要確保機密檔案的安全，首先必須要有健全的安全保管制度作為保障，防范一些違規(guī)情況的發(fā)生。其次一定要對機密檔案進行單獨、重點管理，設(shè)置專門的管理人員，進行責(zé)任制管理。與此同時，要對機密檔案定期進行檢查、核對，做到檔案管理工作的萬無一失。

2.做好檔案的傳遞過程的安全工作。檔案的傳遞過程，并不是孤立的，而是要在很多部門的相互配合下完成的，必須要協(xié)調(diào)好各部門之間的關(guān)系，做到檔案使用過程的絕對安全。首先，作為行政單位的檔案管理人員，必須要具備崇高的職業(yè)道德，要有敏銳的安全觀念，把國家和人民的利益放在首位，在工作中積累管理經(jīng)驗，吸取檔案管理過程中的經(jīng)驗和教訓(xùn)，做好檔案的安全工作，奠定檔案信息化的基礎(chǔ)。

（二）技術(shù)手段

在檔案資料的各種介質(zhì)間進行傳遞時，很容易由于系統(tǒng)的漏洞或者互聯(lián)網(wǎng)上的危險程序而遭到入侵和攻擊，給信息的保密和安全帶來隱患，所以必須要采取一定的技術(shù)手段和管理措施，

1.加密技術(shù)。加強網(wǎng)絡(luò)安全管理的核心思想是對信息對象進行加密，這種做法可以最直接的提高信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)的安全性。作為安全技術(shù)核心的密碼技術(shù)，可以保持加密的信息和檔案處于保密、不公開的狀態(tài)，加密技術(shù)可以把機密的信息轉(zhuǎn)換成亂碼的形式進行保存，有效預(yù)防信息被技術(shù)手段破譯而造成檔案管理損失。檔案信息化管理中一般應(yīng)用公鑰密碼算法和對稱性加密兩種技術(shù)

2.防寫技術(shù)。這種技術(shù)的優(yōu)點是科技將檔案信息設(shè)置到一種“只讀”模式，在“只讀”模式下，外界不能夠?qū)π畔⑦M行修改，只能通過終端進行信息的讀取，這種記錄的形式往往是不可逆的，只讀光盤和一次寫入光盤是防寫技術(shù)的兩個典型的應(yīng)用，一次寫入光盤能夠?qū)崿F(xiàn)多次讀出但只有一次寫入，可以對記錄進行續(xù)寫但是不能刪除原來的信息。只讀光盤只支持信息的讀出而不能刪除和續(xù)寫信息。這種技術(shù)最大程度上保證了檔案的完整和真實。

四、結(jié)束語

對檔案的管理工作不應(yīng)該是孤立的，應(yīng)該和相關(guān)行業(yè)加強溝通和聯(lián)系，充分利用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，保證檔案信息的安全和保密，并且推進檔案信息管理的信息化。廣大檔案工作者一定要做到勵精圖治，提高管理能力，創(chuàng)新管理思維，實現(xiàn)檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展。

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