高校圖書館中文紙本期刊采購招標(biāo)探析

吳海珍

(南京化工職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書館，江蘇 南京 210048)

1 期刊采購招標(biāo)釋義

1.1 采購招標(biāo)

招標(biāo)是指買方就某種商品、技術(shù)和勞務(wù)向有關(guān)商家公開交易條件，以征詢賣方最佳報價的采購方式。

采購招標(biāo)作為市場經(jīng)濟(jì)體制下一種科學(xué)合理而又積極有效的交易模式，是指在興建工程或進(jìn)行大宗商品交易時，招標(biāo)人對貨物、工程和服務(wù)事先公布采購的條件和要求，以一定的方式邀請不特定或者一定數(shù)量的自然人、法人或者其他組織投標(biāo)，而投標(biāo)人按照公開規(guī)定的程序和條件確定中標(biāo)人的行為［1］。

采購招標(biāo)主要分為公開招標(biāo)(即無限競爭性招標(biāo))、邀請招標(biāo)(即有限競爭性招標(biāo))兩種方式。

公開招標(biāo)是指招標(biāo)人以招標(biāo)公告的方式邀請不特定的法人或者其他組織投標(biāo)的采購方式。其特點(diǎn)是招標(biāo)人有較大的選擇范圍，能更好地開展競爭，打破壟斷。其不足是投標(biāo)單位多，審查(投標(biāo)者資格和標(biāo)書的)工作量大，刊登招標(biāo)公告等各種費(fèi)用多，招標(biāo)過程需要時間長。

邀請招標(biāo)是指招標(biāo)人以投標(biāo)邀請書的方式邀請?zhí)囟ǖ姆ㄈ嘶蛘咂渌M織投標(biāo)的采購方式。其特點(diǎn)是參加投標(biāo)的企業(yè)數(shù)量有限，可以節(jié)省招標(biāo)的費(fèi)用，縮短招標(biāo)的時間，增加投標(biāo)人的中標(biāo)概率，對招投標(biāo)雙方都有一定好處。其不足是這種招標(biāo)方式限制了競爭范圍，可能會把一些很有實(shí)力的競爭者排除在外。

目前，大部分招標(biāo)人從節(jié)省招標(biāo)費(fèi)用、縮短招標(biāo)時間等因素考慮，在保證對招投標(biāo)工作實(shí)施有效監(jiān)督的前提下，一般均采取邀請招標(biāo)方式。

作為國際上通行的一種采購方式，采購招標(biāo)本身具有提高資金的使用效率、增強(qiáng)采購?fù)该鞫?、保護(hù)采購當(dāng)事人的合法權(quán)益、遏制貪污腐敗行為的發(fā)生等不可比擬的優(yōu)勢。隨著《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》(2000年1月1日實(shí)施)、《中華人民共和國政府采購法》(2003年1月1日實(shí)施)的頒布實(shí)施，采購招標(biāo)在國內(nèi)也正在被積極推廣。

1.2 期刊采購招標(biāo)

期刊采購招標(biāo)作為一種采訪機(jī)制的改革，是指圖書館事先提出采購期刊的基本條件和要求，向圖書期刊出版發(fā)行市場發(fā)布公告、通告或邀請函，吸引有資質(zhì)條件的期刊發(fā)行供應(yīng)商參加投標(biāo)，經(jīng)過招標(biāo)、投標(biāo)、開標(biāo)、評標(biāo)與定標(biāo)等程序，進(jìn)行公開、公平、公正的評議，從中選擇選定中標(biāo)方，并與之簽訂期刊采購合同的一種交易行為［2］。期刊采購招標(biāo)，使高校圖書館能夠廣泛而充分地了解不同期刊發(fā)行供應(yīng)商的實(shí)力，在“陽光操作”中依法選擇資信優(yōu)良、服務(wù)水平高、技術(shù)實(shí)力強(qiáng)、折扣合理的競標(biāo)者，從而保證動輒幾十萬、幾百萬甚至上千萬元期刊采購的效率、質(zhì)量、效益和一系列專業(yè)化、數(shù)字化配套服務(wù)。

2 期刊采購評標(biāo)要項(xiàng)

一般而言，圖書館應(yīng)從資質(zhì)、服務(wù)、價格三個方面制定評標(biāo)內(nèi)容，并對評標(biāo)主要項(xiàng)目制定相應(yīng)的評價標(biāo)準(zhǔn)。但實(shí)踐證明，部分高校圖書館的評標(biāo)人員對期刊采購工作不熟悉，往往想當(dāng)然地將期刊采購視同為一般大宗商品(如政府采購中的辦公家具、儀器設(shè)備等)的采購，過于看重折扣優(yōu)惠率，而對圖書館所需獲得的售后服務(wù)與技術(shù)支持考慮得較少，使得一些資信優(yōu)良、服務(wù)水平高、技術(shù)實(shí)力強(qiáng)、折扣合理的競標(biāo)者反而中不了標(biāo)。

因此，有必要對中華人民共和國財(cái)政部2004年18 號令《政府采購貨物和服務(wù)招標(biāo)投標(biāo)管理辦法》規(guī)定的貨物服務(wù)招標(biāo)采購的評標(biāo)方法——最低價評標(biāo)法、綜合評分法和性價比法三者加以取舍。毫無疑問，獲取較低的價格(折扣)是政府采購的初始動力之一，政府采購部門和招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)往往以價格因素作為主要的評標(biāo)依據(jù)因而傾向采取最低評標(biāo)價法。而期刊采購評標(biāo)不僅關(guān)系到評標(biāo)工作是否真正做到公平、公正、透明、誠信，還關(guān)系到所采購的期刊是否能真正滿足讀者的需要，是否符合圖書館的采訪原則、采訪目標(biāo)，因此有必要對期刊采購項(xiàng)目的評標(biāo)指標(biāo)體系進(jìn)行深入研究。實(shí)踐證明，除了采購對象明確單一的數(shù)據(jù)庫和大型單套叢書以及以采購已出版舊書為主的臨時突擊采購，可以將價格因素作為主要評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)外，期刊采購不宜采取最低評標(biāo)價法而應(yīng)選用綜合評分法。

關(guān)于期刊采購綜合評標(biāo)法的具體運(yùn)用，筆者在分析了李明珍《圖書館中文報刊采購招標(biāo)評價體系研究》［3］和楊海玲《基于灰色關(guān)聯(lián)分析的圖書館中文圖書采購招標(biāo)評價》［4］兩文基礎(chǔ)上，結(jié)合筆者所在圖書館2013年期刊采購招標(biāo)實(shí)踐，提出了綜合評標(biāo)體系并付諸期刊采購招標(biāo)工作中(見表1)。

表1 中文期刊采購招標(biāo)評價指標(biāo)體系細(xì)分表

3 期刊采購履約管理

期刊作為一種連續(xù)出版的特殊商品，具有種類多、復(fù)本少、信息含量大、內(nèi)容新穎、時效性強(qiáng)、連續(xù)完整、讀者需求多元等特點(diǎn)。其采購合同實(shí)質(zhì)上是一次采購多次配送的期貨合同，標(biāo)的物履約持續(xù)時間長、次數(shù)多，標(biāo)的物在周期內(nèi)還存在著無法預(yù)期的若干變化，而且在圖書館信息數(shù)字化時代，期刊采購還含有數(shù)據(jù)加工等附加服務(wù)，這無疑對期刊采購中標(biāo)的供應(yīng)商提出了諸多要求，需要精細(xì)化的合同履約管理，以保證較高的期刊訂到率、到貨率，以便所采購的期刊能夠及時到館、上架，充分發(fā)揮其閱覽價值。

在期刊采購履約管理精細(xì)化過程中，筆者結(jié)合2013年的期刊采購實(shí)踐，認(rèn)為有必要在明確甲乙雙方責(zé)任的基礎(chǔ)上，加大以下方面的管理力度。

3.1 訂購要求

①及時提供國內(nèi)公開發(fā)行和非公開發(fā)行期刊的征訂目錄(包括書本式和電子版)以供訂閱，目錄應(yīng)詳實(shí)列出期刊的刊名、征訂號、刊期、單價、年價、ISSN 號、發(fā)行時間等項(xiàng)目;并能根據(jù)需要通過自有網(wǎng)站或E－mail 等方式向中文期刊采訪工作人員提供各類相關(guān)業(yè)務(wù)信息。②保證100%的訂到率并保證期刊的及時投遞(遇期刊?？?、休刊、合刊、改刊或延遲出版等特殊情況除外)。③期刊按目錄訂購，發(fā)生停刊、轉(zhuǎn)刊、價格變化等情況應(yīng)在一周內(nèi)做出書面說明送達(dá)，否則視為未訂到。

3.2 送刊要求

①乙方負(fù)責(zé)甲方所訂期刊的投遞工作，原則上自期刊發(fā)行時間起，周刊5 天內(nèi)送達(dá)，旬刊7 天內(nèi)送達(dá)，月刊12 天內(nèi)送達(dá)，且一種期刊不得兩期或兩期以上并期投遞。②乙方按照甲方要求免費(fèi)將期刊送至指定接收地。每周至少送刊兩次，同時提供發(fā)貨清單。清單包括:包號、征訂號、刊名、刊期、份數(shù)。如發(fā)現(xiàn)與包裝內(nèi)期刊清單不符、期刊破損、污損等情況，應(yīng)無條件給予退換。③乙方應(yīng)保證送刊差錯率低于1‰。

3.3 服務(wù)要求

①對圖書館所訂的全部期刊應(yīng)能免費(fèi)提供標(biāo)準(zhǔn)MARC 數(shù)據(jù)，MARC 數(shù)據(jù)必須符合CALIS 中文期刊著錄規(guī)則，同時應(yīng)為匯文文獻(xiàn)信息服務(wù)系統(tǒng)所兼容。②每季度以書面或電子郵件形式通報供刊情況;對于缺刊、?？染唧w情況需在出版發(fā)行30 天至60天內(nèi)向圖書館說明原因;對于?？c休刊的期刊款應(yīng)及時與采訪人員進(jìn)行清賬退款，并提供對賬清單。③乙方應(yīng)能及時處理甲方的查缺請求，能提供查詢所訂期刊到刊、?？?、休刊和其他變更情況信息的電子版說明。④保證到刊的完整性，無缺漏刊情況，如發(fā)現(xiàn)缺刊少期乙方應(yīng)無條件及時補(bǔ)充，缺刊應(yīng)在兩個月內(nèi)補(bǔ)到。對于無法補(bǔ)到的期刊，若為核心刊、學(xué)術(shù)刊，必須提供復(fù)印本，并退還復(fù)制期刊與印刷期刊的款項(xiàng)差額;若為文藝、體育等刊則實(shí)行全額退款。⑤對于倒裝、缺頁的期刊須保證無條件更換。⑥有固定的業(yè)務(wù)聯(lián)系人并保持聯(lián)系溝通對甲方提出的建議、要求能及時回復(fù)解決。

3.4 加工要求

乙方應(yīng)根據(jù)甲方的要求提供期刊加工服務(wù)，所有加工服務(wù)均為免費(fèi)，若發(fā)現(xiàn)加工后的期刊非本館訂購，責(zé)任由乙方承擔(dān)。具體加工要求為:①免費(fèi)為所采購的每冊期刊的目錄頁面加蓋館藏章，所蓋章印要求端正、字跡清晰、無溢油;不得覆蓋在文字或圖像上，如有文字、圖像的，應(yīng)盡量避開，蓋在恰當(dāng)?shù)奈恢?。②根?jù)圖書館提供的排架號，為所采購的每冊期刊貼排架標(biāo)簽。所有標(biāo)簽要求貼在期刊封面的左上角。所貼標(biāo)簽應(yīng)符合圖書館具體規(guī)定。

3.5 其他要求

①乙方必須嚴(yán)格保證期刊質(zhì)量，絕對不允許盜版期刊的出現(xiàn)，如一經(jīng)發(fā)現(xiàn)是盜版、盜印期刊，無論加工與否投標(biāo)單位均應(yīng)保證無條件接受退刊，并且支付違約金。如到館期刊有嚴(yán)重破損、污損情況時，投標(biāo)單位應(yīng)能提供換刊服務(wù)。②若乙方的到刊和服務(wù)沒有達(dá)到甲方規(guī)定的要求，每出現(xiàn)一次就按合同約定支付違約金。③乙方必須明確本次招標(biāo)總額可優(yōu)惠的折扣率。所有承諾事項(xiàng)請加蓋公司印章。④甲方可能對正式訂購的中文期刊作適當(dāng)調(diào)整，對調(diào)整中的中文期刊品種，乙方應(yīng)能及時提供期刊目錄和MARC 數(shù)據(jù)。

總之，隨著高校圖書館采購招標(biāo)工作的規(guī)范化和科學(xué)化，必然會使期刊采購招標(biāo)在期刊文獻(xiàn)資源建設(shè)中發(fā)揮更大的作用。

［1］吳錦榮.高校圖書采購招標(biāo)新論［J］. 圖書館，2006(4):92－94.

［2］王放虎.中文期刊采購招投標(biāo)工作質(zhì)量問題探索［J］.情報雜志，2007(7):136－138.

［3］李明珍.圖書館中文報刊采購招標(biāo)評價體系研究［J］.情報雜志，2007(9):159－160，94.

［4］楊海玲.基于灰色關(guān)聯(lián)分析的圖書館中文圖書采購招標(biāo)評價［J］. 現(xiàn)代情報，2010(4):148－150.