論檔案檢索語言在電子檔案管理中的應(yīng)用

周楓

摘 要：隨著現(xiàn)代信息化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，越來越多的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子文件檔案轉(zhuǎn)換，在這個(gè)過程中就需要發(fā)揮檔案檢索語言的作用，來更好的提高電子檔案的檢索效率。但是如何發(fā)展檔案檢索語言才能使其更好的應(yīng)用于電子檔案的檢索和管理，成了檔案管理者普遍關(guān)心的問題。本文就這個(gè)問題展開了討論，論述了檔案檢索語言在電子檔案中的作用和發(fā)展途徑，并進(jìn)一步分析了檔案檢索語言在今后的應(yīng)用方向。

關(guān)鍵詞：檔案檢索語言；標(biāo)準(zhǔn)化；應(yīng)用

檔案檢索語言也叫標(biāo)引語言，它是根據(jù)檔案的檢索而特殊編制的專門語言。

檔案檢索語言的基本特點(diǎn)是單義性和專業(yè)性。所謂單義就是檔案檢索語言和自然語言的最大區(qū)別，自然語言根據(jù)其應(yīng)用的環(huán)境不同和語境的不同是有多種意義的。但是大難檢索語言只能是單義的，這樣才能提高檔案檢索的效率，避免失誤。專業(yè)性是指的檔案檢索語言的詞匯及編排方法都符合檔案的特點(diǎn)，便于檔案標(biāo)引和查找時(shí)使用。本文針對(duì)檔案檢索語言的特點(diǎn)，討論了其在電子檔案檢索中的應(yīng)用。

1 檔案檢索語言在電子檔案檢索中的作用

隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，出現(xiàn)了各種類型的自動(dòng)化檢索技術(shù)。這些自動(dòng)化檢索檢索技術(shù)依托于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通訊技術(shù)使得遠(yuǎn)程的信息共享也成為可能。自動(dòng)化檢索技術(shù)的發(fā)展也催生了一種專門應(yīng)用于電子檔案檢索的技術(shù)——檔案檢索語言。檔案檢索語言是一種標(biāo)引語言根據(jù)檔案，它可以根據(jù)檔案積檢索的需要而編制，檔案檢索語言的實(shí)質(zhì)是表達(dá)檔案內(nèi)容的和相互關(guān)系的標(biāo)識(shí)系統(tǒng)。檔案檢索語言設(shè)計(jì)的好壞直接影響著當(dāng)那檢索的效率，下面我們來分析一下檔案檢索語言在電子檔案檢索中的作用。

（1）檔案檢索語言可以對(duì)檔案的內(nèi)容和特征進(jìn)行標(biāo)引。

（2）檔案檢索語言可以對(duì)內(nèi)容相同或者相關(guān)的檔案進(jìn)行集中處理。

（3）檔案檢索語言能對(duì)電子檔案進(jìn)行系統(tǒng)化的組織和歸類。

（4）檔案檢索語言能將檔案專用的標(biāo)引用于和普通的檢索用戶進(jìn)行對(duì)比應(yīng)用。

2 檔案檢索語言的發(fā)展途徑

在紙質(zhì)檔案中進(jìn)行檢索，不可缺少要檔案工作者的參與。而電子檔案的檢索語言主要是由用戶自主檢索檔案的模式，而檔案工作者在這其中的作用卻應(yīng)該淡化，但是現(xiàn)在的檔案檢索語言面臨著不可預(yù)測(cè)的查全率和誤差率。由于信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，對(duì)電子檔案的檢索語言提出了新的挑戰(zhàn)，為了在信息技術(shù)環(huán)境下較好的發(fā)展檔案檢索語言，需要做好如下幾個(gè)方面的工作。

2.1 要提高檔案管理人員的整體素質(zhì)

檔案管理人員的整體素質(zhì)對(duì)于檔案檢索語言的發(fā)展是至關(guān)重要的，要使檔案管理人員認(rèn)識(shí)到檔案檢索語言發(fā)展的重要性。要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，并積極與情報(bào)業(yè)和圖書界進(jìn)行合作，求得檢索語言的共同發(fā)展。

2.2 要積極開發(fā)新的檔案檢索語言和技術(shù)

檔案管理部門不能滿足于現(xiàn)狀，要積極進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新，利用先進(jìn)的信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，開發(fā)高效的檔案檢索語言。這樣才能使得電子檔案的管理工作能夠跟得上信息化發(fā)展的速度。

2.3 要做好電子檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)

要更好的發(fā)展檔案檢索語言，電子檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)是非常關(guān)鍵的。電子檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)是進(jìn)行電子檔案檢索的基礎(chǔ)，如果沒有一個(gè)良好的電子檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，再好的檔案檢索語言也不能發(fā)揮電子檔案檢索的作用。

3 檔案檢索語言在電子檔案管理中的應(yīng)用方向

檔案檢索語言的應(yīng)用對(duì)于電子檔案的管理效率有非常大的影響，所以本文主要對(duì)檔案檢索語言的應(yīng)用方向進(jìn)行了分析。主要的應(yīng)用方向是分類主題一體化應(yīng)用、計(jì)算機(jī)化應(yīng)用和標(biāo)準(zhǔn)化應(yīng)用。

3.1 分類主題一體化

分類主題一體化主要是將兩種檔案檢索的方法進(jìn)行融合：從而能最大限度的發(fā)揮檔案檢索的效率。這種方法的好處是標(biāo)引人員可以通過一次性查表，標(biāo)引分類和主題兩項(xiàng)工作，從而節(jié)省標(biāo)引人員的工作量。進(jìn)行分類主題一體化融合的途徑，主要有兩種。

（1）第一種途徑是“分類敘詞表”模式。這種模式是借鑒的圖書情報(bào)界的成功經(jīng)驗(yàn)，是將分類組配原理同時(shí)應(yīng)用于分類法和主題法。

（2）另一種途徑是“分類法—敘詞表雙向?qū)φ账饕蹦Ｊ?。這種模式是借鑒的圖書情報(bào)界的中國分類主題此表的成功經(jīng)驗(yàn)，是將體系分類法和敘詞法都同時(shí)應(yīng)用于分類法和主題法。

這兩種模式發(fā)展檔案檢索語言的分類主題一體化雖然能起到一樣的效果，但是功能上差別較大。第一種模式是典型的一體化模式，但是建表較為復(fù)雜，使用難度較大；第二種模式是以一種部分一體化的模式，它的分類號(hào)和敘詞之間可能有部分無法對(duì)應(yīng)，但是它的建表難度相對(duì)第一種模式要小，是一種折衷的分類主題一體化模式。

3.2 計(jì)算機(jī)化

檔案檢索語言必然會(huì)發(fā)展成計(jì)算機(jī)化的形式，主要的應(yīng)用途徑有如下兩條。

（1）第一種計(jì)算機(jī)化的模式是通過計(jì)算機(jī)來對(duì)分類表和敘詞表進(jìn)行計(jì)算機(jī)編制。計(jì)算機(jī)編制可以克服手工編制的缺點(diǎn)，提高效率和差錯(cuò)控制率。計(jì)算機(jī)輔助管理在圖書排版和出版領(lǐng)域已經(jīng)取得了一定的成就，所以將其應(yīng)用與檔案檢索語言的編制也是一個(gè)必然的發(fā)展方向。

（2）第二種計(jì)算機(jī)化的模式是研制分類表和敘詞表的電子版。電子版的分類表和敘詞表可以提高電子檔案的檢索效率。關(guān)于電子分類表和敘詞表的研究在我國大約開始與上個(gè)世紀(jì)九十年代中期?，F(xiàn)在關(guān)于電子分類表和敘詞表的研究已經(jīng)在圖書出版界進(jìn)行圖書的全文檢索、分類檢索、統(tǒng)計(jì)分析和分頁顯示等。

檔案檢索語言的計(jì)算機(jī)化已經(jīng)在圖書出版界取得了很多的成績(jī)，這些經(jīng)驗(yàn)可以被電子檔案檢索來借鑒。

3.3 標(biāo)準(zhǔn)化

檔案檢索語言雖然已經(jīng)發(fā)展了一段時(shí)間，但是其標(biāo)準(zhǔn)化問題始終沒有徹底解決，檔案檢索語言的標(biāo)準(zhǔn)化的發(fā)展主要有如下三個(gè)方面。

（1）分類表和敘詞表的標(biāo)準(zhǔn)化問題。關(guān)于分類表和敘詞表的標(biāo)準(zhǔn)制定，現(xiàn)在在國際上已經(jīng)存在了多個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。例如：《多語種分類表的版面設(shè)計(jì)》、《分類表編制指南：方法示例》、《單語種敘詞表編制與修訂準(zhǔn)則》等。我國在分類表和敘詞表的標(biāo)準(zhǔn)化方面也有很多的標(biāo)準(zhǔn)，例如：《文獻(xiàn)多語種敘詞表編制規(guī)則》、《漢語敘詞表編制規(guī)則》、《中國檔案分類法專業(yè)表編制規(guī)范》等。這些標(biāo)準(zhǔn)從不同的角度對(duì)分類表和敘詞表的內(nèi)容、原則和格式等作出了標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)定。

（2）分類表和敘詞表的統(tǒng)一和兼容問題。分類表和敘詞表需要有一個(gè)統(tǒng)一的和兼容的標(biāo)準(zhǔn)體系，我國制定的關(guān)于分類表和敘詞表的綜合性的《中檔法》實(shí)際上就是一個(gè)統(tǒng)一的國家標(biāo)準(zhǔn)，其他的一些關(guān)于檔案類的標(biāo)準(zhǔn)是和《中檔法》完全兼容的。也就是說今后的檔案檢索語言的標(biāo)準(zhǔn)化的制定都必須和《中檔法》兼容。

（3）標(biāo)引規(guī)則的標(biāo)準(zhǔn)化問題。檔案檢索語言中的最為復(fù)雜的問題就是檔案標(biāo)引，標(biāo)引的設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)關(guān)系著檔案檢索語言的效率高低。所以，標(biāo)引規(guī)則的標(biāo)準(zhǔn)化是非常重要的研究方向。我國最早的標(biāo)引規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)是1983年出版的《文獻(xiàn)主題標(biāo)引規(guī)則》。后來《文獻(xiàn)主題標(biāo)引規(guī)則》經(jīng)過數(shù)次修訂。其后我國又陸續(xù)孩子定了一系列的標(biāo)引規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)。但是這些標(biāo)引規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)病未涉及明清和民國的檔案資料。所以，我國在標(biāo)引規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)方面在今后還需要繼續(xù)的建設(shè)。

4 小結(jié)

本文主要討論了檔案檢索語言在電子檔案檢索中的作用和發(fā)展途徑，并進(jìn)一步分析了檔案檢索語言在今后的應(yīng)用方向。檔案檢索語言在分類主體一體化、計(jì)算機(jī)化和標(biāo)準(zhǔn)化方面同時(shí)進(jìn)行研究才能發(fā)展處能更好的提高電子檔案檢索效率的檔案檢索語言。

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