分析檔案管理現(xiàn)代化

王云鳳

摘 要：檔案管理的現(xiàn)代化是科技和社會發(fā)展的需要，也是檔案管理自身發(fā)展的需要。它主要體現(xiàn)在檔案管理的信息化、檔案管理的虛擬化以及檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化幾個(gè)方面。但是由于目前我國現(xiàn)代化檔案管理的模式還不成熟，所以存在各種各樣的問題：缺乏專門的管理人才，缺乏先進(jìn)的管理設(shè)備，缺乏有效合理的管理方法等。在這樣的情況下，各級部門必須同心協(xié)力，通過加強(qiáng)對檔案管理人才的培養(yǎng)和引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備等方式，加強(qiáng)對檔案的現(xiàn)代化管理，推動檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。

關(guān)鍵字：檔案；管理；現(xiàn)代化

0 引言

所謂檔案管理的現(xiàn)代化，是指在科學(xué)的思想指導(dǎo)下，運(yùn)用合理有效的方法和手段，充分發(fā)揮檔案管理人員的主動性、積極性和創(chuàng)造性，對檔案管理的傳統(tǒng)方式進(jìn)行改革，加快實(shí)現(xiàn)其系統(tǒng)化、定量化、信息化、智能化管理，使之獲得最佳的工作效率、經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。檔案管理現(xiàn)代化是科技發(fā)展的必然結(jié)果，是新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢?，F(xiàn)代化的檔案管理從信息化、虛擬化、標(biāo)準(zhǔn)化等多個(gè)方面對傳統(tǒng)的檔案管理進(jìn)行了糾正，對檔案管理提出了更高的要求。

1 檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)容

1.1 檔案管理的信息化

檔案管理信息化是指在檔案管理中運(yùn)用信息技術(shù)來提高檔案工作現(xiàn)代化水平，它是新時(shí)期檔案管理的核心內(nèi)容，主要包括檔案信息資源建設(shè)和檔案基礎(chǔ)平臺建設(shè)兩個(gè)方面，通過信息化的渠道和方式，加強(qiáng)對于檔案資源的利用與開發(fā)，提高檔案信息資源的共享程度。

1.2 檔案管理的虛擬化

傳統(tǒng)的檔案管理主要是以紙張為載體，實(shí)行手工管理的模式。在這種管理模式下，信息與載體是不能分割的，信息共享具有很大的難度。而且在管理過程中，需要進(jìn)行一系列諸如收集、整理、鑒定、編目等環(huán)節(jié)，在耗費(fèi)大量的時(shí)間和人力的同時(shí)，工作效率也不高。檔案管理的現(xiàn)代化則提倡檔案管理的虛擬化，也就是以計(jì)算機(jī)為檔案的載體，運(yùn)用智能化的計(jì)算機(jī)管理模式對檔案進(jìn)行管理。這種管理模式在很大程度上節(jié)約了時(shí)間，節(jié)省了人力，提高了工作效率。

1.3 檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化

檔案管理的現(xiàn)代化很重要的一點(diǎn)在于檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。檔案現(xiàn)代化管理依賴于網(wǎng)絡(luò)這種載體。而網(wǎng)絡(luò)具有很大的開放性和不安全性，所以更需要制定相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)，對檔案數(shù)據(jù)的交換、信息的傳遞、資料的共享等等步驟進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)定，使得檔案管理有據(jù)可循。只有在統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范之下進(jìn)行檔案管理的工作，才能取得好的成效。

2 檔案管理現(xiàn)代化的必要性

2.1 自身發(fā)展的需要

隨著我國經(jīng)濟(jì)和科技的快速發(fā)展，信息化程度的提高，我國的檔案事業(yè)也面臨著挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理模式已越來越不能適應(yīng)社會發(fā)展的需要。計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等新技術(shù)的應(yīng)用對檔案管理提出了新的要求。在這樣的情況下，運(yùn)用新手段新方法，實(shí)施檔案管理的現(xiàn)代化，能夠適應(yīng)新的發(fā)展形勢，提高檔案管理工作的效率，有利于檔案事業(yè)的更好發(fā)展。

2.2 加強(qiáng)保護(hù)的需要

另外，由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體自身質(zhì)量的缺陷以及保護(hù)手段的落后，很多檔案已經(jīng)出現(xiàn)了一些諸如褪色、無字等問題，給檔案管理帶來了極大的不便。若要加強(qiáng)對這些檔案的保護(hù)，則要求我們運(yùn)用現(xiàn)代化的管理方法，將這些檔案以電子的形式保存起來，避免因?yàn)榧垙埖膿p壞導(dǎo)致檔案信息丟失的問題。

2.3 充分利用的必要

傳統(tǒng)的檔案管理還具有“獨(dú)占性”的特點(diǎn)，一旦某段時(shí)間有人使用，其它人就不能再利用。實(shí)施現(xiàn)代化的檔案管理，能夠很好地解決這一問題，有效地加強(qiáng)檔案的共享性。需要的人可以在網(wǎng)絡(luò)這個(gè)平臺上同時(shí)進(jìn)行使用。

3 檔案管理現(xiàn)代化中存在的問題

盡管檔案管理現(xiàn)代化已經(jīng)是大勢所趨，但就目前的形勢看來，檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程中依然存在著各種各樣的問題。

3.1 缺乏專門的管理人才

檔案管理現(xiàn)代化中首先存在的問題便是缺乏專門的管理人才。由于長時(shí)間以來，我們的檔案管理運(yùn)用的都是傳統(tǒng)的管理模式，所以在很大程度上忽視了對現(xiàn)代化管理人才的培養(yǎng)。在這樣的情況下，檔案管理中的人才很少有能力同時(shí)掌握先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和管理技能。他們并不能適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理模式，很多人還停留在傳統(tǒng)的管理階段，既沒有掌握現(xiàn)代化的管理知識，也缺少對現(xiàn)代化設(shè)備的操作技能。

3.2 缺乏先進(jìn)的管理設(shè)備

另外，由于檔案管理意識的不足和資金投入的有限，造成檔案管理中缺少先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，軟硬件設(shè)施都嚴(yán)重滯后于檔案管理現(xiàn)代化的需要。至于檔案管理中至關(guān)重要的檔案管理自動化軟件，雖然很大程度上有利于檔案的現(xiàn)代化管理，但由于其開發(fā)技術(shù)的不成熟，所以造成了文件和檔案之間的脫節(jié)以至于管理變得極為分散，從而使系統(tǒng)中的檔案信息難以集中管理使用，致使檔案信息資源不能得到有效的共享，嚴(yán)重影響了檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。

3.3 缺乏有效的管理方法

檔案的現(xiàn)代化管理中存在的另一個(gè)重要的問題是管理方法的問題。由于現(xiàn)代化檔案管理實(shí)施的時(shí)間較短，大多數(shù)部門還沒有形成一套比較有效的管理方案，所以檔案管理基本處于無序的狀態(tài)。管理人員只能根據(jù)自身的理論知識和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行摸索。在這種情況下，盡管有關(guān)部門對檔案文件的格式和標(biāo)準(zhǔn)做出了相應(yīng)的規(guī)定，但在實(shí)際操作過程中由于缺乏有效的方法指導(dǎo)，依然會出現(xiàn)各種各樣的問題，對檔案的管理造成了不良的影響。

4 實(shí)施檔案管理現(xiàn)代化的方式

4.1 人才的培養(yǎng)

實(shí)施檔案管理的現(xiàn)代化，首先在于加強(qiáng)對人才的培養(yǎng)?，F(xiàn)代化的檔案管理對工作人員提出了多方面的要求。與傳統(tǒng)的檔案管理人員所需要的簡單技能不同，現(xiàn)代化的檔案管理人員需要掌握豐富的理論知識，擁有較強(qiáng)的技術(shù)水平和管理水平。與此同時(shí)，最好還能具備較強(qiáng)的開拓創(chuàng)新意識，從而加快檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。在這樣的情況下，首先要建立嚴(yán)格的選拔制度，選拔合適的檔案管理人才，這些管理人才要擁有較高的道德水平和職業(yè)素養(yǎng)。其次要通過各種有用的形式加強(qiáng)對人才的培訓(xùn)，例如聘請專門的老師教授他們計(jì)算機(jī)方面的相關(guān)知識，開展講座的形式教給他們檔案管理方面的知識等。通過教育培訓(xùn)，使得這些管理人員逐漸擁有全方面的能力，能夠應(yīng)對現(xiàn)代化檔案管理中的任何問題。從而提高檔案現(xiàn)代化管理的質(zhì)量，確保檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的順利進(jìn)行。

4.2 設(shè)施的引進(jìn)

另外，實(shí)施檔案管理的現(xiàn)代化，還在于要引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備?，F(xiàn)代化的檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理不同，對于設(shè)備和技術(shù)的依賴性較強(qiáng)。在這樣的情況下，給檔案管理部門及時(shí)配備相關(guān)的辦公設(shè)備，加強(qiáng)現(xiàn)代技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，能夠有效提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。為此，各級政府應(yīng)加大財(cái)政投入的力度，給檔案管理部門提供更多的經(jīng)費(fèi)支持，幫助他們引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備。而現(xiàn)代化技術(shù)及手段在檔案部門的廣泛運(yùn)用，在很大程度上有利于檔案利用工作水平的提高，從而創(chuàng)造出一定的經(jīng)濟(jì)效益。

5 結(jié)語

綜上所述，在新的經(jīng)濟(jì)和科技形式下，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化已經(jīng)是大勢所趨，它不僅能夠滿足檔案管理自身的需要，也能夠加強(qiáng)對檔案的保護(hù)和利用。但與此同時(shí)，由于現(xiàn)代化的檔案管理模式還不成熟，所以在運(yùn)行過程中還存在著各種各樣的問題，例如缺乏管理人才、管理設(shè)備、管理方法等。在此情況下，要運(yùn)用合理的方法，通過人才的培養(yǎng)、設(shè)備的引進(jìn)等方式，加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化水平。

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