談地方文獻(xiàn)采訪工作的方法與策略

王雅琦

摘 要：以天津圖書館為例，對公共圖書館地方文獻(xiàn)采編工作的方法與策略進(jìn)行分析。提出爭取政府支持、建立地方呈繳制度、靈活運用采集方式、建立圖書館內(nèi)制度保障、加強(qiáng)地方文獻(xiàn)采訪工作的方法和策略。

關(guān)鍵詞：地方文獻(xiàn)；采訪工作；方法策略

中圖分類號：G251 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1002-2589（2013）26-0172-02

地方文獻(xiàn)是內(nèi)容上具有地方特征的區(qū)域性文獻(xiàn)，是反映某一地區(qū)政治沿革、經(jīng)濟(jì)發(fā)展、自然環(huán)境、風(fēng)俗民情等各種類型的文獻(xiàn)資料的總和。它能為人們研究和探索特定區(qū)域的歷史和未來提供翔實的信息，對本地科學(xué)研究、經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會發(fā)展有舉足輕重的作用。公共圖書館作為本地的中心圖書館，應(yīng)該擔(dān)負(fù)起征集并開發(fā)利用地方文獻(xiàn)的社會義務(wù)。因此，提高對地方文獻(xiàn)的認(rèn)識，掌握地方文獻(xiàn)征集方法，是非常必要的。本文將以天津圖書館為例，通過多年從事地方文獻(xiàn)采訪工作的實踐經(jīng)歷，結(jié)合相關(guān)案例，探討地方文獻(xiàn)采訪工作的方法與策略。

一、掌握出版信息，靈活運用采集方式

地方文獻(xiàn)征集是一項煩瑣細(xì)致的工作，涉及面很廣。搞好這項工作的前提是要充分掌握征集的線索，即掌握信息，主動征集，開辟多種多樣的征集渠道，采用靈活多變的收集方式。天津圖書館的具體做法是：一方面對重點單位進(jìn)行上門采訪，由專職人員到市志辦公室、政協(xié)委員會、文聯(lián)、新聞出版等職能部門進(jìn)行上門征集，并且長期與他們保持密切聯(lián)系，及時了解本市有關(guān)地方志和專業(yè)志編寫出版信息與動態(tài)。另一方面通過瀏覽本地有關(guān)報紙，一旦發(fā)現(xiàn)地方文獻(xiàn)出版信息，積極與采編部門核實是否已經(jīng)訂購，并且做好地方文獻(xiàn)采訪目錄進(jìn)行征集。同時，專職人員還密切關(guān)注全市重大會議的動態(tài)，進(jìn)行追蹤搜集。

天津圖書館對天津歷史照片的靈活采集可以作為一個成功的范例。1939年8月發(fā)生的罕見水災(zāi)，淹沒天津整個市區(qū)，許多地方水深約2米。當(dāng)時中國攝影公司派人在天津各重要街區(qū)進(jìn)行拍攝，并制成印刷版照片，數(shù)量達(dá)130余張。這些照片不僅充分反映了水災(zāi)的真實情況，同時也反映了現(xiàn)已大部分消失的重要歷史建筑景觀。無論從建筑學(xué)、天津地方史，還是氣象災(zāi)害史的角度來說，其文獻(xiàn)價值不言而喻。但這些資料流落民間，很難探尋。直到2000年前后，這些珍貴的照片出現(xiàn)在天津沈陽道舊貨市場上，由一位書商持有。天津圖書館歷史文獻(xiàn)部民國文獻(xiàn)研究史的同志得知此信息后，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后，與書商多次商談，最終使資料收藏于天津圖書館，這為今后研究天津的歷史保存了一套完整的資料。

地方文獻(xiàn)在采訪過程中，會遇到各種不同于采訪一般文獻(xiàn)的情況。主要反映在：一是采訪民間收藏；二是定價問題；三是手續(xù)問題。

首先，對于采訪民間收藏，采訪人員應(yīng)主動走出館門，通過各種渠道探詢地方文獻(xiàn)下落。經(jīng)書市、拍賣會、舊書市場等活動場所，掌握地方文獻(xiàn)交流市場的行情，做到大致了解本地區(qū)的地方文獻(xiàn)分布、流落情況、及時收集流落在民間的地方文獻(xiàn)。

其次，定價問題。有許多內(nèi)部資料，特別是民間私人手中的歷史文獻(xiàn)（家譜、老照片）等，它們不像現(xiàn)今出版物有明碼標(biāo)價。即使有的有標(biāo)價，但因文獻(xiàn)印數(shù)少，史料價值高，以及時代因素，其開價已遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過一般標(biāo)價。目前，全國收購這類文獻(xiàn)又無統(tǒng)一的規(guī)定，一般以現(xiàn)行市場時價為準(zhǔn)。因此，在采訪的具體交涉中，采訪人員應(yīng)認(rèn)真鑒別文獻(xiàn)質(zhì)量，確認(rèn)文獻(xiàn)無誤后，再與出售人員商談價格。收購文獻(xiàn)價格一般應(yīng)低于市場時價為宜。如果死搬教條，堅持按文獻(xiàn)標(biāo)價收購，就很可能錯過收購機(jī)會。因此在定價問題上應(yīng)靈活把握，確為珍品的，高價收入也值得，盡可能使民間散落的珍貴地方文獻(xiàn)歸公所用。

再次，手續(xù)問題。圖書館購入圖書資料，書店等必須出示正式發(fā)票，才能入賬。但民間及社會團(tuán)體收藏的地方文獻(xiàn)很難提供正式發(fā)票，給入賬造成困難。在這一問題上既要慎重遵守制度，又要靈活、變通?？上蛴嘘P(guān)主管部門及財務(wù)管理部門上交專題報告說明情況，請他們批準(zhǔn)實行專用憑據(jù)作為購入文獻(xiàn)的依據(jù)。

二、建立成員館共享方式，實現(xiàn)數(shù)字化管理

文獻(xiàn)的資源共享是圖書館工作的一項重要內(nèi)容，地方文獻(xiàn)資源建設(shè)應(yīng)著眼于全地區(qū)。公共圖書館要利用區(qū)、縣圖書館的協(xié)作關(guān)系，建立“公共圖書館地方文獻(xiàn)共享協(xié)作網(wǎng)”，進(jìn)行聯(lián)合征集、互相征集、各館確立各自專題的地方特藏，分配文獻(xiàn)資源復(fù)本，既防止資源重復(fù)建設(shè)，又達(dá)到資源合作共享的目的。

天津圖書館采編中心積極與各高校和科研機(jī)構(gòu)圖書館、天津市檔案館、史志辦、歷史博物館等單位合作，在全市開展地方文獻(xiàn)資源的調(diào)查、核實、編目等工作。利用UACN軟件編制“采編中心”成員館的聯(lián)合目錄，將天津80余家地方成員館納入資源共享的范圍中。該中心通過建立天津地方文獻(xiàn)書目聯(lián)合檢索數(shù)據(jù)庫，根據(jù)與“國家圖書館聯(lián)合編目中心”的協(xié)議，為各成員館提供館藏文獻(xiàn)的書目信息資源，實現(xiàn)本地區(qū)書目數(shù)據(jù)資源的共建共享，有效擴(kuò)大了信息的覆蓋范圍和共享空間，起到了區(qū)域聯(lián)合編目中心的作用。

2002年，在天津市新聞出版局的支持下，天津圖書館又加入“全國圖書館聯(lián)合編目中心”。后又參與發(fā)起建立“深圳地方版文獻(xiàn)聯(lián)合采編協(xié)作網(wǎng)”。通過與天津市13家出版社簽訂合作協(xié)議，為其最新出版的文獻(xiàn)編制原始書目數(shù)據(jù)，并上傳至“全國圖書館聯(lián)合編目中心”和“深圳地方版文獻(xiàn)聯(lián)合采編協(xié)作網(wǎng)”，實現(xiàn)津版出版物書目數(shù)據(jù)資源的全國共享。此外，天津圖書館還建立了本館回溯書目數(shù)據(jù)庫和音像電子出版物數(shù)據(jù)庫，并利用該數(shù)據(jù)庫協(xié)助成員館完成回溯和音像電子出版物的建庫工作，為成員館提供數(shù)據(jù)資源，實現(xiàn)資源共享。

在采訪過程中，我們還發(fā)現(xiàn)很多文獻(xiàn)已嚴(yán)重自然老化，裝訂已散或紙質(zhì)脆化是普遍現(xiàn)象，甚至有些民國文獻(xiàn)孤本，輕輕觸摸紙張就會有碎屑掉落。對于這類文獻(xiàn)，搶救保護(hù)是當(dāng)務(wù)之急。其中，進(jìn)行數(shù)字化搶救管理是有效手段之一。通過現(xiàn)代的掃描手段，可以對文獻(xiàn)資源進(jìn)行數(shù)字化處理。掃描前可先將圖書和期刊進(jìn)行了分類，針對孤本的書籍做無邊距掃描，即不拆開、折疊書脊，每次只掃描一頁內(nèi)容；針對有多本的書籍選擇其中一本拆開做分頁掃描，掃描后再重新裝訂，用黃表紙把書脊貼好。通過這一手段，使瀕危文獻(xiàn)轉(zhuǎn)化為電子讀物，既可以減少翻閱的次數(shù)從而得到有效保護(hù)，又可以實現(xiàn)文獻(xiàn)共享的初衷。

通過天津圖書館的案例可見網(wǎng)絡(luò)對于地方文獻(xiàn)資源的共享有著功不可沒的作用。現(xiàn)代的科技手段也已完全有能力實現(xiàn)地方文獻(xiàn)的保護(hù)和共享。因此，我們必須努力建立和發(fā)展完善網(wǎng)絡(luò)資源，充分發(fā)揮現(xiàn)代科技的巨大能量。

三、爭取政府支持，建立地方呈繳制度

國家頒布的省、市、自治區(qū)圖書館工作條例曾規(guī)定地方出版物的征集和保存是地方圖書館的重要職能之一。爭取政府和行政主管部門的支持，依靠行政手段，實行“呈繳”制度一直是地方文獻(xiàn)征集的一種重要保障。

早在1979年國家出版局就以193號文件的形式規(guī)范了各出版單位的樣本繳送工作。這份題為《關(guān)于征集圖書、雜志、報紙樣本辦法的通知》，明確規(guī)定出版社、雜志社要向國家及地方省（市）圖書館繳送樣本。但在市場經(jīng)濟(jì)條件下，各出版單位繳送樣本工作的積極性由于這項工作的無償性質(zhì)而一直不高。面對這種情況，天津圖書館適時地調(diào)整制定了征集地方出版物的方案。1989年，天津圖書館起草了“關(guān)于征集天津地方出版物的通知”，其內(nèi)容包括征集地方文獻(xiàn)的宗旨、意義、呈繳與接收的辦法等。該“通知”取得了天津市文化局、天津市新聞出版局的支持。依靠主管部分下發(fā)的正式文件和新聞出版局提供的天津出版單位名稱，僅1989年一年，天津圖書館就與市120家雜志社及百花、教育、科技等7家正式出版單位建立了繳送樣本的關(guān)系，取得了可喜成效。此方案實際上從過去計劃經(jīng)濟(jì)條件下一廂情愿的征集方式，變?yōu)槭袌鼋?jīng)濟(jì)條件下可操作的做法，對于提高征集的數(shù)量和質(zhì)量都起到了促進(jìn)的作用。通過總結(jié)，我們得出了以下經(jīng)驗。

一是爭取得到相關(guān)部門的支持，地方文獻(xiàn)采訪工作帶有一定的政府行為色彩，更有利于文獻(xiàn)的征集工作的廣泛開展；二是改無償呈繳為有償征集，經(jīng)與新聞出版管理業(yè)務(wù)部門及出版社商議，各出版社愿以很低的優(yōu)惠價格向圖書館提供樣書，結(jié)算時間及方式尊重出版社的意見，這樣有效調(diào)動了各出版單位的繳送積極性；三是本著互利互惠的精神，天津圖書館采編中心編制的天津地方出版物計算機(jī)數(shù)據(jù)無償?shù)叵虺霭嫔缣峁?，為出版社在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下編發(fā)銷售目錄、新書推廣宣傳品提供方便，實現(xiàn)雙贏。

四、建立圖書館內(nèi)部地方文獻(xiàn)的制度保障

由于地方文獻(xiàn)的形式多樣，在實際采訪工作中，勢必會和圖書館原有的采訪工作發(fā)生交叉現(xiàn)象。漏采和重采都是不允許的，所以必須建立相應(yīng)的規(guī)章制度來解決這些問題。

例如：2002年10月，經(jīng)天津圖書館藏書建設(shè)委員會討論通過，館長辦公會審核批準(zhǔn)實施了《天津圖書館文獻(xiàn)資源采集條例》。

在該條例中，除了提出了實用性、系統(tǒng)性原則外，還特別提出了地方性原則。對反映本市歷史和現(xiàn)實發(fā)展，具有天津地方特色的文獻(xiàn)資源應(yīng)全面采集；對經(jīng)過歷史積淀形成的館藏特色地方文獻(xiàn)資源，要努力補(bǔ)充、完善和發(fā)展；要努力建設(shè)具有一定地方特色的文獻(xiàn)資源體系。天津圖書館文獻(xiàn)資源采集方針的制定及工作計劃與管理由天津圖書館藏書建設(shè)委員會全面負(fù)責(zé)。文獻(xiàn)資源采集的日常工作依照職能分工由相關(guān)業(yè)務(wù)部門組織實施。文獻(xiàn)采集的專門經(jīng)費由藏書建設(shè)委員會提出年度使用安排計劃草案，經(jīng)館長辦公會審核批準(zhǔn)后實施。此《條例》是搞好館藏文獻(xiàn)資源建設(shè)的重要依據(jù)，也是建立圖書館內(nèi)制度的重要保障。

綜上所述，地方文獻(xiàn)工作是地方公共圖書館工作的組成部分之一，通過天津圖書館在此項工作的實例分析，我們可以得出一些具有參考價值的經(jīng)驗：靈活的采集方式，全面的資源共享、數(shù)字化手段的應(yīng)用、堅實的制度保障，再加上政府部門的大力支持，是搞好地方文獻(xiàn)征集工作的基本方法與策略。

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