論檔案信息安全管理

文/佛山市金的信檔案管理咨詢有限公司 鄧佩儀 曹偉芬

在這個科技越來越發(fā)達(dá)的時代里，雖然很多人都選擇用電子檔案來進(jìn)行檔案的保存和整理，用檔案管理系統(tǒng)和計算機(jī)操作的檔案管理方式管理自己或他人的檔案。但是，用紙和筆這種純手工的檔案管理方式任然有他存在的意義和地位。所以論述檔案信息安全管理時，兩種方式我們都有考慮到。信息的高速發(fā)展，必將形成很多的電子文件，這就給檔案管理的工作內(nèi)容更加繁瑣和復(fù)雜，這樣就需要檔案管理的工作人員如何合理的去管理如此多的檔案信息，安全管理檔案信息是我們國家檔案事業(yè)一份艱巨而重要的新型工程。而檔案信息安全是檔案安全的核心內(nèi)容。

一、提高檔案安全防范和自我保護(hù)意識

首先，通過制定一系列的方案來保護(hù)檔案，增強(qiáng)管理人員的安全防范和保護(hù)意識，防止出現(xiàn)一些本不應(yīng)該發(fā)生事件。每一個立檔部門和組織單位，必須加強(qiáng)對自己內(nèi)部人員科學(xué)技術(shù)普查和應(yīng)對突發(fā)事件的培訓(xùn)，當(dāng)做一個長期有用的工作來預(yù)防檔案管理災(zāi)害的發(fā)生，這也是檔案信息安全管理的一個最重要的任務(wù)之一。其次，思想上要明白會有意外的發(fā)生，行動上要充分做好隨時處理突發(fā)事件的準(zhǔn)備工作，對自己或他人的檔案信息要有良好的安全和保密責(zé)任心，檔案管理工作體制要完善，檔案信息安全管理要加強(qiáng)，從而有效地提高檔案安全防范和自我保護(hù)意識。在平時多開展一些演習(xí)活動，讓工作人員在演練中學(xué)習(xí)如何處理緊急突發(fā)的不可預(yù)測性災(zāi)害，如何在突發(fā)事件的同時把檔案的損失降低到最小。最后，制定有效的制度來管理檔案的開放，在媒介和各種公開的場合中合理的把握檔案對外開放的相關(guān)內(nèi)容、沒有失去效力的檔案復(fù)印件和部分檔案信息被記載下來的內(nèi)容。只有用正確的方式權(quán)衡檔案保密和檔案開放之間的關(guān)系，才能確保安全管理和充分利用檔案信息。

二、創(chuàng)建和改進(jìn)檔案信息的保護(hù)機(jī)制

一份完整的檔案信息是很寶貴的，因為檔案信息的流程復(fù)雜、積累時間長，短時間內(nèi)很難重新獲取，甚至不可能從新獲取，所以檔案信息不能失去，也不能被毀掉。很多機(jī)構(gòu)和單位在遇到危機(jī)的時候，很有可能這些檔案信息會讓危難解除。因而，把檔案信息保護(hù)好是檔案管理人員義不容辭責(zé)任，也是我們對檔案管理的終極目標(biāo)。

（一）紙質(zhì)檔案信息保護(hù)

對紙質(zhì)檔案信息來講，很渺小的一個外界環(huán)境因素都會影響到檔案信息安全。主要的外界因素包括：溫度、空氣濕度、灰塵、光線、磁場、有害氣體和機(jī)械震動等會直接或間接的影響到紙質(zhì)檔案信息的保存。對紙質(zhì)檔案信息采取特殊的方法和措施，萬一被燒毀了，原件沒有了，但還可以用備份的復(fù)印件，這些備份的復(fù)印件可以存放在當(dāng)?shù)匾部梢源娣旁诋惖亍４娣旁诋?dāng)?shù)鼐褪前鎻?fù)印件存放在當(dāng)?shù)剞k公所在的地方，并且要放在特殊的容器里面，最好是具備良好的防火和防盜能力的器具里。存放在異地就是辦復(fù)制的檔案信息存放在不是辦公地點的其他地方，就算發(fā)生突發(fā)性災(zāi)害，在兩個地點同時發(fā)生的概率很小，幾乎可忽略不計，不至于造成一無所有徹底的損失。

（二）電子檔案信息保護(hù)

對于電子檔案信息來說，電子備份是保護(hù)電子檔案信息最有效慣用，這也是電子檔案與紙質(zhì)檔案的最本質(zhì)區(qū)別。如果遇到了突發(fā)事件，就能及時便捷的從數(shù)據(jù)庫儲存的數(shù)據(jù)中找回原有信息。

信息化時代發(fā)展速度迅猛，檔案信息也在慢慢地從原有的紙質(zhì)檔案向電子檔案不斷發(fā)展。電子檔案機(jī)制成型以后應(yīng)該做到按時收集、積累、和歸檔，有效地預(yù)防檔案信息變更和損失。具體應(yīng)該做到以下七點：

1.歸檔的時候一定要認(rèn)真仔細(xì)檢查電子檔案信息，確保電子檔案信息的內(nèi)容和相關(guān)說明與其紙質(zhì)或者是其他文件格式的完全相同；保證電子檔案內(nèi)容的完整、可靠和真實。

2.歸檔時要確保電子檔案的載體沒有被感染病毒，而且能夠準(zhǔn)確的讀出載體中的檔案信息。

3.使用光盤存儲歸檔的電子檔案，讓之處于只讀的屬性，達(dá)到保護(hù)所有歸檔的電子檔案的效果。

4.定期檢查電子檔案信息是否安全和有效，發(fā)現(xiàn)存在損傷的電子檔案信息，及時采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，從備份里重新拷貝一份或者是通過有效的修復(fù)使檔案信息完整。

5.真實有效的跟蹤記錄每一個電子檔案，記錄該頁面的來由、管理和瀏覽狀況。這樣能獲得最原始的電子檔案信息，對電子檔案信息真實性提供有力保障。

6.儲存檔案信息安全的意識和網(wǎng)絡(luò)安全意識一定要強(qiáng)，設(shè)置密鑰和身份認(rèn)證，防止他人惡意竊取檔案信息；有力的監(jiān)控檔案信息管理系統(tǒng)，避免管理上的失職；網(wǎng)絡(luò)要設(shè)立防火墻，有效地防止黑客和病毒；采用內(nèi)部局域網(wǎng)形式，隔離外界網(wǎng)絡(luò)；定期備份檔案數(shù)據(jù)庫的信息，確保檔案信息保密，運行的系統(tǒng)安全可靠。

7.要把電子檔案的充分利用和有效保護(hù)二者有機(jī)的結(jié)合，遵守電子檔案的管理制度，在技術(shù)上和管理策略兩方面確保檔案信息的安全性。

三、結(jié)語

綜上所述，一方面要讓檔案信息管理人員具備一定的檔案信息安全防范和自我保護(hù)能力，另一方面要讓檔案信息管理部門建立和完善安全管理體系。在檔案信息安全的同時，也不能放松警惕，要時刻預(yù)防檔案信息的安全漏洞；在檔案信息存在安全隱患時，應(yīng)該及時處理問題，要把泄露所帶來的損害降到最低。只有這樣，才能讓安全管理真正的落實到檔案信息中去。

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