對信息時代背景下檔案保護工作的思考

文/棗莊市人力資源服務中心 尚文宇

一、引言

檔案是一種珍貴的社會財富，對于國家各個領域的發(fā)展都有著重要的保存和參考價值，檔案一旦丟失后果不堪設想。隨著社會的飛速發(fā)展和進步，檔案資源的開發(fā)力度越來越大，檔案利用的頻度越來越高，檔案需求的開放性越來越強，因而，檔案如何被及時、有效的安全保護以及如何最大限度地延長檔案的壽命等問題，也相應地突現(xiàn)出來。檔案從存儲介質上可以分為紙質檔案和電子檔案兩大種。傳統(tǒng)的檔案保護方法一般是針對紙質檔案進行的，然而紙質檔案和電子檔案有著本質上的區(qū)別，因此對兩者的保護理念、方法和技術都有很多大的差異。

二、傳統(tǒng)檔案保護方法和技術概述

傳統(tǒng)的紙質檔案保護雖然有較豐富的內涵,但可總結為一個主題,即對檔案載體——紙張的保護(包括修復),以期延續(xù)檔案的壽命。對紙張進行保護可從兩個方面進行，一是紙張本身，主要是在防霉、防蛀、對這破損的紙張的修裱加固和對擴散字跡的恢復等方面下工夫,或進行一些必要的縮微、復印等復制工作①。另一方面是對存儲紙質檔案的外部環(huán)境進行控制。檔案庫房溫度過高或過低，濕度太大或太小，都會影響檔案制成材料的耐久性，因此，對檔案庫房的溫濕度進行控制與調節(jié)，盡量使其保持在一個合適的范圍是傳統(tǒng)檔案保護的常用手段。

三、信息時代下檔案保護工作面臨的新挑戰(zhàn)

隨著信息技術的發(fā)展和廣泛應用，電子檔案是未來檔案業(yè)發(fā)展的趨勢。對電子檔案的保護工作也顯得尤其重要，然而由于目前技術的不成熟也為電子檔案保護工作帶來了不少難題。

（一）儲存載體壽命短

電子檔案的載體與紙質檔案不同，其材料是磁性物質和光盤。而制成這些載體的材料有其固有的特性，對保管條件更有特殊的要求。磁性物質容易產生靜電、吸附灰塵，保護不當磁粉容易脫離，伸長后不易恢復，這些缺點都給文檔保存帶來很大難度。光盤是利用激光進行信息存取的,它呈圓盤狀,由盤基、記錄介質和保護層等部分組成。目前光盤常用的記錄介質主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應作用下易產生物化性質變化的材料。這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應②。與紙質檔案載體相比,電子文件載體材料的壽命要短得多,磁盤、磁帶一般不足十年,光盤也不過二三十年。

（二）網(wǎng)絡環(huán)境的安全問題

電子檔案的使用和傳播是和互聯(lián)網(wǎng)分不開的，電子文檔只有依賴于網(wǎng)絡技術才能將其資源共享性發(fā)揮到極致。然而互聯(lián)網(wǎng)是把“雙刃劍”，它在給人們帶來方便、高效率的同時也帶來了網(wǎng)絡威脅。比如電腦病毒、系統(tǒng)或程序漏洞、黑客攻擊等都會使電子檔案面臨被修改、盜竊甚至被刪除銷毀的危險。尤其是電腦病毒，它可以通過修改其它程序,并把自身的拷貝嵌入而實現(xiàn)對其它程序的污染，造成整個程序軟件甚至整個系統(tǒng)的癱瘓。如今電腦病毒已經(jīng)是電子信息保護方面的主要隱形殺手。

（三）缺乏專業(yè)技術人員

目前從事檔案工作的人員素質良莠不齊，部分工作人員思想守舊，跟不上時代的步伐甚至不了解檔案的信息數(shù)字化，對電子檔案的保護工作就更加無從談起。

四、提高電子檔案保護工作水平的途徑

（一）改善存儲介質壽命問題

對于電子檔案存儲介質壽命短的問題，目前還沒有較好的結局方法，建議在電子文件載體接近保質期限的時候及時進行文件復制和備份。但是隨著技術的不斷發(fā)展，開發(fā)壽命長、不易損壞的存儲介質也將變?yōu)榭赡?，從根本上提高存儲介質的使用壽命才是未來電子檔案存儲問題研究的趨勢。

（二）保護網(wǎng)絡環(huán)境

阻止電腦病毒的入侵和破壞的最直接辦法是開發(fā)殺毒軟件，實時更新軟件的升級，另外對于已經(jīng)感染病毒的計算機要及時阻止接入網(wǎng)絡，以免禍及其他的電腦。除此之外，保護電子文件信息不被修改、盜竊、刪除的技術途徑主要還有防火墻技術、存取權限控制、數(shù)據(jù)加密法、數(shù)字水印法、數(shù)字時間印章法等。

五、結語

綜上所述，在信息的價值日益突出的年代，電子檔案作為信息時代的產物面臨著種種難題，我們必須在保護好傳統(tǒng)檔案的同時，更加重視對電子檔案的保管，我們必須不斷地探索新的保護技術和方法，為電子檔案的健康發(fā)展提供有力的保障。

注釋：

①于英香.電子檔案與紙質檔案保護之比較[J].檔案學通訊,2004(5)74:77.

②游蘭菊.電子文件與紙質檔案的差異及管理[J].棗莊學院學報,2009(8)133:135.