人事檔案管理存在的問題與解決對策

文/臨沂市城市建設勘察測繪院 盛開霞

人事檔案是記錄個人學習、工作及實踐經(jīng)歷的真實歷史記錄，直接反映了一個人的思想狀況、工作能力、學習能力等成長狀況，人事檔案既可以作為人們經(jīng)歷、學歷和工作水平評價的重要依據(jù)，也可以作為個人社會關(guān)系狀況及獎懲情況的參照依據(jù)，是個人求職、單位求才的有效參考。因此，做好人事檔案的管理工作，對做好人力資源管理有著重要作用。隨著我國政治、經(jīng)濟體制改革的逐步深入，人事檔案也逐漸面臨新的問題，需要適時地進行改革和創(chuàng)新，以適應新形勢的發(fā)展需求。

一、現(xiàn)階段人事檔案管理中存在的主要不足

人事檔案制度產(chǎn)生于上世紀五十年代，逐漸成為我國一項常規(guī)性的公共管理工具，對我國的人才隊伍建設、人才管理、國家安全、福利分配等起到了重要的貢獻。但隨著我國實行改革開放，由原來的計劃經(jīng)濟體制向社會主義市場經(jīng)濟體制轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)的人事檔案制度所具體的身份性和體制性弊端逐步暴漏出來，急需進行改善，主要暴漏出來的問題有:

（一）人事檔案內(nèi)容缺乏真實性，所需材料不全

在人事檔案中最重要的就是保證內(nèi)容的真實性，但現(xiàn)有的檔案材料中有些內(nèi)容的真實性讓人懷疑。有些材料前后不符，如時間方面，出生年月的公歷、農(nóng)歷任意填寫，缺乏正確性；檔案中的考核鑒定材料中填寫的只有優(yōu)點，沒有缺點，只反映成績，沒任何過錯。這些狀況從本質(zhì)上反映了在檔案材料填寫過程中缺乏實事求是精神，只重視個人利益，只要有利于自己的內(nèi)容就填，不利于自己或和自己關(guān)系不緊密的則不填或漏填，主觀性較大，或者人事檔案材料不全，一些應該有的履歷表、年度考核表都沒有，個人的學歷資料、職稱證書、工資材料等也不全。而相關(guān)的人事檔案管理部門也睜一只眼閉一只眼，不嚴格審核把關(guān)，對存在的問題置之不理，任由發(fā)展，使得人事檔案不能真實的反映個人你的真實狀況，使得檔案成為一種可有可無的工具。造成這種狀況的原因主要有兩個方面:第一是管理部門對人事檔案的重視度不夠。第二是分管人事檔案管理的部門不能及時將材料收集起來進行保管歸檔。

（二）部分單位領(lǐng)導不重視人事檔案管理工作，在檔案硬件設施上投資過少

這種情況在過去的很長時間內(nèi)普遍存在，單位領(lǐng)導把人事檔案的管理工作認為只是簡單的保管性工作，沒有對人事檔案形成足夠的重視，單位的檔案室應該是嚴格管理，具有優(yōu)良環(huán)境的場合，但是在實際操作中，部分單位雖然在其它方面大力投資，但卻不愿意在檔案管理上投入資金，致使檔案室陳設簡單，有的甚至連計算機也沒有，更為嚴重的是，有的單位干脆沒有專門的檔案室，人事檔案管理太過松懈，還有的檔案資料發(fā)霉爛掉，導致檔案不完整，對檔案的使用造成了一定的影響。

（三）檔案管理人員專業(yè)水平低，管理手段陳舊

在現(xiàn)實操作中，因為單位對于檔案建設沒有引起很多的關(guān)注，檔案管理人員中沒有專業(yè)人員，都是身兼數(shù)職的工作人員，兼職檔案管理人員經(jīng)常變換工作崗位，對檔案管理不專業(yè)，認識不到檔案工作的標準、要求、重要性，對檔案資料的集中、梳理、入檔、裁訂等業(yè)務不熟悉，不能有效進行干部檔案的管理，從而使檔案管理不規(guī)范、不達標。在管理方法上，表現(xiàn)為管理方法過時，因為對人事檔案管理工作生疏，在用到檔案時常常都是親自動手在檔案櫥柜中翻找，很容易使檔案的紙張受到損壞，破壞了檔案的完全性和安全性。

（四）人事檔案管理的信息化程度偏低

當前網(wǎng)絡技術(shù)應用廣泛，計算機應用遍及各個領(lǐng)域，有效提高了辦公的現(xiàn)代化效率。但是在人事檔案管理工作方面，這些現(xiàn)代的科技手段還沒有充分地發(fā)揮作用，計算機技術(shù)沒有應用到人事檔案管理當中來，在人事檔案管理當中，有的單位沒有使用人事檔案電子信息化體系，還依靠原來的手工制作，需要很多的時間和人員，并且檔案管理效率不高，與單位其它方面的科學化、信息化形成鮮明的對比，這都對人事檔案管理有很大的影響，在一定程度上也浪費了人力財力。

二、優(yōu)化人事檔案管理的方法與策略

（一）規(guī)范管理檔案材料收集、歸檔和鑒別

資料的集中是關(guān)鍵，干部使用當中的考查、考試、學歷、進修、晉職等有很多材料要求及時收檔整理，提高了人事檔案集中管理的要求。檔案管理人員一定要把職工的年度考評、學歷進修、晉職等多種資料主動集中，予以歸檔，如果遇有需要檔案的，要把用過的檔案及時回收，依據(jù)全國關(guān)于檔案管理的有關(guān)要求，集中整理入檔。

（二）領(lǐng)導要重視檔案工作的設備建設

單位領(lǐng)導要高度重視檔案的管理工作，設立檔案專用庫房，要有防火、防盜的設施，檔案所用櫥柜要用鐵材料，檔案保存庫房的面積要達標，在庫房內(nèi)要添加空調(diào)、除濕、火災預防設備，庫房設備要具有以下標準:防火災、防潮濕、防蟲蛀、防偷盜、防光線過強、防溫度過高等。要具備三個基本操作空間，即庫房、檔案查閱室、辦公室。

（三）加強人事檔案管理人員的培訓與學習，提高人事檔案管理人員專業(yè)水平

如何有效管理單位的人事檔案，檔案的管理人員在當中起了很大的作用，檔案管理人員要經(jīng)常進行政治理論學習和參加專業(yè)知識培訓，提升自己的政治思想水平和專業(yè)能力水平。單位領(lǐng)導部門要對本單位的檔案管理人員加強監(jiān)管，錄用那些政治思想過硬，為人正直，有強烈責任心的共產(chǎn)黨員，在平時工作中，要注意這些人的各種進修學習，在檔案管理的專業(yè)知識上下功夫，使這部分人經(jīng)過專業(yè)知識培訓，認識到檔案管理工作的嚴重性，爭取運用現(xiàn)代科技手段進行檔案管理工作，提升工作效率，使檔案管理工作的質(zhì)量得到提高，主動尋求新的管理方法，力爭使人事檔案管理工作更規(guī)范、更合理，適應當前快速發(fā)展的經(jīng)濟建設。

（四）建立人事檔案信息體系，提升科學管理標準

隨著信息化進程的不斷深入，關(guān)于人事檔案的管理觀念要迅速轉(zhuǎn)變，應當盡快應用現(xiàn)代科學技術(shù)和手段進行檔案管理，把人事檔案管理工作提升到一個新的水平，爭取提前實現(xiàn)人事檔案信息化管理。現(xiàn)在，國外許多發(fā)達國家早已運用計算機進行檔案的管理工作，國內(nèi)運用計算機幫助整理檔案的機關(guān)單位也日益增多。這種形勢表明，人事檔案的管理工作必須應用計算機管理，在信息化高速發(fā)展的今天，如果要做好檔案的管理工作，就勢必一定要運用先進的計算機技術(shù)和方法進行人事檔案的管理，結(jié)合有關(guān)單位，打造適合自身檔案管理的信息管理體系，使本單位的人事檔案管理工作提早實行數(shù)字化管理，同時還應該對人事檔案進行規(guī)范科學的管理，使檔案管理工作順利開展。

三、結(jié)語

以前人們普遍認為“人事檔案”沒有什么作用，這種觀點在一定程度上制約了人事檔案的發(fā)展管理，要迅速扭轉(zhuǎn)這種認識，在完善國家制度的條件下，使我國的人事檔案管理更加規(guī)范化，能夠適應社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展和需要，把新時代的各種人才信息展現(xiàn)在人們面前，跟上時代發(fā)展的腳步，認識到檔案的服務性質(zhì)，使建設的檔案具有重大實用價值，目前，國家關(guān)于人事檔案的管理不斷提出新的要求，使人事檔案的發(fā)展重新具備嶄新的活力，將為社會經(jīng)濟的迅猛發(fā)展提供強有力的支撐。