論人事檔案的管理創(chuàng)新

彭瓊

摘 要：隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案管理工作在經(jīng)濟(jì)社會(huì)中的重要作用和重視程度得到了不斷提升，這對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求。因此，作為檔案管理人員，必須提高檔案管理工作的科學(xué)水平和服務(wù)中心工作的能力，逐步實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化，為社會(huì)和本單位提供更多有價(jià)值的檔案信息資源。

關(guān)鍵詞：檔案管理

檔案管理工作對(duì)我國(guó)現(xiàn)代企業(yè)制度的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。本文主要研究如何做好檔案管理工作，目的是立足于人事部門管理的現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應(yīng)檔案管理工作的新形勢(shì)。

1 人事檔案收集工作中存在的問(wèn)題

1.1 檔案管理工作的重要性淡化

很多人對(duì)檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案管理工作可有可無(wú)。一些檔案管理工作人員自身就對(duì)檔案管理工作沒(méi)有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，辦事細(xì)心的工作態(tài)度，樂(lè)于奉獻(xiàn)的工作精神，又沒(méi)有積累扎實(shí)的檔案管理的理論知識(shí)、科技知識(shí)，對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)力度不夠。

1.2 流動(dòng)人員對(duì)檔案管理意識(shí)淡漠

流動(dòng)人員對(duì)檔案工作的重要意義和作用認(rèn)識(shí)不足，隨著社會(huì)不斷發(fā)展對(duì)人才的學(xué)歷學(xué)位要求的不斷提高，流動(dòng)人員外出進(jìn)修、培訓(xùn)、工作、攻讀學(xué)位、出國(guó)留學(xué)的機(jī)會(huì)不斷增多。在此過(guò)程中，有的流動(dòng)人員不知道要把形成的諸如入學(xué)、結(jié)業(yè)、畢業(yè)生登記表等人事檔案的材料應(yīng)及時(shí)地交到人事檔案管理部門予以存檔，長(zhǎng)時(shí)間存放在個(gè)人身邊，久而久之，造成人事檔案材料遺失或破損現(xiàn)象，影響了檔案的準(zhǔn)確性和完整性。

1.3 缺乏運(yùn)用辦公自動(dòng)化對(duì)檔案管理方法進(jìn)行更新改造

目前，一般檔案管理工作都是采用一臺(tái)微機(jī)一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠(yuǎn)遠(yuǎn)適應(yīng)不了檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要。檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來(lái)消極后果，落后的檔案管理技術(shù)跟不上日益增長(zhǎng)的檔案利用需求。造成檔案技術(shù)落后的主要原因有兩點(diǎn)：一是部分領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)檔案工作重要性的足夠認(rèn)識(shí)，財(cái)力投入少；二是一些單位雖然購(gòu)買了不少先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，但由于檔案管理人員操作不熟練，導(dǎo)致先進(jìn)設(shè)備沒(méi)有起到應(yīng)有的作用。

1.4 缺乏制度化的管理流程，檔案管理工作的不規(guī)范

主要體現(xiàn)在：一是檔案收集不規(guī)范。在收集過(guò)程中，制度形同虛設(shè)，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確；二是檔案整理不規(guī)范。在立卷過(guò)程中有的沒(méi)有按照卷內(nèi)文件目錄順序進(jìn)行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。三是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對(duì)檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒(méi)有按期歸還。此外，在立卷時(shí)間上，有時(shí)會(huì)累積起來(lái)一次立卷，既不符合事畢立卷要求，又不利于查找利用。

2 人事檔案管理問(wèn)題的創(chuàng)新

2.1 加強(qiáng)宣傳、教育是做好檔案工作的重要基礎(chǔ)工作

只有通過(guò)廣泛宣傳活動(dòng)，才能形成檔案工作的社會(huì)共識(shí)，才能從根本上體現(xiàn)檔案的價(jià)值。開展各種形式的檔案法律法規(guī)宣傳和教育，使檔案工作與群眾的日常生活密切地結(jié)合起來(lái)，促使群眾形成良好的檔案意識(shí)，為各項(xiàng)工作政策的貫徹執(zhí)行打好堅(jiān)實(shí)的社會(huì)基礎(chǔ)。與此同時(shí)，檔案管理人員應(yīng)樹立正確的人生觀、世界觀、價(jià)值觀，立志為檔案工作貢獻(xiàn)出自己的才華。加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，使檔案管理人員認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，檔案管理的重要性。加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，努力培養(yǎng)檔案管理人才。檔案管理工作專業(yè)性很強(qiáng)，要求檔案人員既要有高度的責(zé)任感，又要具有一定的檔案管理專業(yè)水平，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理人員只有不斷地學(xué)習(xí)豐富的專業(yè)知識(shí)，給大腦“充電”，開拓視野，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時(shí)期檔案管理工作。

2.2 加大宣傳力度

定期對(duì)高校畢業(yè)學(xué)生及員工流動(dòng)大的企業(yè)和單位定期宣傳檔案的重要性，主動(dòng)把與群眾切身利益相關(guān)的檔案知識(shí)送到他們手中，及時(shí)協(xié)助已委托保管檔案的人員辦理日常業(yè)務(wù)，如職稱辦理、檔案調(diào)動(dòng)等等，使托管人員了解檔案的作用，使他們?cè)跓o(wú)形中接受檔案，知道檔案在日常的工作、生活中的重要作用，了解檔案的重要價(jià)值，提高大家的檔案意識(shí)和做好高校人事檔案工作的自覺性。

2.3 掌握科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的管理技能

在信息化程度日益加深的現(xiàn)代社會(huì)，檔案作為一種特殊的重要信息，對(duì)其進(jìn)行現(xiàn)代化管理是其必然的發(fā)展方向，流動(dòng)人員人事檔案管理也是如此?，F(xiàn)代化技術(shù)的核心是計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通訊等現(xiàn)代信息技術(shù)，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)流動(dòng)人員人事檔案進(jìn)行信息存儲(chǔ)、檢索等，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，是當(dāng)前流動(dòng)人員人事檔案管理需要重點(diǎn)解決的問(wèn)題。相關(guān)部門應(yīng)在現(xiàn)有人事檔案管理軟件的基礎(chǔ)上，開發(fā)出適合流動(dòng)人員人事檔案管理的軟件，以便對(duì)檔案信息實(shí)行動(dòng)態(tài)化管理。

2.4 建立、健全和完善檔案工作制度是實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化的必要

措施

檔案工作綜合性強(qiáng)、涉及面廣，為了保證檔案管理工作的正常規(guī)范開展，必須建立健全的規(guī)章制度，對(duì)機(jī)構(gòu)設(shè)置、管理體制、管理范圍、收集歸檔、整理、鑒定、保管、借閱、利用等各項(xiàng)工作做出明確規(guī)定，以使檔案在管理的全過(guò)程中達(dá)到規(guī)范化、制度化，為檔案工作的開展提供重要的制度保證。隨著政治經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入以及人事制度的改革，對(duì)考察、考核、學(xué)歷、學(xué)位、各種培訓(xùn)、聘任、專業(yè)技術(shù)晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來(lái)新的更高的要求。比如人才流動(dòng)，檔案未隨著人員流動(dòng)轉(zhuǎn)移等，也給收集材料增大了難度。檔案管理人員在收集檔案材料時(shí)：一方面應(yīng)做到內(nèi)部收集與外部收集相結(jié)合，在收到從外單位調(diào)入的人員檔案時(shí)，要認(rèn)真清理、核實(shí)，發(fā)現(xiàn)有缺漏材料，要做到口勤、腳勤，及時(shí)與外單位聯(lián)系追補(bǔ)和不斷補(bǔ)充新的資料。另一方面，檔案收集工作應(yīng)變被動(dòng)為主動(dòng)。檔案管理人員只有主動(dòng)出擊，把收集工作做得更細(xì)、更好，做到主動(dòng)與各部門聯(lián)系，收集各種相關(guān)材料，形成人事檔案材料收集網(wǎng)，保證歸檔材料齊全完整。

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