提高醫(yī)院檔案管理水平的思考

肖虹

摘 要：檔案管理是醫(yī)院管理的一項重要內(nèi)容，全面開發(fā)檔案管理功能對提高醫(yī)院醫(yī)療水平和管理水平有著重大意義。本文對醫(yī)院檔案管理中存在的一些問題進(jìn)行了分析，提出了相應(yīng)的對策，以期對醫(yī)院檔案管理水平的提高起到拋磚引玉的效果。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；對策

隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)生了根本性的轉(zhuǎn)變。醫(yī)院在市場中要面對眾多的競爭對手，提高競爭能力成為其持續(xù)生存的關(guān)鍵。檔案管理作為醫(yī)院的一項基礎(chǔ)管理工作，對提高醫(yī)院管理水平非常重要。醫(yī)院檔案是指醫(yī)院成立至今，產(chǎn)生的醫(yī)療服務(wù)材料、建設(shè)發(fā)展資料以及工作活動文件等，主要以記錄、圖表、錄音和影像等形式存儲。隨著信息時代的到來，醫(yī)院檔案部門作為信息資源的產(chǎn)地作用越來越重要。然而，落后的設(shè)備、陳舊的工作模式等使檔案管理工作陷入十分尷尬的境地。造成此原因與醫(yī)院自身有很大關(guān)系，一是醫(yī)院逐漸實行扁平化管理，通過精兵減政來提高市場應(yīng)變能力，而主要針對的方向就是檔案機(jī)構(gòu)和檔案人員。二是實體管理缺失，當(dāng)前醫(yī)院信息化建設(shè)加快，大部分資料采用數(shù)字存儲模式，實體文件越來越少，堅守傳統(tǒng)實體管理的檔案機(jī)構(gòu)重要性越來越小。三是檔案管理人員的積極性不高，總是抱著鐵飯碗的心態(tài)，無法展開工作創(chuàng)新與探索。如此說并非是檔案管理不再重要，而是要想方設(shè)法發(fā)揮檔案管理的真正作用與意義。無論社會如何發(fā)展，無論科技如何進(jìn)步，檔案管理工作始終有存在的必要性。眼下檔案管理工作的主要任務(wù)是實現(xiàn)工作模式的創(chuàng)新，從根本上適應(yīng)新形勢的需要，進(jìn)而以服務(wù)為根本，不斷發(fā)揮檔案管理的真正作用。

1 檔案管理存在的一些問題

隨著醫(yī)療體制改革的不斷深入，傳統(tǒng)檔案管理工作的作用顯得越來越小。對此，醫(yī)院檔案管理部門只有不斷深化與改進(jìn)，重新適應(yīng)新環(huán)境的要求才能持續(xù)發(fā)展下去。面對各方面的種種壓力，只有克服困難，以新醫(yī)改為導(dǎo)向，建立全面的、規(guī)范化、信息化、現(xiàn)代化的檔案管理制度勢在必行。目前，醫(yī)院檔案管理存在的問題如下：

1.1 制度不健全性與收集效率低效性

檔案管理是一項非常系統(tǒng)性的工作，需要各個方面都銜接與配合才能做好。然而，大部分醫(yī)院檔案管理都是出自實踐與自我理解的基礎(chǔ)上，缺乏整體性與科學(xué)性。一些醫(yī)院對檔案管理內(nèi)容沒有明確要求，也沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與模式，更談不上形成制度了。

1.2 檔案管理人員素質(zhì)參差不齊

由于歷史的原因，醫(yī)院的一部分工作人員素質(zhì)并不高。隨著醫(yī)療體制的不斷完善，一些新鮮血液逐漸補(bǔ)充進(jìn)來，使醫(yī)院的整個素質(zhì)水平有了很大的改觀。然而，醫(yī)院比較重視醫(yī)療技術(shù)人員的更新，對檔案管理人員未提出培養(yǎng)計劃與要求。這就造成檔案管理人員大多還是老員工，專業(yè)素質(zhì)一般，知識面窄，無法擔(dān)當(dāng)新檔案管理模式的重任。另外還有一些檔案人員是從其它崗位調(diào)過來的，既沒專業(yè)技能，也沒工作經(jīng)驗。對檔案管理人員的培訓(xùn)也不足，大多檔案管理人員沒有進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會，以致他們的綜合素質(zhì)與管理水平嚴(yán)重匱乏。

1.3 檔案缺失嚴(yán)重，安全性能差

我國由計劃經(jīng)濟(jì)向市場經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)變僅數(shù)十年時間，而醫(yī)院作為計劃經(jīng)濟(jì)下的產(chǎn)物，本身帶著一些計劃經(jīng)濟(jì)時期遺留下來的問題。如醫(yī)院檔案雖然是由檔案管理部門進(jìn)行系統(tǒng)管理，但檔案本身又分成了文書檔案、科技檔案、會計檔案和其他檔案等，這些檔案實際上又被各個科室進(jìn)行分類管理，這就出現(xiàn)了多部門管理的格局。長期以來，檔案丟失現(xiàn)象頻繁，但卻找不到可以負(fù)責(zé)的部門，都是互相推諉扯皮。

2 提高醫(yī)院檔案管理水平的對策

隨著新醫(yī)改的不斷深入，建立一條適應(yīng)現(xiàn)實要求的檔案管理新模式，對提高醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量意義重大。為了能夠搞好檔案管理，建議醫(yī)院完善以下幾個方面。

2.1 以學(xué)習(xí)為第一任務(wù)

要想提高檔案管理水平，首先要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，通過學(xué)習(xí)檔案法及相關(guān)知識，提高檔案管理的素質(zhì)與能力。特別是醫(yī)院及檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)，一定要加強(qiáng)檔案管理的意識，清楚認(rèn)識到檔案管理是提高醫(yī)院服務(wù)水平的重要基礎(chǔ)。將檔案管理納入到醫(yī)院的總體管理規(guī)劃之中，加強(qiáng)人力資源及管理制度的建設(shè)，同時做好檔案管理宣傳，讓醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及職工意識到檔案管理的重要性，丟失檔案要將責(zé)任落實到部門或個人。

2.2 重視人才培養(yǎng)，提高人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)

檔案管理的可持續(xù)發(fā)展需要一個穩(wěn)定的人才隊伍。培養(yǎng)人才的方式有進(jìn)修、繼續(xù)教育、專業(yè)培訓(xùn)等，醫(yī)院要制訂人才培養(yǎng)計劃，因地制宜的對檔案人才進(jìn)行培養(yǎng)。檔案管理人員也要主動培養(yǎng)自身業(yè)務(wù)，在工作與學(xué)習(xí)中必須以主人翁的姿態(tài)為醫(yī)院的各項活動統(tǒng)籌安排和服務(wù)，使檔案管理工作與醫(yī)院醫(yī)學(xué)科研、經(jīng)濟(jì)建設(shè)、管理工作結(jié)合得更加緊密，為臨床醫(yī)療、教學(xué)、科研工作服務(wù)。另外，還要培養(yǎng)檔案人員的創(chuàng)新意識，能夠在不斷地學(xué)習(xí)和實踐中總結(jié)經(jīng)驗，并將自己的想法和見解與實踐相結(jié)合，使檔案管理工作越做越好。

2.3 大膽改革，實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理

“窮則變，變可以通天下”，當(dāng)遇到挫折時不要?dú)怵H，要勇于面對，只有不畏懼艱辛，才能取得勝利的果實。檔案管理工作也是一樣，在隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展而被人們越來越淡忘的時候，通過大膽的改革和創(chuàng)新，激活檔案管理的內(nèi)在價值，讓人們意識到這項工作的存在對醫(yī)院是必不可少的。對此，一要加強(qiáng)檔案的保管設(shè)施，如設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的安全保管設(shè)施。二是要加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理，利用電子計算機(jī)管理檔案信息的收集、傳遞、開發(fā)利用的主要功能。

2.4 制定相應(yīng)的考核制度

檔案管理是一項長期工作，建立相應(yīng)的考核制度，必須層層嚴(yán)格把關(guān)，責(zé)任到人。醫(yī)院應(yīng)將此內(nèi)容納入科室管理責(zé)任書之中，將檔案管理與科室工作實績考核獎懲掛鉤，明確科室對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)管理、使醫(yī)院檔案管理工作步入新的臺階。隨著人們生活水平的提高，人們越來越關(guān)注社會醫(yī)療問題，而這對醫(yī)院提出了更多的要求。為了提高服務(wù)質(zhì)量和滿足人們的要求，醫(yī)院要在管理手段、管理人才等方面不斷進(jìn)取，要為和諧社會建設(shè)添上光鮮的一筆。

2.5 加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

我國大部分是公立醫(yī)院，都有幾十年的發(fā)展歷史，而以往積累下來的資料仍然是傳統(tǒng)的紙質(zhì)或照片，不易保存且檢索困難。對此，醫(yī)院要加大檔案數(shù)字化的進(jìn)程，利用更先進(jìn)的讀取和存儲方式提高服務(wù)效率。醫(yī)院要開發(fā)高效的檢索工具，實現(xiàn)模糊檢索、多關(guān)鍵詞檢索以及多范圍、多角度的檢索。檢索工具的開發(fā)可借鑒一些知名的數(shù)據(jù)庫模式，如知網(wǎng)，它的檢索系統(tǒng)就是十分高效的。另外，還要充分利用互聯(lián)網(wǎng)的檢索功能，將資料上傳于互聯(lián)網(wǎng)或通過局域網(wǎng)讓工作人員隨時隨地都能檢索到需要的資料，最大程度實現(xiàn)資源共享。

2.6 編研工作創(chuàng)新

醫(yī)院要想實現(xiàn)檔案工作的價值，還要在編研工作上下功夫，只有最科學(xué)的編研成果，才能在實際工作中發(fā)揮檔案管理的最大效用。在實際工作中，編研人員要不斷追蹤一些醫(yī)療服務(wù)的熱點，開拓新思路，采用新視角，挖掘新的檔案資料，并在第一時間進(jìn)行收集；而且主動對所藏檔案信息進(jìn)行分析和研究，必要時還可與相關(guān)科研和管理人員合作，編制出切合醫(yī)院工作實際的檔案編研材料，實現(xiàn)檔案信息到現(xiàn)實成果的轉(zhuǎn)化，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策和經(jīng)營管理活動提供參考和依據(jù)。

總之，檔案管理創(chuàng)新是檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展的不竭動力。醫(yī)院不僅要做好檔案管理基本工作，還要與時俱進(jìn)，抓住新機(jī)遇和迎接新挑戰(zhàn)。

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