淺談高校會計憑證檔案信息化管理

高 娟

（河海大學(xué)，南京，210098）

1 背景和問題

首先，高校會計檔案是由會計憑證、會計賬簿和會計報表等組成的，是高校經(jīng)濟活動的歷史記錄以及經(jīng)濟效果的一個綜合反映，也是進(jìn)行預(yù)算的重要依據(jù)。會計憑證的形成、管理是會計檔案工作的核心，而大多數(shù)高校對會計憑證后期的管理則相對不太重視，隨著學(xué)校的信息化建設(shè)，著眼于利用信息平臺，原有的財務(wù)管理體系和工作方式已經(jīng)產(chǎn)生了巨大的變化，憑證后期的檔案管理應(yīng)該與時俱進(jìn)。例如，每年的財務(wù)審計經(jīng)常因為一點點的業(yè)務(wù)考量需要，就需要從成柜的財務(wù)憑證中查詢相關(guān)會計憑證，造成了財務(wù)管理巨大的工作量，影響了高校的業(yè)務(wù)效率。

這就反映了會計憑證后期的檔案管理，在電子技術(shù)發(fā)展如此迅猛的今天，沒有充分利用，原因是沒有考慮到網(wǎng)絡(luò)對現(xiàn)代財務(wù)工作的意義和作用。

下面，筆者根據(jù)自己的經(jīng)驗針對會計憑證管理工作中存在的問題提供一些對策：

1.1 目前會計憑證管理工作中存在的一些問題

1)管理人員對會計憑證管理工作的缺乏重要的認(rèn)識。有些高校的領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)人員認(rèn)為財務(wù)工作中對大量會計憑證的整理是一件浪費時間和精力的事情，所以沒有配備專人管理會計檔案，不符合《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》要求。

2)會計憑證管理制度不完善。目前，我國在會計檔案管理方面依據(jù)的相關(guān)法律法規(guī)主要有《會計檔案管理辦法》、《檔案法》等，有些規(guī)定與實際操作不相吻合，沒有新的、專門的適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度需要的會計檔案法律規(guī)范，在推進(jìn)體制改革和建立現(xiàn)代企業(yè)制度的不能滿足要求。有些高校單位沒有建立一整套會計檔案的流程，無章可循。立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀等流程沒有規(guī)范起來。

3)會計憑證歸檔不規(guī)范，銷毀不及時。會計檔案前期的裝訂還是比較規(guī)范的，但存在立卷、歸檔不及時、不按保管期限分別立卷、歸檔等情況。另外，銷毀會計檔案不及時，導(dǎo)致各單位保管過期會計檔案數(shù)量很大，庫房容量被擠占，保管成本增加。

4)會計憑證的管理沒有與時俱進(jìn)。很多原始憑證只是采取紙質(zhì)化的形式保管，當(dāng)需要查閱的時候，要在檔案館成堆的會計檔案室內(nèi)查找，耗時耗力。在找到之后，使用者可能將憑證破壞或者丟失或者放在錯誤的位置，至使后來的人無法查閱，另外，雖然憑證裝訂已經(jīng)很規(guī)范化了，但是難免在裝訂的過程中，將憑證的重要信息裝訂起來，在查閱的時候看不到，或者需要復(fù)印時候無法復(fù)印。在找到之后，使用者可能將憑證破壞或者丟失或者放在錯誤的位置，至使后來的人無法查閱，另外，雖然憑證裝訂已經(jīng)很規(guī)范化了，但是難免在裝訂的過程中，將憑證的重要信息裝訂起來，在查閱的時候看不到，或者需要復(fù)印時候無法復(fù)印。例如，每年的財務(wù)審計經(jīng)常因為一點點的業(yè)務(wù)考量需要，就需要從成柜的財務(wù)憑證中查詢相關(guān)原始憑證，造成了財務(wù)管理巨大的工作量，影響了效率。我在協(xié)助審計查閱憑證的時候，經(jīng)常聽到查閱者抱怨，復(fù)印不清楚了或者拍不清楚或者找不到了。

1.2 提高會計憑證檔案管理工作的建議

1)從根本上對憑證的重視。會計憑證管理工作的領(lǐng)導(dǎo)要把會計憑證同其他業(yè)務(wù)同等重視，規(guī)范管理；不具備設(shè)立檔案管理部門的，應(yīng)在會計機構(gòu)中指定專人負(fù)責(zé)會計檔案的立卷歸檔和保管工作，但出納人員不得兼管會計檔案的保管工作。

2)完善會計憑證檔案管理制度。根據(jù)《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規(guī)范》，并結(jié)合實際工作，總結(jié)經(jīng)驗，制定流程，建立一整套健全的管理制度。首先，建立會計檔案立卷歸檔制度，明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等；其次，建立和健全檔案保管、安全保密制度，采用先進(jìn)手段和科學(xué)方法保管檔案，明確職責(zé)，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。

3)提高會計檔案管理水平。目前，財務(wù)處已基本上實現(xiàn)了無紙化辦公，只要進(jìn)入專門財務(wù)軟件系統(tǒng)，就可以把相關(guān)憑證信息錄入、查詢，但是，很多原始憑證只是采取紙質(zhì)化的形式保管，當(dāng)需要查閱的時候，要在檔案館成堆的會計檔案室內(nèi)查找，耗時耗力。所以，建議采用銀行憑證影像化處理的方式，通過紙質(zhì)憑證影像化處理，不僅僅實現(xiàn)檔案管理的信息化，即利用計算機信息系統(tǒng)對會計檔案全生命周期進(jìn)行有效、規(guī)范管理，快速實現(xiàn)對會計檔案的查詢，而且影像數(shù)據(jù)可作為紙質(zhì)憑證的有效備份。紙質(zhì)憑證難以進(jìn)行物理備份，如果在管理中出現(xiàn)損壞，將造成難以補救的損失。通過影像化處理，可實現(xiàn)紙質(zhì)憑證的數(shù)字化備份，是防范紙質(zhì)憑證管理風(fēng)險的有效手段。

4)建立會計檔案查詢系統(tǒng)。例如，基于WEB的會計憑證錄入查詢系統(tǒng)的原理，通過影像處理，財務(wù)人員將一些原始單據(jù)、發(fā)票和憑證等需要存檔的資料影像化，變成電子文件上傳到數(shù)據(jù)服務(wù)器中保存，只要有權(quán)限訪問的工號，都可以通過分散在各地的計算機登錄該系統(tǒng)網(wǎng)站查看。以便隨時監(jiān)控。憑證錄入與查詢的具體流程圖如下：

5)規(guī)范會計檔案銷毀工作。會計檔案的保管期限要嚴(yán)格按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。紙質(zhì)的會計檔案保管期滿需要銷毀時，需按規(guī)定手續(xù)。報經(jīng)批準(zhǔn)后編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容銷毀。另外采用憑證查詢系統(tǒng)，定期將WEB服務(wù)器里的電子原始憑證導(dǎo)入移動硬盤、制成光盤或保存到其他存儲介質(zhì)上，便于長期管理，延長會計原始憑證的保管期。但必須注意存儲介質(zhì)的安全性能問題。

總之，會計憑證作為所有經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要載體，對它的管理，是財務(wù)管理永恒不變的主題，因此高校的財務(wù)人員應(yīng)結(jié)合內(nèi)、外部環(huán)境變化，借助先進(jìn)管理手段，在提高業(yè)務(wù)技能的同時，進(jìn)一步夯實會計基礎(chǔ)，提高會計憑證規(guī)范化管理水平，為高校和職工把好關(guān)、站好崗。

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