檔案管理服務(wù)創(chuàng)新的舉措

李艷

【摘 要】創(chuàng)新是檔案管理工作力量的源泉，是現(xiàn)代檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展的必要手段。為了能使之更好的為社會(huì)、經(jīng)濟(jì)和人民服務(wù)，檔案工作必須不斷的創(chuàng)新以適應(yīng)新是的發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；服務(wù)；創(chuàng)新；重要舉措

1.創(chuàng)新服務(wù)理念

在現(xiàn)代管理中，思想觀念是否適應(yīng)至關(guān)重要，傳統(tǒng)的檔案管理服務(wù)理念缺乏主動(dòng)，已經(jīng)不適應(yīng)提倡信息化高速度、高質(zhì)量的信息服務(wù)要求。服務(wù)觀念創(chuàng)新必須把握三個(gè)方面：

1.1真正樹立檔案服務(wù)理念的意識(shí)

檔案工作是各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，蘊(yùn)藏著豐富的知識(shí)和力量，又有廣泛的社會(huì)性。要通過報(bào)道、雜志、廣播、電視、舉辦主題講座、開展有獎(jiǎng)知識(shí)競(jìng)賽等行之有效的途徑，大力宣傳檔案法律法規(guī)知識(shí)，擴(kuò)大檔案工作的知名度和社會(huì)滲透力，讓更多的人了解、關(guān)心，進(jìn)而參與、支持和利用檔案。

1.2深層次挖掘檔案的利用價(jià)值

利用應(yīng)以全面服務(wù)社會(huì)為宗旨，以滿足廣大利用者為目的，而依法收集、開發(fā)又是利用的前提和基礎(chǔ)，所以，可不斷編研精品，適應(yīng)各層次的需要，實(shí)現(xiàn)利用的社會(huì)化和最大化，在豐富館藏的同時(shí)，改善館藏結(jié)構(gòu)。

1.3創(chuàng)新對(duì)利用者的研究

研究利用者是為了不斷提高信息利用的預(yù)測(cè)能力和利用率。不僅可研究當(dāng)前的利用者，還可研究潛在的利用者，不僅可研究利用者的需求，還可研究利用者潛在的需求，以便最大限度地消除利用者利用檔案的各種障礙，以利用者的需求和潛在需求為動(dòng)力，促進(jìn)檔案服務(wù)觀念的創(chuàng)新。

2.創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制

2.1建立以人為本的用人機(jī)制

信息化背景下的檔案信息服務(wù)，要將檔案工作人員視為最有價(jià)值和最富有競(jìng)爭(zhēng)力的資本，以“雙贏”即檔案館、室與員工的共同發(fā)展為中心，努力為員工創(chuàng)造良好的工作環(huán)境和和諧的工作氛圍。管理者應(yīng)在檔案館內(nèi)的各項(xiàng)工作中體現(xiàn)愛才之心、用才之道。應(yīng)加強(qiáng)對(duì)人員的培訓(xùn)，注重他們的知識(shí)更新，不斷提高綜合素質(zhì)，只有這樣，才能保證信息服務(wù)的高質(zhì)量。

2.2創(chuàng)新競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制

創(chuàng)新服務(wù)首先要?jiǎng)?chuàng)新競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，改檔案館管理干部的任命制為聘用制，改檔案員工的用工單項(xiàng)選擇為雙向選擇，廢除領(lǐng)導(dǎo)干部的職務(wù)終身制和員工的職稱終身制；檔案部門還要改革自身的管理，要以信息化服務(wù)為中心，按功能設(shè)置檔案管理組織機(jī)構(gòu)，確定工作目標(biāo)、工作范圍、工作標(biāo)準(zhǔn)，分解到崗、到人。實(shí)行崗位責(zé)任制，做到以崗定責(zé)，以責(zé)立權(quán)、以權(quán)定利，并嚴(yán)格檢查考核，實(shí)行優(yōu)勝劣汰，形成能者上、平者讓、庸者下的有效競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，從而激勵(lì)各級(jí)各類檔案從業(yè)人員刻苦鉆研學(xué)習(xí)，努力掌握信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提高業(yè)務(wù)能力，充分調(diào)動(dòng)檔案人員的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，成為“通用型”和“復(fù)合型”人才。

3.創(chuàng)新服務(wù)手段

要迅速實(shí)現(xiàn)檔案工作服務(wù)由被動(dòng)、單一、封閉型向主動(dòng)、多元化、開放型的服務(wù)方式的轉(zhuǎn)變，多形式、多渠道拓展服務(wù)方式。

3.1建立信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，方便信息檢索

數(shù)據(jù)庫(kù)能有效實(shí)現(xiàn)眾多電子信息的儲(chǔ)存、分類、檢索和查詢。建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，如果聯(lián)接上單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，不僅僅可以實(shí)現(xiàn)電子檔案信息的有效和快速歸檔，也能在很大程度上提高信息利用率。單位內(nèi)部的員工只需要通過計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接，就可以快速輕松地實(shí)現(xiàn)檔案信息資料的檢索、查詢和使用。

3.2建立檔案部門網(wǎng)站，提供公開信息服務(wù)

檔案部門還可以建立自己的網(wǎng)站，通過網(wǎng)站為社會(huì)提供公開信息服務(wù)。將部分檔案信息以網(wǎng)頁的形式發(fā)布到互聯(lián)網(wǎng)上，為社會(huì)各單位提供信息服務(wù)，從而使得互聯(lián)網(wǎng)上的任何用戶都在任何時(shí)間、地點(diǎn)都可以通過訪問網(wǎng)站來獲取自己所需要的信息，這就是互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)。網(wǎng)站發(fā)布信息也是檔案信息服務(wù)最普遍、應(yīng)用最為廣泛的服務(wù)形式，這種形式的有點(diǎn)是服務(wù)面積廣，信息交流快，其缺點(diǎn)是對(duì)于一些限制性或保密性地信息不能公開，無法滿足部分部門的特定需求。

3.3通過區(qū)域聯(lián)網(wǎng)，服務(wù)更多部門

如檔案部門之間、檔案部門與教育部門、政府機(jī)關(guān)等相關(guān)單位進(jìn)行區(qū)域聯(lián)網(wǎng)，建立獨(dú)立的局域網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享。通過這樣的聯(lián)網(wǎng)，能使檔案部門的信息資源服務(wù)于更多單位，并且滿足特定部門的特定信息需求，提高信息的利用效率。

3.4開辦檔案代管（寄存）中心

檔案館積極拓展為社會(huì)公眾服務(wù)的功能，是檔案館拓展其它服務(wù)功能的基礎(chǔ)，將對(duì)社會(huì)產(chǎn)生更長(zhǎng)遠(yuǎn)的效益。因此，發(fā)揮檔案館自身優(yōu)勢(shì)，為社會(huì)公眾提供代管寄存檔案資源等服務(wù)，應(yīng)成為檔案館拓展社會(huì)公共服務(wù)功能的另一個(gè)重要方面。

3.5檔案史料編研和珍品圖書出版

檔案室或檔案館，只會(huì)根據(jù)利用者需要查找檔案為利用者服務(wù)，這是最基本的方式，也是一種比較低級(jí)的方式。而檔案史料編研工作是一種更高水平的檔案工作，是提供利用和開發(fā)檔案資源為利用者服務(wù)的一種更積極、更主動(dòng)的方式。檔案史料編輯出版，也有利于保護(hù)檔案原件，延長(zhǎng)檔案壽命，有利于防止戰(zhàn)爭(zhēng)和其他突然事變給檔案造成的損失。檔案編研工作對(duì)提高檔案工作水平，出成果，出人才，也是十分重要的。因此，我們檔案部門必須逐漸把一部分精力轉(zhuǎn)向編研工作，努力做好編研工作。通過編研工作更好地為本單位、本系統(tǒng)、本地區(qū)服務(wù)，為黨的中心工作和各項(xiàng)工作服務(wù)，為建設(shè)有中國(guó)特色的社會(huì)主義服務(wù)。

3.6多種查閱方式并重

檔案館內(nèi)部的利用服務(wù)方式也要與時(shí)俱進(jìn)，不要再沿用過去那種查閱加目錄式的單一服務(wù)方式，而應(yīng)該是建立磁卡閱覽區(qū)、紙質(zhì)檔案閱覽區(qū)、微縮檔案閱覽區(qū)、聲像檔案閱覽區(qū)等機(jī)讀目錄數(shù)量占覆蓋館藏總量的80%以上，兼有傳輸、檢索和利用功能的在線化服務(wù)，逐步實(shí)現(xiàn)在線聯(lián)網(wǎng)乃至國(guó)內(nèi)聯(lián)網(wǎng)，達(dá)到信息網(wǎng)絡(luò)化、技術(shù)現(xiàn)代化、管理智能化。

4.創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容

隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案服務(wù)內(nèi)容的要求越來越高。在檔案服務(wù)內(nèi)容上，要增強(qiáng)和提高檔案服務(wù)的主動(dòng)性、針對(duì)性和及時(shí)性。

4.1加強(qiáng)現(xiàn)行文件服務(wù)中心建設(shè)

建立現(xiàn)行文件服務(wù)中心，為社會(huì)各界和人民群眾免費(fèi)提供現(xiàn)行文件閱覽服務(wù)，是創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制的重要舉措，在向人民群眾宣傳黨和國(guó)家的方針政策，密切黨和人民群眾的血肉聯(lián)系，維護(hù)人民群眾的合法權(quán)益，維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定等方面都具有積極的作用。

4.2加強(qiáng)信用檔案工作

信用檔案是我國(guó)經(jīng)濟(jì)工作建立國(guó)家信用體系中的重要組成部分和基礎(chǔ)信息保障，幫助、指導(dǎo)有關(guān)部門確定信用檔案內(nèi)容，制定信用檔案收集范圍、管理制度、利用制度等，積極開展信用檔案工作是檔案服務(wù)創(chuàng)新工作的主要內(nèi)容。要逐步健全社會(huì)信用檔案信息系統(tǒng)，記錄和公布各類信用檔案信息，為政府各部門的監(jiān)督管理提供依據(jù)，為社會(huì)各界和人民群眾查詢信用信息提供服務(wù)。

4.3加強(qiáng)農(nóng)村新領(lǐng)域檔案工作

檔案部門和涉農(nóng)部門要根據(jù)農(nóng)村工作發(fā)展變化的新形勢(shì)，把工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到農(nóng)村新領(lǐng)域檔案工作上來。重點(diǎn)抓好農(nóng)村政務(wù)公開、村務(wù)公開、減輕農(nóng)民負(fù)擔(dān)、費(fèi)稅改革和為農(nóng)民群眾提供致富信息等新領(lǐng)域的檔案服務(wù)工作，尤其要加強(qiáng)對(duì)農(nóng)村社會(huì)保障及重大項(xiàng)目工程的開發(fā)利用服務(wù)，及時(shí)提供方針、政策和方向指導(dǎo)，更好地為農(nóng)村工作和農(nóng)民群眾服務(wù)。

5.提高服務(wù)能力

提高檔案部門的服務(wù)能力，一方面要完善檔案基礎(chǔ)設(shè)施提高檔案部門的信息管理能力，從而為社會(huì)各界提供更多的信息服務(wù)；另一方面要通過多種途徑選拔、培養(yǎng)、引進(jìn)人才，尤其是既懂檔案業(yè)務(wù)又有計(jì)算機(jī)知識(shí)的復(fù)合型人才，創(chuàng)造一種業(yè)務(wù)交流、學(xué)習(xí)的環(huán)境，提高檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)，提高檔案部門的整體服務(wù)效率和服務(wù)質(zhì)量，以適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要。

6.結(jié)束語

雖然檔案管理工作經(jīng)過長(zhǎng)期的發(fā)展，已取得了一定的進(jìn)步與完善，但在新的歷史時(shí)期，其將面臨著新挑戰(zhàn)，新問題，這就要求檔案工作者解放思想、轉(zhuǎn)變觀念，不斷增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，不斷提高服務(wù)水平，在發(fā)展中創(chuàng)新，在創(chuàng)新中發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

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