人事檔案管理中存在的問(wèn)題及解決對(duì)策

文/深圳觀瀾街道人才人事服務(wù)中心 張新星

人事檔案管理中存在的問(wèn)題及解決對(duì)策

文/深圳觀瀾街道人才人事服務(wù)中心 張新星

隨經(jīng)濟(jì)、社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)快速發(fā)展，人事檔案管理工作也隨之受到人們的廣泛關(guān)注。人事檔案管理工作需要不斷的完善，不斷的規(guī)范化，才能更好地發(fā)揮人事檔案在干部管理工作中的重要作用。本文對(duì)人事檔案管理存在的問(wèn)題及如何解決進(jìn)行了探討。

干部人事檔案；人事管理；信息化；安全管理

一、人事檔案的重要性

人事檔案是人事管理活動(dòng)中形成的，記述和反映個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個(gè)人為單位組合起來(lái)，以備考察的文件材料。一在公民日常生活、工作，包括技術(shù)企業(yè)、教師、公務(wù)員等行政、企事業(yè)單位崗位評(píng)定和正常職位更換調(diào)動(dòng)等社會(huì)活動(dòng)中，最能提供最具權(quán)威的信息資訊，為組織部門全面地、歷史地考察了解和使用人才提供依據(jù)，同時(shí)也為國(guó)家積累了檔案史科。

二、人事檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）檔案材料不齊全、失真

人事檔案的內(nèi)容是由若干份材料組成的。它的來(lái)源十分廣泛，內(nèi)容和形式多種多樣。由于單位的不規(guī)范，一些年度考核表、履歷表缺少蓋公章或是缺少履歷表，后續(xù)的在職學(xué)歷、培訓(xùn)、職稱、獎(jiǎng)懲等材料沒有及時(shí)收集歸檔，仍在個(gè)人手上或是工作調(diào)動(dòng)后留在原單位。這些材料的不齊全、失真現(xiàn)象嚴(yán)重影響到人事檔案的質(zhì)量，甚至人事檔案的利用價(jià)值。

（二）檔案工作人員身兼多職并不專業(yè)

由于企事業(yè)單位對(duì)人事檔案管理工作不重視，覺得檔案工作不能直接給單位帶來(lái)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益，又浪費(fèi)大量的人力物力，所以并沒有配備專職人員，也沒有經(jīng)過(guò)檔案專業(yè)培訓(xùn)，只配備了兼職工作人員。往往兼職人員身兼數(shù)職，并沒有檔案專業(yè)知識(shí)，只是拿著鑰匙管理庫(kù)房，檔案有材料來(lái)了就放入庫(kù)房。只是一種簡(jiǎn)單管理，更不會(huì)去追補(bǔ)缺少的材料，也不會(huì)審核檔案材料是否真實(shí)、是否齊全。這樣就嚴(yán)重影響對(duì)檔案材料的收集，無(wú)法保證檔案的完整性和安全性，無(wú)法全面地提供服務(wù)。

（三）人事檔案管理信息化程度落后

人事檔案材料的原始狀態(tài)是記載在紙張上的信息，現(xiàn)階段的人事檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)簡(jiǎn)單，具有與人事信息檔案系統(tǒng)可以連接數(shù)據(jù)庫(kù)，共享信息，打印檔案目錄等一些簡(jiǎn)單功能，就沒有設(shè)計(jì)電子檔案方面的功能。傳統(tǒng)的人事檔案信息化簡(jiǎn)單管理模式已不再適應(yīng)當(dāng)前企事業(yè)單位的運(yùn)行與發(fā)展。因沒有人事電子檔案，經(jīng)常查找人事信息，必須查閱原始紙張檔案，就會(huì)使檔案的原始紙張受損壞，無(wú)法確保永久保存，信息也無(wú)法得到很好的利用，查借閱人事檔案就會(huì)產(chǎn)生很多的不便，就無(wú)法提供更全面更好的人事信息服務(wù)。

三、加強(qiáng)人事檔案管理的建議

（一）重視人事檔案材料收集工作

收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎(chǔ)，隨著政治經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深化，干部人事制度的改革，考察、學(xué)歷、各種培訓(xùn)、聘任、專業(yè)技術(shù)晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來(lái)了新的要求及規(guī)定。對(duì)不符合歸檔要求的材料要及時(shí)進(jìn)行處理，手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門進(jìn)行補(bǔ)辦，確保材料齊全完整、手續(xù)完備，保證人事檔案的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

（二）加強(qiáng)人事檔案管理人員的隊(duì)伍建設(shè)

人事檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員及領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持。檔案管理必須配備檔案專人管理，成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組。檔案工作人員要不斷的提高自身的政治素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)。根據(jù)文件規(guī)定，人事檔案管理人員必須是黨員。由于社會(huì)的發(fā)展，黨員的限制性，實(shí)際不可能做到每個(gè)檔案管理員都是黨員，但不是黨員的檔案管理員也必須提高自身的政治素質(zhì)，加強(qiáng)責(zé)任感，把人事檔案工作看成是一項(xiàng)政治性工作。

（三）增強(qiáng)檔案信息化及制度的建設(shè)

人事檔案是人才信息資源庫(kù)，合理利用各種資源，使其最大限度地發(fā)揮作用，必須把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段充分地應(yīng)用在人事檔案管理中，達(dá)到提高工作效率和延長(zhǎng)人事檔案壽命的目的。在管理檔案中必須建立建全相關(guān)工作制度，在現(xiàn)有的中組部規(guī)定的八項(xiàng)檔案制度外，還要根據(jù)檔案管理工作的需要成立自身的檔案管理制度，有電子人事檔案存在，還必須建立電子人事檔案管理制度。

我們必須加強(qiáng)干部人事檔案工作，科學(xué)地建立和管理好干部人事檔案，將人事檔案工作作為積累歷史資料、提供人事信息的重要任務(wù)，為行政、企事業(yè)單位發(fā)現(xiàn)人才、識(shí)別人才、培養(yǎng)人才、使用人才提供真實(shí)、準(zhǔn)確的信息，為今后的社會(huì)發(fā)展過(guò)程中人事檔案能夠在更大范圍內(nèi)，更多的服務(wù)類別中，人事檔案以更好地服務(wù)于社會(huì)。

[1]石大泱.傅偉軍.檔案工作概論[M].廣東.中國(guó)檔案出版社,2010.20-50.

[2]馬良生.檔案管理概論[M].合肥:安徽人民出版社,2003.35-67.

[3]王嘉辰,盧漢明.電子文件管理[M].廣東:中國(guó)檔案出版社,2010.25-75.