如何做好檔案管理工作

文/同煤集團(tuán)軒崗煤電有限責(zé)任公司檔案處 董林花

一、檔案管理工作存在的問題

現(xiàn)在比較流行的檔案管理手段是利用計(jì)算機(jī)以及一套特定的軟件進(jìn)行檔案的分類及管理，這遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足日益增長的檔案發(fā)展需要。檔案管理方式的落后將會(huì)造成檔案管理工作的極大滯后，簡單來說，檔案管理工作的落后主要?dú)w結(jié)為兩個(gè)原因:一是檔案管理的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)不能對(duì)檔案管理工作的重要性給予深刻的認(rèn)識(shí)，不論是人力、物力資源投入都相對(duì)較少；二是一些檔案管理機(jī)構(gòu)雖然采購了足夠先進(jìn)的設(shè)備，但并沒有進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，造成設(shè)備資源的極大浪費(fèi)，甚至完全把設(shè)備當(dāng)做樣子，還在按傳統(tǒng)的手工錄入、修改等方式進(jìn)行檔案管理工作。

二、做好檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

（一）建立健全切合實(shí)際的檔案管理制度

檔案形式眾多，分類也不一而足，按照材質(zhì)劃分有電子檔案、紙質(zhì)檔案等，按照內(nèi)容來分，有人事檔案、學(xué)籍檔案等，不同的檔案有著不同的管理方法，必須區(qū)別對(duì)待，才能做好檔案管理工作。檔案的存放要有專門的空間，這個(gè)空間不但要布局合理，便于查閱，更要經(jīng)常通風(fēng)，嚴(yán)禁煙火，切忌發(fā)生火災(zāi)，還有霉?fàn)€、蟲害等等都要有效預(yù)防，延長檔案的保存壽命。其次要對(duì)檔案管理工作有一個(gè)系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)，最好建立一個(gè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，由統(tǒng)一的規(guī)劃部署，指定檔案工作的要求和方向，嚴(yán)格各項(xiàng)檔案保管和調(diào)閱制度，這是一個(gè)非常龐大的系統(tǒng)工程，一定要從每個(gè)細(xì)節(jié)抓起，檔案部門的工作人員要互相監(jiān)督、促進(jìn)，力爭使檔案管理邁上一個(gè)嶄新的臺(tái)階。檔案管理人員不能一味呆在各科室內(nèi)，要開展交流溝通，了解其它單位和部門的不同需求，以便及時(shí)調(diào)整檔案保管和調(diào)閱的程序，方便大眾的同時(shí)也要減少檔案流失、斷檔的情況發(fā)生，首先要明確立卷要求，尤其是那些具有重大價(jià)值的檔案標(biāo)題要明確無誤，不但方便存檔的分類，更能夠促進(jìn)檔案的妥善保管利用；其次要嚴(yán)格調(diào)閱制度，防止發(fā)生檔案無故流失的情況發(fā)生，造成無法挽回的損失。

（二）嚴(yán)格公文的制發(fā)

檔案記錄的主要依據(jù)是公文檔案是公文的最終載體。檔案的質(zhì)量和公文質(zhì)量息息相關(guān)，為了提升檔案質(zhì)量，就必須對(duì)公文質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)范和監(jiān)督。制發(fā)公文時(shí)，要對(duì)每個(gè)細(xì)節(jié)進(jìn)行把關(guān)，不要敷衍了事，認(rèn)為一個(gè)不起眼的地方無關(guān)緊要，殊不知這會(huì)大大影響檔案的質(zhì)量。首先公文的用紙要做一個(gè)統(tǒng)一的規(guī)范和要求，大小要符合國家相關(guān)文件的規(guī)定，不能私自更改，以備保存只需，排版、裝訂也要按照書寫習(xí)慣進(jìn)行。其次公文還有一個(gè)審批程序，審批權(quán)限是否合理，審批人的簽名是否清晰無誤，報(bào)送單位包括主送、抄送等都要一一核實(shí)清楚然后進(jìn)行準(zhǔn)確的記錄，落款日期也要準(zhǔn)確，不能隨意填寫，公文的主體正文一定要記錄清晰無誤，不論是公文中的正文，還是批注、簽字等等都要使用不易褪色的筆進(jìn)行記錄，以利于長期保存和利用。最后在公文記錄中，要使用合理規(guī)范的文種和格式，行文中堅(jiān)決杜絕使用模糊不清的簡稱或縮略，文字也要規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，方便以后查閱使用。

（三）做好文書以及電子文件的處理工作

檔案管理工作的實(shí)踐表明，文書處理工作和檔案管理工作既有區(qū)別又有聯(lián)系，二者不是完全獨(dú)立的，文書是檔案的重要依據(jù)，檔案是文書最終的載體，所以二者的聯(lián)系非常緊密，檔案管理工作人員要樹立一個(gè)全局意識(shí)，只有把文書處理工作扎扎實(shí)實(shí)做好，才能促進(jìn)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的落實(shí)，文書處理工作不能有序進(jìn)行，檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化就無從談起。

如今是一個(gè)網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代，檔案不再只是以往單一的紙質(zhì)版形式，電子文件也成為檔案保存的一種重要形式，電子文件的保存多數(shù)情況下以軟磁盤為保存媒介，但是軟磁盤的質(zhì)量千差萬別，必須嚴(yán)格控制它的質(zhì)量關(guān)，軟磁盤的質(zhì)量好壞直接決定檔案的有效保存壽命，質(zhì)量較高的軟磁盤可以有效保存檔案近十年，而質(zhì)量較低的軟磁盤甚至連一年保存時(shí)間都不到，所以在使用電子文件保存檔案時(shí)一定要選好軟磁盤。

保存軟磁盤時(shí)，要求軟磁盤存放在無強(qiáng)磁場干擾、無震動(dòng)、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里,因?yàn)槌睗駮?huì)使光盤片基霉變,所以環(huán)境空氣相對(duì)濕度應(yīng)該控制在40%～65%,溫度應(yīng)該控制在14～24℃。

三、結(jié)束語

綜上所述，檔案管理工作關(guān)系到社會(huì)民生，必須認(rèn)真加以對(duì)待，才能適應(yīng)新形勢(shì)的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化可以不斷地提升一個(gè)單位或部門的管理水平，做好檔案的開發(fā)和利用工作，不但可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自身價(jià)值，而且可以使檔案事業(yè)保持可持續(xù)發(fā)展，為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

[1]盧杰.關(guān)于檔案信息資源開發(fā)與利用的若干認(rèn)識(shí)[J].蘭臺(tái)內(nèi)外,2002(3).

[2]王德欣.檔案信息資源開發(fā)利用的新思考[J].檔案與建設(shè)(理論業(yè)務(wù)版),2006(1).