專門(mén)檔案管理的基本方法措施

文/深圳市精檔科技有限公司 宋潤(rùn)海

機(jī)關(guān)單位的專門(mén)檔案管理工作是對(duì)機(jī)關(guān)單位所有活動(dòng)的記錄與整理,做好機(jī)關(guān)單位的檔案管理有十分重要的意義,對(duì)機(jī)關(guān)單位的穩(wěn)步健康發(fā)展起到促進(jìn)的作用。為加強(qiáng)機(jī)關(guān)單位專門(mén)檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，更好地為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)，應(yīng)健全完善檔案裝訂、歸檔、保管、借閱等管理制度，制定專門(mén)檔案工作的目標(biāo)管理責(zé)任制，促進(jìn)專門(mén)檔案工作的規(guī)范化管理。檔案員要對(duì)收集的機(jī)關(guān)單位登記管理檔案進(jìn)行認(rèn)真整理，標(biāo)注頁(yè)碼，標(biāo)明日期，按照內(nèi)容的更新目錄，及時(shí)更換單位名稱，做到內(nèi)外一致，名副其實(shí)。對(duì)材料不齊全的和填寫(xiě)不規(guī)范的、公章加蓋不全的機(jī)關(guān)單位材料，一律不得入檔，及時(shí)對(duì)材料進(jìn)行查缺補(bǔ)漏，嚴(yán)格把好機(jī)關(guān)單位專門(mén)檔案管理的“入口關(guān)”。個(gè)別單位對(duì)專門(mén)檔案管理工作重視程度不夠，檔案意識(shí)薄弱。沒(méi)有對(duì)檔案管理工作所需的人、財(cái)、物和檔案整理歸檔時(shí)間給予充分的保證，檔案室保管條件還比較差，達(dá)不到專門(mén)檔案管理的要求，創(chuàng)新管理的體制不到位。所以，必須對(duì)機(jī)關(guān)單位專門(mén)檔案實(shí)施科學(xué)化管理，以促進(jìn)機(jī)關(guān)單位專門(mén)檔案管理的高效化。下面就談?wù)勛约簩?duì)機(jī)關(guān)專門(mén)檔案管理措施的膚淺看法。

一、專門(mén)檔案的內(nèi)涵

檔案是機(jī)關(guān)單位全部活動(dòng)的真實(shí)記錄，它體現(xiàn)了本單位成長(zhǎng)與發(fā)展的歷程，是寶貴的經(jīng)驗(yàn)財(cái)富和重要的信息資源。檔案源于文件，文件是檔案的前身。一切檔案都是在文件使用完畢或辦理完畢后轉(zhuǎn)化而來(lái)的。專門(mén)檔案是人們通過(guò)創(chuàng)造性勞動(dòng)有目的的選取并保存下來(lái)，以備查考的各種專門(mén)文件有機(jī)體系的總稱。專門(mén)檔案是為了實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)單位的相關(guān)職能目標(biāo)而形成和使用的，具有查考、利用價(jià)值并按照專門(mén)的管理辦法進(jìn)行整理歸檔的各種載體形態(tài)的歷史記錄，各單位和公民個(gè)人都有保護(hù)專門(mén)檔案的義務(wù)。它主要包括機(jī)關(guān)單位專門(mén)檔案的接收和征集、整理與價(jià)值鑒定、保管和編目檢索、編輯和研究、利用服務(wù)、檔案統(tǒng)計(jì)等內(nèi)容。專門(mén)檔案的種類可劃分為文書(shū)檔案范疇專門(mén)檔案、科技檔案范疇專門(mén)檔案和特殊載體專門(mén)檔案三大類。①

（一）內(nèi)容單一，載體多樣

專門(mén)檔案具有內(nèi)容的單一性、載體的多樣性。專門(mén)檔案反映的內(nèi)容只是機(jī)關(guān)單位活動(dòng)的某個(gè)方面內(nèi)容，而載體有紙質(zhì)檔案，錄音、錄像、拍攝形成的聲像檔案，還有計(jì)算機(jī)形成的光盤(pán)檔案等。為機(jī)關(guān)單位查考工作、研究問(wèn)題、處理問(wèn)題、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、吸取教訓(xùn)提供了參考，為各項(xiàng)工作提供了準(zhǔn)確的信息資源。②

（二）形式特殊，方法固定

專門(mén)檔案外觀沒(méi)有固定格式，以冊(cè)表、圖像為主，服務(wù)對(duì)象具有單一性。主要為機(jī)關(guān)某一項(xiàng)專業(yè)人員服務(wù)，如教學(xué)檔案主要為學(xué)校教師進(jìn)行服務(wù)。由從事專業(yè)工作的檔案員歸檔，歸檔方法固定，記述和反映了機(jī)關(guān)各方面的工作情況，內(nèi)容比較豐富，門(mén)類眾多，為豐富館藏奠定了物質(zhì)基礎(chǔ)。

二、機(jī)關(guān)專門(mén)檔案管理工作存在的弊端

（一）檔案意識(shí)不強(qiáng)，不便查閱

個(gè)別機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視不夠，檔案意識(shí)不強(qiáng)，監(jiān)督力度不夠。檔案管理工作長(zhǎng)期以來(lái)只重“收藏”輕“利用”，缺乏對(duì)專門(mén)檔案利用產(chǎn)生的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的廣泛宣傳。專門(mén)檔案信息資源開(kāi)發(fā)不足，造成檔案利用率不高。機(jī)關(guān)專門(mén)檔案資源以紙質(zhì)檔案為主，附之與為數(shù)不多的聲像檔案等特殊載體的檔案，門(mén)類不多，結(jié)構(gòu)單一，珍貴實(shí)物檔案較少。紙質(zhì)專門(mén)檔案在查閱過(guò)程中必須要翻閱，特別是涉及到內(nèi)容檢索的時(shí)候就存在極大的不便性。

（二）管理制度欠缺，利用率低

個(gè)別機(jī)關(guān)單位專門(mén)檔案缺乏科學(xué)管理，導(dǎo)致部分歸檔文件材料不規(guī)范。在專門(mén)檔案文件編制過(guò)程中缺乏規(guī)范的檔案管理意識(shí)，沒(méi)有對(duì)專門(mén)檔案進(jìn)行妥善保管，檔案資料堆放在檔案室的某個(gè)角落，使檔案資料嚴(yán)重毀壞和遺失。很多專門(mén)檔案收集、保管、借閱和保密等制度不健全，有的雖建立了管理制度，但卻流于形式，沒(méi)有認(rèn)真執(zhí)行。專門(mén)檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，檔案資料收集不全，不及時(shí)整理文件資料，檔案借出不履行借閱手續(xù)，常常發(fā)生丟失現(xiàn)象，有私自涂改數(shù)據(jù)或文字成為自己有利的證據(jù)，嚴(yán)重?fù)p害了專門(mén)檔案的真實(shí)性和利用價(jià)值。對(duì)檔案資料進(jìn)行收藏、整理、歸檔之后，就等待查閱者上門(mén)查閱，沒(méi)有最大限度的開(kāi)發(fā)和利用專門(mén)檔案。因?yàn)椴牧洗鎯?chǔ)量大，檔案管理部門(mén)不能及時(shí)對(duì)已經(jīng)歸檔的專門(mén)檔案材料，進(jìn)行信息的提煉和加工處理，導(dǎo)致專門(mén)檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費(fèi)。

（三）硬件設(shè)施滯后，經(jīng)費(fèi)不足

由于個(gè)別機(jī)關(guān)單位專門(mén)檔案硬件設(shè)施滯后,檔案柜五花八門(mén)不統(tǒng)一，原有的檔案柜不能滿足入庫(kù)檔案卷宗的存放,檔案管理相對(duì)滯后。經(jīng)費(fèi)不足，許多機(jī)關(guān)單位沒(méi)有運(yùn)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理專門(mén)檔案，檔案的數(shù)字化加工力度不足，還采用手工收集和檢索，導(dǎo)致信息量小，專門(mén)檔案的收集、利用和開(kāi)發(fā)較緩慢。檔案室建設(shè)不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范。對(duì)聲像檔案和實(shí)物檔案(如膠片、印章、錦旗等)缺乏足夠的重視。在專門(mén)檔案管理手段上，沒(méi)有單獨(dú)的計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件，查閱專門(mén)檔案信息仍采用手工查找。③

（四）業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，人才匱乏

檔案管理人員多數(shù)是“半路出家”，缺少專門(mén)檔案專業(yè)管理人才。由于受專業(yè)和時(shí)間限制，檔案管理人員也不能及時(shí)地掌握專門(mén)檔案管理工作的新知識(shí)、新技術(shù)。檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)、理論水平和文化程度等參差不齊，知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，學(xué)歷普遍偏低，現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)比較貧乏，高層次的檔案專業(yè)人才較少?，F(xiàn)有檔案管理人員工作不安心，主動(dòng)性和創(chuàng)新性不夠，不適合現(xiàn)代化的專門(mén)檔案管理的要求。缺乏檔案管理理論知識(shí)，缺乏學(xué)術(shù)、史料研究和計(jì)算機(jī)管理的基本能力，掌握信息技術(shù)的“復(fù)合型”人才不多。檔案人員只注重檔案資料的收集、整理和保管。提高管理人員工作的主動(dòng)性，從根本上確保專門(mén)檔案材料準(zhǔn)確完備、及時(shí)歸檔。

三、方法措施

（一）提高認(rèn)識(shí)，掌握靈活性

強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)干部的專門(mén)檔案管理意識(shí)，提高對(duì)專門(mén)檔案管理工作思想上的認(rèn)識(shí)，明確檔案工作不是可有可無(wú)的，平時(shí)不起眼，關(guān)鍵時(shí)候很重要，要引起足夠的重視。健全完善專門(mén)檔案的裝訂、歸檔、保管和借閱等管理制度，開(kāi)展庫(kù)藏專門(mén)檔案信息的二次、三次加工，形成專門(mén)檔案管理的各種專題資料，以滿足利用者從不同角度查找的需要。制定專門(mén)檔案工作目標(biāo)管理責(zé)任制，促進(jìn)檔案工作的規(guī)范化管理。

（二）加強(qiáng)管理，重視完整性

建立健全專門(mén)檔案的管理制度，努力做到專門(mén)檔案收集齊全完整、內(nèi)容真實(shí)可靠。積極主動(dòng)做好專門(mén)檔案的收集工作，做到制度上墻，操作人員有章可循。為了更準(zhǔn)確、更完整、更可靠地利用電子檔案，要加強(qiáng)和做好電子檔案管理，對(duì)收集的專門(mén)檔案材料要認(rèn)真核實(shí)，把真實(shí)可靠的材料收入人事檔案，把好質(zhì)量關(guān)。在鑒別過(guò)程中，能明辨是非，堅(jiān)決把那些虛假的專門(mén)檔案資料拒之門(mén)外，維護(hù)專門(mén)檔案的真實(shí)性、可靠性、完整性。

（三）加大投入，強(qiáng)調(diào)實(shí)效性

加強(qiáng)電子檔案管理，有利于節(jié)省人力和物力。加大對(duì)專門(mén)檔案硬件設(shè)備的投入，配置和檔案管理現(xiàn)代化相適應(yīng)的軟、硬件，從而使檔案信息化建設(shè)加快發(fā)展。完善專門(mén)檔案管理硬件設(shè)備，增加檔案庫(kù)房，購(gòu)買(mǎi)空調(diào)、除濕機(jī)、檔案密集架，建立專門(mén)檔案的信息存儲(chǔ)和檢索系統(tǒng)。購(gòu)置專門(mén)檔案柜和檔案盒，電子檔案存入電腦及有效介質(zhì)，確保完善機(jī)關(guān)單位專門(mén)檔案管理的硬件設(shè)備。制定好檔案信息化建設(shè)工作的規(guī)劃和實(shí)施方案，更有力地推進(jìn)檔案工作的新發(fā)展。計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)，為專門(mén)檔案歸檔提供了快捷的管理手段，減少了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了檔案管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了歸檔的質(zhì)量和檢索的速度。高質(zhì)量、豐富充足的信息資源是專門(mén)檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)，是網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的核心。④

（四）認(rèn)真培訓(xùn)，提高使用性

機(jī)關(guān)單位必須加強(qiáng)專門(mén)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè),培養(yǎng)一批有豐富檔案專業(yè)知識(shí),有熟練的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力的人來(lái)從事專門(mén)檔案管理。加強(qiáng)專門(mén)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，加強(qiáng)檔案管理方面的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。檔案管理人員必須具有多元化知識(shí)結(jié)構(gòu)，掌握理論、文化和管理等有相關(guān)知識(shí)，特別是計(jì)算機(jī)和數(shù)學(xué)等知識(shí)，對(duì)專門(mén)檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化具有直接的作用。拓寬管理人員的知識(shí)面，努力學(xué)習(xí)檔案管理新技術(shù)，具備檔案學(xué)、檔案管理學(xué)、目錄學(xué)、文書(shū)學(xué)、檔案自動(dòng)化管理以及檔案著錄、檢索、編研、復(fù)制和修裱等專業(yè)知識(shí)與基本技能。只有通過(guò)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高專門(mén)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，才能充分發(fā)揮檔案計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)勢(shì)。利用機(jī)關(guān)單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁(yè)，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，實(shí)現(xiàn)專門(mén)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

總之，專門(mén)檔案管理工作是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)，需要管理人員不斷探索，遵循專門(mén)檔案管理的特點(diǎn)，及時(shí)收集、整理、保管和利用檔案材料，為豐富專門(mén)檔案館藏奠定物質(zhì)基礎(chǔ)。通過(guò)專門(mén)檔案管理的服務(wù)化、多樣化和現(xiàn)代化，來(lái)滿足檔案管理全方位的需求，更大限度地提高社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

注釋:

①韓曉梅.淺談機(jī)關(guān)檔案管理工作[J].上海檔案,2010(10):19-20.

②張小玲.機(jī)關(guān)檔案管理基礎(chǔ)工作存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].山西檔案,2011(S1):33-34.

③江鳳金.專門(mén)檔案規(guī)范化管理之我見(jiàn)[J].蘭臺(tái)世界.2004(07):35.

④姚軍.關(guān)于專門(mén)檔案的思考和理解[J].檔案與建設(shè),2003(04):16-18.