淺談?dòng)?jì)算機(jī)在房屋檔案管理中的運(yùn)用

王亞莉

摘 要：本文分析了計(jì)算機(jī)在房屋檔案管理中運(yùn)用的必要性，提出了目前數(shù)字化房屋檔案管理工作中存在的問題，并提出了包括加強(qiáng)電子檔案的保管，做好數(shù)據(jù)備份工作等一系列的解決對(duì)策。最后展望了數(shù)字化管理房屋檔案工作未來的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：房屋檔案；計(jì)算機(jī)；檔案管理

隨著房地產(chǎn)市場(chǎng)的不斷發(fā)展以及房產(chǎn)交易抵押等活動(dòng)的增加，房屋檔案信息量正在爆炸式增長(zhǎng)，房屋檔案管理工作面臨巨大的壓力，原有的手工管理模式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)狀的需要。而科技的發(fā)展及應(yīng)用給房屋檔案管理注入了新的活力，通過計(jì)算機(jī)對(duì)房屋檔案進(jìn)行數(shù)字化管理使得房屋檔案管理工作更加高效、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)便。科學(xué)合理地運(yùn)用計(jì)算機(jī)開展房屋檔案管理工作將是未來房屋檔案管理工作努力的方向，這將為合法有序的房產(chǎn)登記、交易、抵押以及檔案的使用等帶來巨大的幫助。但是，這同時(shí)也為我們的工作帶來了新的問題和挑戰(zhàn)，因?yàn)殡娮訑?shù)據(jù)存在的易修改等特性，使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行房屋檔案管理工作還面臨著一些問題，迫切需要解決?，F(xiàn)就筆者個(gè)人觀點(diǎn)，談幾點(diǎn)對(duì)計(jì)算機(jī)在房屋檔案管理工作中的運(yùn)用的認(rèn)識(shí)。

1 運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行房屋檔案管理的必要性

1.1 房屋檔案信息量暴增的要求

隨著城市化的發(fā)展，城市每年新增大量房屋，產(chǎn)生大量的新增房屋檔案；城市房地產(chǎn)市場(chǎng)的活躍產(chǎn)生大量的房屋產(chǎn)權(quán)交易，產(chǎn)生大量的交易檔案；金融市場(chǎng)活動(dòng)中房屋抵押及抵押注銷產(chǎn)生巨量檔案信息。這些都使得檔案管理部門需要處理的檔案信息量暴漲。暴增的檔案信息量增加了對(duì)管理部門管理能力的要求。原本的人工管理方式難以處理如此巨量的檔案信息，不具備如此強(qiáng)大的管理能力。同時(shí)，保存這些檔案又需要巨大的存儲(chǔ)空間。這些都給我們的檔案管理工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)。唯有運(yùn)用計(jì)算機(jī)的高效率的管理和高存儲(chǔ)空間才能使這些問題迎刃而解。

1.2 檔案資源利用共享化的要求

隨著人們活動(dòng)范圍的擴(kuò)大，人們對(duì)檔案資源利用的要求越來越高。管理部門需要對(duì)房地產(chǎn)市場(chǎng)活動(dòng)進(jìn)行預(yù)測(cè)和把握，需要我們的檔案管理工作提供快速而又準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)功能；城市拆遷工作需要通過檔案掌握房屋歷史信息和產(chǎn)權(quán)狀況，保證拆遷工作有序進(jìn)行，需要強(qiáng)大的查詢功能；稅務(wù)部門需要了解房屋信息，從而準(zhǔn)確地收取稅款；房屋登記過程中需要快速地了解房屋信息并將變更記入登記簿；而民眾需要我們的檔案管理部門提供快速便捷的日常服務(wù)。房屋檔案資源的共享利用需求范圍廣泛，在工作生活中都發(fā)揮著重要作用。從查閱到資源共享，要高速、高效、準(zhǔn)確地提供這些服務(wù)，唯一有效的辦法，就是通過信息網(wǎng)絡(luò)的傳媒作用，運(yùn)用計(jì)算機(jī)建立數(shù)字化的檔案，從而實(shí)現(xiàn)房屋檔案利用的信息資源共享化，完成為社會(huì)、為城市建設(shè)服務(wù)的根本目的。

1.3 房屋檔案管理規(guī)范化的要求

房產(chǎn)信息應(yīng)當(dāng)以統(tǒng)一的規(guī)范的形式記錄在檔案中，方便利用，保證所保存的信息能夠得到正確唯一的理解。在人工管理中，管理人員的個(gè)人筆跡、喜好以及可能出現(xiàn)的失誤等影響，使得檔案信息質(zhì)量參差不齊、包含內(nèi)容不同、信息矛盾甚至錯(cuò)誤。人工管理難以實(shí)現(xiàn)對(duì)房屋檔案管理的規(guī)范化，給房屋檔案的利用帶來了巨大的困難。運(yùn)用計(jì)算機(jī)則可以以統(tǒng)一規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案信息從采集、存儲(chǔ)、歸檔到利用進(jìn)行管理，保證檔案信息的準(zhǔn)確可靠、利用方便，不會(huì)出現(xiàn)上述人工管理出現(xiàn)的問題。

1.4 檔案管理工作無紙化辦公的要求

無紙化辦公是現(xiàn)如今提倡的綠色環(huán)保的辦公方式。在房屋檔案管理中，大量的信息需要媒介來作為載體進(jìn)行收集、存儲(chǔ)、運(yùn)輸、利用。在管理過程中產(chǎn)生的紙張消耗是巨大的。如果運(yùn)用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案管理工作過程中部分信息進(jìn)行管理，建立電子檔案，將節(jié)省大量的紙張。這將大大降低房屋檔案管理成本，減少交易費(fèi)用，在一定程度上響應(yīng)了可持續(xù)發(fā)展的號(hào)召。

2 運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理存在的問題

使用計(jì)算機(jī)建立電子檔案，管理房屋檔案，是檔案管理和時(shí)代接軌的產(chǎn)物，是檔案管理中的一種新型模式，這對(duì)房屋檔案管理工作的發(fā)展具有巨大的促進(jìn)作用。但是由于電子數(shù)據(jù)具有機(jī)讀性、檔案信息存儲(chǔ)的高密度性、檔案信息的數(shù)字化性等特點(diǎn)，賦予了檔案工作新的特征，帶來了一些新的問題。

2.1 安全性問題

檔案信息的安全性主要涉及檔案信息載體安全性和傳輸安全性。載體安全性主要指存儲(chǔ)介質(zhì)對(duì)信息安全因素的影響。電子檔案通常以磁盤、光盤為載體，這類載體成分比較復(fù)雜，性能不穩(wěn)定，可能出現(xiàn)檔案失真的問題。而且對(duì)環(huán)境溫度、濕度、防磁、防機(jī)械損傷等條件要求較高，易損壞變質(zhì)，保存年限低于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案。傳輸安全性也就是網(wǎng)絡(luò)安全性， 網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展使電子檔案在更大的范圍內(nèi)得到共享，同時(shí)，無孔不入的網(wǎng)絡(luò)黑客和防不勝防的計(jì)算機(jī)病毒也給電子檔案的管理帶來巨大的安全隱患。除此之外， 電子文件很容易被刪改，且改后不留任何痕跡。如果有人出于自己的目的將磁盤中存的內(nèi)容進(jìn)行了刪改，是難以發(fā)現(xiàn)和確定，日后難以確定該份材料是否具有真實(shí)性和權(quán)威性。

2.2 紙質(zhì)檔案的處理問題

在多年的管理過程中形成各類紙質(zhì)檔案是最原始、最直接、最真實(shí)、最權(quán)威的記錄和依據(jù)，是彌足珍貴的資源。然而計(jì)算機(jī)的大量運(yùn)用、電子檔案的產(chǎn)生并非是紙質(zhì)檔案的消亡之日。不可能全面拋棄傳統(tǒng)檔案的運(yùn)行方式，因此絕對(duì)不可忽視傳統(tǒng)檔案工作的統(tǒng)籌安排，需要盡快實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化。使電子檔案和紙質(zhì)檔案盡快接軌。

2.3 基礎(chǔ)投入資金問題

建立一個(gè)健全的電子檔案系統(tǒng)不僅需要解決技術(shù)性問題，還需要購(gòu)置大量的基礎(chǔ)設(shè)備，建設(shè)規(guī)模宏大的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)等。而這些設(shè)備以及系統(tǒng)的構(gòu)建往往耗資巨大，需要投入大量的資金。設(shè)備及系統(tǒng)的更新維護(hù)也需要得到財(cái)力的保證。

2.4 對(duì)管理人員提出了新挑戰(zhàn)

計(jì)算機(jī)進(jìn)入房屋檔案管理工作，使得房屋檔案管理超出單純的學(xué)科范圍，使房屋檔案工作成為一門集計(jì)算機(jī)操作與檔案管理于一體的綜合性的工作。管理人員除了要掌握檔案管理專業(yè)知識(shí)，還要不斷提高現(xiàn)代化管理技能，同時(shí)還要掌握其他相關(guān)學(xué)科的知識(shí)，這樣才能適應(yīng)檔案工作現(xiàn)代化需要，才能從根本上保證在電子時(shí)代人類活動(dòng)的真實(shí)記錄得以長(zhǎng)期保存。目前檔案管理人員的素質(zhì)普遍較低，知識(shí)面較窄，特別是對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全、計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、等相關(guān)知識(shí)幾乎一片空白，面對(duì)新的需要顯得難以適應(yīng)、無所適從，盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用。

3 解決對(duì)策及對(duì)數(shù)字化房屋檔案管理建設(shè)的展望

3.1 解決對(duì)策

針對(duì)以上計(jì)算機(jī)運(yùn)用于房產(chǎn)檔案管理中出現(xiàn)的問題，提出以下對(duì)策。

（1）加強(qiáng)電子檔案的保管，做好數(shù)據(jù)備份工作。

必須建造專用庫(kù)房、檔案柜存放電子檔案，配備專業(yè)電子檔案機(jī)房和較高的安全性的電腦設(shè)備。使用一次性寫入光盤較好，比磁盤、磁帶、硬盤等有更好的穩(wěn)定性，又只有只讀性。

備份技術(shù)是一種安全策略，是確保電子檔案信息安全的一個(gè)非常重要的技術(shù)手段，最好實(shí)行雙備份制，一份封存，一份提供借閱。針對(duì)網(wǎng)絡(luò)的不安全性，要建立數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)系統(tǒng)，確保關(guān)鍵信息能在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)發(fā)生災(zāi)難性故障后得以恢復(fù)。

（2）要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的安全管理，對(duì)文件進(jìn)行監(jiān)控。

通過驗(yàn)證用戶信息、輸入調(diào)閱口令和限制訪問、閱讀權(quán)限。安裝先進(jìn)的防毒殺毒軟件、建立防火墻來防止病毒和黑客對(duì)電子檔案的惡意破壞和篡改。積極采用密匙管理、數(shù)字式簽名等先進(jìn)技術(shù)手段，保證電子檔案管理網(wǎng)絡(luò)的正常運(yùn)行。同部門、不同人員的查閱權(quán)限，并對(duì)所利用的檔案進(jìn)行全程監(jiān)控并自動(dòng)記錄，防止數(shù)據(jù)被篡改而造成不可挽回的損失。

（3）采取“雙軌制”歸檔法，盡快完成紙質(zhì)檔案數(shù)字化。

由于印章和簽署是文件生效的主要標(biāo)志，在現(xiàn)在技術(shù)條件下，對(duì)一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全。同時(shí)需要盡快將現(xiàn)有紙質(zhì)檔案通過掃描實(shí)現(xiàn)原文件數(shù)字化，建立文件目錄和掃描后的電子文檔一一對(duì)應(yīng)關(guān)系。

（4）做好對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和電子檔案無縫集成的開發(fā)工作。

使電子文件能及時(shí)歸檔，增強(qiáng)文件利用的時(shí)效性。要嚴(yán)把電子信息歸檔關(guān)，做好電子信息動(dòng)態(tài)管理，也即做好電子檔案的更改補(bǔ)充工作，實(shí)行動(dòng)態(tài)管理。

（5）增加檔案管理資金投入，加強(qiáng)檔案工作人員素質(zhì)培訓(xùn)

檔案工作要適應(yīng)新的形式、滿足計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公條件下的信息接受、處理、存儲(chǔ)和利用，就必須又相應(yīng)的現(xiàn)代化的設(shè)備投入。這一方面通過政府加大財(cái)政投入，另一方面需要管理部門合理對(duì)檔案進(jìn)行有償利用獲取資金。

隨著檔案信息進(jìn)程推進(jìn)和現(xiàn)代檔案事業(yè)的發(fā)展，對(duì)檔案工作人員的要求也越來越高，電子檔案在操作過程中存在很大隨意性，難免出現(xiàn)一些失誤，所以要樹立檔案工作者的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，提高政治素質(zhì)、職業(yè)道德水平，強(qiáng)化保密意識(shí)、加強(qiáng)對(duì)密碼、口令、機(jī)房安全管理及應(yīng)用軟件、數(shù)據(jù)庫(kù)管理的維護(hù)工作，系統(tǒng)掌握現(xiàn)代管理知識(shí)和檔案專業(yè)知識(shí)，努力優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)信息時(shí)代檔案工作的需要。

3.2 計(jì)算機(jī)運(yùn)用于房屋檔案管理工作的展望

計(jì)算機(jī)技術(shù)的出現(xiàn)使得房屋檔案管理工作有了新的發(fā)展方向，為房屋檔案管理工作提供了高效便捷的載體、工具和利用方式。它使得房屋檔案工作更有效率和質(zhì)量，為登記發(fā)證和房屋檔案利用提供了更為方便的工作程序，使我們的工作更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化，同時(shí)使我們的房屋檔案管理工作緊緊跟隨社會(huì)發(fā)展的腳步，為社會(huì)發(fā)展做出卓越的貢獻(xiàn)。展望未來，計(jì)算機(jī)運(yùn)用于房屋檔案管理工作將是一項(xiàng)長(zhǎng)期而又復(fù)雜的工程，需要長(zhǎng)期細(xì)致的工作并有待于在實(shí)踐中不斷完善，在開發(fā)和應(yīng)用過程中，我們應(yīng)堅(jiān)持統(tǒng)籌規(guī)劃、量力而行、循序漸進(jìn)、使用有效、安全保密的原則，用數(shù)字化、信息化建設(shè)思想統(tǒng)攬全局，實(shí)現(xiàn)房屋檔案管理歷史性的跨越和質(zhì)的突破，從而有效保房屋檔案信息化建設(shè)與全區(qū)社會(huì)信息化同步發(fā)展，為促進(jìn)國(guó)民經(jīng)濟(jì)、社會(huì)發(fā)展和城市建設(shè)發(fā)展，提供快捷有效的檔案信息服務(wù)，以充分發(fā)揮房屋檔案管理在城市建設(shè)中應(yīng)的作用。

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