企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理信息化的探討

摘 要：企業(yè)財(cái)務(wù)檔案是企業(yè)全部檔案資料當(dāng)中非常重要的一個(gè)組成部分。信息化是大趨勢(shì)。針對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理中存在的問題及對(duì)財(cái)務(wù)管理和企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的影響，提出企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理信息化的對(duì)策建議。

關(guān)鍵詞： 企業(yè)；財(cái)務(wù)檔案；管理；信息化；探討

1 企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理中的現(xiàn)狀

企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理的目的主要有兩個(gè)。第一，是為了保證財(cái)務(wù)檔案信息的安全和完整。第二，是為了能夠更好地使用財(cái)務(wù)檔案，為財(cái)務(wù)管理活動(dòng)提供便利。根據(jù)當(dāng)前的一些法律規(guī)定，除了一些經(jīng)濟(jì)監(jiān)督部門有權(quán)調(diào)用財(cái)務(wù)檔案之外，企業(yè)財(cái)務(wù)檔案一般不得外借和查閱，如果說非要外借或查閱，則需要經(jīng)過企業(yè)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照管理規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，才能提供財(cái)務(wù)檔案的查閱和復(fù)制。即便是企業(yè)內(nèi)部人員查閱財(cái)務(wù)檔案也要經(jīng)過檔案保管部門負(fù)責(zé)人的同意和批準(zhǔn)，并辦理相應(yīng)的登記手續(xù)，涉及企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理秘密的還要經(jīng)過企業(yè)負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)，且只能查閱，不能復(fù)制和外借，沒有權(quán)限的管理人員是不能接觸涉密財(cái)務(wù)檔案的。但是很多企業(yè)在具體執(zhí)行的過程中卻沒有這樣嚴(yán)格要求，幾乎所有的管理人員都能輕而易舉的借閱到財(cái)務(wù)管理檔案，給企業(yè)的財(cái)務(wù)管理和經(jīng)營(yíng)管理留下了很多安全隱患。而一些企業(yè)在財(cái)務(wù)檔案管理上將財(cái)務(wù)檔案與其它檔案混合在一起管理，沒有將財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行專門的分類管理，在使用過程中查找財(cái)務(wù)檔案比較麻煩，導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案不能為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理和財(cái)務(wù)管理提供檔案服務(wù)。

從上述分析來看，目前在企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理中還存在不少的問題，實(shí)際上存在的問題還遠(yuǎn)不止這些，除了前面論述的問題之外，很多企業(yè)的檔案管理經(jīng)費(fèi)短缺，一些企業(yè)甚至沒有專業(yè)的檔案管理人員，一些企業(yè)的檔案管理設(shè)施也不符合快速發(fā)展的財(cái)務(wù)檔案管理要求，這些問題對(duì)企業(yè)的財(cái)務(wù)管理和經(jīng)營(yíng)管理信息化也造成了很大的影響。

2 企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理信息化問題的對(duì)策建議

針對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理中存在的問題及對(duì)財(cái)務(wù)管理和企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理信息化的影響，企業(yè)在發(fā)展過程中必須重視財(cái)務(wù)檔案管理中存在的問題，根據(jù)企業(yè)財(cái)務(wù)檔案現(xiàn)狀和相關(guān)法律法規(guī)的要求采取針對(duì)性的措施來解決這些問題，結(jié)合自身在財(cái)務(wù)檔案管理中的一些經(jīng)驗(yàn)和認(rèn)識(shí)，筆者認(rèn)為應(yīng)該注意以下幾點(diǎn)：

（1）提高認(rèn)識(shí)，不斷完善財(cái)務(wù)檔案管理制度。企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理中的問題，很大程度是企業(yè)的負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)檔案管理者缺乏對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理最基本的認(rèn)識(shí)導(dǎo)致的。因此，在今后的發(fā)展過程中企業(yè)應(yīng)該組織財(cái)務(wù)檔案管理相關(guān)人員加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。第一，企業(yè)應(yīng)該組織與財(cái)務(wù)檔案管理有關(guān)的財(cái)務(wù)管理人員、檔案管理人員加強(qiáng)相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)力度，學(xué)習(xí)《會(huì)計(jì)法》、《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等等，通過各種形式的學(xué)習(xí)培訓(xùn)活動(dòng)，不斷增強(qiáng)這些人員對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，從思想上重視財(cái)務(wù)檔案管理工作。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層必須重視財(cái)務(wù)檔案管理工作。第二，企業(yè)要不斷完善財(cái)務(wù)檔案管理制度，制定完善的財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)定，結(jié)合企業(yè)自身的財(cái)務(wù)管理狀況，健全和完善企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理控制程序和業(yè)務(wù)操作規(guī)范，明確財(cái)務(wù)檔案管理人員及其責(zé)任，以及違反財(cái)務(wù)檔案管理制度的處罰，完善財(cái)務(wù)檔案管理設(shè)施，突出程序規(guī)范及責(zé)任，為全面實(shí)施財(cái)務(wù)檔案管理信息化制度創(chuàng)造良好的條件，

（2）強(qiáng)化責(zé)任，大力提高財(cái)務(wù)檔案管理制度的執(zhí)行力。良好的財(cái)務(wù)檔案管理制度只有真正貫徹落實(shí)到企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理具體工作當(dāng)中才能發(fā)揮其作用，才能體現(xiàn)出制度規(guī)范對(duì)財(cái)務(wù)管理工作及企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的價(jià)值。要想真正將財(cái)務(wù)檔案管理制度落到實(shí)處，在工作當(dāng)中應(yīng)該注意以下幾點(diǎn)：第一，加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理制度的執(zhí)行監(jiān)督，一方面針對(duì)教育培訓(xùn)的實(shí)施情況，企業(yè)應(yīng)該要求財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人會(huì)同相關(guān)管理部門對(duì)參與培訓(xùn)的相關(guān)管理人員進(jìn)行嚴(yán)格的考核，另一方面，應(yīng)該在制度中明確監(jiān)督處罰的措施，定期檢查財(cái)務(wù)檔案管理有關(guān)人員的檔案管理工作，要求檔案管理人員必須嚴(yán)格按照法律的規(guī)定做好財(cái)務(wù)檔案的立卷、歸檔、保管工作，所有的查閱、復(fù)制、銷毀應(yīng)該嚴(yán)格遵守企業(yè)的財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)定。第二，將財(cái)務(wù)檔案管理納入到績(jī)效考核當(dāng)中，企業(yè)在績(jī)效考核當(dāng)中，應(yīng)該將財(cái)務(wù)檔案管理作為績(jī)效考核的重要內(nèi)容，除了對(duì)相關(guān)管理人員的工作作出評(píng)價(jià)和獎(jiǎng)懲之外，將考核的結(jié)果與管理人員的薪資待遇掛鉤。第三，企業(yè)負(fù)責(zé)人應(yīng)該帶頭執(zhí)行財(cái)務(wù)檔案管理制度，樹立良好的榜樣，用自身的行為去影響其他的人嚴(yán)格遵守財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)定。

（3）規(guī)范程序，嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)務(wù)檔案安全管理和使用規(guī)定。在財(cái)務(wù)檔案管理工作當(dāng)中，企業(yè)既要保證財(cái)務(wù)檔案信息的安全和完整，又要為企業(yè)經(jīng)營(yíng)和財(cái)務(wù)管理活動(dòng)提供服務(wù)和支持。由于財(cái)務(wù)檔案包含著企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的很多信息，一些信息涉及到企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中的商業(yè)秘密，從維護(hù)企業(yè)根本利益的角度來講，除相關(guān)經(jīng)濟(jì)監(jiān)督部門的檢查和工作需要之外，一律不準(zhǔn)外借，即便是相關(guān)經(jīng)濟(jì)監(jiān)督部門的檢查或工作需要，也要經(jīng)過企業(yè)負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)。企業(yè)內(nèi)部管理人員基于工作需要查閱財(cái)務(wù)檔案材料的，除了經(jīng)過檔案管理部門的同意之外，還應(yīng)該嚴(yán)格做好借閱登記，涉密檔案材料只能查閱摘抄，不能復(fù)印。在使用上，檔案管理人員應(yīng)該嚴(yán)格按照檔案管理基本要求和程序，對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行科學(xué)的分類，并放到對(duì)應(yīng)的位置，并制作財(cái)務(wù)檔案管理目錄，方便進(jìn)行快速的查找。

（4）搞好數(shù)據(jù)挖掘和整理，建好數(shù)據(jù)庫(kù)，并及時(shí)采集動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)。檔案信息的數(shù)字化是整檔案管理信息化的基礎(chǔ)，其他的一切工作都建立在此基礎(chǔ)之上。實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，必須向數(shù)字化、信息化檔案管理轉(zhuǎn)變。未來的財(cái)務(wù)檔案室就是財(cái)務(wù)檔案的數(shù)據(jù)采集源泉和基地，是數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、管理、處理、查詢、檢索、傳遞的數(shù)字化信息服務(wù)工作基地。必須建立企業(yè)財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，可以按企業(yè)財(cái)務(wù)檔案的內(nèi)容分類建立若干個(gè)主要的數(shù)據(jù)庫(kù)，如按標(biāo)準(zhǔn)制度、原始憑證、會(huì)計(jì)賬簿、指標(biāo)文件、工作資料等建立幾個(gè)主要基本數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)據(jù)庫(kù)一經(jīng)建立，立即著手?jǐn)?shù)據(jù)的錄入，將本單位的財(cái)務(wù)檔資料及時(shí)錄入電腦。

（5）搞好財(cái)務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，提高檔案使用效率。檔案的最大價(jià)值在于利用，檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)將為檔案信息的充分利用提供廣闊天地。建立完善的財(cái)務(wù)檔案信息絡(luò)，保證檔案信息的完整性。同時(shí)也可以實(shí)行聯(lián)機(jī)公共目錄查詢、光盤遠(yuǎn)程檢索服務(wù)，也可以通過電子郵件或BBS等方式開展財(cái)務(wù)檔案信息咨詢?？傊?，網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)檔案的在線管理和使用功能，可以大大減少檔案在形成、調(diào)閱上的時(shí)差，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理由靜態(tài)管理向動(dòng)態(tài)管理的跨越，整合財(cái)力資源、人力資源，提高財(cái)務(wù)檔案管理能力和質(zhì)量。

（6）搞好財(cái)務(wù)檔案管理輔助決策系統(tǒng)建設(shè)。做到定量分析與定性分析相結(jié)合，科學(xué)管理使用檔案財(cái)務(wù)檔案信息，通過采集整理和網(wǎng)絡(luò)傳輸，必須依賴于先進(jìn)的、智能化程度較高的輔助決策系統(tǒng)。以管理科學(xué)、計(jì)算機(jī)科學(xué)、行為科學(xué)和控制論為基礎(chǔ)，以計(jì)算機(jī)技術(shù)、人工智能技術(shù)、經(jīng)濟(jì)數(shù)學(xué)等為手段，建立決策支持系統(tǒng)。最大限度地提高財(cái)務(wù)保障的決策水平。

3 結(jié)論

總之，企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理工作是企業(yè)管理的重要組成部分，在財(cái)務(wù)檔案管理工作當(dāng)中，企業(yè)應(yīng)該不斷完善財(cái)務(wù)檔案管理制度，并嚴(yán)格貫徹到管理實(shí)踐當(dāng)中，不斷提高信息化水平，真正發(fā)揮其在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中的重要作用。

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作者簡(jiǎn)介

馬艷靖（1967-），檔案館員， 畢業(yè)于中共中央黨校函授學(xué)院，目前在江蘇華明實(shí)業(yè)有限公司辦公室工作