電子檔案與紙質(zhì)檔案共存的思考

文/湖北省疾病預(yù)防控制中心 李忻芝

一、電子檔案是時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物

進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，國家機(jī)關(guān)、社會組織及個(gè)人開始無紙辦公，大量的電子文件產(chǎn)生，逐漸代替了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，電子檔案及其管理推動了檔案事業(yè)的發(fā)展，也開辟了許多新的研究領(lǐng)域。電子檔案的產(chǎn)生標(biāo)志著檔案管理進(jìn)入了現(xiàn)代化管理階段。檔案部門作為社會信息產(chǎn)業(yè)的組成部分，必須采取相應(yīng)的措施，以現(xiàn)代化管理手段，把檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化以及個(gè)性化的形式，轉(zhuǎn)化為真正有效的信息，服務(wù)于知識經(jīng)濟(jì)，服務(wù)于這個(gè)對于有效信息有著強(qiáng)烈渴求的時(shí)代。

二、電子檔案的比較優(yōu)勢

（一）載體形式與體積

電子檔案的載體非常多，磁盤、光盤等，不像紙質(zhì)檔案具有單一性；而且電子檔案容量大，體積小，是紙質(zhì)檔案無法相比的，大大節(jié)省了存放的空間。

（二）復(fù)用性與利用性

檔案的反復(fù)利用對紙質(zhì)檔案產(chǎn)生損失和破壞，而對電子檔案的反復(fù)提取和復(fù)制對檔案壽命的影響并不大。紙質(zhì)檔案只能到檔案室里去查閱利用，而電子檔案不受距離限制，傳輸便捷，利用方便。

（三）信息的共存性和共享性

電子檔案利用方便，具有共享性。而紙質(zhì)檔案只能一人一件，難以做到同時(shí)使用。

（四）信息的可操作性

電子檔案可以由計(jì)算機(jī)直接處理，解決了傳統(tǒng)立卷工作中的繁瑣問題，利用者可以在計(jì)算機(jī)中直接將信息轉(zhuǎn)化成自己需要的形式，這些都是紙質(zhì)檔案無法做到的。

三、電子檔案的局限性

（一）依賴性和不可識別性

電子檔案的查閱和利用必須依賴于電子設(shè)備，在電子設(shè)備有誤、停電等特殊情況下，要想查閱就無法實(shí)現(xiàn)。

（二）載體不穩(wěn)定而且壽命短

磁盤、光盤等載體，由于時(shí)間長和反復(fù)利用，會造成一定的損壞。

（三）文件的形式過程難以體現(xiàn)

紙質(zhì)文件由于內(nèi)容與載體的密切結(jié)合，文件的制作、修改、完成過程全部可以通過載體反映出來。而電子文件的制作過程已不再實(shí)物化，在編輯過程中，文件的形成過程，包括草稿、歷次修正稿統(tǒng)統(tǒng)被消滅，再也無法恢復(fù)。

（四）文件內(nèi)容容易失真，安全性差

電子文件信息容易失真，而且由于沒有“原件”，其失真程度難以核實(shí)。造成其失真的原因有三方面:其一，電子檔案有易修改的特點(diǎn)，而且修改后不易被察覺；其二，由于電子文件的載體和讀寫技術(shù)的不穩(wěn)定也會造成信息失真；其三，由于病毒侵入，造成電子文件信息失真。

（五）開發(fā)費(fèi)用高

電子檔案的管理需要高新的計(jì)算機(jī)管理軟件，這不僅需要有力的硬件設(shè)備支持，還需要高級編程人員與檔案管理人員的配合，就需要足夠的資金保證。

四、電子檔案、紙質(zhì)檔案的共存與互補(bǔ)

（一）電子檔案與紙質(zhì)檔案的共存狀態(tài)

長期以來，檔案室一直以紙質(zhì)載體的檔案為歸檔的主體，對紙質(zhì)文件進(jìn)行收集、整理、分類、立卷、保管、利用，形成了一整套的檔案管理方法，隨著信息社會的不斷發(fā)展和深入，越來越多的電子文件出現(xiàn)在我們的工作中，使我們不得不正視電子文件的存在，思考電子文件歸檔的實(shí)際問題和方法。

目前，電子文件的形成通常有兩種情況:第一，先產(chǎn)生紙質(zhì)文件，后因工作需要進(jìn)行數(shù)字化處理，形成電子文件。第二，在平時(shí)的業(yè)務(wù)、生產(chǎn)活動過程中直接形成電子文件，但出于對文件證據(jù)的考慮，再轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文件。

怎樣處理好兩種載體文件同時(shí)歸檔的問題成為目前檔案室的主要任務(wù)之一。要讓兩種載體文件發(fā)揮各自的有事為利用者提供更好的服務(wù)，必須要有完善的管理機(jī)制，形成優(yōu)勢互補(bǔ)。

（二）電子檔案與紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢互補(bǔ)

紙質(zhì)檔案具有穩(wěn)定、永久、靜態(tài)，而電子檔案則是不穩(wěn)定的，非永久性的，且為動態(tài)的。電子檔案與紙質(zhì)檔案各自的特點(diǎn)決定了這兩種載體形成的檔案同時(shí)存在，同時(shí)存在既可以做到安全持久，又可以互補(bǔ)各自的不足，更好地發(fā)揮檔案的利用價(jià)值。

1.兩種載體檔案的共存可以解決電子檔案的依賴性所造成的弊端。電子文件的產(chǎn)生依賴于計(jì)算機(jī)，電子檔案的讀取識別受電子設(shè)別的制約，一旦電子設(shè)備因外界原因造成無法工作時(shí)，及時(shí)提供相對應(yīng)的紙質(zhì)檔案既可彌補(bǔ)這一不足。

2.兩種載體檔案共存可以解決電子檔案難以確定性的原始性。電子檔案的原始性即法律效力，現(xiàn)在國家還沒有明確的規(guī)定，只保存電子檔案，如果后期發(fā)生難以確定的糾紛，就沒有有力的法律證據(jù)加以輔助。但如果能夠提供相應(yīng)的紙質(zhì)檔案，則這種問題就會迎刃而解。

3.兩種載體檔案的共存可以解決紙質(zhì)檔案無法實(shí)現(xiàn)的便利性及復(fù)用性。紙質(zhì)檔案是唯一的，不便于多個(gè)利用者同時(shí)使用，而電子檔案可以進(jìn)行多個(gè)復(fù)制，可以同時(shí)提供給不同利用者，滿足不同利用者的實(shí)際需求，提供不同角度的信息。當(dāng)利用者在異地時(shí)，電子檔案就可以跨越距離界線，及時(shí)提供，方便利用者盡早獲取信息。

4、兩種載體檔案的共存可以保證檔案的安全與永久。存儲電子文件的光盤等介質(zhì)保存期限有限，保存相應(yīng)的紙質(zhì)檔案以備不測。目前電子檔案的保管技術(shù)與方法還不是特別的成熟，而紙質(zhì)檔案的保管已經(jīng)有悠久的歷史，技術(shù)相對成熟，有保證。

五、“雙規(guī)制”是解決問題的有效途徑

鑒于電子文件、紙質(zhì)文件并存且互有優(yōu)劣的情況，目前通用的方法是采用“雙軌制”。歸檔文件形成“兩套制”，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。使用不同的編目方法和貯存手段。我們可以在每卷紙質(zhì)檔案備考表中注明相對應(yīng)的電子文件編碼，同樣，也在電子文件歸檔中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件檔案，以便利用時(shí)參照互補(bǔ)。通過“雙規(guī)制”，可以有效地做到了電子檔案和紙質(zhì)檔案的互補(bǔ)，確保檔案管理萬無一失。

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