人事檔案規(guī)范化的一點(diǎn)建議

高璨

人事檔案是記錄一個(gè)人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個(gè)人情況的文件材料，起著憑證、依據(jù)和參考的作用，是以個(gè)人為單位集中保存起來，供備查的文字、表格及其他各種形式的原始記錄，它是一個(gè)人存在于社會的“印跡證據(jù)”。當(dāng)前人事檔案不但記載了一個(gè)人的工作生活經(jīng)歷、工作業(yè)績、工資待遇等內(nèi)容，更是對個(gè)人今后工作，甚至個(gè)人信用等方面起著規(guī)范自身行為的作用，還是人力資源管理與開發(fā)的重要依據(jù)。國家檔案局主管全國檔案事業(yè)，對全國的檔案事業(yè)實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，統(tǒng)一制度，監(jiān)督和指導(dǎo)，人事檔案在人事管理中的作用不容忽視。

新中國成立后，人事檔案工作一度進(jìn)展緩慢，問題頗多，主要表現(xiàn)在人事檔案殘缺不全等方面。據(jù)資料記載，1952年5月，一家單位檔案室保存的干部檔案，只占本單位應(yīng)管干部總數(shù)的36.9%。 即便是有檔案的干部，其檔案本身，也是材料貧乏。當(dāng)時(shí)，學(xué)者曾對727份已整理好的干部檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)有自傳者僅占26%，有鑒定者占28.6%，有入黨材料者占2.6%，有獎懲材料者5.9%，有歷史材料者10.4%，有其他材料者9.6%，其余均只有簡表。為了改變這種狀況，組織、人事部門提出，應(yīng)把整理和充實(shí)檔案的工作放在重要位置，有計(jì)劃地將所管職務(wù)名單內(nèi)的干部檔案全部收集齊全。胡錦濤同志也指出：“借助檔案，我們能夠更好地了解過去，把握現(xiàn)在，預(yù)見未來?！弊龊脵n案工作，就是“對歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來著想”?！霸诋?dāng)前和今后一段時(shí)間，人事檔案并不是可以隨意丟棄的“身外之物”。我們應(yīng)該在新的時(shí)期加大力度管理好人事檔案，充分發(fā)揮其作用，讓人事檔案工作更好地為組織人事工作服務(wù)。

首先，一定要加強(qiáng)對人事檔案管理工作重要性的認(rèn)識并給予高度重視，定期對檔案管理進(jìn)行清查、核實(shí)、補(bǔ)充，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，正確做到每個(gè)人的檔案清晰、完整、一目了然，其他機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和組織也應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，保障檔案工作的開展。新經(jīng)濟(jì)條件下，以高科技為代表的科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及應(yīng)用，計(jì)算機(jī)作為一種高效處理龐大復(fù)雜信息與數(shù)據(jù)的現(xiàn)代先進(jìn)工具的首要特征，就是要求輸入計(jì)算機(jī)的各項(xiàng)原始數(shù)據(jù)信息必須是準(zhǔn)確科學(xué)的，要保證檔案管理的規(guī)范化，提高人事檔案管理的質(zhì)量，盡量建立電子檔案，充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行人事檔案管理，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化，解決檔案資料因自然原因的丟失、損壞等問題。但網(wǎng)絡(luò)化、信息化、數(shù)字化的發(fā)展時(shí)代，是以高科技技術(shù)為代表的知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，這就對檔案管理者的素質(zhì)和要求也隨之提高。受社會一些因素的影響，檔案管理者的職業(yè)道德建設(shè)工作也受到了相應(yīng)的影響。他們的價(jià)值觀、人生觀、世界觀及道德取向也受到了沖擊，不少人不能安于現(xiàn)狀，不甘勞累，不甘清貧，或是工作缺乏耐心和熱情，或是工作缺乏積極性和進(jìn)取心，不愿付出和奉獻(xiàn)。我國在二十世紀(jì)初就制定和頒布了《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》，制定實(shí)施對提高我國檔案管理者的道德素質(zhì)，推動檔案管理的規(guī)范化，具有重要的理論和實(shí)踐指導(dǎo)意義。對檔案管理者的職業(yè)道德、職業(yè)精神、職業(yè)態(tài)度、職業(yè)紀(jì)律、職業(yè)素養(yǎng)等諸多方面都做了相應(yīng)的規(guī)定與要求。因此，檔案管理者要確立正確的職業(yè)價(jià)值觀和職業(yè)觀念，努力適應(yīng)新的時(shí)代發(fā)展的新要求，發(fā)揮自身的專業(yè)優(yōu)勢和特色，愛崗敬業(yè)，履行所擔(dān)負(fù)的社會責(zé)任，不斷提高業(yè)務(wù)水平，堅(jiān)持長期學(xué)習(xí)，本著“以人為本”的原則，進(jìn)一步創(chuàng)新理念，積極推動檔案事業(yè)向前發(fā)展。同時(shí)檔案領(lǐng)導(dǎo)者也要重視檔案管理者隊(duì)伍建設(shè)，為他們的終身學(xué)習(xí)提供平臺，提供必要的機(jī)會和制度保障，必須對檔案管理者的專業(yè)才能和素質(zhì)的提高加以重視，關(guān)注檔案管理者的職業(yè)生涯和創(chuàng)新精神，充分發(fā)揮每個(gè)員工的積極性和創(chuàng)造性。這樣才能產(chǎn)生巨大的凝聚力、向心力，讓檔案管理更好的為人民服務(wù)。

其次，建立完善的檔案管理工作制度，在人事檔案管理工作中，必須嚴(yán)格貫徹執(zhí)行黨和國家的有關(guān)檔案保密的法規(guī)和制度，嚴(yán)密保管，確保檔案的完整與安全。把檔案事業(yè)的建設(shè)列入國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展計(jì)劃，建立健全檔案機(jī)構(gòu)，確定必要的人員編制，統(tǒng)籌安排發(fā)展檔案事業(yè)所需的經(jīng)費(fèi)。人事部門要建立主動送交人事檔案材料的工作制度，并由組織部、人事處負(fù)責(zé)收集各單位屬于歸檔范圍的人事檔案材料，在材料形成后，經(jīng)組織、人事部門審查簽章后送交檔案館人事檔案科歸檔。必須建立健全檔案工作目標(biāo)管理考核制度和責(zé)任追究制度，嚴(yán)格有效地制約造成檔案泄密、涂改等人為因素。應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料必須依照《機(jī)關(guān)檔案工作條例》和《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》的規(guī)定，由文書部門或者業(yè)務(wù)部門收集齊全，并進(jìn)行整理、立卷，定期交本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員集中管理。任何單位或者個(gè)人都不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。國家規(guī)定不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔。

要建立健全并認(rèn)真貫徹落實(shí)人事檔案方面的各項(xiàng)規(guī)章制度，使檔案管理工作有章可循，促進(jìn)人事檔案管理工作制度化、規(guī)范化發(fā)展。面對新時(shí)期新任務(wù)新要求，緊密圍繞《干部檔案工作條例》的要求，進(jìn)一步完善各項(xiàng)相關(guān)制度，對人事檔案的保管、查閱、檔案材料的收集、審核、整理等環(huán)節(jié)做出明確而嚴(yán)格的規(guī)定。檔案工作者必須嚴(yán)格遵守相關(guān)制度，不斷規(guī)范人事檔案管理。