信息技術(shù)環(huán)境下的計(jì)劃生育檔案的管理

田園

摘 要：計(jì)劃生育基本國策在我國的實(shí)行以來，雖然在人口控制上取得了一些成效，但是，新時(shí)期的環(huán)境下，計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)檔案管理和新時(shí)期人口計(jì)劃生育工作間存在著較多的問題。它與新環(huán)境下建立的人口和計(jì)劃生育機(jī)制的要求不相符，存在著如：制度不全、保管不集中、歸檔不規(guī)范等問題。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；計(jì)劃生育；技術(shù)服務(wù)；檔案管理

計(jì)劃生育檔案是計(jì)劃生育工作發(fā)展歷程的真實(shí)寫照， 是研究人口與計(jì)劃生育工作的寶貴資料。做好計(jì)劃生育檔案資料的收集、整理和管理工作， 不僅對(duì)當(dāng)前計(jì)劃生育中心工作具有重要的現(xiàn)實(shí)意義， 而且對(duì)開展人口與計(jì)劃生育工作研究具有深遠(yuǎn)的歷史意義。當(dāng)前隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在計(jì)劃生育檔案領(lǐng)域的運(yùn)用， 計(jì)劃生育管理門部門對(duì)電子文件管理的關(guān)注日益加強(qiáng)， 充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)在技術(shù)方面的優(yōu)勢(shì)， 對(duì)計(jì)劃生育檔案實(shí)行電子化、數(shù)據(jù)化管理， 是對(duì)計(jì)劃生育檔案的完整性、系統(tǒng)性的有效控制手段。

1 計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)檔案管理的重要性

1、技術(shù)服務(wù)檔案是開展計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)的原始，依據(jù)它可以客觀的反映一個(gè)單位的技術(shù)服務(wù)水平以及實(shí)際的服務(wù)狀態(tài)，甚至是單位的成長(zhǎng)、發(fā)展的歷程。它不僅是計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行技術(shù)服務(wù)的原始依據(jù)，也是服務(wù)機(jī)構(gòu)依法行政、依法管理的重要依據(jù)，要注重對(duì)它的規(guī)范管理。例如：計(jì)劃生育服務(wù)檔案可以真實(shí)的記錄計(jì)劃生育服站以及醫(yī)務(wù)站的醫(yī)務(wù)人員實(shí)行的各項(xiàng)計(jì)劃生育手術(shù)的數(shù)量和過程，這可以從客觀上反映計(jì)劃生育服務(wù)站服務(wù)水平和業(yè)務(wù)開展的歷程，它也可以作為計(jì)劃生育主管部門考核的重要依據(jù)。

2、技術(shù)服務(wù)檔案是計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)工作規(guī)范化管理的依據(jù)，隨著人們的法律意識(shí)和維權(quán)意識(shí)的不斷加強(qiáng)，使得醫(yī)患的關(guān)系變得非常緊張，醫(yī)療糾紛的事件時(shí)有發(fā)生。國家規(guī)定的法律法規(guī)都要求要實(shí)事求是，講究證據(jù)，依法辦事，所以對(duì)于醫(yī)療事故糾紛，最有效的解決途徑就是要講事實(shí)，拿證據(jù)。其中計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)檔案就是處理問題的重要依據(jù)。

3、技術(shù)服務(wù)檔案是維護(hù)群眾利益的依據(jù)。隨著我國社會(huì)保障制度的不斷完善，人們能夠參與的各種保險(xiǎn)業(yè)務(wù)越來越多，例如：養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、勞動(dòng)保險(xiǎn)等。技術(shù)服務(wù)檔案可以為人們?cè)诮鉀Q保險(xiǎn)業(yè)務(wù)問題上提供可靠、有利的資料，這也是它維護(hù)人民利益，為人們解決實(shí)際困難的表現(xiàn)。

2 加強(qiáng)計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)檔案管理的方法

計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)的檔案管理工作會(huì)影響到計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)機(jī)構(gòu)的發(fā)展，更是依法從醫(yī)，文明服務(wù)的良好管理方法，它關(guān)系到人們的起身利益，所以各級(jí)的計(jì)劃生育部門以及服務(wù)機(jī)構(gòu)要高度重視對(duì)其的管理。

（1）對(duì)檔案要設(shè)置專門的人員進(jìn)行保管。要確立專門的負(fù)責(zé)人歲各類的技術(shù)檔案進(jìn)行管理，無論是手術(shù)登記、門診登記，包括住院記錄等，都要有專門的負(fù)責(zé)人進(jìn)行記錄和實(shí)行統(tǒng)一的管理。

（2）對(duì)技術(shù)服務(wù)檔案的記錄要認(rèn)真，統(tǒng)一進(jìn)行保存對(duì)于計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)檔案要進(jìn)行特別的規(guī)范管理，對(duì)于門診記錄、化驗(yàn)登記、超聲登記、手術(shù)登記等平時(shí)開展的業(yè)務(wù)都要認(rèn)真進(jìn)行記錄，對(duì)留站觀察者要有基本情況的登記和留站觀察情況的記錄，對(duì)住站觀察者，要將其手術(shù)、治療、處理、護(hù)理、檢驗(yàn)的全過程都記錄下來，使其形成一個(gè)完整的病歷。對(duì)于檔案的記錄一定要真實(shí)、準(zhǔn)確、完整以及表冊(cè)化，書寫的字跡一定要清晰，記錄的本子可以事先編好頁碼，記錄不當(dāng)?shù)膹U頁也要保留，一定要保證檔案有一套統(tǒng)一規(guī)范的記錄方式，以便于以后檔案的歸檔管理。

（3）要確定好醫(yī)療檔案存放的時(shí)間和機(jī)密等級(jí)技術(shù)服務(wù)檔案一般可分為長(zhǎng)期和短期兩種。由于門診等級(jí)的內(nèi)容較為簡(jiǎn)單，病情轉(zhuǎn)好的時(shí)間也較短，所以大多以保存8- 10 年為好；住站病歷依據(jù)婦女的育齡期和生理期的特點(diǎn)，一般以15- 30 年為一個(gè)管理周期較為妥當(dāng)，它既可以對(duì)計(jì)劃生育服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行自我保護(hù)，也能夠?yàn)橛g婦女保留好證據(jù)。要堅(jiān)持保密的原則，我們就要對(duì)計(jì)劃生育手術(shù)的記錄和統(tǒng)計(jì)設(shè)置保密等級(jí)。

3 注重計(jì)劃生育檔案數(shù)據(jù)的資源共享

計(jì)劃生育是直接記述和反映人口和計(jì)劃生育活動(dòng)的文件材料， 它的形成從省→市縣→鄉(xiāng)鎮(zhèn)→村（居）委會(huì)→村（居）民小組→人為?。?市、縣、鄉(xiāng)、鎮(zhèn)、村、組）→人是環(huán)環(huán)相扣的， 計(jì)劃生育文件材料的來源原則是計(jì)劃生育電子文件管理從紙質(zhì)檔案管理中獲取的最有價(jià)值的生命之核。在計(jì)算機(jī)進(jìn)入檔案管理之初， 一些技術(shù)專家和業(yè)內(nèi)人士曾認(rèn)為計(jì)算機(jī)高速運(yùn)算所構(gòu)成的強(qiáng)大邏輯力量可以取代來源的作用， 但經(jīng)過一段時(shí)間理論與實(shí)踐的互動(dòng)， 檔案工作者再次就來源原則的重要地位達(dá)成共識(shí)。大家認(rèn)識(shí)到， 對(duì)于電子文件而言， 來源原則是主要的， 區(qū)別僅僅在于從主要指導(dǎo)檔案實(shí)體單元的組織， 轉(zhuǎn)變?yōu)橹笇?dǎo)對(duì)電子文件生成背景的理解、揭示和維護(hù)， 用來源的真實(shí)性證實(shí)電子文件內(nèi)容的真實(shí)性。在實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)對(duì)計(jì)劃生育檔案全程管理，對(duì)人口和計(jì)劃生育活動(dòng)中形成的電子文件的完整保證措施是： 從電子文件生成乃至生成之前直至歸檔， 各單位、各部門根據(jù)單位職能活動(dòng)不同的階段， 不間斷地對(duì)電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景等信息進(jìn)行收集， 并使電子文件的主體信息與相關(guān)信息形成整體結(jié)構(gòu)， 為實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共享打下良好基礎(chǔ)。計(jì)劃生育檔案材料的著錄， 系統(tǒng)各模塊所采用的字符、字段必須一致， 如果是運(yùn)用單機(jī)版的軟件也應(yīng)該與網(wǎng)絡(luò)版軟件的著錄格式一致。因?yàn)椋?在目前的計(jì)劃生育檔案運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理過程中， 還很難做到網(wǎng)絡(luò)管理的一體化管理， 只能由各文件的來源單位， 即形成計(jì)生文件材料的單位把電子文件數(shù)據(jù)送到立檔單位， 由立卷人員轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)， 如果各來源單位的電子文件格式不一致， 將會(huì)給立檔單位文件材料的歸檔、編目工作帶來不利影響。

4 結(jié)語

新時(shí)期的計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)檔案的管理和開發(fā)是進(jìn)行計(jì)劃生育服務(wù)的重要手段，各個(gè)有關(guān)的服務(wù)機(jī)構(gòu)要加強(qiáng)相關(guān)信息的調(diào)查和研究，建立健全科學(xué)的管理制度，增加必要的配置

設(shè)施，以此來確保檔案管理的安全。做好計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)檔案的管理工作，對(duì)全面的促進(jìn)依法行政，提高綜合管理素質(zhì)以及提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，對(duì)推動(dòng)我國人口和計(jì)劃生育工作的發(fā)展都具有十分重要的作用。

參考文獻(xiàn)

[1]馮至懷.加強(qiáng)新時(shí)期計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)檔案管理[J].中國計(jì)劃生育學(xué)雜志，2004（7）.

[2]麗娜.人口信息化發(fā)展趨勢(shì)一信息化發(fā)展趨勢(shì)構(gòu)建基于數(shù)據(jù)倉庫的人口與計(jì)劃生育決策支持系統(tǒng)[J]. 人口與計(jì)劃生育，2004（5）.

[3]侯靜波，馮翠芝.檔案信息化建設(shè)存在的問題及應(yīng)對(duì)措施[J].黑龍江檔案，2009（1）.