淺談電子檔案管理

葛旸

【摘 要】隨著網(wǎng)絡(luò)信息時代的到來，電子檔案管理的優(yōu)勢逐漸顯現(xiàn)，能夠更加適應(yīng)當(dāng)今時代的檔案管理工作，加強(qiáng)對電子檔案的管理，是目前檔案工作信息化的必然選擇。

【關(guān)鍵詞】電子檔案；檔案管理；優(yōu)越性；利用方法；管理制度

1.電子檔案的優(yōu)越性

在檔案存儲和歸檔工作上，電子檔案極大地提高了統(tǒng)計、分析、歸檔等的速度?，F(xiàn)今社會是信息的、網(wǎng)絡(luò)的快捷式生活節(jié)奏。信息獲取和處理的速度體現(xiàn)出了其自身在當(dāng)今社會的競爭水平和生存能力。電子檔案是將文檔使用掃描形式錄入電腦，避免了人工抄錄錯誤的幾率，即使是人工輸入，電子檔案的信息材料修改起來也非常方便，如果采用專業(yè)的高技術(shù)系統(tǒng)，還能自得識別相關(guān)錯誤信息，可使其得到及時修正。檔案管理工作實(shí)行微機(jī)化工作方式后，就可以按“件”進(jìn)行方便快捷的整理歸檔。由于進(jìn)行隨機(jī)管檔，就可進(jìn)行隨時整理立卷。通過計算機(jī)編碼排序后，只要按照電腦呈現(xiàn)的秩序編排，就能清晰地現(xiàn)實(shí)文檔歸置位置，省去了人工費(fèi)時費(fèi)力的編排工作。同時，電子檔案的存儲更為穩(wěn)定，可采用光盤、U盤、硬盤、存儲卡等載體進(jìn)行存儲，其受外部溫度、濕度及微生物環(huán)境影響小，且儲存時間長和信息存儲量大大超過了其他介質(zhì)，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。

在檔案信息應(yīng)用上，使用電子檔案，利用信息化手段，可以很好地實(shí)現(xiàn)檔案的體系管理，實(shí)現(xiàn)充分的資源共享，使索引、查找等更加快速便捷。同時，由于采用了信息、網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)燃夹g(shù)，使得電子檔案能根據(jù)不同要求實(shí)現(xiàn)分類、搜索、排序、過濾等操作，更加有利于檔案的管理和調(diào)度，極大發(fā)揮了占用空間小、儲存信息量大、應(yīng)用能力強(qiáng)、傳輸速度快等特點(diǎn)。電子檔案使檔案在現(xiàn)實(shí)應(yīng)用中實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化、遠(yuǎn)程化的自動化操作，加快了信息檢索速度，促進(jìn)了文檔信息的交流和共享。在知識經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的形式下，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)環(huán)境不僅為歸檔提供了方便有效的工作方式，并且對信息利用的快速途徑也起到了一定的促進(jìn)作用，廢除了立卷歸檔與檢索查找的繁瑣工作，改變了繁瑣低效率的工作強(qiáng)度，歸檔質(zhì)量和檢索速度也產(chǎn)生了本質(zhì)的變化。在傳統(tǒng)的工作形式下，各單位、各部門相互間都是靠紙來傳輸信息，以計算機(jī)為載體的電子檔案管理系統(tǒng)，可以將各種檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)傳送出去，不論身在何地都能及時閱覽到相關(guān)信息。

在檔案管理模式上，電子檔案在以電子信息技術(shù)為支撐的數(shù)字化管理模式下，文檔的規(guī)范性和科學(xué)性進(jìn)一步提高。

傳統(tǒng)的文書立卷方法遇到文件收集不齊或漏交歸檔時，補(bǔ)漏增缺，就得拆卷重做。改為微機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理，文檔用微機(jī)按“件”整理歸檔，可隨時補(bǔ)漏增缺，使文檔不形成存積。微機(jī)管理省時省力，可以給工作人員充分的時間去提高業(yè)務(wù)水平。微機(jī)管理更有利于文檔的保密，將整卷檔案內(nèi)容改為單份文件提供利用，利用者就無法接觸整卷檔案中其他無關(guān)的文件，從而達(dá)到了文件保密的要求。

2.加強(qiáng)電子檔案管理制度

電子檔案的出現(xiàn)，徹底改變了傳統(tǒng)檔案管理的流程，在內(nèi)容、時間及順序等諸多方面發(fā)生了巨大的變化。由于電子檔案對軟硬件設(shè)備的依賴性更強(qiáng)，且更易更改、流失等特點(diǎn)，常常會使人們對電子檔案的信息真實(shí)性產(chǎn)生質(zhì)疑，因?yàn)殡娮訖n案信息的載體與存放地點(diǎn)均可以不固定，復(fù)制后真?zhèn)坞y辨，存在難以認(rèn)定是否為“原件”的問題。因此，只有通過規(guī)范的管理制度使電子檔案的形成、歸檔、保管和利用等環(huán)節(jié)得到有效約束，并在每個環(huán)節(jié)上采用制度與技術(shù)相結(jié)合的方式，切實(shí)避免信息失真的隱患，這樣既可以保證電子檔案的規(guī)范管理，又能維護(hù)電子檔案信息的真實(shí)性與原始性，使人們對電子檔案產(chǎn)生信心。然而，傳統(tǒng)管理制度已無法適應(yīng)電子檔案文件的管理，必須結(jié)合電子檔案發(fā)展的具體情況，建立一套完善、健全和科學(xué)的電子檔案管理制度。

2.1電子檔案的形成制度要進(jìn)一步完善

在形成電子檔案的過程中，必須遵照國家規(guī)定的統(tǒng)一格式標(biāo)準(zhǔn)，對于不同媒體電子檔案的接收、存儲、參數(shù)指標(biāo)和載體形式加以規(guī)范。同時，對于電子檔案的背景信息和元數(shù)據(jù)也應(yīng)一同加以保存，以保證形成的電子檔案具有完整性。

2.2電子檔案要執(zhí)行更為科學(xué)的歸檔制度

要進(jìn)一步完善電子檔案的管理制度，歸檔制度的完善是必不可少的環(huán)節(jié)。歸檔是整個文檔管理工作中十分重要的環(huán)節(jié)，但是不同于紙質(zhì)檔案的是電子檔案的歸檔還有許多工作要做。需要檢測檔案文件在相應(yīng)軟硬件環(huán)境下的有效性；檢查同電子檔案有關(guān)聯(lián)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件，以保證內(nèi)容和相關(guān)說明與描述的一致性；電子檔案機(jī)讀目錄及相關(guān)軟件、說明等也應(yīng)同時歸檔；電子檔案所使用的存儲載體是否符合要求。同時，檔案管理部門還要對電子檔案的歸檔時間、范圍及歸檔方式做出明確、細(xì)致的規(guī)定，以維護(hù)電子檔案在程序上的合法性與真實(shí)性。在歸檔制度制定的過程中，應(yīng)以國家有關(guān)規(guī)定為參照進(jìn)行，目前，我國已通過先后頒布實(shí)施的《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等規(guī)章制度，對電子文件歸檔工作提出了較為明確的規(guī)定與要求，這些規(guī)章制度的出臺，確保了電子檔案在歸檔過程中的科學(xué)性和規(guī)范性。

2.3建立嚴(yán)格的保管制度

電子檔案歸檔后就需要一套嚴(yán)格的保管制度以確保其安全。首先，要把住存儲載體的質(zhì)量關(guān)；其次，要規(guī)范存儲載體的保管條件，電子檔案的保管應(yīng)遠(yuǎn)離有害氣體與強(qiáng)磁場環(huán)境，并建立一個適合磁、光介質(zhì)保存的物理保管環(huán)境，同時保持良好的溫度、濕度環(huán)境；再次，加強(qiáng)計算機(jī)的病毒檢測，確保保存電子文件的載體不帶病毒，并將載體置于保護(hù)狀態(tài)，同時，注意對加密電子檔案的管理最后，為了確保記錄信息內(nèi)容的完整性、可讀性，以及載體無損傷，應(yīng)定期對電子檔案進(jìn)行安全性檢查，一旦發(fā)現(xiàn)信息或載體產(chǎn)生損壞時，及時采取有效的維護(hù)措施，進(jìn)行拷貝或修復(fù)工作。

2.4規(guī)范電子檔案的利用制度

在電子檔案利用階段，相關(guān)的管理工作主要包括對提供利用過程的管理和對人員的管理兩方面。要制定完善的電子檔案利用制度與規(guī)則就必須對上述兩個要素加以明確。在利用制度中對利用過程和人都應(yīng)做出較為明確的要求。一是對利用過程的制度管理。檔案部門應(yīng)當(dāng)以自己的信息安全技術(shù)條件為依據(jù)，采取適宜的利用方式。在確保提供電子檔案信息完整、真實(shí)的基礎(chǔ)上，以電子檔案的密級為根據(jù)，進(jìn)行有效地分層次管理；二是對人員的制度管理。電子檔案利用所涉及到的人員眾多，有利用者、數(shù)據(jù)系統(tǒng)管理者和電子檔案保管人員等。應(yīng)以他們各自的分工為依據(jù)，對其使用權(quán)限進(jìn)行合理的限制，可根據(jù)各種人員的身份、級別、層次及利用目的的差異判斷其可利用檔案信息的內(nèi)容，決定對其授權(quán)的范圍。

3.結(jié)語

檔案工作要緊跟時代步伐，電子檔案是新生事物，也是社會潮流的產(chǎn)物，迎合了信息時代的信息豐富、傳遞迅速的社會特點(diǎn)，我們要全力以赴采取多種措施管理好電子檔案，利用好電子檔案，使其更好的為我們工作、學(xué)習(xí)、生活服務(wù)。

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