檔案保密工作略談

賈淑軍

摘 要：檔案保密工作至關(guān)重要，直接關(guān)系到黨、國(guó)家及相關(guān)單位與個(gè)人的切身利益。作為一名檔案工作人員，應(yīng)高度重視并嚴(yán)格做好檔案的保密工作，切實(shí)履行好自己管理檔案的神圣職責(zé)。筆者根據(jù)自己多年的工作經(jīng)驗(yàn)，并參考有關(guān)文獻(xiàn)，從“絕密檔案的保管”、“正確處理檔案保密與利用的關(guān)系”和“檔案利用過程中的監(jiān)督”三個(gè)方面，就如何做好檔案保密工作展開論述。

關(guān)鍵詞：檔案 保密

作為一種重要的社會(huì)信息資源，檔案是國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位及其個(gè)人在從事社會(huì)活動(dòng)過程中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的原始記錄。由于檔案是行為者在從事社會(huì)活動(dòng)過程中形成的各種文件材料轉(zhuǎn)化而來的，是國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位及其個(gè)人活動(dòng)的真實(shí)記錄，因此它具有重要的憑證作用和參考使用價(jià)值。檔案中也包含著涉及國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位及個(gè)人秘密的資料、經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)、科技成果等，一旦泄露，就會(huì)使國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位及個(gè)人的安全和利益受到重大損害。這就涉及到檔案保管、利用工作中的保密問題。檔案的保密工作做得好與壞，將直接關(guān)系到黨、國(guó)家及相關(guān)單位與個(gè)人的切身利益，也影響到其服務(wù)社會(huì)、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、造福人類的價(jià)值利用效率。所以在檔案管理工作中保密工作是至關(guān)重要的，作為一名檔案工作人員，應(yīng)高度重視并嚴(yán)格做好檔案的保密工作，切實(shí)履行好自己管理檔案的神圣職責(zé)。根據(jù)自己多年的工作經(jīng)驗(yàn)，筆者認(rèn)為做好檔案保密工作應(yīng)做好以下幾個(gè)方面的工作：

1 絕密檔案的保管

絕密檔案是涉及黨和國(guó)家的核心秘密，為確保國(guó)家秘密的萬無一失，必須做好絕密檔案的保密工作。

1.1 加強(qiáng)絕密檔案的日常管理

絕密檔案的調(diào)閱、移出、銷毀等應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定手續(xù)辦理，必須經(jīng)指定領(lǐng)導(dǎo)人審批，認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù)，任何人無權(quán)擅自調(diào)閱。絕密檔案使用完畢后應(yīng)及時(shí)清對(duì)、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問題，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行補(bǔ)救。

1.2 將絕密檔案與非絕密檔案分別保管

密檔案要設(shè)保險(xiǎn)鎖、保險(xiǎn)柜、防盜器，從保管條件上確保絕密檔案的安全。

1.3 提高絕密檔案管理人員的素質(zhì)

絕密檔案管理人員具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特點(diǎn)，對(duì)保守秘密負(fù)有比一般檔案人員更為重要的責(zé)任。檔案保密工作好與壞，絕密檔案管理人員的素質(zhì)是關(guān)鍵。除了具備一般檔案人員的基本素質(zhì)外，絕密檔案的管理人員還應(yīng)具備如下素質(zhì)：

1.3.1較高的政治素質(zhì)。檔案工作是一項(xiàng)保密性很強(qiáng)的工作，絕密檔案的管理人員必須具有較高的政治覺悟、較強(qiáng)的責(zé)任心和高度的保密意識(shí)，無論什么場(chǎng)合都做到守口如瓶。

1.3.2嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，也是絕密檔案的管理人員必不可少的基本素質(zhì)之一。在實(shí)際工作中必須始終保持嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度，尊重科學(xué)、尊重事實(shí)，做到精益求精，嚴(yán)謹(jǐn)務(wù)實(shí)，一絲不茍，經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚。

1.3.3過硬的業(yè)務(wù)素質(zhì) 。絕密檔案的管理人員既要有較強(qiáng)的檔案方面的業(yè)務(wù)知識(shí)與技能，還要了解、掌握一些有關(guān)保密的知識(shí)與技能，從而確保絕密檔案管理的萬無一失。

2 正確處理檔案保密與利用的關(guān)系

保守國(guó)家機(jī)密是檔案工作人員的神圣職責(zé)。檔案人員都重視檔案保密，但也存在著重保密輕利用現(xiàn)象，甚至由于保密而產(chǎn)生一些弊端，如大批檔案不能得到充分利用，甚至有些很有價(jià)值的檔案長(zhǎng)期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費(fèi)，領(lǐng)導(dǎo)不能及時(shí)全面地了解情況，有效地利用檔案。這就要求我們必須正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系。對(duì)檔案工作來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏廢。在嚴(yán)格做好保密工作的同時(shí)，切實(shí)做好檔案的利用工作。利用必須在保密基礎(chǔ)上的進(jìn)行。因此，在開放檔案為社會(huì)各界所利用的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)做好相應(yīng)的保密工作。

2.1 做好檔案開放前的審查工作

審查工作是檔案開放前的一項(xiàng)重要工作，也是開放檔案工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，其主要任務(wù)是科學(xué)而準(zhǔn)確地區(qū)分、判定檔案的開放與控制使用范圍。對(duì)這項(xiàng)工作可以分三步進(jìn)行：一是初審，檔案工作人員根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)開放期限內(nèi)的檔案逐件進(jìn)行審查，初步判定開放與控制使用范圍。二是中審，由具有較高政策水平和業(yè)務(wù)能力的同志，重點(diǎn)審查初審中沒能判定開放與控制使用的部分檔案，以確定其取舍。三是終審，由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，根據(jù)初審和中審的情況，權(quán)衡利弊，進(jìn)行綜合分析、審查，最終決定與批準(zhǔn)檔案的開放與否。

2.2 做好設(shè)密檔案的解密工作

根據(jù)《保密法》規(guī)定，涉密檔案分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)。確定檔案的密級(jí)，是為了讓檔案工作人員根據(jù)不同的密級(jí)采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。但是秘密不是一成不變的，《國(guó)家秘密保密期限的規(guī)定》中規(guī)定：除有特殊規(guī)定外，絕密級(jí)事項(xiàng)不超過30年，機(jī)密級(jí)事項(xiàng)不超過20年，秘密級(jí)事項(xiàng)不超過10年。這里所說的“特殊規(guī)定”是指制定保密范圍的中央、國(guó)家機(jī)關(guān)可以規(guī)定有關(guān)保密范圍中某類事項(xiàng)的保密期限為“長(zhǎng)期”。對(duì)規(guī)定為“長(zhǎng)期”的國(guó)家秘密事項(xiàng)，在授權(quán)機(jī)關(guān)作出解密前，其他機(jī)關(guān)、單位應(yīng)當(dāng)對(duì)其采取長(zhǎng)期的保密措施，不得擅自決定解密和隨意對(duì)外提供。保管期限屆滿的檔案就應(yīng)該向社會(huì)各界開放。開放前，必須先進(jìn)行劃密解密，把未解密的列入控制使用的范圍。對(duì)劃密檔案進(jìn)行解密，應(yīng)當(dāng)遵循保密法的有關(guān)規(guī)定，即：“國(guó)家秘密事項(xiàng)在保密期限內(nèi)不需要繼續(xù)保密的，原確定密級(jí)和保密期限的機(jī)關(guān)、單位或者其上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)及時(shí)解密?！保ā吨腥A人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》第16條）。這就是說，解密是由原確定密級(jí)的機(jī)關(guān)、單位或其上級(jí)機(jī)關(guān)進(jìn)行。

2.3 做好檔案開放前的基礎(chǔ)工作。

2.3.1提高開放檔案案卷的內(nèi)在質(zhì)量。利用原有基礎(chǔ)，進(jìn)行系統(tǒng)整理，達(dá)到分類科學(xué)、組卷合理、編目清楚、排列系統(tǒng)的要求。

2.3.2建立健全檔號(hào)。要適應(yīng)開放后檢索與管理的要求。

2.3.3編制檢索工具。一是基礎(chǔ)性檢索工具，如《開放檔案目錄》；二是骨干性檢索工具，如《開放檔案卡片目錄》；三是文字?jǐn)⑹鲂詸z索工具，如《開放檔案全宗介紹》、《全宗卷》等，使開放檔案的檢索工具逐步形成以骨干性檢索工具為主，以基礎(chǔ)性檢索工具為輔，以敘述性檢索工具為必要補(bǔ)充的檢索工具體系，實(shí)現(xiàn)檢索途徑的多元化。

2.3.4準(zhǔn)備好副本。對(duì)珍貴、重要的檔案，應(yīng)采取抄錄、復(fù)印、照相等形式進(jìn)行復(fù)制，搞好檔案副本。

3 檔案利用過程中的監(jiān)督

檔案利用監(jiān)督是做好檔案利用過程中保密工作的一項(xiàng)重要措施，它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。具體說來，檔案利用監(jiān)督應(yīng)從以下幾個(gè)方面實(shí)施：

3.1 制度建設(shè)

檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時(shí)，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項(xiàng)檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡(jiǎn)明，便于執(zhí)行，并在實(shí)踐中認(rèn)真加以總結(jié)，不斷充實(shí)和完善。

3.2 隊(duì)伍建設(shè)

擔(dān)負(fù)利用服務(wù)工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對(duì)檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任，必須具備較高的素質(zhì)。一是政治素質(zhì)，要有高度的政治責(zé)任心和全心全意為人民服務(wù)的精神，熱愛檔案和檔案事業(yè)；二是業(yè)務(wù)素質(zhì)，要具備專業(yè)知識(shí)，熟悉所保管的檔案內(nèi)容，熟悉檔案法規(guī)；三是文化素質(zhì)，要有較高的文化知識(shí)，能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗(yàn)與問題，從中掌握利用工作的規(guī)律。此外，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，善于做利用者的工作，能獨(dú)立處理利用中出現(xiàn)的一般問題。

3.3 監(jiān)督措施

在利用中，要根據(jù)不同的利用對(duì)象的不同目的，掌握其心理和思想動(dòng)機(jī)，加強(qiáng)重點(diǎn)監(jiān)護(hù)。有條件的檔案館室還可以安裝攝像監(jiān)視器。對(duì)某些為獲取憑證而來館查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案；對(duì)一些平時(shí)養(yǎng)成看書劃線或翻書沾口水之類習(xí)慣的利用者，要及時(shí)提醒。做好利用監(jiān)督，還要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規(guī)定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動(dòng)機(jī)；二是眼勤，勤觀察動(dòng)態(tài)，置每個(gè)利用者于視覺之中；三是手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實(shí)。要在利用者離去之前，仔細(xì)檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)查處，并在利用登記簿上備注說明。對(duì)于損毀檔案較為嚴(yán)重的違法行為，應(yīng)及時(shí)報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以便及時(shí)查處，挽回?fù)p失。

參考文獻(xiàn)

[1] 鄧紹興 陳智為編著《檔案管理學(xué)》，首都師范大學(xué)出版社2004年10月第3版

[2]《中華人民共和國(guó)檔案法》，法律出版社，2003年5月

[3]王媛媛《淺析如何做好檔案保密工作》，《青春歲月》2012年16期。

[4] 汀藍(lán)著《試論檔案工作中的保密》http：//www.lunwennet.com/thesis/2005/6641.html。