人事檔案的人力資源價值分析

劉霞

摘 要：文章首先針對當前人事檔案及其管理工作現(xiàn)狀展開分析，而后就如何加強人事檔案管理工作，提升人力資源管理水平闡述了幾個方面有針對性的建議，對于進一步深化人事檔案管理工作有著積極意義。

關鍵字：人事；檔案；人力資源；管理

人事檔案在我國的地位毋庸置疑，并且經(jīng)過多年的發(fā)展，已經(jīng)有相對比較成熟的法律法規(guī)出臺對其管理活動進行規(guī)范和制約。然而隨著經(jīng)濟的發(fā)展，在當前經(jīng)濟社會的眾多活動中，人力檔案以及其管理工作逐步陷入僵局，因此如何能夠激發(fā)人事檔案真正價值的問題，受到了相關工作人員的廣泛關注。

1 當前人事檔案及其管理工作現(xiàn)狀分析

人事檔案在我國的地位和職能由來已久，這種狀況在很大程度上來源于我國的計劃經(jīng)濟體制。在計劃經(jīng)濟環(huán)境下，國家對于社會中方方面面的控制都相對較為嚴格，對于經(jīng)濟環(huán)境中人員的調(diào)配以及控制相對而言十分注重，這樣就產(chǎn)生了我國對于人事檔案的重視。在早期，人事檔案主要的用途就是用作于實現(xiàn)國家對于社會的控制手柄之一。

隨著經(jīng)濟的不斷推進發(fā)展，人事檔案管理工作也有了進一步的發(fā)展，但是這種發(fā)展更多是一種規(guī)章制度方面的完善，是一種對于人事檔案的強制管理規(guī)則，而對于人事檔案資料的應用，即如何讓人事檔案發(fā)揮其自身應有價值，推動組織進步等類似方面并不存在顯著改進。而對于當前經(jīng)濟形勢看，一切都必須以組織的經(jīng)營狀況和經(jīng)濟能力作為衡量，如果還不能夠推進人事檔案價值的發(fā)展和發(fā)揮，其必然會進一步加劇人事檔案管理工作的僵化，同時對于組織自身的發(fā)展也有一定的不利影響。

必須認識到人事檔案是圍繞組織中參加工作的人所展開的檔案記錄資料，因此其在當前組織中也必然會以人作為切入點發(fā)揮作用，由此可見，人力資源領域必然成為人事檔案在當前社會環(huán)境下重新發(fā)揮作用的重要戰(zhàn)場。

就目前人力資源的控制狀況看，相對有些凌亂，這種并不夠規(guī)范的狀況一方面來源于我國當前用人機制相對靈活的中小企業(yè)，另一方面則是大企業(yè)中對于人力資源的僵化和刻板的管理。這兩種狀態(tài)作為當前我國經(jīng)濟社會中主要存在的人力資源管理狀況出現(xiàn)，都迫切需要極大的改善。從中小企業(yè)角度看，企業(yè)需要更為穩(wěn)定的勞動力，而工人需要更為穩(wěn)定的工作環(huán)境，但是當前中小企業(yè)的人力資源管理工作通常局限于考勤和績效衡量兩個方面，相對較頻繁的人員流動一方面讓企業(yè)難以獲得有經(jīng)驗的優(yōu)質員工，同時也讓勞動力失去連續(xù)學習和進修的機會。從大型企業(yè)以及事業(yè)單位角度看，長期不變的人員結構，使得人力資源管理陷入僵化，雖然就目前的狀況看，人力資源管理仍然能夠為組織內(nèi)部人員提供相應的職業(yè)生涯規(guī)劃以及培訓等服務，但是究其根本難以做到以人為本，切實推進人的發(fā)展并且進一步實現(xiàn)從人的角度推動整個組織的發(fā)展這一整體目標。

2 加強人事檔案管理工作，提升人力資源管理水平

通過上文中對于當前企業(yè)以及事業(yè)單位整體環(huán)境中的人事檔案管理工作以及人力資源管理工作現(xiàn)狀分析，可以看出二者都處于亟待改善提升的狀態(tài)。但也必須注意到，人事檔案一直以來的規(guī)范特征，能夠在很大程度上彌補當前人力資源管理工作中的某些疏漏。

通過對于目前社會上各類型經(jīng)濟組織人力資源管理以及人事檔案管理工作的分析，發(fā)現(xiàn)可以從如下幾個方面進行著手，深入人事檔案管理工作，幫助激發(fā)出人事檔案自身價值：

2.1 完善人事檔案，確立人力資源管理依據(jù)地位

目前人事檔案的記錄范圍仍然偏窄，更有很多中小企業(yè)采取了托管的方式將員工的人事檔案推到其他有托管資質的部門和組織，這種做法雖然從成本上得到了有效地控制，但是從管理效果角度看，極大地危害了人事檔案的完整性，對于人力資源管理也沒有起到必要的推進作用。如果想要人事檔案能夠有效發(fā)揮其自身價值，首先應當確保其自身完整性，能夠忠實反映相關人員的自身狀況，唯有如此才能夠成為人力資源管理工作展開的重要依據(jù)。在實際工作中，可以考慮將更多關于人的狀態(tài)資料收進人事檔案中，可以以附件的形式存在。對于資料的收入工作，不應當僅僅局限于重大人事調(diào)整以及獎懲狀況的存檔，對于更多人員狀況，包括培訓等資料都應予以必要記錄。唯有如此，才能夠確保人事檔案在將來能夠成為人力資源管理工作開展的準確參照。

2.2 構建開放檔案平臺，確保信息充分利用

目前組織環(huán)境中，人事檔案基本已經(jīng)基本實現(xiàn)數(shù)字化，但是另一個隨之出現(xiàn)的問題在于數(shù)字化似乎在當前的組織內(nèi)部以及組織生存環(huán)境中失去了應有的意義。數(shù)字化對于人事檔案以及其他類似的書面材料而言，應當具有兩點基本價值：其一在于對相應材料的妥善保存，在備份方面有著良好表現(xiàn)的數(shù)字化信息，相對于紙質的信息材料而言明顯更具優(yōu)勢；其二則在于數(shù)字化自身的快速傳輸特征，可以保證信息能夠在多個用戶之間實現(xiàn)更好的流動，方便更多人閱讀。然而目前檔案數(shù)字化工作雖然已經(jīng)基本完成，但信息共享的特征并未得到體現(xiàn)，檔案信息仍然苑囿于一個相對較小的范圍內(nèi)，無論是從組織內(nèi)部人才再培養(yǎng)還是從薪酬體系公平化建立的角度看，檔案都未能發(fā)揮太多作用。針對于此類問題，應當著眼于構建起開放的檔案信息平臺，對于檔案信息加以分類，并且給予必要的人員以充分的閱讀權限，確保人事檔案能夠發(fā)揮其自身價值，為組織人力資源管理工作提供必要支持。

2.3 嚴格遵守相關政策法規(guī)，建立完整安全的人事檔案

嚴格遵守相關政策法規(guī)，確保人事檔案的管理工作有序展開，確保形成完整的、有章法的人事檔案，是人事檔案能夠最終得以確立的基礎，也是人事檔案能夠進一步發(fā)揮其自身價值，為組織人力資源管理做出貢獻的有力后盾。但是同時也必須注意，雖然人事檔案數(shù)字化能夠方便共享，但是人事檔案畢竟涉及諸多敏感信息，因此在數(shù)據(jù)共享的權限以及數(shù)據(jù)自身安全性方面都應當做出更多考慮，確保人事檔案信息自身的安全，唯有如此，才有機會進一步提出人事檔案的價值發(fā)揮和作用貢獻。

3 結論

人事檔案作為我國自計劃經(jīng)濟就開始的一項制度由來已久，雖然其管理工作以及其價值發(fā)揮在現(xiàn)今時代處于低靡，但是究其根本，人事檔案的價值仍然有待深入挖掘。對于這一方面問題，唯有認真對待，深入思考，不斷提出改進建議并且貫徹落實解決方案，才能獲取良好效果。

參考文獻

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