事業(yè)電子文檔管理的現(xiàn)狀、特點及相關(guān)建議

文/廣州市纖維產(chǎn)品檢測院 陳麗明

電子文檔是以計算機光盤、磁盤或者盤片等化學次新材料作為記錄載體的一種文字材料，其形式包括了電子報表、電子信件、電子文書、電子圖紙等。與紙質(zhì)文檔比起來，電子文檔具有形式多、體積小、容量大、便于復(fù)制和共享的優(yōu)點。隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的高速發(fā)展，計算機記錄的方式逐漸取代了紙筆記錄，而對于各事業(yè)單位在進行事業(yè)活動的過程當中產(chǎn)生的許許多多的電子文檔，要如何進行規(guī)范、有序、安全的管理，則是相關(guān)工作者要努力去思考、去探索的課題。

一、事業(yè)電子文檔管理的現(xiàn)狀

近幾年來，電子文檔的數(shù)量在飛速增長，各種信息資源也在與日俱增。而檔案信息化建設(shè)的發(fā)展速度滯緩，跟不上文檔數(shù)量增長的腳步，對電子文檔歸檔時間、歸檔制度和歸檔范圍的管理又缺乏規(guī)范性，再加上電子文檔自身存在著對硬件條件和外部環(huán)境的高度依賴的局限性等問題，導(dǎo)致目前事業(yè)電子文檔管理的矛盾日益突出。文檔管理的混亂，使得文檔的查找和保存工作的變得更加困難，同時也增加了電子文檔管理的復(fù)雜性。因此，對于當下事業(yè)電子文檔管理的緊要任務(wù)，是要解決文檔管理的規(guī)范性、安全性、開放性和真實性等問題。

二、事業(yè)電子文檔管理的特點

在當前辦公自動化的條件下，事業(yè)電子文檔的管理也表現(xiàn)出一些新的特點：

（一）文檔管理的自動化

電子文檔的管理主要通過各種辦公軟件和計算機以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來完成，通過網(wǎng)絡(luò)辦公平臺來進行文件的起草、成文、審核、簽發(fā)、利用、立卷歸檔以及文件內(nèi)容的電子化等管理，實現(xiàn)了電子文檔管理流轉(zhuǎn)程序和過程的自動化。

（二）文檔保存的數(shù)碼化

文檔保存的數(shù)碼化是指利用計算機以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將文字和圖形信息按一定格式轉(zhuǎn)換成符號或者數(shù)碼，再利用相應(yīng)的軟硬件來進行識別、利用和傳輸。電子文檔保存的數(shù)碼化為檔案資料的保存節(jié)省了大量的資源和儲存空間。

（三）文檔傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化

文檔傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化是通過計算機和網(wǎng)絡(luò)將電子文檔存放在網(wǎng)絡(luò)辦公平臺上，便于電子文檔的快捷傳輸，也利于檔案以及文書的統(tǒng)籌規(guī)劃，從而實現(xiàn)電子文檔的科學管理和利用。

（四）文檔形式的公開化

檔案管理的工作人員利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來對文件處理的流程進行監(jiān)控，從而實現(xiàn)文檔流程的公開化。例如檔案管理工作人員可以利用網(wǎng)絡(luò)辦公平臺來對文件數(shù)據(jù)進行鑒別和歸類，這樣不僅便于各部門對文檔的整理和立卷歸檔，也利于對其歸檔工作進行跟蹤和指導(dǎo)，從而提高文檔處理的質(zhì)量和效率。

三、事業(yè)電子文檔管理的建議

電子文檔的管理是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，必須要加強歸檔程序的規(guī)范化的以及制定統(tǒng)一的管理標準，以實現(xiàn)對電子文檔管理、運作的同步化，通過加強管理技術(shù)，健全管理制度、落實管理責任，從而提高電子文檔管理的質(zhì)量和效率。

（一）制定統(tǒng)一的管理標準

比起紙質(zhì)文檔，電子文檔的載體形式以及記錄格式都明顯不同，因此在管理和處理的方法上也完全不同。但可以參照一些已經(jīng)成形的紙質(zhì)文檔管理方法，然后再根據(jù)電子文檔的實際情況和特點來制定適合的管理標準。電子文檔的管理應(yīng)涉及到文檔的收集、命名、登記、防護、專利維護、安全以及歸檔堅定等內(nèi)容。對于要歸檔的文檔，要保證期歸檔質(zhì)量，而對于已經(jīng)歸檔的文檔，要采取有效措施和制定嚴格管理制度來保證信息的真實性、完整性和原始性。

（二）明確歸檔方式

事業(yè)電子文檔的歸檔方式主要有物理歸檔和邏輯歸檔這兩種。物理歸檔就是指將經(jīng)過計算機處理的的文檔拷貝到其他載體上，再移交檔案管理部門進行脫機保管。物理歸檔的方式利于對電子文檔進行長期保存；邏輯歸檔則是利用計算機網(wǎng)絡(luò)，將電子文檔的物理地址存放在相關(guān)檔案部門控制的服務(wù)器中，以便其隨時進行處理和利用。邏輯歸檔的方法適用于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境穩(wěn)定以及安全管理嚴密的單位。

四、結(jié)語

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理工作必須要制定明確規(guī)范的管理制度，管理工作人員也要采取有效的檔案管理措施，通過提高自身素質(zhì)，改變傳統(tǒng)的管理觀念，并努力做好自身管理技能和知識的提高和更新，掌握好計算機、信息管理以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的基本技能，才能更好的做好電子文檔的管理工作，以適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展。

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