新形勢下醫(yī)院人事檔案的創(chuàng)新管理

文/彭家梅

新形勢下醫(yī)院人事檔案創(chuàng)新管理應(yīng)該從電子信息化管理入手，要認(rèn)識到電子信息化管理的優(yōu)勢，并提出實施的具體措施，進(jìn)而讓醫(yī)院人事管理更具全面性、真實性、可靠性以及時效性。因此，創(chuàng)新必須要從傳統(tǒng)人事檔案管理制度的弊端入手。

一、醫(yī)院傳統(tǒng)人事管理存在的一些問題

（一）管理手段與方式滯后。目前很多醫(yī)院特別是一些小型的醫(yī)院，基于硬件設(shè)施的落后，沒有設(shè)置專門的人事檔案儲存室。通常擺放的方式是將相關(guān)檔案資料放在工作人員辦公室內(nèi)，并且存放設(shè)備比較簡陋，談不上保密性——很多醫(yī)院的內(nèi)部人員都可以接觸到，這樣會導(dǎo)致一些重要的資料泄漏，完全沒有安全性可言。我國大部分醫(yī)院的檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，也沒有認(rèn)識到檔案管理工作的現(xiàn)實作用，導(dǎo)致工作積極性不高。部分檔案管理人員雖然有一定的專業(yè)知識，但是管理水平不高，在檔案規(guī)整的工作與具體應(yīng)用環(huán)節(jié)方面不具有科學(xué)性，經(jīng)常在使用檔案的過程中造成損壞。最主要的傳統(tǒng)人事管理是手工檢索，效率非常低。

（二）檔案意識薄弱與材料收集問題較多。隨著時代的發(fā)展，檔案管理的數(shù)量必然會越來越多，若不及時進(jìn)行管理，可能會造成檔案資料丟失或者損壞。傳統(tǒng)檔案管理方式主要是人工書寫，資料在記錄的過程中必然存在一定的主觀性、隨意性，也有可能因為字跡潦草的因素導(dǎo)致一些內(nèi)容不完整或者識別不清晰，沒有重視資料的完整度。

二、醫(yī)院電子信息化人事檔案管理的優(yōu)勢

新形勢下必須明確檔案管理的創(chuàng)新目標(biāo)，要緊跟時代的步伐，逐步推進(jìn)醫(yī)院人事檔案電子信息化，可以讓相關(guān)資料、信息、資源得到共享，有利于醫(yī)院之間或者醫(yī)院內(nèi)部之間的交流、溝通、合作，將醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)實作用充分體現(xiàn)出來，讓各項管理工作能夠更好地執(zhí)行。例如在更改或者添加新的人事檔案資料時，能節(jié)約人工搜尋對應(yīng)檔案的時間，在計算機技術(shù)支持下搜索速度非?？欤⑶曳浅?zhǔn)確，能切實保障醫(yī)院人事檔案的時效性與可靠性。人事管理電子信息化之后，各個部門之間在調(diào)用相關(guān)資料時會減少運送的步驟，有效控制紙質(zhì)檔案的使用率，保障資料的完整性。另外，電子信息檔案調(diào)閱的過程中一般采用硬盤或者U盤，在保障硬盤或者U盤安全的前提下，更加安全、快捷。電子信息化管理的儲存量非常大，速度快、計算準(zhǔn)確，促進(jìn)工作效率的提升。

三、加強醫(yī)院電子信息化人事檔案管理具體措施

（一）完善醫(yī)院人事檔案管理的電子信息化系統(tǒng)。要構(gòu)建一個完整穩(wěn)定的硬件系統(tǒng)，而此系統(tǒng)需要做到檔案室、辦公室以及計算機室分開獨立，再通過計算機系統(tǒng)實現(xiàn)聯(lián)系。計算機室與檔案室要構(gòu)建防輻射的基礎(chǔ)設(shè)施，最大限度控制電磁干擾，降低設(shè)備的自然損壞。軟件要選擇科學(xué)合理的人事管理軟件系統(tǒng)，通過這個系統(tǒng)能將檔案信息實現(xiàn)分類與整理，促進(jìn)人事檔案管理電子系統(tǒng)有效發(fā)揮其作用。另外，加強電子信息化管理的專業(yè)培訓(xùn)，要注重理論聯(lián)系實踐的灌輸，進(jìn)而提升管理人員的計算機操作能力與檔案信息化處理能力。要加強工作者的文字語言能力、綜合分析能力，培養(yǎng)良好的信息錄入與填寫習(xí)慣，最大限度保障信息的真實性與完整性，要對檔案進(jìn)行及時的補充，提高檔案資料的時效性。醫(yī)院人事檔案信息化之后對工作人員的要求也會隨之提高，這樣使醫(yī)院檔案管理專業(yè)人才顯得更加重要。專業(yè)人才可以對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行及時的維護與更新，讓人事檔案對醫(yī)院的發(fā)展更具實用性。

（二）改善醫(yī)院人事檔案管理者的意識。傳統(tǒng)人事檔案管理工作環(huán)境比較封閉、枯燥，工作人員在信息收集方面比較閉塞，無法適應(yīng)信息化管理的轉(zhuǎn)化。因此，醫(yī)院人事檔案工作人員需要在意識上進(jìn)行改變，對科技意識進(jìn)行強化，逐漸適應(yīng)信息化高速發(fā)展的要求。部分醫(yī)院沒有重視到檔案人事管理資源的安全性與保密性，部分重要文件隨意公開，導(dǎo)致文件丟失或者信息流失。人事檔案信息的保密工作非常重要，雖然信息化存在一定的優(yōu)勢，但是電子文件還是容易被破壞與修改，尤其是修改之后不會有痕跡，其真實性就無法得到保障。應(yīng)該加強檔案管理的安全意識，重視檔案的使用率，制定一定的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，例如：相關(guān)資料必須得到領(lǐng)導(dǎo)層的同意才能借閱。電子信息化管理之后，更要加強安全意識，做好網(wǎng)絡(luò)防御，防止黑客入侵；重要的文件需要加密，重要的計算機開機時要有驗證。尤其是已經(jīng)處理好的文件要設(shè)置成只讀格式，最大限度避免人為破壞與修改，以保障檔案信息的真實性與實用性。做好備份工作，以備特殊情況時做好恢復(fù)工作。

（三）構(gòu)建醫(yī)院人事檔案的信息數(shù)據(jù)化。電子信息化檔案管理的實現(xiàn)，是對醫(yī)院傳統(tǒng)人事檔案管理的改革，必須要將多年館藏的紙質(zhì)資源轉(zhuǎn)化為成電子信息資源，也就是逐一輸入到計算機內(nèi)，雖然增加了工作量，但提高了效率。醫(yī)院在這方面加強人力、物力的投入，加快對紙質(zhì)文件的掃描與輸入，并將資料進(jìn)行分類整理，最終形成一套由數(shù)據(jù)輸入、整理、優(yōu)化、信息查詢以及系統(tǒng)維護為一體的完整人事檔案數(shù)據(jù)管理庫。隨著醫(yī)院自身的不斷發(fā)展，工作人員隨之增多，在數(shù)據(jù)庫推動下能讓醫(yī)院各個部門的管理工作更加方便快捷、更加系統(tǒng)化，提升管理工作效率與質(zhì)量，降低工作強度，對醫(yī)院成本控制具有重要的意義。