提升公文處理效率的 “四劑良方”

文/陳少文

隨著中央政治局改變工作作風(fēng)“八項(xiàng)規(guī)定”的出臺(tái)，天津國(guó)華盤(pán)山發(fā)電有限責(zé)任公司對(duì)公文處理時(shí)效也作出了細(xì)致的規(guī)定。公司拓寬思路，集思廣益，開(kāi)出提升效率的 “四劑良方”，收到了良好的效果。具體方法如下。

文書(shū)即時(shí)收文。1.電子公文：將Foxmail應(yīng)用程序和系統(tǒng)內(nèi)公文郵箱綁定，實(shí)現(xiàn)新郵件實(shí)時(shí)提示。公司文書(shū)在收取郵件一小時(shí)內(nèi)完成登記目錄、系統(tǒng)內(nèi)錄入、上傳、打印文件 （可有效核對(duì)文件內(nèi)容和頁(yè)數(shù)是否存在問(wèn)題）工作，并發(fā)送至總經(jīng)理工作部 （負(fù)責(zé)文件處理的部門(mén)）經(jīng)理擬辦。2.紙質(zhì)公文：上級(jí)單位、各股東方、相關(guān)合作單位等寄送的信件 （紅頭文件、函）及傳真等紙質(zhì)文件，經(jīng)總經(jīng)理工作部經(jīng)理審核后需做收文處理的，由文書(shū)進(jìn)行掃描后 （一般為T(mén)IF格式，需轉(zhuǎn)換為PDF格式，可減少文件在辦公系統(tǒng)中的占用空間）按電子文件流程進(jìn)行。3.保密文件：可使用紙質(zhì)公文處理單進(jìn)行傳閱，傳閱流程如下：文書(shū)進(jìn)行文件內(nèi)容登記，并將文件附后，總經(jīng)理工作部經(jīng)理提出擬辦意見(jiàn)，文書(shū)依據(jù)擬辦意見(jiàn)請(qǐng)主管領(lǐng)導(dǎo)批示。主管領(lǐng)導(dǎo)批示后文書(shū)依據(jù)批示意見(jiàn)送相關(guān)部門(mén)進(jìn)行傳閱。傳閱結(jié)束后文書(shū)將文件封存并交檔案室。

關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)行程。文書(shū)收取文件后，依照部門(mén)職責(zé)分工先行發(fā)送至相關(guān)部門(mén)閱知，為文件辦理提供充裕的時(shí)間。密切關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)在崗情況，及時(shí)提示在崗領(lǐng)導(dǎo)批示文件。公司領(lǐng)導(dǎo)出差一天即做授權(quán)委托。并要求公司領(lǐng)導(dǎo)利用手機(jī)遠(yuǎn)程處理需要傳閱的文件，確保每份文件均在48小時(shí)內(nèi)傳閱完畢。領(lǐng)導(dǎo)批辦件涉及多個(gè)部門(mén)且未明確主辦部門(mén)的，由批示領(lǐng)導(dǎo)分管部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)文件及時(shí)處理。對(duì)于緊急公文，主辦、會(huì)辦單位傳閱處理時(shí)間必須在文件內(nèi)容要求的期限內(nèi)完成。

在催辦和督辦領(lǐng)導(dǎo)批示和傳閱的環(huán)節(jié)，文書(shū)易產(chǎn)生畏難情緒，不敢也不好意思多次提示領(lǐng)導(dǎo)。建議總經(jīng)理工作部經(jīng)理在相關(guān)會(huì)議上對(duì)此項(xiàng)要求進(jìn)行重申，獲得領(lǐng)導(dǎo)們的認(rèn)可和重視，文書(shū)在日常工作中關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)的狀態(tài)，利用手機(jī)信息、電話、內(nèi)部騰訊通等方式委婉地進(jìn)行提示，領(lǐng)導(dǎo)們都會(huì)積極配合做好此項(xiàng)工作。

建立公文督辦網(wǎng)、完善AB角授權(quán)管理。公司要求各部門(mén)經(jīng)理每個(gè)工作日及時(shí)查閱OA公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)中的公文，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)處理完畢。如確有必要將有關(guān)文件轉(zhuǎn)呈部門(mén)主管等人員，需在部門(mén)會(huì)議上及時(shí)告知。要求每個(gè)部門(mén)指定一名兼職公文督辦人員，負(fù)責(zé)督辦本部門(mén)公文業(yè)務(wù)。兼職督辦員在公司文書(shū)的提示下，督促部門(mén)人員在48小時(shí)內(nèi)完成文件傳閱，并按照規(guī)范格式在辦件中填寫(xiě)意見(jiàn)，確保每一份需辦理的文件在規(guī)定時(shí)間內(nèi)優(yōu)質(zhì)完成。內(nèi)部各層級(jí)人員離開(kāi)本崗位8個(gè)工作小時(shí)以上即進(jìn)行AB角授權(quán)，確保文件處理工作連貫不脫節(jié)，AB角責(zé)權(quán)清晰。

納入公司月度績(jī)效管理。將公文處理納入公司月度績(jī)效評(píng)價(jià)指標(biāo)，對(duì)公文時(shí)限、辦理規(guī)范、文件流程、外出會(huì)議重要文件資料歸檔等內(nèi)容進(jìn)行量化管理。評(píng)價(jià)要求：1.公文傳閱——OA公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)中經(jīng)文書(shū)分發(fā)流轉(zhuǎn)至部門(mén)的待辦文件，所有涉及的人員處理時(shí)間均不得超過(guò)48小時(shí)。2.公文辦理——OA公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)中需要辦理的文件，主辦部門(mén)人員需在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)提前上報(bào)文件中要求的各類(lèi)信息 （如總結(jié)、報(bào)表、回執(zhí)等），并在填寫(xiě)辦理意見(jiàn)時(shí)將處理結(jié)果清楚說(shuō)明，如 “已于×月×日將××上報(bào)至××公司”。示范：《冬春季節(jié)防火工作總結(jié)》已于×月×日上報(bào)至××××××處。3.發(fā)文程序——遇到緊急情況需公司領(lǐng)導(dǎo)直接進(jìn)行紙質(zhì)簽發(fā)的文件，擬辦部門(mén)人員兩個(gè)工作日內(nèi)在OA公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)中補(bǔ)辦程序完畢；4.會(huì)議資料歸檔——公司員工參加上級(jí)機(jī)關(guān)或相關(guān)機(jī)構(gòu)會(huì)議期間收到的公文（包括正式紅頭文件和重要材料），需在3個(gè)工作日內(nèi)交總經(jīng)理工作部文書(shū)處歸檔?？?jī)效管理強(qiáng)化了各部門(mén)人員對(duì)公文處理工作的重視程度，為提高公文處理時(shí)效奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。