企業(yè)檔案管理工作現代化建設探析

黃輝

摘 要 在新的發(fā)展時期，檔案作為歷史的記錄、信息的載體，有著重要的不可替代的作用，充分發(fā)揮其應有的作用，加強檔案管理工作的現代化尤為重要。如何運用先進的科學技術、信息載體和管理方法，對單位產生的各種載體的檔案實行系統、全面、科學的管理，并為單位的各項活動及社會發(fā)展提供優(yōu)質快捷的服務，為領導決策提供重要的依據，為單位檔案的利用創(chuàng)造社會效益和經濟效益，成為檔案管理工作現代化的新課題。

關鍵詞 檔案管理工 作現代化 檔案管理 創(chuàng)新

一、檔案管理工作現代化的背景

1.進入21世紀，隨著時代的飛速發(fā)展，科學技術的進步要求必須實現檔案管理工作現代化。現代科學技術在世界范圍內的迅猛發(fā)展，計算機、網絡、電子通訊等新技術、新手段的廣泛應用使得辦公自動化和無紙辦公成為現實。檔案工作順應新形勢逐步實現檔案管理工作現代化成為必然選擇。

2.傳統的手工管理檔案方式勞動量大， 查詢速度慢， 工作效率低， 嚴重影響檔案的利用。辦公自動化， 帶來電子檔案的大量產生， 要求我們必須通曉電子檔案的特性， 把握電子檔案的運動規(guī)律， 積極開發(fā)電子檔案信息資源， 提高工作效率。辦公自動化迫切需要檔案管理工作自動化， 提高工作效率， 實現檔案管理工作現代化。

3.加強對檔案的利用率和保密性，要求實現檔案管理工作現代化。傳統的檔案管理模式，伴隨著檔案存儲年份的延長， 由于檔案的載體材料質量差， 保護手段落后等客觀原因， 將會出現了褪色現象， 嚴重的甚至出現“無字”現象。傳統檔案管理工作信息利用共享性差，不能與他人同享檔案信息， 這都迫切需要采用現代化管理手段以提高管理質量。

二、檔案工作創(chuàng)新助推檔案管理工作現代化的實現

1.要樹立現代化的檔案管理理念。“思想是行動的先導?！币M行檔案管理工作現代化，檔案工作人員的檔案意識形態(tài)最先需要“現代化”。不引進先進、科學的檔案管理理論作為指導， 整個檔案管理的發(fā)展便會受到影響， 也就談不上檔案管理的現代化。檔案從紙質檔案向電子檔案演進，突破了由于紙質載體的時空局限性。同時，電子檔案以其存貯方式的高密度、傳輸迅速、體質輕巧等優(yōu)勢受到人們的厚愛。檔案工作人員應著眼科技發(fā)展的趨勢， 運用科學的眼光看待檔案管理， 積極思考解決檔案新載體方面的問題。

2.檔案隊伍要創(chuàng)新。進人信息時代， 檔案工作要適應新時期經濟社會發(fā)展的需要， 檔案工作者就必須作為創(chuàng)新主體， 主動迎接挑戰(zhàn)，樹立創(chuàng)新意識。檔案工作的創(chuàng)新來自對檔案管理的創(chuàng)新想法和欲念，沒有創(chuàng)新的認識， 檔案創(chuàng)新無從談起。培養(yǎng)檔案工作者知識的創(chuàng)新能力， 使之成為適應時代要求的復合型人才， 是檔案工作現代化所必需。

3.開發(fā)檔案信息資源要創(chuàng)新。檔案信息資源是信息開發(fā)利用的基礎， 也是創(chuàng)新工作的前提?，F代化技術手段的應用， 既能把檔案管理工作從繁重的手工勞動中解放出來， 又能使大力開發(fā)和科學合理有效地利用檔案信息資源成為現實。在檔案的保護、存儲、信息的檢索、編目和參考查詢服務中， 廣泛應用現代科學技術， 加大技術更新和現代化投入， 是實現檔案資源開發(fā)利用工作根本變革的必由之路。

4.創(chuàng)新服務機制， 改變服務方式是創(chuàng)新檔案工作的目的。按照“堅持創(chuàng)新， 突出服務” 的思路， 不斷加強檔案部門的業(yè)務建設， 改變一切不適應新形勢要求的思想觀念和單一被動的服務方式， 是創(chuàng)新服務機制的前提之一。在實際工作中，要做好兩方面工作. 首先， 檔案開發(fā)利用要向深層次服務轉化， 根據工作的需要有針對性地編研科技水平高、利用價值高的開發(fā)利用成果。其次， 要向多種服務轉化， 除做好上門利用服務外， 還要主動與科研、經濟部門聯合， 建立咨詢服務等。

三、實現檔案管理現代化的基本措施

1.要學會運用現代化的管理技術。目前， 計算機和網絡技術的應用已深入社會的各個領域和角落， 輕輕地點擊鼠標就把我們迅速地帶入到多媒體信息高速路， 通過計算機網絡傳輸檔案信息， 可以廣泛地實現檔案信息資源共享， 而實現檔案的信息資源共享， 就要求我們既要有扎實的檔案管理理論基礎知識和業(yè)務工作能力， 又要掌握與信息技術相關的計算機應用和管理知識， 這樣才能做到相輔相成、互相促進、互為轉化， 適應信息社會發(fā)展的需要。目前隨著科學技術的發(fā)展， 檔案載體已呈多樣化趨勢， 由單一的紙質檔案向電子檔案轉化， 電子檔案除具有方便、準確、高效等優(yōu)勢外， 在收集、歸檔、鑒定、利用和保密等方面給檔案管理工作帶來新的課題， 檔案管理人員要學會運用計算機和網絡知識， 通過技術處理， 采取必要的手段加以控制， 管好用好檔案， 以達到兩者的完美結合， 以適應科學技術、信息技術、網絡技術的發(fā)展和社會各方面對檔案利用的需要。

2.理順關系， 健全制度， 拓展檔案的歸檔范圍。建立科學的檔案管理體系， 健全檔案管理的規(guī)章制度是檔案管理的關鍵。隨著科學技術的發(fā)展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高， 必須建立與之相應的、科學的檔案管理體系。通過建立信息檔案管理部門， 明確職能， 將企業(yè)各個類型的檔案統一管理， 統一考核， 使檔案管理與企業(yè)核心業(yè)務同步考核評價， 同步發(fā)展。同時， 要拓展檔案的范圍。如企業(yè)經營方面， 所進行租賃、承包、核算的方案、協議、合同也應進入歸檔材料之中。

3.重視人才培養(yǎng)， 提高人員素質。檔案管理人員素質直接影響檔案管理水平。要將檔案管理人員培養(yǎng)納入企業(yè)人才培養(yǎng)計劃， 通過專業(yè)培訓、知識更新、進修學習等， 提高業(yè)務水平， 適應檔案業(yè)務發(fā)展， 推動檔案管理水平的提高。

4.開發(fā)檔案資源， 為企業(yè)管理工作服務。檔案資源的開發(fā)利用是企業(yè)檔案管理的主要目的， 通過檔案深層開發(fā)， 提高檔案的使用價值為企業(yè)自身管理及客戶服務。同時， 通過利用檔案為企業(yè)創(chuàng)造良好的社會效益和經濟效益， 提高檔案在企業(yè)管理中的地位和作用， 促進檔案建設。

5.加強檔案的規(guī)范化建設。檔案管理必須強調制度化， 公文是企業(yè)檔案的重要內容。要加強對行政人員公文寫作的教育， 提高對公文嚴肅性的認識， 使行政人員從思想上予以重視， 嚴格要求， 養(yǎng)成嚴謹認真的工作作風。落實公文寫作的相關規(guī)范條例，加強公文寫作規(guī)范化的培訓， 實行專人負責。當前在公文寫作中存在公文基本格式有誤、公文流轉越級等現象， 反映了相關人員對公文嚴肅性缺乏應有的認識。要強化管理抓落實。要使員工明確公文既反映了一個人的敬業(yè)精神和態(tài)度， 也反映了企業(yè)管理質量的好壞。公文質量低下， 很可能由此引起相關方糾紛。

6.對企業(yè)檔案使用高科技管理手段。高科技的發(fā)展， 也使企業(yè)檔案增添新的內涵。一方面，企業(yè)檔案門類較多， 尤其是較繁忙的核心業(yè)務活動， 需保留大量的業(yè)務歸檔材料， 如公文、合同文本、影響資料等， 全部用傳統的方法儲存， 將占有很大的庫房。另一方面， 高科技的發(fā)展， 也使檔案內容更加豐富多樣。如今企業(yè)計算機管理十分普遍， 有很多企業(yè)已應用電子公文。它以數據庫的形式， 以電子文本進行儲存、調閱， 是一種值得賞識的方法。再則， 客戶信息實行電腦化管理， 消除傳統的業(yè)務往來對賬單， 所有的產品出入庫明細賬均實行電腦存盤， 減少了庫存， 規(guī)范了明細賬。雖然，相關單位業(yè)務往來對賬單不屬于歸檔范圍， 但以數據庫形式存盤留檔的管理模式， 為電子檔案的運用提供了很好的范例， 是實行現代檔案管理的一種新趨勢。