采供血檔案管理初探

趙玉麗　高新榮

摘 要：筆者認(rèn)為要緊貼采供血檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，扎實(shí)做好采供血檔案的管理工作，把好采供血檔案的形成關(guān)、完整關(guān)和保密關(guān)，形成血液質(zhì)量管控的良性機(jī)制，保障獻(xiàn)血者和用血者身體健康，確保醫(yī)療臨床用血需要和安全。

關(guān)鍵詞：采供血檔案；檔案管理；專門檔案

采供血工作檔案是指采供血機(jī)構(gòu)在依據(jù)《獻(xiàn)血法》開展獻(xiàn)血者篩選、登記到采集、檢測(cè)、制備、儲(chǔ)存、發(fā)放和運(yùn)輸?shù)裙ぷ鬟^(guò)程中，形成的具有保存價(jià)值的文字、數(shù)據(jù)、聲像等形式的資料，是采供血業(yè)務(wù)工作活動(dòng)的原始記錄。采供血檔案直接關(guān)系到求治病員生命，具有更強(qiáng)更嚴(yán)肅的憑證性、參考性和宣傳性。因此，要緊貼采供血檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，扎實(shí)做好相關(guān)的管理工作，把好采供血檔案的形成關(guān)、完整關(guān)和保密關(guān)，形成血液質(zhì)量管控的良性機(jī)制，保障獻(xiàn)血者和用血者身體健康，確保醫(yī)療臨床用血需要和安全。

1 把好采供血檔案的形成關(guān)

采供血檔案的種類繁多，依據(jù)采供血工作的流程來(lái)看，主要會(huì)形成獻(xiàn)血者個(gè)人資料記錄，獻(xiàn)血者健康征詢、體檢記錄，采血情況記錄，血液初檢、復(fù)檢記錄，血液成分分離制備記錄，血液入庫(kù)、發(fā)放記錄、血液保存記錄、血液制品質(zhì)控抽檢記錄，采供血工作環(huán)境消毒記錄，采供血工作環(huán)境工藝衛(wèi)生質(zhì)控抽檢記錄，儲(chǔ)血冰箱、離心機(jī)等重點(diǎn)設(shè)備質(zhì)控監(jiān)測(cè)記錄，采血袋等一次性醫(yī)療用品及試劑等的生產(chǎn)廠家資質(zhì)證明材料及質(zhì)量檢測(cè)記錄，報(bào)廢血、醫(yī)療廢物的處理記錄等內(nèi)容的檔案。從這個(gè)過(guò)程中可以看出，采供血檔案的形成是伴隨著采血工作的開始而開始的。因此，要從填寫《獻(xiàn)血登記表》開始抓好采供血檔案的形成。

《獻(xiàn)血登記表》主要有兩個(gè)部分一是獻(xiàn)血者個(gè)人真實(shí)的信息和資料，二是采供血機(jī)構(gòu)工作人員對(duì)獻(xiàn)血者征詢記錄、血液初篩和血液采集的記錄。這些信息是獻(xiàn)血工作開展、確保血液質(zhì)量的最真實(shí)的資料，是獻(xiàn)血者享受《獻(xiàn)血法》規(guī)定血費(fèi)返還待遇的依據(jù)，同時(shí)也是解決醫(yī)療糾紛的重要法律依據(jù)。但是在實(shí)際形成過(guò)程中，獻(xiàn)血者往往沒有意識(shí)到《獻(xiàn)血登記表》的重要性，在填寫過(guò)程中，常會(huì)出現(xiàn)字跡潦草、錯(cuò)填漏填身份證件號(hào)碼、相關(guān)信息填寫不完全等現(xiàn)象，直接影響到獻(xiàn)血工作的開展、血液正常使用和獻(xiàn)血者權(quán)益的維護(hù)，更影響到采供血檔案的準(zhǔn)確、完整。因此，采供血機(jī)構(gòu)的工作人員要主動(dòng)指導(dǎo)獻(xiàn)血者完整準(zhǔn)確地填寫等級(jí)表中的內(nèi)容。在此基礎(chǔ)上，建立有效的審核制度，一方面在獻(xiàn)血者填寫完成表格后，逐項(xiàng)進(jìn)行審核，確保相關(guān)內(nèi)容的準(zhǔn)確；另一方面，有條件的情況下，應(yīng)該在獻(xiàn)血前完成，表格信息的電子錄入工作，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行確認(rèn)。確保獻(xiàn)血者提供的個(gè)人信息準(zhǔn)確無(wú)誤，為采供血后續(xù)工作環(huán)節(jié)的開展奠定良好的基礎(chǔ)，從而保證采供血檔案的完整性、嚴(yán)肅性及有效性，確保采供血工作和檔案有“源”可溯。

2 把好采供血檔案的完整關(guān)

首先，要確立合理的保存期限。目前，我國(guó)采供血檔案的保管期限存在著行政規(guī)定和法律規(guī)定不吻合的現(xiàn)象。根據(jù)《血站質(zhì)量管理規(guī)范》11.3條款指出“記錄檔案保存期限應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)規(guī)定，獻(xiàn)血、檢測(cè)和供血的原始記錄應(yīng)至少保存十年”。而作為醫(yī)療糾紛重要的證據(jù)，采供血檔案的保存期限必須考慮到法律條文的規(guī)定。我國(guó)民法規(guī)定，公民的最長(zhǎng)訴訟期限為20年。因此，有必要在滿足《血站質(zhì)量管理規(guī)范》的同時(shí)，確保在處理訴訟案件過(guò)程中，能夠提供準(zhǔn)確詳實(shí)的證據(jù)，將采供血檔案的保管期限確定為20年以上。

其次，要形成動(dòng)態(tài)的管理機(jī)制。為了鼓勵(lì)和調(diào)動(dòng)社會(huì)公眾積極參與無(wú)償獻(xiàn)血，建立一動(dòng)固定獻(xiàn)血者隊(duì)伍，我國(guó)《獻(xiàn)血法》規(guī)定了血費(fèi)返還政策。血費(fèi)返中形成的檔案同樣是采供血檔案的重要內(nèi)容，具有同樣重要的憑證意義。要嚴(yán)格審核提交的相關(guān)資料。血費(fèi)返還政策需提供的資料包括《無(wú)償獻(xiàn)血證》、獻(xiàn)血者和用血者身份證、用血收據(jù)、獻(xiàn)血者和用血者關(guān)系證明原件等材料，通過(guò)查詢已經(jīng)歸檔的檔案，與開具相關(guān)證明的單位核實(shí)，確定獻(xiàn)血人的資格，確定享受血費(fèi)返還對(duì)象的合法性。要做好血費(fèi)返還的登記，在《無(wú)償獻(xiàn)血證》“用血記錄欄”內(nèi)清晰注明返還時(shí)間、血量、返還類型等信息，在用血收據(jù)上也應(yīng)相應(yīng)注明，以示此單據(jù)已經(jīng)返還了血費(fèi)，不可再次辦理血費(fèi)，堅(jiān)決杜絕惡性重復(fù)登記的現(xiàn)象。要及時(shí)歸檔，承辦血費(fèi)返還的財(cái)務(wù)部門要逐筆審核應(yīng)歸材料是否齊全，填寫是否規(guī)范，確保會(huì)計(jì)憑證的完整性。

再次，要全面管理各種載體的檔案。依法宣傳無(wú)償獻(xiàn)血政策是采供血檔案的重要作用之一。從信息傳播的角度來(lái)看，合理開發(fā)和使用聲像檔案具有直觀、高效的傳播效果。比如將具有代表性的獻(xiàn)血者照片檔案展覽在宣傳畫廊里，將無(wú)償獻(xiàn)血感人場(chǎng)景的錄像檔案在城市電視廣告、街頭采血車中滾動(dòng)播放，在固定的獻(xiàn)血“愛心屋”、血站設(shè)立陳列室展出獻(xiàn)血者、無(wú)償獻(xiàn)血志愿者、采供血機(jī)構(gòu)所取得地獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、錦旗、證書等，都可以展現(xiàn)“獻(xiàn)血有益健康、救人功德無(wú)量”的理念，宣揚(yáng)無(wú)償獻(xiàn)血的人道主義精神，樹立采供血機(jī)構(gòu)良好的社會(huì)形象。因此，在采供血檔案的形成和管理過(guò)程中，要注重收集采供血工作中形成的聲像檔案，形成紙質(zhì)檔案、聲像檔案、電子檔案并重的管理格局。

3 把好采供血檔案的保密關(guān)

獻(xiàn)血者的個(gè)人隱私，特別是個(gè)人信息、血液檢測(cè)結(jié)果等信息，是獻(xiàn)血者的一項(xiàng)基本權(quán)利，必須予以保護(hù)。否則，不僅會(huì)影響獻(xiàn)血者的積極性，甚至還會(huì)引發(fā)法律糾紛。對(duì)我國(guó)的相關(guān)法規(guī)對(duì)于獻(xiàn)血者的個(gè)人信息的保密都做了十分具體的規(guī)定?！堆竟芾磙k法》第24條指出：“血站應(yīng)當(dāng)建立獻(xiàn)血者保密制度，為獻(xiàn)血者保密?！薄堆举|(zhì)量管理規(guī)范》11.5條款指出：“應(yīng)建立和實(shí)施保密制度，對(duì)獻(xiàn)血者的個(gè)人資料、獻(xiàn)血、血液檢測(cè)結(jié)果以及相應(yīng)的血液使用等應(yīng)進(jìn)行保密，防止未經(jīng)授權(quán)接觸和對(duì)外泄漏。”

對(duì)采供血檔案的保密是一項(xiàng)十分繁重的工作。獻(xiàn)血者的血液檢測(cè)結(jié)果雖然是獻(xiàn)血者的個(gè)人隱私信息，但它的形成確實(shí)采供血工作多個(gè)部門的工作結(jié)果，是每個(gè)獻(xiàn)血員的檢查、每個(gè)項(xiàng)目的檢測(cè)、每個(gè)環(huán)節(jié)形成的原始記錄。在這個(gè)過(guò)程中，涉及多個(gè)部門、工作流程長(zhǎng)、流動(dòng)速率高，一方面會(huì)形成疏漏錯(cuò)誤，另一方面也存在信息泄露的可能。因此，各業(yè)務(wù)部門要加強(qiáng)管理，確保獻(xiàn)血者相關(guān)信息不被泄露，其信息應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格保密。值得注意的一點(diǎn)是，這些個(gè)人信息的保密性不應(yīng)隨著時(shí)間的推移而減弱，要站在維護(hù)獻(xiàn)血者利益的角度，依據(jù)相關(guān)法律做好信息的保密。

此外，在采供血檔案利用的過(guò)程中，也要注意保護(hù)獻(xiàn)血者的個(gè)人隱私。采供血檔案的利用主要是科學(xué)研究和決策服務(wù)。比如通過(guò)采供血檔案的匯編，全面、系統(tǒng)地了解采供血工作的發(fā)展歷史與現(xiàn)狀，掌握淡季缺血、血液偏型、用血規(guī)律等問(wèn)題，為采供血工作的開展提供依據(jù)。利用采供血檔案開展科學(xué)研究主要集中為血液傳染病發(fā)病情況等課題提供數(shù)據(jù)和典型案例。在這些過(guò)程中，都可能造成獻(xiàn)血者個(gè)人隱私信息的泄露，需要特別關(guān)注。檔案部門要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)匯編、數(shù)據(jù)和案例的審核，確保獻(xiàn)血者個(gè)人信息的安全。

參考文獻(xiàn)

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