胡 瑩,唐文枝
(廣州大學(xué) 實(shí)驗(yàn)中心,網(wǎng)絡(luò)與教育技術(shù)中心,廣東 廣州 510006)
高校固定資產(chǎn)主要是由國(guó)家財(cái)政投入形成,是國(guó)有資產(chǎn)的典型代表,資產(chǎn)運(yùn)營(yíng)管理的優(yōu)劣,將直接關(guān)系到學(xué)校的運(yùn)轉(zhuǎn)和穩(wěn)定。固定資產(chǎn)具有價(jià)值高、使用周期長(zhǎng)、使用地點(diǎn)分散、管理難度大等特點(diǎn);在資產(chǎn)管理上,面臨數(shù)據(jù)密集、用戶部門多、主管歸口不單一、結(jié)構(gòu)分類復(fù)雜(包含設(shè)備、家具、圖書、建筑、土地、交通工具等幾大類別,同時(shí)又細(xì)化為財(cái)政分類和教育主管部門分類)等特征;教學(xué)和實(shí)驗(yàn)資產(chǎn)數(shù)量大,使用上隨著課程安排呈現(xiàn)一定的周期性,學(xué)期中使用頻度高,寒暑假可按時(shí)保管養(yǎng)護(hù)等特點(diǎn)。因此如何將大量、分散的資產(chǎn)有效地組織和管理好,使之形成一個(gè)資源網(wǎng)絡(luò),加快資產(chǎn)的運(yùn)轉(zhuǎn),最大限度地發(fā)揮各個(gè)資源的使用效力是當(dāng)前資產(chǎn)管理者應(yīng)思考的問題。而加強(qiáng)資產(chǎn)的維護(hù)既是當(dāng)前資產(chǎn)管理面臨的新的課題,也是資產(chǎn)管理的中心任務(wù)[1-3]。
本文基于我校資產(chǎn)管理系統(tǒng)建設(shè)和使用的實(shí)際情況,介紹了資產(chǎn)管理從紙卡標(biāo)簽跨越到RFID(射頻識(shí)別)的高效管理的實(shí)踐體會(huì)。
對(duì)于資產(chǎn)管理,我校一直根據(jù)財(cái)政和教育部門的要求,從頂層加大對(duì)資產(chǎn)管理建設(shè)的力度,重購(gòu)重管,加強(qiáng)規(guī)章制度建設(shè),加強(qiáng)資產(chǎn)管理隊(duì)伍建設(shè)和管理人員的素質(zhì)提升建設(shè)。同時(shí)加強(qiáng)系統(tǒng)建設(shè),在“二期”數(shù)字化校園建設(shè)中,已建成資產(chǎn)管理系統(tǒng)?,F(xiàn)有資產(chǎn)管理系統(tǒng)統(tǒng)一管理為全校師生服務(wù)的所有資產(chǎn),包括總務(wù)組、設(shè)備組、圖書組和財(cái)務(wù)組4個(gè)用戶組,以及普通用戶、部門資產(chǎn)管理員、主管審核人員、財(cái)務(wù)復(fù)核人員四大類用戶角色類別。采用普通紙質(zhì)標(biāo)簽與資產(chǎn)卡片的方式,完成對(duì)所有資產(chǎn)登記、審核、復(fù)核、調(diào)撥、報(bào)廢、報(bào)修及核賬等關(guān)鍵流程,采用賬物分管,分門類歸口管理的方式。實(shí)物方面,教學(xué)實(shí)驗(yàn)儀器由設(shè)備處管理,行政辦公類設(shè)備以及房屋、土地、家具、建筑物、交通工具由后勤產(chǎn)業(yè)處管理,圖情雜志由圖書館管理,財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)資產(chǎn)價(jià)格等賬目的復(fù)核。一個(gè)新置設(shè)備以投入使用到進(jìn)入管理系統(tǒng),最后生成財(cái)務(wù)報(bào)表需要經(jīng)過的流程為:部門管理員對(duì)新進(jìn)設(shè)備進(jìn)行登記—主管部門進(jìn)行審核(生成資產(chǎn)編號(hào)和標(biāo)簽)—打印標(biāo)簽,貼條—財(cái)務(wù)管理人員進(jìn)行價(jià)值復(fù)核。其他資產(chǎn)管理的流程也嚴(yán)格遵循登記、審核、復(fù)核的流程。規(guī)范的流程給管理上帶來了相當(dāng)?shù)谋憷?。然而?guī)范的流程只是資產(chǎn)管理的一部分,在實(shí)際管理工作中還是發(fā)現(xiàn)存在相當(dāng)多的問題。究其原因,主要由于管理系統(tǒng)和資產(chǎn)實(shí)物不能形成強(qiáng)力的紐帶,人員、實(shí)物的變動(dòng),凡此種種,物和賬不能適時(shí)同步,資產(chǎn)本身不具有自動(dòng)識(shí)別性,易形成管理和實(shí)際的脫節(jié),管理滯后。這些問題主要表現(xiàn)在:
(1)建設(shè)容易,維護(hù)困難。系統(tǒng)數(shù)據(jù)量大,基礎(chǔ)數(shù)據(jù)龐大,包括部門庫(kù)、人員庫(kù)、實(shí)物庫(kù),基礎(chǔ)數(shù)據(jù)異動(dòng)時(shí)有發(fā)生。
(2)由于系統(tǒng)和實(shí)物脫節(jié),造成資產(chǎn)狀況不明,資產(chǎn)重購(gòu)及資產(chǎn)私用、流失情況存在。
(3)資產(chǎn)管理人員工作被動(dòng)性強(qiáng)。資產(chǎn)通過審核進(jìn)入系統(tǒng)后,資產(chǎn)主管部門只能管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù),對(duì)實(shí)物的使用情況、健康狀況,管理維護(hù)狀況、責(zé)任人落實(shí)等,都不能進(jìn)行有效監(jiān)管。
(4)資產(chǎn)清查難以開展。根據(jù)資產(chǎn)管理規(guī)范,資產(chǎn)管理人員根據(jù)職責(zé)要求,需要定期對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行清查和核實(shí)。
(5)現(xiàn)有資產(chǎn)信息的維護(hù),因?yàn)榧堎|(zhì)貼標(biāo)所記載信息有限,資產(chǎn)信息卡片的維護(hù)過于依賴后期的維護(hù),不能從一進(jìn)入系統(tǒng)就形成嚴(yán)格的登記,經(jīng)常出現(xiàn)屬性填寫錯(cuò)誤或完整性缺失的不規(guī)范填寫[4]。
基于此,借助RFID技術(shù),在資產(chǎn)管理中充分加強(qiáng)資產(chǎn)自動(dòng)識(shí)別管理,提升資產(chǎn)本身所攜帶的信息量,促進(jìn)資產(chǎn)臺(tái)賬的適時(shí)同步[5],對(duì)于完善高校資產(chǎn)管理意義重大。
RFID是一種非接觸的自我識(shí)別技術(shù),它通過射頻信號(hào)自動(dòng)識(shí)別目標(biāo)對(duì)象并獲取相關(guān)數(shù)據(jù),識(shí)別工作無需人工干預(yù),可工作于各種惡劣環(huán)境,識(shí)別和維護(hù)操作快捷方便。RFID系統(tǒng)主要由讀寫器、天線和標(biāo)簽三部分組成[6],其具有以下幾個(gè)特點(diǎn):
(1)物體標(biāo)志性:標(biāo)簽具有唯一的ID號(hào),實(shí)現(xiàn)物體唯一標(biāo)志性,且通過增加保護(hù)機(jī)制,不容易篡改或偽造;
(2)可關(guān)聯(lián)攜帶大量信息:用戶可自定義讀寫數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn),與紙質(zhì)標(biāo)簽、條形碼相比,RFID通過與信息系統(tǒng)的無線關(guān)聯(lián),可聯(lián)帶大量的屬性數(shù)據(jù),包含資產(chǎn)的固有信息(包括價(jià)格、數(shù)量、生產(chǎn)日期及型號(hào)等)、入庫(kù)信息(包括登記時(shí)間、登記者、領(lǐng)用人、審核人員、入庫(kù)時(shí)間、入庫(kù)地點(diǎn)及使用部門等)、資產(chǎn)的流轉(zhuǎn)信息(包括調(diào)撥、維修及領(lǐng)用人變更等),以及其他可擴(kuò)展的信息。當(dāng)讀卡器讀取資產(chǎn)時(shí),可自動(dòng)關(guān)聯(lián)信息庫(kù)顯示資產(chǎn)的所有屬性;
(3)非接觸甚至遠(yuǎn)距離識(shí)別:通過無線自動(dòng)感知,當(dāng)讀寫器靠近設(shè)備時(shí),設(shè)備被自動(dòng)識(shí)別,無須接觸,增加了作業(yè)的便利性,同時(shí)采用不同的RFID頻段技術(shù),可實(shí)現(xiàn)0~1 000m不同的距離要求,適用于各種場(chǎng)合;
(4)抗干擾能力強(qiáng):RFID無線識(shí)別在高溫、防水、高壓、噪聲等復(fù)雜環(huán)境下均可正常工作;
(5)可擴(kuò)展性強(qiáng):通過與WSN(無線感知網(wǎng)絡(luò))的微型傳感器結(jié)合,能及時(shí)地將讀卡器讀到的識(shí)別信息向后臺(tái)數(shù)據(jù)中心進(jìn)行請(qǐng)求,完成對(duì)資產(chǎn)的比對(duì)和核查,同時(shí),也可以將所需要采集的信息進(jìn)行感知,諸如資產(chǎn)運(yùn)行或環(huán)境信息等進(jìn)行采集,傳送到后臺(tái)系統(tǒng),為復(fù)雜分析和決策提供源數(shù)據(jù)支持;
(6)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)同步,物與賬的高度統(tǒng)一:可充分利用RFID自動(dòng)采集、自動(dòng)傳送和無線傳輸功能,實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)變動(dòng)信息與管理系統(tǒng)信息的實(shí)時(shí)統(tǒng)一,所有過程可以通過配置自動(dòng)完成,減少了人工參與可能帶來的誤差性和延時(shí)性[7-8]。
基于RFID資產(chǎn)管理系統(tǒng)拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)圖如圖1所示[9]。系統(tǒng)主要由3個(gè)層次組成:實(shí)物管理、無線傳輸層及后端管理。前端的感知、中端的傳輸、后端的計(jì)算形成了一條無形之線[10],而同步工作就作用在這條無形之線上。
(1)LAN端為資產(chǎn)管理平臺(tái)及數(shù)據(jù)中心,管理平臺(tái)在賬上可以完成一切資產(chǎn)的處置操作和角色授權(quán)操作,并且必須通過管理端進(jìn)行基礎(chǔ)庫(kù)的數(shù)據(jù)初始操作,生成各種報(bào)表,并與學(xué)校其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)中心完成數(shù)據(jù)的互通和流程的共享,是資產(chǎn)管理對(duì)外界的業(yè)務(wù)出口管理平臺(tái)。
(2)WSN(無線傳感器網(wǎng)絡(luò))[11-13]基礎(chǔ)于現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)資源以及無線資源,并在此基礎(chǔ)之上,專門配備功能強(qiáng)大、靈活的無線用戶接入,以及Fit AP管理能力的專門交換機(jī),能夠管理無線用戶,支持802.11a/g/n無線協(xié)議,支持有效頻率調(diào)整,并提供無縫漫游,最大限度地提供用戶安全接入的數(shù)量,基于角色的安全策略、資源策略、流量策略配置,網(wǎng)絡(luò)服務(wù)質(zhì)量Qos以及IPv4對(duì)IPv6的擴(kuò)展支持,并且支持VLAN的邏輯網(wǎng)段隔離,采用CAPWAP協(xié)議進(jìn)行無線控制以及AP的互聯(lián),使得無論高端或低端AP都能夠零配置,并且能夠被集中管理,同時(shí)部分AP內(nèi)置RFID閱讀器,可當(dāng)固定讀卡器之用,進(jìn)行定位控制。
圖1 RFID資產(chǎn)管理系統(tǒng)拓?fù)鋱D
(3)資產(chǎn)實(shí)物層是資產(chǎn)實(shí)際參與生產(chǎn)和使用的現(xiàn)實(shí)環(huán)境,所有的管理和基礎(chǔ)都體現(xiàn)在實(shí)物上,主要包括資產(chǎn)儀器設(shè)備、讀寫器、有源/無源電子標(biāo)簽、環(huán)境感應(yīng)器件、無線AP以及形成的無線信號(hào)環(huán)境和射頻信號(hào)環(huán)境等。此層次主要完成對(duì)數(shù)據(jù)的采集,通過對(duì)電子標(biāo)簽的讀、寫操作,完成資產(chǎn)與賬目信息的一一對(duì)應(yīng),完成資產(chǎn)的臺(tái)賬和信息維護(hù);同時(shí)還可以通過模塊化的配置檢測(cè)模塊、進(jìn)行環(huán)境信息的采集,完成對(duì)資產(chǎn)的管理;通過部署到環(huán)境中的信息感應(yīng)器件進(jìn)行數(shù)據(jù)采集,采集到的數(shù)據(jù)傳輸?shù)綗o線傳感器網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn),網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)通過處理模塊進(jìn)行相關(guān)處理;通過射頻模塊進(jìn)行無線傳輸;最后到達(dá)后端進(jìn)行計(jì)算和可視化呈現(xiàn),完成報(bào)警等物與人的對(duì)話。
基于RFID資產(chǎn)管理系統(tǒng)功能布局圖如圖2所示,通過RFID進(jìn)行智能識(shí)別、無線信息進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸。系統(tǒng)管理員進(jìn)行基礎(chǔ)信息的初始化,并對(duì)無線傳輸,傳感感應(yīng)進(jìn)行節(jié)點(diǎn)部署,并對(duì)整個(gè)拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)內(nèi)的所有節(jié)點(diǎn)進(jìn)行及時(shí)管理;資產(chǎn)管理員需要對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行臺(tái)賬管理以及資產(chǎn)與物聯(lián)有關(guān)的操作,包括入庫(kù)登記、資產(chǎn)調(diào)撥、資產(chǎn)報(bào)廢、資產(chǎn)清查、資產(chǎn)流動(dòng)操作等,具體如下:
圖2 RFID資產(chǎn)管理系統(tǒng)功能布局圖
①資產(chǎn)入庫(kù)登記。資產(chǎn)入庫(kù)時(shí),需要完成電子標(biāo)簽信息的寫入、封裝,以及管理系統(tǒng)賬目信息的信息同步。資產(chǎn)入庫(kù)時(shí),需由中心發(fā)卡器進(jìn)行發(fā)卡,發(fā)卡器為電子標(biāo)簽寫入數(shù)據(jù),包含資產(chǎn)固有信息以及屬性信息,并設(shè)置鎖定密碼,這樣數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行固化,能防止隨意改寫以及受干擾改寫數(shù)據(jù)。同時(shí)發(fā)卡器連接管理后臺(tái),完成賬面上的資產(chǎn)入賬以及審核操作,并根據(jù)資產(chǎn)的貴重屬性以及所工作的環(huán)境場(chǎng)所選擇不同的標(biāo)簽以及不同的封裝方式。電子標(biāo)簽可用UHF標(biāo)簽,識(shí)別距離10m范圍之內(nèi),粘貼在非貴重資產(chǎn)上;有源RFID標(biāo)簽,可識(shí)別距離150m內(nèi),可用于相對(duì)復(fù)雜的環(huán)境,或是范圍較大的教學(xué)或設(shè)備放置場(chǎng)所,同時(shí)可以使用不同的封裝模式,柔性標(biāo)簽、標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)簽、抗金屬標(biāo)簽等,使用時(shí)間可以達(dá)到3~5年,并且可以通過重新寫入數(shù)據(jù),反復(fù)使用。
② 資產(chǎn)調(diào)撥。系統(tǒng)設(shè)計(jì)上設(shè)計(jì)資產(chǎn)調(diào)撥表,包含原使用部門、領(lǐng)用人、用途等信息,當(dāng)需要資產(chǎn)調(diào)撥時(shí),需在管理系統(tǒng)生成調(diào)撥單,并由資產(chǎn)主管部門進(jìn)行審核,同時(shí)電子標(biāo)簽更新信息。使用手持機(jī)對(duì)該資產(chǎn)標(biāo)簽進(jìn)行讀取,更改標(biāo)簽中領(lǐng)用人、領(lǐng)用部門等信息,確認(rèn)后,手持機(jī)將修改數(shù)據(jù)上傳到管理服務(wù)器,服務(wù)器自動(dòng)生成規(guī)范的調(diào)撥單,并根據(jù)手持機(jī)的歸屬用戶權(quán)限配置生成調(diào)撥的審核記錄,可在調(diào)撥審核記錄進(jìn)行報(bào)表查詢。
③ 資產(chǎn)報(bào)廢。資產(chǎn)報(bào)廢對(duì)應(yīng)資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)單,并需通過資產(chǎn)主管部門的業(yè)務(wù)審核,以及財(cái)務(wù)主管部門的復(fù)核方能生效,同時(shí)完成電子卡片的狀態(tài)更新。操作與調(diào)撥類似,用手持機(jī)對(duì)該資產(chǎn)標(biāo)簽進(jìn)行報(bào)廢標(biāo)記,或者根據(jù)資產(chǎn)標(biāo)簽預(yù)置使用年限自動(dòng)報(bào)廢,同時(shí)自動(dòng)生成報(bào)廢的審核記錄。與調(diào)撥不同的是,需要財(cái)務(wù)管理角色在管理端或者用手持設(shè)備對(duì)資產(chǎn)報(bào)廢完成復(fù)核標(biāo)記,電子標(biāo)簽和后臺(tái)業(yè)務(wù)信息通過無線傳輸完成適時(shí)同步,流程完成,自動(dòng)生成資產(chǎn)報(bào)廢報(bào)表和對(duì)應(yīng)的出庫(kù)賬務(wù)報(bào)表,報(bào)廢完成后,會(huì)在資產(chǎn)年度均衡報(bào)表中資產(chǎn)減少大類中體現(xiàn)。
④ 資產(chǎn)清查。管理員可根據(jù)資產(chǎn)管理規(guī)范,對(duì)固定資產(chǎn)的使用情況、管理情況、存活情況進(jìn)行隨機(jī)、隨時(shí)的清點(diǎn),將清查工作日?;统B(tài)化,也可以進(jìn)行有計(jì)劃的全面盤點(diǎn)。盤點(diǎn)邏輯上非常簡(jiǎn)單,手持設(shè)備掃描某一資產(chǎn),連接管理端,自動(dòng)讀取原來的資產(chǎn)屬性,然后根據(jù)電子標(biāo)簽的實(shí)際屬性進(jìn)行比對(duì),發(fā)現(xiàn)有不一致,進(jìn)行報(bào)警提示。通過多個(gè)標(biāo)簽可被同時(shí)讀寫的設(shè)計(jì),而不受工作區(qū)內(nèi)標(biāo)簽數(shù)量的限制和影響,可達(dá)到多達(dá)50個(gè)/s以上的辨識(shí),不但可以高效完成資產(chǎn)清查的行政任務(wù),可以完成人工的糾錯(cuò),同時(shí)還可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題,并完善資產(chǎn)管理制度。
⑤資產(chǎn)流動(dòng)管理。資產(chǎn)流動(dòng)沒有進(jìn)行申請(qǐng)單的設(shè)計(jì)。與資產(chǎn)調(diào)撥一致,通過自動(dòng)感應(yīng)或手持機(jī)讀卡,完成資產(chǎn)定位以及存放地點(diǎn)的更新,特別當(dāng)貴重資產(chǎn)或者配件被非許可(登記)搬運(yùn)或者移動(dòng)出一定范圍時(shí),管理端將向系統(tǒng)管理員發(fā)出手機(jī)短信報(bào)警。
高校固定資產(chǎn)的管理,通過基于RFID的升級(jí)實(shí)現(xiàn),一方面沿用了原管理系統(tǒng)規(guī)范的流程,保持了流程的合理性。同時(shí),通過RFID電子標(biāo)簽的智能識(shí)別性,以及無線網(wǎng)絡(luò)的傳輸技術(shù),有效地實(shí)現(xiàn)了賬、物、卡信息的高度統(tǒng)一,提升了數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)性和精確性,便捷了資產(chǎn)日常管理和維護(hù)操作,極大地方便了資產(chǎn)的清查,有效地減少或避免了資產(chǎn)的人為流失,在資產(chǎn)管理中產(chǎn)生出極大的價(jià)值。同時(shí)通過資產(chǎn)的運(yùn)行和使用情況的實(shí)時(shí)了解,可以提高資產(chǎn)的利用率,強(qiáng)化資產(chǎn)維護(hù),延長(zhǎng)資產(chǎn)生命周期,為節(jié)約購(gòu)置成本,實(shí)現(xiàn)更具活力的管理,更好地為教學(xué)科研服務(wù)。同時(shí)還為進(jìn)一步的對(duì)高校資產(chǎn)進(jìn)行物聯(lián)設(shè)計(jì),收集各種智慧數(shù)據(jù),比如資產(chǎn)的課時(shí)利用率、項(xiàng)目利用率,關(guān)聯(lián)教師、學(xué)生、科研、教學(xué)、教學(xué)結(jié)果、各項(xiàng)評(píng)估,績(jī)效等各種對(duì)象和行為緯度,進(jìn)行深層次的數(shù)據(jù)挖掘和分析,精確地計(jì)算每個(gè)緯度的資產(chǎn)因子,使資產(chǎn)數(shù)據(jù)成為數(shù)字校園真正有生命力的數(shù)據(jù),為管理層進(jìn)行人、財(cái)、物資源配置和決策提供有效的智慧支持。
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