人事檔案信息化價值深入思考

王喆

摘 要：文章首先針對當前組織環(huán)境中，人事檔案信息化的發(fā)展現(xiàn)狀以及存在的問題做出了必要的分析，而后就現(xiàn)存問題提出了三個方面的改進建議，對于深入挖掘和發(fā)揮人事檔案的自身價值有著一定的指導意義。

關鍵字：人事檔案；信息化；價值

所謂人事檔案，是記錄一個人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料。人事檔案在我國有著重要的地位，隨著信息時代的到來，人事檔案也必然地被卷入了這個信息化的大潮中。然而在人事檔案信息化的過程中，卻出現(xiàn)了很多不盡如人意的地方，這些都亟待引起檔案工作人員的重視。

1 人事檔案的發(fā)展以及信息化現(xiàn)狀

人事檔案在我國的發(fā)展歷史較長，對于人事檔案的重視在很大程度上源于計劃經(jīng)濟環(huán)境下，國家對于整個社會較為嚴格的控制，在這種控制之下，人事檔案成為了必然的控制手柄之一。經(jīng)過多年的發(fā)展，我國在檔案管理工作領域已經(jīng)取得了一定成果，形成了較為完善的檔案管理工作法律法規(guī)，并且對相關領域的從業(yè)人員以及相關工作展開方式起到了良好的約束作用。

在此基礎上發(fā)展起來的人事檔案信息化工作，在初期開展的十分順利，這種順利開展主要源于一直以來良好的規(guī)范工作，讓人事檔案有著規(guī)范的形式，便于實現(xiàn)數(shù)字化。然而就在人事檔案信息系統(tǒng)建立起來之后，諸多問題也在隨之涌現(xiàn)。總結(jié)起來，重點有如下兩個方面的問題較為突出：

首先數(shù)字化檔案在目前僅僅充當了紙質(zhì)檔案備份的功能，即數(shù)字化檔案隨紙質(zhì)檔案的更新而更新，并無更多主動性操作。在實際的工作過程中，相應的檔案管理工作人員是完全將數(shù)字化檔案視為對于紙質(zhì)檔案的備份，單純理解成為，由于紙質(zhì)檔案難以得到較為妥善的保管，因而建立起數(shù)字化檔案。更為嚴重的是，很多工作人員甚至在數(shù)字化檔案系統(tǒng)已經(jīng)得以建立的情況之下，仍然依賴于紙質(zhì)檔案展開工作，而將數(shù)字化檔案視為后備資源。此種情況下建立數(shù)字化檔案系統(tǒng)完全成為了檔案管理工作者的一種負擔，而難以推動檔案工作進一步發(fā)展，更難以實現(xiàn)人事檔案的存在價值。

其次則在于無視數(shù)字化檔案的傳播共享屬性。人事檔案作為組織中相關成員的重要情況記錄，對于組織的日常活動必然有著積極的意義，然而這種屬于檔案自身的對于實際工作的指導意義想要得到充分發(fā)揮，必須要實現(xiàn)檔案信息的流動，即保證其能夠于需要的時間內(nèi)出現(xiàn)的需要的地方。針對于這種需求特征，如果單純依靠傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案很難實現(xiàn)，鑒于檔案本身的特殊性，涉及到眾多敏感信息，通常都會安排專門的部門和人員進行管理，確保人事檔案的安全并且保證相應的管理工作符合相關的政策法規(guī)要求。這種對于人事檔案慎重的態(tài)度雖然十分必要，但是卻在一定程度上成為阻礙檔案信息流動和深入應用的羈絆。當前社會中檔案的數(shù)字化能夠很好地解決這一問題，然而為數(shù)眾多的檔案人員并沒有充分重視到數(shù)字化檔案系統(tǒng)的這一優(yōu)勢，導致數(shù)字化系統(tǒng)在建立以后難以有用武之地。

2 切實深化人事檔案信息化的相關討論

通過上文中對于人事檔案信息化的現(xiàn)狀分析，可以看出人事檔案信息化的價值還有待深入挖掘。針對于目前廣泛存在的問題，可以著力從三個方面對人事檔案信息化的價值提升開展工作：

2.1 構(gòu)建開放信息系統(tǒng)

人事檔案信息化最大的優(yōu)勢就在于強有力的數(shù)據(jù)傳輸保障，能夠讓有關人員隨時隨地獲取到所需要的信息，雖然人事檔案相對管理嚴格，但是如果想要人事檔案切實發(fā)揮其自身價值，成為推進組織人力資源優(yōu)化工作的有力武器，就必須構(gòu)建起相對開放的信息系統(tǒng)，能夠讓更多的相關人員可以讀取到相應的檔案信息。同時，鑒于檔案信息本身的敏感問題，應當對閱讀人員的權(quán)限進行明確界定和管理，確保相應的人員擁有相應的權(quán)限，并且妥善控制，避免權(quán)限過大導致檔案信息處于不安全的境地。

2.2 積極維護構(gòu)建完整檔案系統(tǒng)

對于人事檔案而言，紙質(zhì)文檔和數(shù)字化文檔具有很大的區(qū)別。前者不僅僅在管理和使用上呈現(xiàn)出更為謹慎的態(tài)度，在相關數(shù)據(jù)和信息的收錄方面也更為保守。與之對應的數(shù)字化檔案，就可以提供更大的容量，并且在讀取方面也極具便利。針對于人事檔案信息系統(tǒng)的這種使用以及建立特征，有必要采取相應的態(tài)度構(gòu)建起更為完整的檔案信息系統(tǒng)，才能夠為有關人力資源的管理決策提供更為有效的支持。具體而言，在內(nèi)容上，可以將更為寬泛的數(shù)據(jù)信息納入到人事檔案的信息系統(tǒng)中來，打破以前僅僅對有關人員重大人事事件進行記錄的窄范圍操作，而將更多關于培訓、調(diào)度等人力資源信息納入到系統(tǒng)中，同時為了保持原有檔案的獨立性和完整性，可以考慮在信息系統(tǒng)中建立相應的人員副本信息存檔。更為全面的信息，無疑會成為組織決策工作中更為有力的支持。

2.3 確保檔案數(shù)據(jù)安全

檔案數(shù)據(jù)安全是實現(xiàn)上述兩個方面應用和價值提升的基本依據(jù)，失去了信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全的保障，一切價值的深入發(fā)揮等都無從談起。在構(gòu)建更為開放的信息平臺的時候，更應當注重安全問題，不僅僅是傳統(tǒng)意義上對于病毒和網(wǎng)絡攻擊的防范，對于相應資料的使用和閱讀狀況，也是人事檔案信息化管理工作必須注意的重點。

3 結(jié)論

目前，不僅僅信息化系統(tǒng)的存在價值沒有得到充分發(fā)揮，就連一直以來存在于我們生活中的人事檔案，也僅僅起到了對相應事件的如實記錄，而未能在組織環(huán)境的更大領域發(fā)揮其應有的價值。針對這種狀況，只有不斷深入挖掘和發(fā)現(xiàn)問題，提出有針對性的解決方案并切實予以執(zhí)行，才能讓人事檔案煥發(fā)出其應有生命力。

參考文獻

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