我院藥品庫房信息化物流管理的實(shí)踐與探討

陳 瑤，肖 芳，劉青青，羅亞杰（云南省第一人民醫(yī)院藥劑科，昆明 650032）

當(dāng)前，信息技術(shù)已廣泛運(yùn)用于社會(huì)的各個(gè)行業(yè)，醫(yī)院藥品的管理也不例外。我院之前主要通過醫(yī)院信息系統(tǒng)（Hospital information system，簡(jiǎn)稱HIS）進(jìn)行藥品管理，但應(yīng)用該系統(tǒng)后仍存在工作量大、效率低、環(huán)節(jié)多、管理水平低下等不足。隨著醫(yī)院信息化水平提高和現(xiàn)代物流管理理念的引入，怎樣科學(xué)、高效地提升藥品庫房的管理是我們亟需解決的新課題。借助信息化技術(shù)，筆者對(duì)我院藥品庫房物流系統(tǒng)及流程進(jìn)行重新設(shè)計(jì)，管理目標(biāo)進(jìn)行重新設(shè)定，實(shí)踐如下。

1 建立電子商務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)與供應(yīng)商藥品信息共享和物流的數(shù)字化管理

藥品庫房現(xiàn)代化的核心，是信息系統(tǒng)的提升和自動(dòng)化技術(shù)的引入。新開發(fā)的藥品庫房物流系統(tǒng)在不修改HIS架構(gòu)的前提下與HIS建立安全數(shù)據(jù)接口服務(wù)，在醫(yī)院中增強(qiáng)了藥品流通管理的功能，并實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院與藥品供應(yīng)商之間、藥品庫房與藥房之間的信息聯(lián)通。藥品在供應(yīng)商、醫(yī)院藥品庫房和藥房之間的流轉(zhuǎn)，都是通過信息網(wǎng)絡(luò)和條碼掃描自動(dòng)完成，將許多復(fù)雜多變的信息轉(zhuǎn)變?yōu)榭梢远攘康臄?shù)字、數(shù)據(jù)，再以這些數(shù)字、數(shù)據(jù)建立起適當(dāng)?shù)臄?shù)字化模型，將其轉(zhuǎn)變?yōu)橐幌盗卸M(jìn)制代碼，引入計(jì)算機(jī)內(nèi)部，進(jìn)行統(tǒng)一處理。數(shù)字化物流模式實(shí)現(xiàn)了藥品采購、入庫、出庫、藥房收藥、退藥等信息化操作[1]，同時(shí)，實(shí)現(xiàn)了藥品在醫(yī)院流轉(zhuǎn)中的批號(hào)管理、質(zhì)量監(jiān)控。具體流程界面見圖1。

圖1 我院物流電子商務(wù)平臺(tái)界面圖Fig 1 Screenshot of logistics electronic commerce platform in our hospital

1.1 藥品采購

藥品庫房采購計(jì)劃根據(jù)庫存上、下限自動(dòng)生成，調(diào)劑部門請(qǐng)領(lǐng)信息直接指導(dǎo)采購訂單，提升了采購行為的科學(xué)性，同時(shí)提升了藥品流轉(zhuǎn)過程中的需求響應(yīng)速度。采購員也無需在云南省藥品集中采購平臺(tái)（簡(jiǎn)稱：華招網(wǎng)）逐條提交，而是通過電子商務(wù)平臺(tái)批量導(dǎo)入，既嚴(yán)格執(zhí)行了國家藥品采購政策，工作效率也大為提高。

1.2 藥品入庫

到貨時(shí)掃描藥品上的條碼，手持電腦設(shè)備（Personal digital assistant，簡(jiǎn)稱PDA）上顯示出藥品的品名、規(guī)格、數(shù)量、批號(hào)、效期、廠牌等入庫信息，信息核對(duì)無誤后，按照PDA指示將藥品放入指定貨位，完成藥品入庫驗(yàn)收[2]，同時(shí)將確認(rèn)的藥品電子發(fā)票信息傳送至HIS，即完成賬務(wù)入庫，實(shí)現(xiàn)與供應(yīng)商信息共享，提升入庫速度和準(zhǔn)確性。

1.3 藥品出庫

庫管從物流系統(tǒng)審核請(qǐng)領(lǐng)計(jì)劃后，根據(jù)“先入先出，近效期先出”的原則打印藥品庫發(fā)清單，嚴(yán)格按照廠牌、批號(hào)、效期、數(shù)量發(fā)放藥品，從“發(fā)貨單確認(rèn)”窗口完成數(shù)據(jù)回填并傳送到HIS，整個(gè)回填過程從逐條人工輸入變?yōu)橐绘I完成。

1.4 藥房收驗(yàn)藥品

各藥房使用PDA收驗(yàn)藥品，掃描藥品大包裝或中包裝上的條碼，信息核對(duì)無誤后即可在系統(tǒng)中確認(rèn)收貨。PDA數(shù)據(jù)上傳回藥品庫房，庫管確認(rèn)收貨信息后將藥品電子發(fā)票信息提交到HIS，一步完成入庫、出庫操作；藥房人員從HIS確認(rèn)入庫、上賬并實(shí)現(xiàn)批號(hào)跟蹤、效期報(bào)警。

1.5 藥房退藥

調(diào)劑部門因藥品破損、滯銷、近效期、特殊召回等原因退藥，填寫“退藥申請(qǐng)”后傳至庫管，庫管根據(jù)退貨原因、數(shù)量、藥品狀況、貨源情況等綜合評(píng)判，可拒絕、同意退藥回大庫房或退藥至供應(yīng)商。如決定退藥至供應(yīng)商則此退藥信息隨之傳至電子商務(wù)平臺(tái)，藥品供應(yīng)商獲取對(duì)應(yīng)的藥品退貨信息并及時(shí)進(jìn)行退貨處理。待藥品退貨“沖紅”發(fā)票到后進(jìn)行相應(yīng)信息回填，即完成單據(jù)和賬務(wù)處理。

2 在新的管理目標(biāo)下，實(shí)現(xiàn)對(duì)藥品的科學(xué)化、精細(xì)化管理

2.1 庫存管理

藥品庫房是醫(yī)院保證臨床用藥的樞紐。藥品庫房管理的核心是供應(yīng)鏈中流動(dòng)的存貨，控制存貨的數(shù)量、形態(tài)和分布，提高存貨的流動(dòng)性是物流管理的根本[3]。因此，將藥品管理重點(diǎn)放在其庫存管理上，加強(qiáng)存貨的協(xié)調(diào)、管理和控制。運(yùn)用信息技術(shù)，新物流系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)以下新管理目標(biāo)：

2.1.1 實(shí)庫存管理。通過物流系統(tǒng)打印出的庫發(fā)清單包含了待發(fā)藥品的品名、規(guī)格、生產(chǎn)企業(yè)、數(shù)量、批號(hào)、效期及發(fā)放后的庫存量，庫管在嚴(yán)格按清單明細(xì)發(fā)放藥品的同時(shí)可以核對(duì)庫存量，做到實(shí)庫存管理，賬物相符率達(dá)100%。

2.1.2 藥品上、下限管理。系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)出各藥品前3個(gè)月使用量的平均數(shù)，以3天的量為下限，1周的量為上限，這是一個(gè)動(dòng)態(tài)的管理，根據(jù)藥品近期的使用情況適時(shí)調(diào)整。通過上下限的設(shè)置，當(dāng)藥品庫存量低于下限時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)報(bào)警，提示生成采購計(jì)劃；當(dāng)庫存量高于上限時(shí)，系統(tǒng)也自動(dòng)報(bào)警，提示藥品流通不暢，庫管即對(duì)滯銷藥品分析原因、作出處理，藥品周轉(zhuǎn)率得以保障。

2.1.3 藥品分類管理。A類：用量穩(wěn)定，供貨正常；B類：用量穩(wěn)定，供貨不正常；C類：用量不穩(wěn)定，供貨正常；D類：貴重藥品（單包裝＞500元）；E類：急救藥品、普藥；F類：一定時(shí)間周期內(nèi)的市場(chǎng)緊缺品種。保障供應(yīng)重點(diǎn)：B類、D類、E類、F類；控制庫存重點(diǎn)：B類、C類、D類。

2.2 應(yīng)急備藥管理

醫(yī)療機(jī)構(gòu)為應(yīng)對(duì)各種突發(fā)事件（重大疫情、災(zāi)難等）須有應(yīng)急藥品目錄和相應(yīng)的藥品儲(chǔ)備。應(yīng)急備藥在藥品庫房管理中也是重要的一項(xiàng)內(nèi)容，但批號(hào)、效期的管理和維護(hù)全憑人工記憶，難免有疏漏和錯(cuò)誤。通過物流系統(tǒng)對(duì)藥品批號(hào)、效期、數(shù)量的鎖定以及系統(tǒng)對(duì)效期的檢查，可實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理。

2.3 藥品信息管理

建立庫管通知信息欄，通知藥品信息如：不中標(biāo)、缺貨、換規(guī)格、更換生產(chǎn)企業(yè)等以及庫管對(duì)藥品管理和調(diào)控的信息。調(diào)劑部門人員可隨時(shí)通過物流系統(tǒng)查詢相關(guān)藥品信息提示，在請(qǐng)領(lǐng)到某個(gè)藥品時(shí)也可看到對(duì)此藥品的信息提示，做到信息傳達(dá)及時(shí)、準(zhǔn)確。

2.4 藥品價(jià)格維護(hù)

接受電子發(fā)票時(shí)物流系統(tǒng)中的價(jià)格檢查模塊可與前次藥品進(jìn)價(jià)進(jìn)行比對(duì)提示進(jìn)價(jià)變動(dòng)，同時(shí)根據(jù)“發(fā)改委”規(guī)定的藥品加成率提示零售價(jià)的偏差率，做到嚴(yán)格執(zhí)行國家藥品價(jià)格政策，及時(shí)、準(zhǔn)確地維護(hù)藥品價(jià)格。

2.5 藥品盤點(diǎn)

月底進(jìn)行藥品盤點(diǎn)時(shí)，通過物流系統(tǒng)打印出的盤點(diǎn)表，藥品庫存中包含貨架上合格藥品、退貨藥品（下賬或未下賬）、應(yīng)急儲(chǔ)備藥品等的數(shù)量，不但利于追蹤藥品去向，核對(duì)庫存數(shù)量，更減輕盤點(diǎn)工作的負(fù)擔(dān)，盤點(diǎn)的效率和準(zhǔn)確度極大提高。

2.6 院內(nèi)多地址收貨

庫房作為醫(yī)院藥品供應(yīng)的中樞，但實(shí)際只起到醫(yī)藥公司和院內(nèi)二級(jí)藥房間藥品中轉(zhuǎn)站的作用：藥品從各醫(yī)藥公司發(fā)出、運(yùn)送到庫，庫管驗(yàn)收、擺放上架、待單據(jù)入庫后再根據(jù)各部門的請(qǐng)領(lǐng)單發(fā)放出庫并運(yùn)送到位。這種多環(huán)節(jié)、低效率的物流模式在信息技術(shù)的支持下得到徹底改變：一是可借助醫(yī)藥公司物流部門的人力直接送藥到位，節(jié)約了醫(yī)院的人力成本；二是各調(diào)劑部門可通過射頻（RF）設(shè)備或計(jì)算機(jī)收貨，準(zhǔn)確、快捷；三是庫管的工作重點(diǎn)不再是忙于收藥、發(fā)藥，而是從信息流和物流上對(duì)多個(gè)二級(jí)部門的藥品供應(yīng)進(jìn)行合理調(diào)控，確保臨床用藥。配送流程見圖2。

圖2 藥品配送流程Fig 2 Drug distribution process

2.7 供應(yīng)商評(píng)級(jí)管理

在物流系統(tǒng)中對(duì)藥品配送供應(yīng)商資質(zhì)、可供貨率等情況進(jìn)行全面、準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)，根據(jù)統(tǒng)計(jì)結(jié)果實(shí)現(xiàn)了對(duì)供應(yīng)商的評(píng)級(jí)管理，客觀、公正地促進(jìn)供應(yīng)商提升配送能力及服務(wù)質(zhì)量，達(dá)到保障藥品供應(yīng)的目的，具體做法見表1。

表1 供應(yīng)商評(píng)級(jí)管理Tab 1 Supplier rating management

3 藥品庫房信息化物流管理系統(tǒng)實(shí)施效果

實(shí)施前，大量的單據(jù)靠人工錄入，藥品計(jì)劃靠人工記憶；入庫信息錯(cuò)誤較多、效期藥品管理困難、庫存積壓；藥師大部分的精力都花在制訂計(jì)劃、收藥、發(fā)藥以及糾錯(cuò)上，限制了藥師應(yīng)有的藥學(xué)服務(wù)工作的開展[4]。物流系統(tǒng)的創(chuàng)建實(shí)現(xiàn)了藥品庫房整個(gè)工作流程的數(shù)字化管理，改變了藥品庫房工作模式，顯著提升了工作效率，減輕了藥品庫房工作的勞動(dòng)強(qiáng)度；改變了醫(yī)院藥品庫房傳統(tǒng)物流業(yè)務(wù)現(xiàn)狀；藥品庫房工作內(nèi)容向著數(shù)據(jù)分析轉(zhuǎn)變，從源頭上做好藥品信息支持，獲得最佳的工作效果和最滿意的服務(wù)質(zhì)量，見表2。

表2 信息化物流系統(tǒng)實(shí)施前后效果比較Tab 2 Comparison of the effect of drug storehouse management before and after logistics informationization management

4 物流系統(tǒng)的完善與探討

醫(yī)院藥品物流現(xiàn)代化管理模式的引入，極大提升了醫(yī)療機(jī)構(gòu)藥品庫房管理水平，管理目標(biāo)的設(shè)定隨著管理水平的提升在不斷提高。物流系統(tǒng)是依據(jù)自身實(shí)際情況和需要而創(chuàng)建的，信息技術(shù)的發(fā)展以及藥師對(duì)藥品庫房管理工作的不斷總結(jié)和持續(xù)改進(jìn)將促使物流系統(tǒng)不斷完善。希望筆者對(duì)信息技術(shù)在藥品庫房管理中的運(yùn)用所做出的探索對(duì)業(yè)界同仁有所啟發(fā)和幫助。

[1]史衛(wèi)忠，張英，趙志剛.北京天壇醫(yī)院藥品物流現(xiàn)代化管理新模式[J].藥品評(píng)價(jià)，2010，7（12）：6.

[2]葛獻(xiàn)英，楊玲.條形碼在醫(yī)藥領(lǐng)城中的應(yīng)用[J].首都醫(yī)藥，2007，14（3）：28.

[3]李龍健，孫婷婷.醫(yī)院藥品庫房規(guī)范化管理的實(shí)踐與探討[J].中國藥事，2009，23（1）：58.

[4]顧蘇俊，單文治，陳宜鴻.現(xiàn)代物流技術(shù)在醫(yī)院藥品管理中的應(yīng)用分析[J].首都醫(yī)藥，2007，14（8）：24.