加強水利科技檔案管理的思考

文/義縣水利局 李艷君

一、對水利檔案的基本認識

和很多專業(yè)的檔案一樣，水利檔案也有著服務性、完整性和科學性這一些特征，并且，和這些檔案比較而言，水利檔案有著下面的專業(yè)特點。

（一）內容豐富，綜合性強

水利工作包含有很多的內容，覆蓋到廣泛的知識面，在這一些建設工作的時候，經常會涉及到生態(tài)環(huán)境、市政、通信、電力、交通、工業(yè)和農業(yè)這一些方面，另外，其還和氣象、水文、建筑、機械和電力這一些專業(yè)緊緊相連，這樣一來，綜合性和多元性就成了水利檔案的特點，這不只是反映了某個學科，還綜合了多個專業(yè)和學科的知識。

（二）受時空限制.形成的時機性強

這種活動屬于人類對自然進行改造的一種行為，所以自然規(guī)律對必然地對其制約和影響，其工作內容覆蓋了整年，包括秋冬歲修，夏季防汛和春季抗旱等等。數(shù)量巨大的檔案會在整個工作過程中形成，尤其是在汛期的時候，每天都會有變化不同的氣象數(shù)據(jù)和水文數(shù)據(jù)，還有一些對洪澇災害進行防治從而采取的緊急工程的數(shù)據(jù)，這些都顯著地表現(xiàn)為季節(jié)性強，形成時間短。

（三）受工程規(guī)模大小影響，形成周期差異大

水利建設工程是由很多不同的因素所確定的，包括有不同的險情，河床的演變，水文地質和不同的工程效益，確定的因素不同，從而就有了差異較大的周期長短。有一些工程的完成只用幾個月，這些包括大面積的農田水利工程，還有江河護坡工程。另外有一些工程要用上幾年以上完成，包括閘壩建設、水庫和河道等大型工程。這樣一來，就會讓對應的工程檔案有著較大不同的形成周期。

（四）文書與科技檔案相互滲透

對于水利工作而言，這一種運行機制集管理、施工、設計、規(guī)劃和科研一體化，這樣一來，可以形成聯(lián)系緊密的科技檔案和文書，更有甚者，有著滲透的作用。這不只是記錄著前期活動，其趨向明顯地表現(xiàn)為科技檔案和文書一體化。

二、水利檔案的價值和意義

在水利工作中，有至關重要的一環(huán)，那就是開發(fā)水利檔案，其可以直接表現(xiàn)到服務社會實踐，并且對社會發(fā)展意義重大。

（一）充分認識水利單位建檔工作的意義

在孝義市，在建國時期開始到現(xiàn)在，已經建起了很多的水利工程，這一工程體系包括供水、灌溉、排澇和防洪等，在很多方面都起著至關重要的作用，包括保護沙土，促進社會和生產科學化發(fā)展，對經濟社會直到保障作用，以及對水旱災害進行抗御。并且孝義市在這幾年以來，也大規(guī)模地進行了安全達標建設，面向當前所有的水利工程，進行了大規(guī)模的檢查，加固，以及進行達標建設。在水利工程的工作中，管理工作尤其做好，這一項工作，不僅僅關系到水利單位本身對自己的約束，另外一個關鍵的因素是整理好水利資料。第一，我們可以遵循自然的規(guī)律來利用好檔案，針對檔案的特點，做好準確的把握，自覺地做好遵循，有效且科學地把服務提供。在日常的很多應用中，都是利用檔案來進行資料的查找，從而達到對單位的利益進行維護的目的，這一舉措，會有著很長的時間跨度和比較大的數(shù)量；第二，在工程建設中，有一個組成部分特別重要，就是檔案工作，這一項工作對工程完整性有著重要影響，另外還對廉政監(jiān)督、質量評定和科技人員借鑒等方面起到不容忽視的作用。

（二）水利檔案的價值

水利資料的原始性很重要，水利單位又是這資料的第一手記載單位，所以其所掌握的是最原始的資料。在水利單位的管理活動和相關管理建設過程中，也會有很多種形式的材料產生，并且可以給后人提供參考以及取證，水利單位掌握著這些優(yōu)秀的資料，其他單位都很難對這些進行通徹的了解。所以，水利單位負責整理保存這些水利資料，以第一手資料的優(yōu)勢進行保存，這些水利資料都會是最寶貴和最劉備的。所以，我們要抓緊檔案工作這一個點，從基礎方面做好資料的收集工作，要對這一方面特點重視，對資料進行加工和鑒定，對收藏結構進行調整，對歸檔質量進行提高，從而創(chuàng)造出開發(fā)利用的條件。另外，這一些檔案有著其他方面的應用。第一，起到考查作用，在其日常工作中，可以用到這一些檔案，在設計水利工作，行政執(zhí)法，進行工作總結和計劃的擬訂的時候，作為憑據(jù)進行考查；第二，在防汛搶險中，檔案也會直到很大的幫助，領導的決策可以借助檔案，通過檔案對水情的歷史狀態(tài)還有工程的狀態(tài)進行詳細的了解；第三，在相關學術研究方面，可以在通過水利檔案這一途徑，查找到大量的歷史資料，通過參考這一些資料，可以較快地對研究成果進行獲得；第四，檔案查找的方法經濟實用，在節(jié)約方面有著不容忽視的作用，能夠讓不必要支出減少。

三、新時期如何做好水利檔案管理工作

（一）強化水利檔案收集工作

在收集和整理水利檔案的工作中，有著長期性的特點，而且非常乏味，把比較多的部門牽涉其中，有著很廣的覆蓋范圍，所以，這需要全體員工的共同協(xié)作才能把這一項工作做好。在工作中，我們應該樹立新的工作觀念，應該改變封閉的工作局面，要把舊觀念“不重要的檔案工作”摒棄，努力把視野開拓，進行創(chuàng)新，全方位進行檔案信息的搜集工作。各個科室都應該明確各自的職責，對數(shù)據(jù)文件要有責任心，領導的部署要周密，詳細可以，每個工作人員的工作應該落實到位，指定負責部門的各項數(shù)據(jù)，文件，在收集聲像資料方面和歸檔工作方面，不得馬虎，出不能漏過水利工程項目和臨時機構方面，要把在施工和工作中做好的會議記錄、協(xié)調活動、賬冊、招投標書、合同、圖紙、請求批復和報告等做好詳細的收集并且歸檔，應該有責任感地保證好這一些資料的完整性?！皺n案意識”是每一們職工都應該增強的一項素質，可以用大力宣傳作為傳導的媒介，讓全體職工的熱情都點燃，把檔案管理工作落到實處，做到“人人負責”，營造出濃厚的工作氛圍，在組織上為檔案工作做出強有力的保證。在收集檔案資料的過程中，有兩個“結合”要做到：第一，辦公室工作人員把關收發(fā)文件時的收集和專項收集結合，第二，年底查漏補缺整理歸檔和日常收集結合。共同努力要靠全體工作人員，要盡量齊全地收集好水利檔案資料，向使用者傳遞最具價值和最系統(tǒng)的檔案信息，為現(xiàn)代化建設更好地服務。

（二）抓實檔案工作的軟、硬件建設

把水利檔案這一項工作做好，就一定要以人為本，把檔案設施建設工作加快，做到“硬件”和“軟件”兩手抓，在這里，隊伍的建設是軟件，辦公設施建設是硬件。首先，我們要把隊伍建設加強，對管理人員加強培訓，把高素質的人才打造出來，通過培訓，把工作人員的現(xiàn)代化意識，保密意識，經濟意識和信息意識，把業(yè)務技能提高并且把他們的職業(yè)操守培養(yǎng)好。讓檔案工作人員到其他地方的單位學習，把先進的經驗進行吸收，通過學習，改進自己單位和自己工作中的不足。其實，要把硬件的投入加大。一方面要把檔案室設施加快建設，把必要的設備都配置好，把保管條件改善，要做好“四防”工作。另外一個方面要完善好軟件設備，通過購置相關軟件和電腦等設備，多元化存儲介質，網絡化信息交流途徑，與時代接軌，把管理環(huán)境做好改善工作。第三方面，在完善了軟硬件設施的基礎上，要往現(xiàn)代化和信息化的方向發(fā)展，不能“重藏輕管”，要把工作人員的積極性充分地調動起來，在工作中要有進取心，大膽創(chuàng)新，把先進的技術手段和信息資源管理知識利用起來，實現(xiàn)檔案資源的最優(yōu)化利用，為各部門服務。在當今的檔案工作中，要把創(chuàng)新和發(fā)展體現(xiàn)出來，把先進科學技術運用好，更優(yōu)質地管理檔案，把利用效率提高，例如用先進的存儲介質，把檔案存儲的地方減少；圖紙保管問題可以用微縮技術做得更好；數(shù)據(jù)共享方面可以通過數(shù)據(jù)庫更好地實現(xiàn)。通過電子檔案和網上查詢檔案這些服務和工作方法，更好地利用好和保管好水利檔案。

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