芻議檔案館管理的信息化建設(shè)

文/中國(guó)海洋石油南海西部公司 方麗

檔案館管理的信息化建設(shè)，是指檔案館利用現(xiàn)代信息技術(shù)，通過對(duì)信息資源的開發(fā)和利用，進(jìn)一步提高檔案管理的綜合水平，進(jìn)而使其經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益得到不斷提高。檔案的信息化具體來說，就是達(dá)到對(duì)檔案管理所有環(huán)節(jié)的自動(dòng)化管理，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的管理方式、智能化的決策方式以及電子化方式管理檔案信息。

一、檔案館管理信息化建設(shè)的意義

（一）有助于創(chuàng)新檔案工作的服務(wù)手段

傳統(tǒng)的檔案管理主要是通過手工來操作的，這種方法只適應(yīng)過去生產(chǎn)力的發(fā)展，但隨著生產(chǎn)力的不斷發(fā)展和科技的不斷進(jìn)步，這種方法已經(jīng)跟不上時(shí)代的腳步了。而信息化技術(shù)的發(fā)展給檔案的管理手段提供了強(qiáng)有力的武器，通過對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化，這在很大程度上節(jié)約了人力物力，通過信息化管理，實(shí)現(xiàn)了從手工操作向計(jì)算機(jī)自動(dòng)化操作的過渡，提高了檔案管理工作的效率。

（二）有助于創(chuàng)新檔案工作的服務(wù)方式

目前，人們對(duì)信息的需求量越來越多，而且質(zhì)量的要求也隨之提高，人們需要的是經(jīng)過處理的綜合信息。而傳統(tǒng)的檔案工作的服務(wù)方式比較局限且封閉，查找和運(yùn)用起來極為不便，在實(shí)質(zhì)上發(fā)揮不了應(yīng)用的作用，而信息化的不斷發(fā)展就可以解決這些問題，通過網(wǎng)絡(luò)就可以給人們提供各種服務(wù)。通過現(xiàn)代信息化管理方式，可以獲取經(jīng)過處理的綜合信息資源，滿足了人們的不同需求。

（三）有助于創(chuàng)新檔案工作服務(wù)的內(nèi)容

傳統(tǒng)的檔案工作服務(wù)內(nèi)容主要是給人們提供紙質(zhì)的信息，這種方式比較單一，而檔案館的信息化管理，可以將紙質(zhì)檔案和電子文檔進(jìn)行結(jié)合，提供全方位以及高質(zhì)量的檔案信息產(chǎn)品，進(jìn)而滿足人們對(duì)檔案信息的不同需求。

二、檔案館管理信息化建設(shè)的構(gòu)想

信息化是時(shí)代進(jìn)步的動(dòng)力，是檔案館管理發(fā)展的方向，信息化涵蓋了檔案館管理的各方面和全過程。檔案館的信息化包括核心業(yè)務(wù)和主導(dǎo)流程的信息化，人的信息化以及檔案資源的信息化。檔案館的信息化建設(shè)可以分為三個(gè)階段。

（一）業(yè)務(wù)自動(dòng)化管理建設(shè)

在此階段的主要任務(wù)就是要：第一，利用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案館的管理流程進(jìn)行改善，實(shí)現(xiàn)各環(huán)節(jié)的自動(dòng)化管理；第二，不斷完善網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，建設(shè)內(nèi)部局域網(wǎng)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)信息資源共享。

（二）本單位城建檔案數(shù)字化建設(shè)

此節(jié)段的主要任務(wù)是將傳統(tǒng)的檔案資源通過數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行加工，進(jìn)而成為電子化的信息數(shù)據(jù)，將其寫入光盤，進(jìn)行相應(yīng)的保存和管理，同時(shí)提供在網(wǎng)絡(luò)上的存取服務(wù)和借閱以及提供一些崗位培訓(xùn)等經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，真正實(shí)現(xiàn)管理的電子化和網(wǎng)絡(luò)化。

（三）聯(lián)合城建檔案館的數(shù)字化建設(shè)

該階段的主要任務(wù)是在前兩個(gè)階段完成之后，實(shí)現(xiàn)了真正的數(shù)字城建檔案館，將會(huì)形成超大容量的資源，隨時(shí)可以提供各種信息資源的服務(wù)。

三、實(shí)現(xiàn)檔案館管理信息化建設(shè)路徑

（一）實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化

通過應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化處理檔案信息，實(shí)現(xiàn)對(duì)其的一體化管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)不同的檔案進(jìn)行數(shù)字化管理存儲(chǔ)，可以快速進(jìn)行相關(guān)信息的查閱和檢索，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)可以對(duì)信息資源進(jìn)行相應(yīng)的加工，使其表現(xiàn)形式更加生動(dòng)形象，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以進(jìn)行遠(yuǎn)距離的信息交流和傳遞，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，可以實(shí)現(xiàn)海量的存儲(chǔ)，避免一些檔案被損壞的現(xiàn)象。同時(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案館的信息化管理，管理者為了適應(yīng)發(fā)展，必須提高自身的綜合素質(zhì)，不斷對(duì)檔案管理的工作方式進(jìn)行創(chuàng)新。

（二）實(shí)現(xiàn)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化

在進(jìn)行檔案信息的采集，為了給用戶提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，滿足用戶各種不同的需求，就必須有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和格式，對(duì)一些圖像、視頻等要按照標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范進(jìn)行操作，實(shí)現(xiàn)對(duì)不同資源信息的統(tǒng)一管理。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案館管理工作的開放化

傳統(tǒng)的檔案管理方式主要是紙質(zhì)的檔案信息資源，用戶只能通過這個(gè)渠道獲取所需的資源信息，因此檔案信息資源的利用和管理不具有開放性，對(duì)檔案館好壞的衡量標(biāo)準(zhǔn)也是停留在收集資源信息的多少之上，隨著檔案館的管理信息化的建設(shè)不斷開展，衡量的標(biāo)準(zhǔn)有了重大的改變，在考慮到對(duì)檔案信息資源的收集情況的同時(shí)，還要求對(duì)其進(jìn)行加工整理和保管，還要考慮到對(duì)這些檔案信息資源的傳遞和開發(fā)情況，衡量是否給用戶提供了真正的利用價(jià)值。

（四）實(shí)現(xiàn)檔案工作的服務(wù)化

建立在檔案信息化的基礎(chǔ)上，檔案管理工作在各個(gè)方面都有了很重要的改變，在目前檔案工作的主要任務(wù)就是，對(duì)檔案信息資源的科學(xué)管理，對(duì)資源進(jìn)行合理的配置，進(jìn)而給人們提供高效和優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。這對(duì)檔案管理工作的要求就更高了，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展，一些新的檔案形式不斷出現(xiàn)，用戶可以通過網(wǎng)絡(luò)，找到檔案館所找不到的信息資源，信息資源的構(gòu)成形式越來越豐富。因此檔案管理工作不斷涵蓋了信息的收集整理加工，同時(shí)還給用戶提供相應(yīng)服務(wù)，還要保證服務(wù)的效率和質(zhì)量。

四、檔案館信息化建設(shè)中存在的問題

（一）人員的素質(zhì)制約了先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用

由于檔案館管理工作從傳統(tǒng)的管理方式過渡到了信息化的管理方式，因此對(duì)于檔案館管理人員的要求也越來越高了，要不斷掌握管理的專業(yè)知識(shí)，同時(shí)還要懂得現(xiàn)代信息技術(shù)的運(yùn)用。在我國(guó)目前的檔案館管理工作中，大部分管理者都沒有專業(yè)的管理知識(shí)，綜合性的管理人才極其缺乏，這在一定程度上制約了先進(jìn)技術(shù)在檔案館信息化建設(shè)中的應(yīng)用。

（二）信息的共享和保密安全性相互制約

在現(xiàn)代的信息化管理中，不斷使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了信息資源的工序，這樣給人們帶來了許多方便的同時(shí)也增加了檔案信息泄漏的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）開發(fā)不足檔案信息價(jià)值沒有得到真正發(fā)揮

由于生產(chǎn)和現(xiàn)代科技的不斷發(fā)展進(jìn)步，對(duì)檔案信息的需求也隨之增加，為了滿足越來越多的需求，檔案信息就出現(xiàn)了迅猛增長(zhǎng)的形勢(shì)，而檔案信息在通常情況下只增不減，也就是具有累加性，這就形成了大量的檔案信息數(shù)據(jù)，但是我國(guó)在對(duì)檔案信息的利用還停留在簡(jiǎn)單的查閱和檢索階段，還沒有對(duì)檔案信息進(jìn)行更高層次的開發(fā)和利用，所以還需要對(duì)這些信息資源進(jìn)行更深的挖掘，使其發(fā)揮出真正的價(jià)值。

五、提高檔案館信息化建設(shè)的方法

（一）提高對(duì)檔案館信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)水平

第一，檔案館的信息化建設(shè)是通過使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的管理，通過網(wǎng)絡(luò)給用戶提供所需的信息資源的相關(guān)服務(wù)；第二，檔案館的信息化建設(shè)是通過現(xiàn)代的信息技術(shù)，對(duì)傳統(tǒng)的信息服務(wù)方式進(jìn)行了改革，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的信息化模式。隨著我國(guó)的全面發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案館的管理方式已經(jīng)無法適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步的要求，必須要進(jìn)行檔案館的信息化建設(shè)，進(jìn)而形成新的管理方法，即信息化管理，這樣可以降低管理成本，提高工作效率，同時(shí)還可以給用戶提供更優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)；第三，要充分認(rèn)識(shí)到其對(duì)增強(qiáng)檔案館的發(fā)展有著一定的指導(dǎo)作用。加強(qiáng)檔案館的信息化建設(shè)，有利于有目的的進(jìn)行資源的開發(fā)，實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置，使得檔案館的管理和運(yùn)行模式和國(guó)際接軌；第四，政府對(duì)信息的應(yīng)用和需求是最大的，檔案館為黨和政府保管重要的信息資源，加強(qiáng)檔案館的信息化建設(shè)，有利于對(duì)國(guó)家的信息資源保管；第五，檔案館管理模式的創(chuàng)新，體現(xiàn)著現(xiàn)代政治文明發(fā)展的必然要求，而且有利于我國(guó)各方面的發(fā)展，同時(shí)給優(yōu)化提供了高效便捷的信息資源服務(wù)體系。

（二）加強(qiáng)高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

如果檔案信息以數(shù)字的形式存在，數(shù)字系統(tǒng)就是主要的傳輸路徑，因此，信息化建設(shè)要不斷提高質(zhì)量，才能不斷滿足人們的各項(xiàng)要求，還要符合數(shù)據(jù)庫(kù)的標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)要考慮到未來的發(fā)展，要有預(yù)見性，進(jìn)而更好的適應(yīng)用戶的各種需求，同時(shí)還要做好對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù)動(dòng)作，進(jìn)而保證信息資源的完整性。

（三）要重視檔案信息的安全保密工作

在檔案中，有些是公開的，而有些信息資源則是需要保密的，因此，對(duì)這些需要保密的資源要采取嚴(yán)格的保密制度和措施，以防泄漏。

（四）提高管理人員的素質(zhì)

檔案館的信息化建設(shè)是利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)為用戶提供多種信息資源的服務(wù)，所以管理模式在傳統(tǒng)的基礎(chǔ)上，有了很大的改變，因此為了達(dá)到管理的要求，管理人員在具有扎實(shí)的管理知識(shí)的基礎(chǔ)上，還需要對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)的綜合掌握和運(yùn)用，管理人員要不斷進(jìn)行學(xué)習(xí)，提高自身的綜合能力，進(jìn)而給用戶提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（五）處理好一些重要的關(guān)系

第一，要處理好檔案館信息化建設(shè)和市場(chǎng)運(yùn)作之間的關(guān)系，根據(jù)發(fā)展的需要，不斷創(chuàng)新建設(shè)的新機(jī)制；第二，要處理好檔案館信息化建設(shè)新項(xiàng)目和整合資源之間的關(guān)系，進(jìn)而使得信息資源的開發(fā)和利用水平不斷得到提高；要處理好其和監(jiān)督服務(wù)的關(guān)系，進(jìn)而提高檔案館信息化建設(shè)的實(shí)效；第四，要處理好系統(tǒng)建設(shè)和基礎(chǔ)工作之間的關(guān)系，保證其健康協(xié)調(diào)發(fā)展。

六、結(jié)束語

總之，檔案館管理的信息化建設(shè)是科技和網(wǎng)絡(luò)信息不斷發(fā)展和進(jìn)步的需要，順應(yīng)了時(shí)代的發(fā)展，對(duì)信息資源的收集整理和運(yùn)用的方式有了改變，給人們提供了更優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)，同時(shí)還節(jié)約了管理成本，提高了工作效率。

[1]倪麗娟.信息化背景下的檔案信息資源開發(fā)[J].檔案學(xué)通訊.2003(4).

[2]周玲.對(duì)檔案信息化建設(shè)的思考[J]檔案學(xué)通訊.2003(6).

[3]許兆來.檔案館信息化建設(shè)存在的問題和對(duì)策[J].檔案學(xué)研究.2002(1).

[4]王香梅.利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)城建檔案館的現(xiàn)代化管理[J].黑龍江史志.2008(9).

[5]袁國(guó)霞.關(guān)于城建檔案館信息化建設(shè)的思考[J].蘭臺(tái)世界.2007(17).

[6]姜曉江,羅建軍.級(jí)檔案館的信息化建設(shè)[J].北京檔案.2004(9).

[7]李微.關(guān)于加快檔案館信息化建設(shè)的思考[J].黑龍江檔案.2011(5).

[8]邵慧娟.加強(qiáng)信息化建設(shè)提高城建檔案館對(duì)外服務(wù)水平[J].檔案.2004(5).