簡論水利管理單位檔案信息資源存在的問題及解決對策

文/新疆伊犁州喀什河流域管理處 史開英

水利工程檔案是水利工程建設真實的歷史記錄，是水利建設和工程管理的重要信息資源，它來源于工程建設全過程，不僅真實反映了整個水利工程建設的全部過程，對于水利建設工程的質(zhì)量評定、事故分析、管理維護以及投入使用后發(fā)揮更大的經(jīng)濟效益和社會效益都具有重要作用。隨著信息技術(shù)的大力發(fā)展，人們對檔案管理工作提出了更高的要求，實現(xiàn)水利管理單位檔案信息化管理是當前水利工作的迫切要求。

一、水利檔案信息化建設中存在的主要問題

我們應該清醒的看到，檔案信息化建設畢竟是新生事物；在檔案信息化建設的進程中，難免會出現(xiàn)許多困難與難于解決或未解決的問題，給傳統(tǒng)檔案管理帶來了不少的沖擊與挑戰(zhàn)，這就需要我們認真分析這些問題。

（一）檔案信息化建設程度不高

當前，全國各地檔案信息化建設程度不同，作為祖國西部邊陲的伊犁也只是處于起步階段，還沒有建立檔案信息資源共享的平臺，檔案信息化建設程度不高，主要問題有以下幾個方面:一是資金問題；加快檔案數(shù)字化建設，制約的瓶頸是資金和人才，要搞信息化，就需要配備大量的設備，開通內(nèi)部局域網(wǎng)，連接外部互聯(lián)網(wǎng)，進行信息安全防護等等，都需要較大的資金投入；二是網(wǎng)絡技術(shù)問題；三是網(wǎng)絡安全性問題；四是檔案信息平臺建設能否實現(xiàn)資源共享的問題；五是檔案開放與保密性的問題。

（二）信息檔案管理的規(guī)范程度不高

當前，水利管理單位多數(shù)存在檔案管理規(guī)范程度不高的問題，這些不規(guī)范之處通常體現(xiàn)在檔案收集不齊全、檔案分類不科學、卷宗組卷不合理、文件檔號和卷宗案卷名稱不規(guī)范、備考信息不完整等等，嚴重影響了檔案信息日后的開發(fā)利用。

同時，檔案檢索效率不高也是普遍存在的主要問題。目前，水利管理單位檔案管理大多采用人工檢索的方法，電子檢索使用率不高；雖然部分檔案管理人員經(jīng)過多年的工作實踐研制出不少的檢索工具，但在實際操作中并不真正使用，難以發(fā)揮檢索工具的作用，造成了不必要的浪費。

（三）檔案人員業(yè)務素質(zhì)不高

當今，水利管理單位中，檔案管理人員多數(shù)還存在學歷偏低、知識面窄、進修機會少、缺乏系統(tǒng)檔案知識培訓。盡管有個別水利管理單位企業(yè)引進現(xiàn)代化設備，也仍然難以發(fā)揮最大作用，檔案管理信息化就更談不上了。

二、加快水利管理單位檔案信息化建設的對策

檔案信息化是檔案工作順應時代和社會發(fā)展要求，謀求檔案事業(yè)自身發(fā)展的本質(zhì)需要，其根本目的就是“實現(xiàn)檔案信息資源共享、提高檔案信息利用服務水平”。這與檔案工作中落實科學發(fā)展觀、為發(fā)展經(jīng)濟、構(gòu)建和諧社會服務的要求是一致的。

筆者認為，加快水利管理單位檔案信息化建設需要從以下幾點入手。

（一）注重水利檔案的信息化、規(guī)范化、標準化管理

水利檔案信息化的發(fā)展及應用離不開相關標準規(guī)范的支持，必須注重對檔案信息化的標準化管理。針對檔案所有信息資源，在實施整理、鑒定、復制、調(diào)閱等相關操作時，必須嚴格遵循相關的管理制度，對檔案資源進行有效的管理。

水利檔案管理工作中，如何有效利用計算機來實現(xiàn)檔案信息化管理是核心與重點環(huán)節(jié)，要將水利檔案管理業(yè)務標準化作為計算機高效率的基本依據(jù)；同時，制定并實施具體的水利檔案信息化標準規(guī)范，是符合檔案信息化管理工作的需求。在實際操作過程中，要根據(jù)本單位的實際情況，制定出相應的檔案信息資源管理辦法，將數(shù)據(jù)格式標準、信息輸出標準、數(shù)據(jù)交換標準等作為管理依據(jù)，加強對電子文檔的歸檔管理。

（二）注重對水利檔案信息化安全管理

確保檔案資源的安全性是檔案信息化管理中的一個重要環(huán)節(jié)。為了保障相關管理系統(tǒng)以及檔案資料的安全性及穩(wěn)定性，一定要在制度層面加以完善。一方面，要制定出切實有效的管理制度，實施檔案信息安全責任制度，增強檔案人員的責任意識，使其能認真遵守崗位職責，按制度辦事；另一方面，結(jié)合本單位實際，制定出詳細的應急預案。

同時，還應該注重系統(tǒng)安全管理，從機房管理、軟件管理、規(guī)范操作、監(jiān)督監(jiān)管等多方面抓起，采用先進的技術(shù)方式來確保水利檔案信息的安全性。通過構(gòu)建水利檔案部門網(wǎng)絡安全保障系統(tǒng)，利用分層權(quán)限控制的措施，并實施一定的安全防范對策，進一步加強對電腦、網(wǎng)絡硬件設備及軟件系統(tǒng)的管理。

（三）分步推進信息檔案網(wǎng)絡化管理

在《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》推出總體規(guī)劃的前提下，堅持從實際出發(fā)，制定符合要求的水利管理單位分期方案，構(gòu)建完善的系統(tǒng)平臺，并規(guī)范管理模式，逐步實現(xiàn)水利管理單位內(nèi)部自動化辦公。同時，要長期堅持這個過程，進一步積累信息檔案數(shù)據(jù)。

只有從實際出發(fā)，根據(jù)水利管理單位現(xiàn)有的資源并加以充分利用，明確階段性的目標，并通過現(xiàn)在水利管理單位檔案信息化的現(xiàn)狀，做到分步推進，最終才能實現(xiàn)水利檔案信息化管理。

（四）加強技能培訓，提升水利管理單位管理人員的綜合素質(zhì)

人才是檔案信息化建設的關鍵，檔案數(shù)字化需要既懂檔案專業(yè)知識面、又懂信息技術(shù)的復合型人才。應該立足檔案工作發(fā)展的需要進行檔案人才結(jié)構(gòu)的合理配置，把具有現(xiàn)代科技知識的人才吸納進來，同時要強化對現(xiàn)有人員的業(yè)務培訓。

水利管理單位在選配相關管理人員時，要立足于“人人皆才”、“人人皆可才”的觀念，把熱愛檔案工作、理解檔案工作重要性、有較強的工作責任心、能在實踐中與時俱進，不斷提高檔案管理水平的專業(yè)人員充實到檔案管理崗位上，這樣才能切實把檔案管好，使之更好地服務于水利檔案信息化建設工作。

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