檔案管理服務創(chuàng)新的舉措

李艷

【摘 要】創(chuàng)新是檔案管理工作力量的源泉，是現(xiàn)代檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展的必要手段。為了能使之更好的為社會、經(jīng)濟和人民服務，檔案工作必須不斷的創(chuàng)新以適應新是的發(fā)展。

【關鍵詞】檔案管理；服務；創(chuàng)新；重要舉措

1.創(chuàng)新服務理念

在現(xiàn)代管理中，思想觀念是否適應至關重要，傳統(tǒng)的檔案管理服務理念缺乏主動，已經(jīng)不適應提倡信息化高速度、高質量的信息服務要求。服務觀念創(chuàng)新必須把握三個方面：

1.1真正樹立檔案服務理念的意識

檔案工作是各項工作的基礎，蘊藏著豐富的知識和力量，又有廣泛的社會性。要通過報道、雜志、廣播、電視、舉辦主題講座、開展有獎知識競賽等行之有效的途徑，大力宣傳檔案法律法規(guī)知識，擴大檔案工作的知名度和社會滲透力，讓更多的人了解、關心，進而參與、支持和利用檔案。

1.2深層次挖掘檔案的利用價值

利用應以全面服務社會為宗旨，以滿足廣大利用者為目的，而依法收集、開發(fā)又是利用的前提和基礎，所以，可不斷編研精品，適應各層次的需要，實現(xiàn)利用的社會化和最大化，在豐富館藏的同時，改善館藏結構。

1.3創(chuàng)新對利用者的研究

研究利用者是為了不斷提高信息利用的預測能力和利用率。不僅可研究當前的利用者，還可研究潛在的利用者，不僅可研究利用者的需求，還可研究利用者潛在的需求，以便最大限度地消除利用者利用檔案的各種障礙，以利用者的需求和潛在需求為動力，促進檔案服務觀念的創(chuàng)新。

2.創(chuàng)新服務機制

2.1建立以人為本的用人機制

信息化背景下的檔案信息服務，要將檔案工作人員視為最有價值和最富有競爭力的資本，以“雙贏”即檔案館、室與員工的共同發(fā)展為中心，努力為員工創(chuàng)造良好的工作環(huán)境和和諧的工作氛圍。管理者應在檔案館內的各項工作中體現(xiàn)愛才之心、用才之道。應加強對人員的培訓，注重他們的知識更新，不斷提高綜合素質，只有這樣，才能保證信息服務的高質量。

2.2創(chuàng)新競爭機制

創(chuàng)新服務首先要創(chuàng)新競爭機制，改檔案館管理干部的任命制為聘用制，改檔案員工的用工單項選擇為雙向選擇，廢除領導干部的職務終身制和員工的職稱終身制；檔案部門還要改革自身的管理，要以信息化服務為中心，按功能設置檔案管理組織機構，確定工作目標、工作范圍、工作標準，分解到崗、到人。實行崗位責任制，做到以崗定責，以責立權、以權定利，并嚴格檢查考核，實行優(yōu)勝劣汰，形成能者上、平者讓、庸者下的有效競爭機制，從而激勵各級各類檔案從業(yè)人員刻苦鉆研學習，努力掌握信息網(wǎng)絡技術，提高業(yè)務能力，充分調動檔案人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性，成為“通用型”和“復合型”人才。

3.創(chuàng)新服務手段

要迅速實現(xiàn)檔案工作服務由被動、單一、封閉型向主動、多元化、開放型的服務方式的轉變，多形式、多渠道拓展服務方式。

3.1建立信息資源數(shù)據(jù)庫，方便信息檢索

數(shù)據(jù)庫能有效實現(xiàn)眾多電子信息的儲存、分類、檢索和查詢。建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，如果聯(lián)接上單位內部網(wǎng)絡，不僅僅可以實現(xiàn)電子檔案信息的有效和快速歸檔，也能在很大程度上提高信息利用率。單位內部的員工只需要通過計算機與網(wǎng)絡聯(lián)接，就可以快速輕松地實現(xiàn)檔案信息資料的檢索、查詢和使用。

3.2建立檔案部門網(wǎng)站，提供公開信息服務

檔案部門還可以建立自己的網(wǎng)站，通過網(wǎng)站為社會提供公開信息服務。將部分檔案信息以網(wǎng)頁的形式發(fā)布到互聯(lián)網(wǎng)上，為社會各單位提供信息服務，從而使得互聯(lián)網(wǎng)上的任何用戶都在任何時間、地點都可以通過訪問網(wǎng)站來獲取自己所需要的信息，這就是互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢。網(wǎng)站發(fā)布信息也是檔案信息服務最普遍、應用最為廣泛的服務形式，這種形式的有點是服務面積廣，信息交流快，其缺點是對于一些限制性或保密性地信息不能公開，無法滿足部分部門的特定需求。

3.3通過區(qū)域聯(lián)網(wǎng)，服務更多部門

如檔案部門之間、檔案部門與教育部門、政府機關等相關單位進行區(qū)域聯(lián)網(wǎng)，建立獨立的局域網(wǎng)絡，實現(xiàn)電子文件信息資源共享。通過這樣的聯(lián)網(wǎng)，能使檔案部門的信息資源服務于更多單位，并且滿足特定部門的特定信息需求，提高信息的利用效率。

3.4開辦檔案代管（寄存）中心

檔案館積極拓展為社會公眾服務的功能，是檔案館拓展其它服務功能的基礎，將對社會產(chǎn)生更長遠的效益。因此，發(fā)揮檔案館自身優(yōu)勢，為社會公眾提供代管寄存檔案資源等服務，應成為檔案館拓展社會公共服務功能的另一個重要方面。

3.5檔案史料編研和珍品圖書出版

檔案室或檔案館，只會根據(jù)利用者需要查找檔案為利用者服務，這是最基本的方式，也是一種比較低級的方式。而檔案史料編研工作是一種更高水平的檔案工作，是提供利用和開發(fā)檔案資源為利用者服務的一種更積極、更主動的方式。檔案史料編輯出版，也有利于保護檔案原件，延長檔案壽命，有利于防止戰(zhàn)爭和其他突然事變給檔案造成的損失。檔案編研工作對提高檔案工作水平，出成果，出人才，也是十分重要的。因此，我們檔案部門必須逐漸把一部分精力轉向編研工作，努力做好編研工作。通過編研工作更好地為本單位、本系統(tǒng)、本地區(qū)服務，為黨的中心工作和各項工作服務，為建設有中國特色的社會主義服務。

3.6多種查閱方式并重

檔案館內部的利用服務方式也要與時俱進，不要再沿用過去那種查閱加目錄式的單一服務方式，而應該是建立磁卡閱覽區(qū)、紙質檔案閱覽區(qū)、微縮檔案閱覽區(qū)、聲像檔案閱覽區(qū)等機讀目錄數(shù)量占覆蓋館藏總量的80%以上，兼有傳輸、檢索和利用功能的在線化服務，逐步實現(xiàn)在線聯(lián)網(wǎng)乃至國內聯(lián)網(wǎng)，達到信息網(wǎng)絡化、技術現(xiàn)代化、管理智能化。

4.創(chuàng)新服務內容

隨著時代的發(fā)展，檔案服務內容的要求越來越高。在檔案服務內容上，要增強和提高檔案服務的主動性、針對性和及時性。

4.1加強現(xiàn)行文件服務中心建設

建立現(xiàn)行文件服務中心，為社會各界和人民群眾免費提供現(xiàn)行文件閱覽服務，是創(chuàng)新檔案服務機制的重要舉措，在向人民群眾宣傳黨和國家的方針政策，密切黨和人民群眾的血肉聯(lián)系，維護人民群眾的合法權益，維護社會穩(wěn)定等方面都具有積極的作用。

4.2加強信用檔案工作

信用檔案是我國經(jīng)濟工作建立國家信用體系中的重要組成部分和基礎信息保障，幫助、指導有關部門確定信用檔案內容，制定信用檔案收集范圍、管理制度、利用制度等，積極開展信用檔案工作是檔案服務創(chuàng)新工作的主要內容。要逐步健全社會信用檔案信息系統(tǒng)，記錄和公布各類信用檔案信息，為政府各部門的監(jiān)督管理提供依據(jù)，為社會各界和人民群眾查詢信用信息提供服務。

4.3加強農村新領域檔案工作

檔案部門和涉農部門要根據(jù)農村工作發(fā)展變化的新形勢，把工作重點轉移到農村新領域檔案工作上來。重點抓好農村政務公開、村務公開、減輕農民負擔、費稅改革和為農民群眾提供致富信息等新領域的檔案服務工作，尤其要加強對農村社會保障及重大項目工程的開發(fā)利用服務，及時提供方針、政策和方向指導，更好地為農村工作和農民群眾服務。

5.提高服務能力

提高檔案部門的服務能力，一方面要完善檔案基礎設施提高檔案部門的信息管理能力，從而為社會各界提供更多的信息服務；另一方面要通過多種途徑選拔、培養(yǎng)、引進人才，尤其是既懂檔案業(yè)務又有計算機知識的復合型人才，創(chuàng)造一種業(yè)務交流、學習的環(huán)境，提高檔案管理隊伍的素質，提高檔案部門的整體服務效率和服務質量，以適應現(xiàn)代化管理的需要。

6.結束語

雖然檔案管理工作經(jīng)過長期的發(fā)展，已取得了一定的進步與完善，但在新的歷史時期，其將面臨著新挑戰(zhàn)，新問題，這就要求檔案工作者解放思想、轉變觀念，不斷增強服務意識，不斷提高服務水平，在發(fā)展中創(chuàng)新，在創(chuàng)新中發(fā)展。

【參考文獻】

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