新時期做好電力企業(yè)檔案工作的幾點認識

摘 要：企業(yè)檔案是企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動的真實記錄，是企業(yè)有形資產(chǎn)的記錄、憑證，是無形資產(chǎn)的承載和組成，是企業(yè)合法權(quán)益的維護者。提高人員素質(zhì)，創(chuàng)新服務(wù)方式，依法治檔和開發(fā)檔案信息資源，規(guī)范工作程序，是建設(shè)一流現(xiàn)代化公司檔案管理的要求。

關(guān)鍵詞：新時期；電力企業(yè)；檔案管理

電力企業(yè)檔案是電力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的原始記錄，它涉及范圍廣、門類多、信息量大，對生產(chǎn)經(jīng)營起著至關(guān)重要的作用。因此，在電力企業(yè)現(xiàn)代化管理水平日趨提高，生產(chǎn)與經(jīng)營正逐步邁向一個全新的發(fā)展階段，檔案管理工作如何適應(yīng)一流現(xiàn)代化公司管理的要求，如何在公司發(fā)展的進程中發(fā)揮作用，談幾點自己的認識。

一、新時期電力企業(yè)檔案工作面臨的新形勢新任務(wù)

（一） “精簡、統(tǒng)一、效能”原則，始終貫穿于電力企業(yè)機構(gòu)改革始終，檔案工作人員逐年減少，而檔案工作量越來越大。隨著電力企業(yè)進一步深化改革，機構(gòu)精簡，“三集五大”體系的成功導(dǎo)入，從事檔案工作的人員越來越少，而工作量卻日益增加。從原來只是實體檔案的收集整理歸檔，到現(xiàn)在實體、電子檔案的雙套制歸檔、備份；室存檔案的數(shù)字化以及電力企業(yè)信息化建設(shè)的快速發(fā)展，產(chǎn)生的大量電子文件，都給檔案工作者帶來了巨大壓力。

（二）信息時代的飛速發(fā)展和信息技術(shù)在電力企業(yè)的廣泛應(yīng)用，給電力企業(yè)檔案工作增添了新的動力，同時也帶來了新的挑戰(zhàn)。信息化是當(dāng)今世界發(fā)展的大趨勢，是推動企業(yè)經(jīng)濟變革的重要力量。大力推進信息化，是覆蓋電力企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)全局的戰(zhàn)略舉措，是建設(shè)一流現(xiàn)代化公司的迫切需要和必然選擇，檔案信息化是新時期電力企業(yè)檔案工作必須面對和思考的問題。

（三）新的檔案行業(yè)規(guī)章、規(guī)范、標準為企業(yè)檔案管理提供了依據(jù)，同時也給傳統(tǒng)的電力企業(yè)檔案工作管理模式提出了新的挑戰(zhàn)。國家檔案局頒布的《企業(yè)檔案工作規(guī)范》和《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》，適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度和產(chǎn)權(quán)制度建立的要求，明確了企業(yè)在執(zhí)行《規(guī)定》中的職責(zé)和義務(wù)。那么，怎樣貫徹執(zhí)行《規(guī)范》和《規(guī)定》；如何利用《規(guī)范》和《規(guī)定》來指導(dǎo)企業(yè)檔案工作正常、有序、規(guī)范地開展，是電力企業(yè)檔案工作今后面臨的重要工作任務(wù)。

（四）企業(yè)檔案隊伍的素質(zhì)與電力的發(fā)展還不相適應(yīng)。由于歷史原因，電力企業(yè)檔案人員隊伍不穩(wěn)定，整體素質(zhì)不高，觀念陳舊，未能走出“重檔案實體管理，輕開發(fā)利用”的誤區(qū)，意識不到檔案管理工作對整個企業(yè)發(fā)展的重要性。檔案管理人員中缺乏既懂計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，不能很好地適應(yīng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的發(fā)展需要，制約了企業(yè)檔案信息化的發(fā)展進程。

二、如何應(yīng)對新形勢下的電力企業(yè)檔案管理工作

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理理念，創(chuàng)新檔案工作服務(wù)方式。電力企業(yè)檔案是企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動的真實記錄，是企業(yè)資產(chǎn)的記錄和憑證，是企業(yè)合法權(quán)益的維護者。在保障企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理持續(xù)發(fā)展，在企業(yè)資產(chǎn)保值增值和延續(xù)企業(yè)歷史等方面具有不可或缺的地位和作用。這就要求我們檔案工作者、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及全體員工都應(yīng)該樹立重視檔案工作觀念、樹立依法管理檔案的觀念、樹立檔案為企業(yè)服務(wù)的觀念。

檔案是一種信息資源，檔案的價值不在于檔案載體本身，而是載體上記錄的信息。不能為保管檔案而保管檔案，而是為了利用而保管檔案。電力企業(yè)檔案工作人員必須轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，改進工作方法，才能更好地服務(wù)于企業(yè)。必須打破傳統(tǒng)單純的“看攤守庫”、“坐等上門”的舊觀念和舊習(xí)慣，要由過去的被動服務(wù)變?yōu)橹鲃臃?wù)、超前服務(wù)。新形勢下，電力企業(yè)檔案工作應(yīng)積極參與到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的各個方面，及時了解各級人員對檔案信息的需求，圍繞企業(yè)工作重點、中心來開展，服務(wù)大局，與時俱進，開拓創(chuàng)新。要把檔案工作的服務(wù)體現(xiàn)到三個層面上來，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為企業(yè)各職能部室服務(wù)，為企業(yè)員工服務(wù)，最大限度滿足企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和發(fā)展的需要。

（二）完善管理制度，規(guī)范工作流程是做好檔案管理工作的保證。按照國家檔案局新頒發(fā)執(zhí)行的《企業(yè)檔案工作規(guī)范》和《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》，結(jié)合電力企業(yè)檔案工作的特點，制定并完善檔案工作的各項規(guī)章制度，建立并貫徹落實部門立卷責(zé)任制，將檔案工作納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程，納入到企業(yè)各項工作流程，嚴格責(zé)任分工、規(guī)范過程管控、形成閉環(huán)管理。同時要建立檔案管理機構(gòu)負責(zé)，企業(yè)所有部門參與的檔案管理機制，形成專兼職檔案員相互配合、上下聯(lián)系，各職能部室和檔案室相互貫通、左右協(xié)調(diào)、縱橫結(jié)合的檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系，通過大家的共同努力，來達到各部門檔案管理的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，企業(yè)全體員工上下形成合力齊抓共管，共同承擔(dān)企業(yè)檔案管理工作的重任。

（三）融合企業(yè)信息平臺，做好檔案信息資源的開發(fā)利用。一是充分利用已有的企業(yè)信息系統(tǒng)平臺，有效地實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)（生產(chǎn)管理系統(tǒng)、營銷管理系統(tǒng)、經(jīng)法管理系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)等）的無縫連接，全面地傳遞信息，建立完整系統(tǒng)的檔案信息庫。使檔案不再受時間和空間的限制，通過企業(yè)網(wǎng)絡(luò)滿足利用者的需求，最大限度滿足生產(chǎn)、經(jīng)營、管理信息共享。二是根據(jù)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理信息來源和管理者需求，進行檔案編研、編制檢索工具，加快檔案數(shù)字化建設(shè)步伐，提高信息查詢速度與準確性。三是積極取得領(lǐng)導(dǎo)的重視和員工的支持，盡可能擴寬信息來源，保障信息的完整性、及時性和供給信息的可利用性。

（四）加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)。在檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中，人是最關(guān)鍵的因素，電力企業(yè)檔案管理人員必須不斷更新觀念，更新知識結(jié)構(gòu)，除了掌握檔案專業(yè)的基本知識外，還要了解一些電力專業(yè)、文秘、目錄學(xué)等相關(guān)學(xué)科知識。在檔案管理工作中還應(yīng)具備積極主動的組織協(xié)調(diào)能力、觀察和分析能力、處理業(yè)務(wù)水平的能力及應(yīng)用現(xiàn)代手段的管理能力。因此企業(yè)首先必須將檔案人員綜合素質(zhì)培養(yǎng)納入單位人才培養(yǎng)計劃，通過專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)再教育等方式全面提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和知識水平。其次通過招聘懂法律、精通計算機網(wǎng)絡(luò)知識的復(fù)合型人才，合理調(diào)整企業(yè)檔案管理部門的專業(yè)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)和個體知識結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)新形勢下電力企業(yè)檔案管理工作的需要，更好地為企業(yè)的科學(xué)決策、生產(chǎn)經(jīng)營和快速發(fā)展提供及時、全面、準確的服務(wù)，

參考文獻

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[3]吳玉姝，《電力企業(yè)檔案服務(wù)創(chuàng)新的思考》 云南電業(yè).

作者簡介

李秀芝（1965-），女，河南永城人，新疆巴州電力有限責(zé)任公司。